Assegnare persone a un'attività

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Smartsheet
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Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Per aggiungere o modificare una colonna, devi essere il Proprietario del foglio o essere condiviso con autorizzazioni di condivisione a livello di Amministratore. Devi disporre anche di una licenza Smartsheet. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, vedi Livelli di autorizzazione alla condivisione.Non sei sicuro di avere una licenza? Consulta Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.

In Smartsheet, puoi utilizzare il tipo di colonna Elenco di contatti per assegnare le attività ai membri del team. Quando i membri del team vengono assegnati alle attività, puoi tenerne traccia come risorse in Visualizzazioni risorse e inviare loro notifiche e promemoria con avvisi e azioni. Puoi anche utilizzare questa colonna per generare report di attività assegnate a membri del team specifici.


Configurare una colonna dell'elenco dei contatti per l’assegnazione

Per assegnare le persone alle attività sul tuo foglio, il foglio deve contenere una colonna Elenco contatti. Se non è presente la colonna Elenco contatti, puoi inserirne una utilizzando i seguenti passaggi:

  1. Clicca sulla freccia a discesa sotto l'intestazione di una colonna e seleziona Inserisci 1 colonna a destra o Inserisci 1 colonna a sinistra, a seconda di dove desideri inserire la colonna Elenco di contatti aggiuntiva.

    Appare la finestra Inserisci colonna.

    Inserisci colonna Contatti
  2. Digita il nome della colonna nella casella Nome (ad esempio, digita "Assegnato a").
  3. Seleziona il tipo di colonna Elenco dei contatti.

    Se hai attività da assegnare a più persone, seleziona la casella Consenti più contatti per cella.

    NOTA: Nell'applicazione mobile, sarai in grado di aggiungere uno o più contatti a una colonna Elenco dei contatti a seconda dell'opzione impostata sull'applicazione desktop; tuttavia, non puoi impostare questa opzione dall'app mobile.

    Per rendere più facile l'aggiunta di determinate persone alle celle dei contatti nel foglio, puoi digitare un elenco di contatti preferiti in Valori: le persone che specifichi qui verranno visualizzate quando fai clic sulla freccia a discesa in una cella. Puoi inserire contatti (nome e indirizzo e-mail), nomi o indirizzi e-mail come valori preferiti per la colonna.

  4. Fai clic su OK.

Tutto qui! La colonna Elenco dei contatti a viene inserita nel tuo foglio. Ora puoi assegnare le persone alle attività.

SUGGERIMENTI:

  • Puoi creare filtri o creare report per vedere tutte le attività assegnate a membri del team specifici. Per saperne di più su come eseguire questa attività, consulta Visualizzazione delle attività assegnate.
  • Inserisci più colonne Elenco dei contatti quando le persone hanno ruoli diversi in relazione a ciascuna attività. Ad esempio, un tecnico del controllo qualità può approvare o negare una Richiesta di approvazione per la revisione dello sviluppatore quando ha confermato di poter riprodurre un bug inviato da un tester del controllo qualità elencato in un'altra colonna.
  • Finché un campo Elenco dei contatti non viene utilizzato per la gestione delle risorse, è possibile creare una formula che assegni automaticamente le persone alle attività in base alle condizioni. Ad esempio, assegna un capo dipartimento a un'attività che richiede la sua approvazione con una formula CERCA.VERT. Per maggiori dettagli sulla creazione di formule, consulta l'articolo Creare e modificare le formule in Smartsheet.

Assegnare attività a più persone

Se desideri che più persone lavorino a un’attività, imposta la colonna Elenco dei contatti su Consenti più contatti per cella.  

Una volta impostata la colonna, digita il nome di un contatto esistente in una cella per visualizzare un elenco di contatti corrispondenti, quindi seleziona il contatto desiderato per aggiungerli all'elenco dei contatti assegnati all'attività.

