Automatizzare i processi con i flussi di lavoro

Creare il flusso di lavoro

La creazione di un flusso di lavoro automatizzato è simile a quella di un diagramma di flusso. Partendo da un blocco iniziale, puoi mettere insieme i trigger, le condizioni e le azioni in uno o più blocchi finali.

Il livello di autorizzazione definisce le azioni che puoi fare e dove puoi applicare i flussi di lavoro. Scopri di più sulle Autorizzazioni per i flussi di lavoro automatizzati.

Puoi creare i tuoi flussi di lavoro da zero o personalizzare i modelli esistenti. La Galleria di modelli di automazione include suggerimenti su quando utilizzare il flusso di lavoro e su come personalizzare ogni modello.

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Come aggiungere un flusso di lavoro

1. Accedi alla Galleria di modelli di automazione:

• Nell’angolo in alto a sinistra del foglio, seleziona Automazione > Crea da modello...
• Seleziona un modello per aprire la sezione dettagli.  

2. Crea un flusso di lavoro da zero:

• Nell’angolo in alto a sinistra del foglio, seleziona Automazione >Crea da zero...
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I flussi di lavoro sono formati da:

• Blocchi di trigger: definiscono quando viene eseguito il flusso di lavoro.
• Percorsi di condizione: una linea che collega i blocchi e rappresenta le diverse strade che il tuo flusso di lavoro può intraprendere a seconda delle condizioni che hai impostato. Il tuo flusso di lavoro può includere uno o più percorsi, dal trigger all’azione, in base a condizioni precedenti.
• Blocchi di condizioni: definiscono le condizioni per filtrare determinate righe da includere in un avviso o in un’azione.
• Blocchi di azione: quando attivato, sceglie il tipo di automazione eseguita dal flusso di lavoro.

Personalizzare il flusso di lavoro

Seleziona l’icona più (+) per inserire nuovi percorsi e blocchi al flusso di lavoro per eseguire queste azioni:

• Aggiungi una condizione: filtra le righe incluse nel percorso del flusso di lavoro.
• Aggiungi un percorso di condizione: definisci un percorso alternativo per il tuo flusso di lavoro da intraprendere in caso non venga soddisfatta la prima condizione.
• Aggiungi un’azione: definisci ciò che desideri faccia il tuo flusso di lavoro una volta che soddisfa le tue condizioni. Brandfolder Image

Cose da sapere sui flussi di lavoro

• Con percorsi multipli, il flusso di lavoro valuta ogni blocco di condizioni in sequenza da sinistra a destra. Il blocco di condizioni più a sinistra che la riga soddisfa definisce il percorso che la riga intraprende attraverso il flusso di lavoro.
• Aggiungi almeno un blocco di azioni alla fine di ogni percorso. Dopo un blocco di azioni, puoi definire ulteriori condizioni e percorsi, purché siano seguiti da un altro blocco di azioni.
• Flussi di lavoro meno recenti come le e-mail, le richieste di aggiornamento/approvazione e le automazioni che prevedono lo spostamento di righe su fogli di grandi dimensioni possono richiedere alcuni minuti per essere completati.
• Le celle che contengono formule incrociate tra fogli o collegamenti alle celle non attiveranno un flusso di lavoro che modifichi automaticamente il foglio (Sposta riga, Copia riga, Blocca riga, Sblocca riga, Richiesta approvazione). Per aggirare questo problema, potresti utilizzare l’automazione temporizzata o i flussi di lavoro di ricorrenza.

Limitazioni del flusso di lavoro

• Ciascun foglio può comprendere fino a 150 flussi di lavoro.
• Ciascun flusso di lavoro può comprendere fino a 100 blocchi. Sono inclusi i blocchi di trigger, condizioni e azioni.
• Ciascun flusso di lavoro può comprendere fino a 30 blocchi di azioni.
• I blocchi di condizioni possono includere massimo 20 istruzioni sulle condizioni (20 righe all’interno del blocco).
• I link agli allegati inclusi nelle e-mail dei flussi di lavoro automatizzati scadono dopo 14 giorni.

Best practice per flussi di lavoro

• Digita un nome per il tuo flusso di lavoro nell’angolo in alto a sinistra del generatore di flussi di lavoro.
• Salva il tuo flusso di lavoro dopo averlo configurato o modificato.
• Imposta il trigger in modo che si verifichi un’ora prima dell’azione. Ciò garantisce che eventuali problemi tecnici non impediscano l’esecuzione dell’azione in tempo.
• Per migliorare le prestazioni, combina i flussi di lavoro attivati insieme e disattiva quelli meno recenti.
• Puoi disattivare, attivare, modificare, duplicare o rimuovere un flusso di lavoro nella finestra Gestisci flussi di lavoro di automazione.
• Quando duplichi un flusso di lavoro, modifica le richieste di approvazione o usa nuovi valori. In caso contrario, le approvazioni nel flusso di lavoro originale potrebbero innescare richieste di approvazione nel nuovo flusso di lavoro.