Automatizza i processi end-to-end con flussi di lavoro visibili

Con i flussi di lavoro automatizzati, puoi automatizzare una quantità significativa di lavoro e processi con una serie di azioni collegate, come le approvazioni che vengono rappresentate visivamente su una singola schermata. Di seguito è riportato un esempio della potente automazione che può essere raggiunta in un singolo flusso di lavoro:

1. Un technical writer termina una bozza e contrassegna la sua attività come completa in Smartsheet.
2. Questa operazione attiva l'invio di una richiesta di approvazione al revisore tecnico appropriato, in base all'argomento dell'articolo.
3. Quando il revisore tecnico approva la bozza, viene inviata automaticamente un'altra richiesta di approvazione al team web per la revisione e l'approvazione del nuovo articolo per la pubblicazione.
4. Una volta pubblicato, il direttore dei contenuti riceve un avviso automatico indicante che il nuovo contenuto è stato pubblicato.

Imposta il tuo flusso di lavoro

Per iniziare con la creazione di un flusso di lavoro:

1. Seleziona Automazione nell'angolo in alto a sinistra del foglio
2. Scegli Gestisci i flussi di lavoro...
   
   Si apre la finestra Automazione.
    
3. Nell’elenco a discesa Crea nuova regola, seleziona Crea un flusso di lavoro...
   
   Appare l’editor del flusso di lavoro.
   
   

Ora che hai effettuato l’accesso all’editor del flusso di lavoro, puoi configurare il blocco di attivazione, i percorsi e i blocchi di condizione e i blocchi di azione per creare il tuo flusso di lavoro.

• In un flusso di lavoro, un blocco si riferisce a qualsiasi oggetto che occupi spazio nell’editor del flusso di lavoro.
• I blocchi sono collegati tramite percorsi indicati dalle linee a freccia tra i blocchi. Possono esserci più percorsi condizionali in un singolo flusso di lavoro che portano a risultati diversi o azioni in base alle condizioni di ogni percorso.

Evolvi il tuo flusso di lavoro con Blocchi di azioni e condizioni, e Percorsi

Seleziona il pulsante Aggiungi per inserire nuovi percorsi e blocchi al flusso di lavoro per soddisfare le tue esigenze:

• Aggiungi una Condizione: filtra quali righe sono incluse nel tuo percorso attuale del flusso di lavoro
• Aggiungi un nuovo Percorso di condizioni: definisci un percorso alternativo per il tuo flusso di lavoro da intraprendere in caso non venga soddisfatta la prima condizione
• Aggiungi un’Azione:alla fine di ciascun percorso nel tuo flusso di lavoro per definire cosa desideri che esegua il tuo flusso di lavoro quando sono soddisfatte le tue condizioni

SUGGERIMENTI:

• Quando esistono più percorsi, ogni blocco di condizioni all’inizio di ogni percorso viene valutato in sequenza da sinistra a destra. Il blocco di condizioni all’estrema sinistra che incontra la riga definirà quale percorso la riga intraprende attraverso il flusso di lavoro, valutando immediatamente qualsiasi condizione successiva e blocchi di azioni sul percorso scelto.
• Alla fine di ogni percorso deve essere aggiunto almeno un blocco di azioni. Dopo un blocco di azioni, puoi definire ulteriori condizioni e percorsi, se necessario, purché siano seguiti da un altro blocco di azioni.

Per evitare che si generino richieste di approvazione all’infinito, le celle che contengono formule incrociate tra fogli o link alle celle non attiveranno alcuna automazione che vada automaticamente a modificare il foglio (Sposta riga, Copia riga, Blocca riga, Sblocca riga, Richiesta di approvazione). Per aggirare questo problema, valuta l’idea di usare l’automazione temporizzata o i flussi di lavoro di ricorrenza.

Blocchi di attivazione: Definisci come viene eseguito il flusso di lavoro

Puoi definire i criteri che attivano il flusso di lavoro. I Trigger includono:

• Quando una riga è aggiunta o modificata
• Quando una riga è modificata
• Quando è aggiunta una riga (questo non attiva le modifiche nelle righe esistenti)

Seleziona Specifica una modifica per assicurare che solo alcune modifiche nelle colonne scelte attiveranno il flusso di lavoro. Ad esempio, puoi creare un flusso di lavoro attivato solo quando una riga viene contrassegnata “Completa” nella colonna di Stato.

Nell’elenco a discesa Esegui flusso di lavoro, puoi regolare se il flusso di lavoro verrà eseguito immediatamente, ogni ora, giornalmente o settimanalmente quando attivato. I flussi di lavoro impostati per l’esecuzione giornaliera valuteranno le modifiche nel foglio e verranno eseguiti tra le 00:00 e le 04:00 nel fuso orario del Proprietario del foglio. (I flussi di lavoro settimanali saranno eseguiti di venerdì tra le 00:00 e le 04:00.)

