Assegnare persone a un'attività

In Smartsheet, puoi utilizzare il tipo di colonna Elenco contatti per assegnare attività ai membri del team. Quando i membri del team vengono assegnati alle attività, puoi monitorarli come risorse nelle Visualizzazioni delle risorse e inviare loro notifiche e promemoria con Avvisi e Azioni. Puoi anche utilizzare la colonna per generare report e attività assegnate a uno specifico membro del team.

NOTA: per aggiungere o modificare una colonna, è necessario essere il proprietario del foglio o essere condiviso sul foglio con le autorizzazioni di Amministratore. Devi inoltre disporre di una licenza Smartsheet. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, consulta Livelli di condivisione delle autorizzazioni. Non sei certo di avere una licenza? Vedi Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.


Configurare una colonna Elenco contatti per l'assegnazione

Per assegnare le persone alle attività, il foglio deve contenere la colonna Elenco contatti. Se non contiene la colonna Elenco contatti, puoi inserirne una seguendo questi passi:

  1. Clicca sulla freccia a discesa sotto l'intestazione di colonna e seleziona Inserisci 1 a destra o Inserisci 1 colonna a sinistra, a seconda di dove desideri inserire l'ulteriore colonna elenco di contatti.

    Viene visualizzata la finestra Inserisci colonna.

    Inserire una colonna di contatti
  2. Inserisci il nome della colonna nella casella Nome (ad esempio, "Assegnato a").
  3. Seleziona il tipo di colonna Elenco di contatti.

    Se vi sono attività da assegnare a più persone, seleziona la casella Consenti contatti multipli per cella

    NOTA: nell'applicazione mobile, potrai aggiungere uno o più contatti nella colonna Elenco contatti, a seconda dell'opzione selezionata nell'applicazione desktop; tuttavia, non puoi impostare questa opzione nell'app mobile.

    Per aggiungere più facilmente certe persone alle celle dei contatti nel foglio, puoi immettere un elenco dei contatti preferiti in Valori—le persone che specifichi qui appariranno quando fai clic sulla freccia a discesa in una cella. Puoi inserire contatti (nome e indirizzo e-mail), nomi o indirizzi e-mail come valori preferiti per la colonna.

  4. Fai clic su OK.

Questo è tutto! La colonnaElenco contattiè stata inserita nel tuo foglio. Ora puoi assegnare persone ad attività.

SUGGERIMENTI:

  • Puoi creare filtri o report per visualizzare tutte le attività assegnate a uno specifico membro del team. Per informazioni su questo argomento, vedi Visualizzazione delle attività assegnate a te.
  • Inserisci più colonne di Elenco contatti quando le persone hanno ruoli diversi per ciascuna attività. Ad esempio, un tecnico di Controllo qualità potrebbe approvare o negare una Richiesta di approvazione per la revisione degli sviluppatori quando confermano che sono in grado di riprodurre un bug inviato da un tester di Controllo qualità elencato in un'altra colonna.

Assegnare attività a più persone

Se desideri che più persone lavorino su un'attività, configura la colonna Elenco contatti per Consentire contatti multipli per cella.  

Una volta configurata la colonna, immetti il nome di un contatto esistente in una cella per visualizzare un elenco dei contatti corrispondenti, quindi seleziona il contatto desiderato per aggiungerlo all'elenco dei contatti assegnati all'attività.

Quando lavori con più contatti in una cella, ricorda quanto segue:

  • Quando sono consentiti più contatti, ciascun contatto deve essere associato a un indirizzo e-mail. Se inserisci il nome di un nuovo contatto in una cella, ti viene richiesto di immettere anche il suo indirizzo e-mail.
  • Puoi aggiungere fino a 20 contatti per cella.
  • Se hai consentito più contatti nella colonna Risorsa assegnata e hai configurato la colonna e hai configurato la colonna della % di assegnazione nelle Impostazioni progetto, tutte le risorse nella cella verranno assegnate alla percentuale specificata. Se desideri che alcune persone lavorino sulla stessa attività con diverse percentuali di assegnazioni per la Gestione delle risorse, puoi elencare la stessa attività su più righe nel foglio e assegnare ciascuna attività duplicata a una persona diversa. Vedi Gestione e assegnazione delle risorse.
  • Se non specifichi un'assegnazione utilizzando la colonna di % di assegnazione, le persone nella colonna dei contatti otterranno automaticamente il 100% dell'assegnazione.

