Assegnare persone a un’attività

Configurare una colonna dell’elenco dei contatti per l’assegnazione

Per assegnare le persone alle attività sul tuo foglio, il foglio deve contenere una colonna Elenco dei contatti. Se non è presente la colonna Elenco dei contatti, puoi inserirne una tramite i seguenti passaggi:

1. Clicca con il tasto destro del mouse sul nome della colonna e seleziona Inserisci colonna a destra o Inserisci colonna a sinistra.
2. Appare la finestra Nuova colonna.
3. Digita il nome della colonna nella casella Nome (ad esempio, digita “Assegnato a”).

4. Seleziona il tipo di colonna Elenco dei contatti.

   Se hai attività da assegnare a più persone, seleziona Consenti più contatti per cella. 

    

   Nell’applicazione per dispositivi mobili, sarai in grado di aggiungere uno o più contatti a una colonna Elenco dei contatti a seconda dell’opzione impostata sull’applicazione web; tuttavia, non vedrai l’opzione nell’app per dispositivi mobili.

    

   Per rendere più facile l’aggiunta di determinate persone alle celle dei contatti nel foglio, puoi digitare un elenco di contatti preferiti nella casella Aggiungi contatti : le persone che specifichi qui verranno visualizzate quando clicchi sulla freccia a discesa in una cella. 

5. Clicca su OK.

Tutto qui! La colonna Elenco dei contatti viene inserita nel tuo foglio. Ora puoi assegnare le persone alle attività.

• Puoi creare filtri o creare report per vedere tutte le attività assegnate a membri del team specifici. Per saperne di più sulla visualizzazione delle attività assegnate.
• Inserisci più colonne Elenco dei contatti quando le persone hanno ruoli diversi in relazione a ciascuna attività. 
• Puoi creare avvisi per inviare automaticamente notifiche e richieste alle persone assegnate alle attività. Scopri come automatizzare il lavoro con avvisi e azioni.
• Finché un campo Elenco dei contatti non viene utilizzato per la gestione delle risorse, è possibile creare una formula che assegni automaticamente le persone alle attività in base alle condizioni. Ad esempio, assegna un capo dipartimento a un’attività che richiede la sua approvazione con una formula INDEX e MATCH. Scopri come creare e modificare formule in Smartsheet e creare combinazioni di formule per riferimenti incrociati tra fogli.
• Puoi anche utilizzare i flussi di lavoro per aggiungere automaticamente contatti a una cella. Scopri come assegnare persone in un flusso di lavoro automatizzato,

Assegnare attività a più persone

Se desideri che più persone lavorino a un’attività, imposta la colonna Elenco dei contatti su Consenti più contatti per cella.  

Una volta impostata la colonna, digita il nome di un contatto esistente in una cella per visualizzare un elenco di contatti corrispondenti, quindi seleziona il contatto desiderato per aggiungerlo all’elenco dei contatti assegnati all’attività.

Tieni presente quanto segue quando lavori con più contatti in una cella:

• Ogni contatto deve essere associato a un indirizzo e-mail. Se inserisci il nome di un nuovo contatto in una cella, ti verrà chiesto di inserire anche il suo indirizzo e-mail.
• Puoi aggiungere fino a 20 contatti per cella.
• Le colonne con più contatti non possono essere utilizzate per il raggruppamento in un report. Per saperne di più sulla configurazione del raggruppamento per organizzare i risultati nel generatore di report.

Puoi usare la visualizzazione della capacità per identificare l’allocazione di risorse in eccesso o in difetto all’interno dell’organizzazione, individuare la disponibilità a intraprendere nuovi lavori e prevedere le esigenze di assunzione, così da prendere decisioni efficienti in merito al personale.

Limita l’assegnazione a un singolo contatto

Quando un’attività deve essere assegnata a una sola persona, limita la colonna dei contatti a un singolo contatto lasciando Consenti più contatti per cella non selezionato. Ad esempio, con una richiesta di approvazione, ti consigliamo di assicurarti che solo una persona, ad esempio il manager, approvi ogni passaggio del processo, così da garantire che più contatti non sovrascrivano le approvazioni reciproche.

• Con una colonna a contatto singolo, puoi utilizzare il tuo elenco di contatti preferiti per raggruppare le attività in base all’assegnatario se passi alla Visualizzazione Cartellino. Per saperne di più sulla Visualizzazione Cartellino.
• Le colonne con contatto singolo possono essere utilizzate anche per il raggruppamento in un report. 
• Puoi aggiungere più colonne di contatto quando le persone lavorano su parti diverse di ciascuna attività.

Gestisci quali contatti vengono visualizzati quando digiti in una cella

Quando digiti un nome o un indirizzo e-mail in una colonna Elenco dei contatti, i nomi visualizzati includeranno quanto segue:

• Eventuali valori dei contatti preferiti impostati nella finestra Proprietà colonna.
• Tutti i collaboratori con i quali è condiviso il foglio.
• Eventuali altri contatti o indirizzi e-mail assegnati ad altre righe nel foglio.
• Persone nella tua lista dei contatti Smartsheet personale. 
• Se il tuo account fa parte di un piano Business o Aziendale, qualsiasi altra persona che fa parte del piano. Per saperne di più sulla gestione degli utenti.

Aggiungere contatti al selettore dei suggerimenti automatici

Se inizi a digitare un nome o un indirizzo e-mail e non vedi il suggerimento automatico dell’elenco dei contatti, allora l’elenco dei contatti non include un contatto corrispondente a quello che hai digitato. Per aggiungerlo alla colonna Elenco dei contatti, clicca sulla freccia a discesa nella cella, quindi seleziona Aggiungi nuovo per aggiungere il nome del contatto e l’indirizzo e-mail al tuo elenco e assegnarlo alla riga. Puoi anche modificare le proprietà colonna per aggiungerlo ai valori di contatto preferiti.

Rimuovere i contatti duplicati dall’elenco dei contatti

Occasionalmente vedrai contatti duplicati quando digiti un nome o un indirizzo e-mail in una cella. Per rimuovere nomi o indirizzi e-mail dall’elenco dei contatti, rimuovili dai valori dei contatti preferiti e dalle altre celle nella colonna. 

Se vedi ancora valori di contatto duplicati, è possibile che il nome che hai impostato per alcuni dei tuoi contatti Smartsheet personali non corrisponda al nome che essi hanno associato al proprio profilo personale. Vedi Gestisci i contatti nell‘elenco I miei contatti Smartsheet e Gestisci il tuo Profilo personale per assicurarti che il nome nei tuoi contatti corrisponda al nome nel tuo profilo.

Non puoi rimuovere i collaboratori condivisi dall’elenco dei contatti.