Se più righe vengono modificate quando il foglio viene salvato entro l’intervallo di tempo della frequenza selezionata, il flusso di lavoro verrà quindi eseguito per ogni riga che soddisfa i criteri di trigger.

Blocchi di azione: Specifica il tipo di automazione attivato

Con un blocco di azione, puoi scegliere il tipo di avviso, richiesta o altra automazione da eseguire per il tuo flusso di lavoro, quando attivato. Utilizza la seguente tabella come riferimento per quali tipi di azioni eseguono.

Quando si aggiunge un blocco di azione, scegli il tipo di azione che preferiresti utilizzare. Se selezioni un tipo di azione e desideri modificarlo, quindi clicca sull’icona Menu nell’angolo in alto a destra del blocco per modificare l’azione.

Dopo aver cliccato sull’icona del menu, puoi cliccare su Opzioni avanzate per configurare quali colonne vengono visualizzate nell’avviso o nella richiesta.

Richiedere l’approvazione dagli stakeholder in sequenza

Se desideri richiedere l’approvazione dagli stakeholder e configurare azioni inviate in sequenza piuttosto che contemporaneamente, puoi configurare più Richieste di approvazione in un singolo percorso. Le richieste di approvazione sospenderanno il flusso di lavoro fino a quando vengono Approvate o Rifiutate. Una volta che lo stato di Approvazione viene aggiornato, il flusso di lavoro continuerà con le condizioni e azioni successive nel percorso definito dal risultato della Richiesta di approvazione.

Le azioni collegate al risultato della Richiesta di approvazione sono eseguite dallo stato della Richiesta di approvazione inserendo Approvata o Rifiutata e non tener conto di nessuna delle condizioni definite prima della Richiesta di approvazione. Poiché l’attivazione del flusso di lavoro e i successivi blocchi di condizioni tra l’attivazione e la Richiesta di approvazione potrebbero essere ignorati se qualcuno modifica manualmente la colonna dello stato di approvazione nel foglio, si consiglia come migliore prassi di bloccare le colonne di stato dell’Approvazione nel foglio sorgente oppure di non condividere il foglio con le persone da cui devi ricevere l’approvazione.

Blocchi di condizione: Filtra quello che invii

Tra blocchi di attivazione e blocchi di azione, puoi stabilire delle condizioni per filtrare le righe che dovranno essere incluse nell'avviso o nell'azione risultante. Puoi anche aggiungere percorsi condizionali per definire avvisi e azioni diversi nel tuo flusso di lavoro in base a criteri specificati. Ad esempio, quando viene aggiunto un nuovo ticket di richiesta IT a un foglio attraverso un modulo, puoi inviare avvisi e richieste diversi a destinatari specifici, in base al reparto, alla priorità e al tipo di richiesta specificata nel ticket.

All’interno di un blocco di condizioni, puoi cliccare sul testo blu tra le tue condizioni per definire se deve essere soddisfatta solo una condizione (or) o tutte le condizioniand) prima che la riga sia inclusa nell'avviso o nella richiesta. Se desideri combinare le condizioni and con le condizioni or, crea più blocchi di condizioni in un singolo percorso.

Buone prassi per creare flussi di lavoro

Imposta i tuoi trigger un'ora prima

Imposta il trigger in modo che avvenga un'ora prima che l'azione abbia luogo. Ciò garantirà che problemi tecnici non impediscano l'esecuzione dell'azione in tempo.

Nomina e salva il tuo flusso di lavoro

Una volta definita l’attivazione del flusso di lavoro, le condizioni, i percorsi, gli avvisi e le azioni, potrai salvare il tuo flusso di lavoro. Inserisci un nome per il tuo flusso di lavoro utilizzando il campo di testo in alto a destra dell’editor del flusso di lavoro in modo che tu sappia per quale flusso di lavoro viene utilizzato.

Modifica, clona o elimina completamente un flusso di lavoro

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, lo vedrai elencato nella finestra Gestisci Avvisi e azioni. (Fai clic su Automazione > Gestisci flussi di lavoro... per vedere questa finestra). In questa finestra, avrai la possibilità di disabilitare (o abilitare), modificare, clonare o eliminare un flusso di lavoro selezionando la freccia dell’elenco a discesa in alto a destra.

Quando cloni un flusso di lavoro, è consigliabile modificare eventuali richieste di approvazione in modo tale che vengano archiviate in una nuova colonna o utilizzino nuovi valori quando approvate o rifiutate. Se queste modifiche non vengono apportate, le approvazioni quindi nel tuo flusso di lavoro originale possono comportare l’esecuzione delle Richieste di approvazione nel flusso di lavoro clonato.