SUGGERIMENTI:

  • Puoi creare avvisi per inviare notifiche e richieste automatiche alle persone assegnate alle attività. Consulta Automatizzare il lavoro con avvisi e azioni per ulteriori informazioni.
  • Quando più persone stanno lavorando su diverse sezioni della stessa attività, crea attività secondarie aumentando il rientro delle righe al di sotto dell'attività principale, quindi assegna le persone a ciascuna attività secondaria. Consulta Gerarchia: aumentare o ridurre il rientro delle righe per ulteriori dettagli.

Limitare l'assegnazione a un singolo contatto

Quando un'attività deve essere assegnata a una sola persona, limita la colonna Contatti a un singolo contatto lasciando Consenti contatti multipli per cella non selezionato. Ad esempio, con una Richiesta di approvazione, dovrai assicurarti che solo una persona, ad esempio il responsabile, approvi ciascuna fase del processo che accertarti che i contatti non sovrascrivano le approvazioni reciprocamente.

SUGGERIMENTI: 

  • Con una colonna Singolo contatto, puoi utilizzare l'elenco contatti preferito per raggruppare le attività in base all'assegnatario, se passi alla vista Cartellino. Questa opzione non è disponibile quando sono consentiti contatti multipli. Per ulteriori informazioni sulla visualizzazione Cartellino, vedi Utilizzare la visualizzazione Cartellino per visualizzare il tuo progetto.
  • Puoi aggiungere più colonne di contatti quando le persone lavorano su diverse parti di ciascuna attività. Ad esempio, in un progetto di Controllo qualità del software, potresti aggiungere Colonne di contatti separate per “Tecnici del test del software” e “Responsabile dell'approvazione”.

Gestire i contatti che devono apparire quando digiti in una cella

Quando digiti un nome o un indirizzo e-mail in una colonna Elenco contatti, i nomi che vengono visualizzati includeranno quanto segue:

  • I valori dei contatti peferiti che hai impostato utilizzando la casella Valori nella finestra Inserisci colonna o Modifica proprietà colonna.
  • Tutti i collaboratori condivisi sul foglio.
  • Eventuali altri contatti o indirizzi di posta elettronica assegnati ad altre righe nel foglio.
  • Persone nel tuo elenco di contatti personale di Smartsheet. (Ulteriori informazioni su questo argomento sono disponibili qui).
  • Se sei parte di un account multiutente, le altre persone che sono nell'account. (Ulteriori informazioni sulla Gestione utenti sono disponibili qui).

Aggiungere contatti al selettore di suggerimento automatico

Se inizi a digitare un nome o un indirizzo e non vedi il suggerimento automatico dell'elenco dei contatti, significa che il tuo elenco di contatti non include un contatto corrispondente a quello che hai digitato. Per aggiungerlo alla colonna Elenco contatti, fai clic sulla freccia a discesa nella cella, quindi seleziona Aggiungi nuovo per aggiungere il nome e l'indirizzo e-mail del contatto al tuo elenco e assegnarlo alla riga. Puoi anche modificare le proprietà della colonna per aggiungerle ai valori di contatto preferiti.

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Rimuovere i contatti duplicati dall'elenco dei contatti

Puoi occasionalmente visualizzare i contatti duplicati quando immetti un nome o un indirizzo e-mail in una cella. Per rimuovere nomi o indirizzi e-mail dall'elenco contatti, rimuovili dai calori dei contatti preferiti e dalle altre celle della colonna. 

Se ancora vedi valori di contatti duplicati, è possibile che il nome che hai impostato per il contatto nei Contatti Smatsheet personalinon corrisponda al nome associato al rispettivo Profilo personale. Consulta Gestire contatti nell'elenco I miei contatti Smartsheet e Gestire il tuo profilo personale per assicurarti che il nome nei tuoi contatti corrisponda al rispettivo profilo.

NOTA: non puoi rimuovere i collaboratori condivisi dall'elenco dei contatti.

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