Tieni presente quanto segue quando lavori con più contatti in una cella:

  • Quando sono consentiti più contatti, ogni contatto deve essere associato a un indirizzo e-mail. Se inserisci il nome di un nuovo contatto in una cella, ti verrà chiesto di inserire anche il suo indirizzo e-mail.
  • Puoi aggiungere fino a 20 contatti per cella.
  • Quando hai consentito più contatti nella colonna Risorsa assegnata e hai impostato la colonna % di allocazione nelle Impostazioni progetto, tutte le risorse nella cella verranno assegnate alla percentuale da te specificata. Se desideri che le persone lavorino alla stessa attività con percentuali di allocazione diverse per la gestione delle risorse, puoi elencare la stessa attività su più righe nel foglio e assegnare ciascuna attività duplicata a una persona diversa. Vedi Gestione e allocazione delle risorse.
  • Se non specifichi un'allocazione utilizzando la colonna % di allocazione, tutti nella colonna dei contatti avranno automaticamente il 100% di allocazione.
  • Un report considera le colonne dell'elenco contatti con assegnazione singola e multipla come tipi di colonne differenti. Ciò può causare risultati imprevisti quando si inseriscono dati da una combinazione di colonne con assegnazione singola e multipla. Consulta l'articolo Report sui dati da più fogli per maggiori informazioni sull'argomento.

SUGGERIMENTI:

Limita l'assegnazione a un singolo contatto

Quando un'attività deve essere assegnata a una sola persona, limita la colonna dei contatti a un singolo contatto lasciando Consenti più contatti per cella non selezionato. Ad esempio, con una richiesta di approvazione, ti consigliamo di assicurarti che solo una persona, come il manager, approvi ogni passaggio del processo per garantire che più contatti non sovrascrivano le approvazioni reciproche.

SUGGERIMENTI:

  • Con una colonna Contatto singolo, puoi utilizzare il tuo elenco di contatti preferiti per raggruppare le attività in base all'assegnatario se passi alla Visualizzazione Cartellino. Non è disponibile quando sono consentiti più contatti. Per ulteriori informazioni sulla visualizzazione Cartellini, consulta l'articolo Utilizzo della visualizzazione Cartellini per visualizzare il progetto.
  • Puoi aggiungere più colonne di contatto quando le persone lavorano su parti diverse di ciascuna attività. Ad esempio, in un progetto di Controllo qualità software, potresti aggiungere colonne di contatto separate per "Ingegneri test software" e "Manager approvatore".

Gestisci quali contatti vengono visualizzati quando digiti in una cella

Quando digiti un nome o un indirizzo e-mail in una colonna Elenco contatti, i nomi visualizzati includeranno quanto segue:

  • Eventuali valori dei contatti preferiti impostati utilizzando la casella Valori nella finestra Inserisci colonna o Modifica proprietà colonna.
  • Tutti i collaboratori con i quali è condiviso il foglio.
  • Eventuali altri contatti o indirizzi e-mail assegnati ad altre righe nel foglio.
  • Persone nel tuo elenco contatti Smartsheet personale (Ulteriori informazioni su questo argomento sono disponibili qui).
  • Se hai un account Business o Aziendale, altre persone che sono nell’account. (Ulteriori informazioni su Gestione degli utenti sono disponibili qui).

Aggiungere contatti al selettore dei suggerimenti automatici

Se inizi a digitare un nome o un indirizzo e-mail e non vedi il suggerimento automatico dell'elenco dei contatti, l'elenco dei contatti non include un contatto corrispondente a quello che hai digitato. Per aggiungerli alla colonna Elenco contatti, fai clic sulla freccia a discesa nella cella, quindi seleziona Aggiungi nuovo per aggiungere il nome del contatto e l'indirizzo e-mail al tuo elenco e assegnarli alla riga. Puoi anche modificare le proprietà della colonna per aggiungerle ai valori di contatto preferiti.

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Rimuovere i contatti duplicati dall'elenco dei contatti

Occasionalmente vedrai contatti duplicati quando digiti un nome o un indirizzo e-mail in una cella. Per rimuovere nomi o indirizzi e-mail dall'elenco dei contatti, rimuovili dai valori dei contatti preferiti e dalle altre celle nella colonna.

Se vedi ancora valori di contatto duplicati, è possibile che il nome che hai impostato per il contatto nei tuoi contatti Smartsheet personali non corrisponda al nome che hanno associato al loro profilo personale. Vedi Gestisci i contatti nell'elenco I miei contatti di Smartsheet e Gestisci il tuo profilo personale per assicurarti che il nome nei tuoi contatti corrisponda al nome nel tuo profilo.

Non puoi rimuovere i collaboratori condivisi dall’elenco dei contatti.