Usa la Visualizzazione timeline per tracciare il lavoro basato sulle date

Con la visualizzazione timeline, puoi vedere facilmente cosa sta accadendo ora e cosa accadrà dopo, il che aiuta il tuo team e gli stakeholder a rimanere concentrati e allineati su obiettivi comuni. Questa visualizzazione snellita è ideale per riepilogare una roadmap o fornire una panoramica dei vari progetti di un portafoglio. Quando passi alla timeline, l’aspetto e il layout dei controlli del foglio sono diversi e alcune funzioni, come il menu dei file, l’accesso ai moduli e le automazioni, potrebbero non essere ancora disponibili. 

La Visualizzazione timeline ti consente di:

• Vedere un lavoro basato sulle date su una timeline
• Raggruppare i dati in corsie orizzontali e filtrare elementi specifici
• Visualizzare e modificare i dettagli di milestone e barre
• Ingrandire o ridurre per visualizzare più o meno dati 
• Scorrere per vedere il lavoro futuro o passato

Quando usare la visualizzazione timeline

Usa la visualizzazione timeline quando è necessaria una rappresentazione visiva delle date e delle fasi chiave del progetto senza appesantirla con dettagli superflui. Usa la visualizzazione timeline per:

• Evidenziare le milestone chiave e mettere in risalto le date e i deliverable critici.
• Fornire una panoramica di alto livello di un progetto o di più progetti per gli stakeholder.
• Concentrarsi sulla gestione del lavoro basata sulle date per garantire allineamento e chiarezza.

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Devi disporre di un piano Business o Aziendale per poter utilizzare la visualizzazione timeline. Scopri di più sull’ upgrade del tuo piano.

Accedere alla visualizzazione timeline

Per passare alla visualizzazione timeline:

1. Vai alla barra degli strumenti in alto sul foglio.
2. Seleziona il selettore di layout.
3. Seleziona Timeline dal menu a discesa.

Configurare il foglio per la visualizzazione timeline

Se un foglio non ha colonne data, l’opzione Timeline nel commutatore di layout del foglio non è selezionabile.

La Timeline è disponibile in tutti i fogli con almeno una colonna data (non supportata da una formula di colonna). Tutti gli elementi con una data specificata appariranno come milestone (diamante) sulla timeline. Gli elementi senza una data non verranno visualizzati nella visualizzazione.

Se il tuo foglio ha due o più colonne data (non supportate da una formula di colonna), le prime due colonne data vengono automaticamente impostate come data di inizio e data di fine nelle impostazioni del progetto. Tutti gli elementi con almeno una data specificata (data di inizio o di fine) vengono visualizzati sulla timeline come milestone e tutti gli elementi per cui sono state fornite due date (data di inizio e data di fine) vengono visualizzati sulla timeline come barre. Gli elementi senza una data di inizio e di fine non appariranno sulla visualizzazione.

Se in un foglio sono configurate impostazioni di progetto con dipendenze attivate e sono definite colonne predecessore/durata, la timeline utilizza i valori di durata per determinare se un elemento viene visualizzato come barra (durata di 1 o più giorni) o milestone (durata 0 giorni).

Le impostazioni di progetto devono essere configurate e modificate nella Visualizzazione griglia. 

Creare e modificare elementi timeline

La Visualizzazione timeline mostra i dati sotto forma di barre (eventi dalla durata di più giorni) o milestone (eventi dalla durata pari a zero giorni). Passa il cursore del mouse sopra le barre e le milestone per vedere il loro nome completo e le loro date di inizio e fine. Le modifiche alle barre e alle milestone apportate da altri utenti vengono visualizzate in tempo reale. 

Creare elementi sulla timeline

Gli utenti con autorizzazioni Editor e Amministratore possono creare elementi nella timeline. Puoi selezionare qualsiasi punto della timeline in cui il cursore visualizza un (+) per aggiungere un nuovo elemento. Verrà aperto un menu e verrà chiesto di specificare il titolo, la data di inizio (obbligatorio) e la data di fine dell’elemento. Seleziona Aggiungi e l’elemento verrà visualizzato sulla timeline.

Se fornisci una data di inizio e una data di fine, l’elemento creato è una barra. Se fornisci una data di inizio, l’elemento creato è una milestone.

Utilizza il menu sugli elementi della timeline per eliminarli. Apri il menu, quindi seleziona Delete item (Elimina elemento).

Visualizzare e modificare dettagli degli elementi della timeline

Clicca con il tasto destro del mouse e seleziona Modifica dettagli oppure clicca due volte sulle barre o sulle milestone per visualizzare tutti i dettagli dell’elemento e modificarli secondo necessità. Le modifiche vengono salvate immediatamente.  Le colonne nascoste nella Visualizzazione griglia non vengono visualizzate nel pannello dei dettagli. 

Sulla timeline, l’ordine in cui sono impilate barre e milestone è determinato da (1) livello di gerarchia, (2) data di inizio, (3) data di fine e (4) ordine delle righe della griglia.

Modificare i colori degli elementi

La timeline visualizza i colori delle barre delle attività nelle visualizzazioni Gantt, cartellino o calendario sulle relative barre e milestone. La modifica dei colori degli elementi mediante la formattazione condizionale aiuta a differenziare visivamente le attività in base allo stato o alla priorità, semplificando la valutazione rapida dello stato di avanzamento del progetto e l’identificazione delle aree che richiedono attenzione. Per modificare i colori delle barre e delle milestone, passa alla visualizzazione Gantt, cartellino o calendario e:

• Applica manualmente un colore alla barra delle attività cliccando con il tasto destro del mouse sulla barra del colore
• Applica regole di formattazione condizionale, in particolare impostando il colore della barra delle attività

Se il tuo foglio ha almeno una regola di formattazione condizionale che imposta il colore della barra delle attività, allora tutte le barre del foglio che non soddisfano la tua regola di formattazione condizionale sono grigie.

Modificare i titoli degli elementi

La personalizzazione dei titoli degli elementi ti consente di evidenziare le informazioni più rilevanti in un modo che si adatta alle esigenze del tuo team. Per impostazione predefinita, i titoli delle barre e delle milestone vengono estratti dalla colonna principale del foglio. Puoi personalizzare quale colonna viene utilizzata per definire i titoli degli elementi tramite il pulsante della barra degli strumenti Impostazioni. Possono essere selezionate solo le colonne di testo/numero o numerazione automatica. Quando modifichi il titolo dell’elemento, queste modifiche vengono applicate a tutti i visualizzatori del foglio. 

Puoi anche impostare il modo in cui il titolo dell’elemento viene visualizzato, completamente visibile o abbreviato. L’opzione selezionata qui è specifica per l’utente e non si applica a tutti i visualizzatori del foglio. Seleziona il pulsante della barra degli strumenti, quindi scegli una delle tre opzioni disponibili:

• No testo in eccesso: i titoli delle barre vengono abbreviati per adattarsi alla barra; i titoli delle milestone sono limitati a 20 caratteri.
• Eccedenza parziale: i titoli delle barre e delle milestone visualizzano solo i primi 20 caratteri di testo.
• Eccedenza completa: i titoli delle barre e delle milestone possono visualizzare fino a 150 caratteri; i titoli delle barre possono superare la lunghezza della barra. 

Assegnare contatti agli elementi

Per assegnare barre e milestone ai contatti, torna alla Visualizzazione griglia, seleziona Modifica proprietà colonna per la colonna dei contatti e aggiungi i contatti all’elenco dei contatti. Consulta Specificare i contatti preferiti in una colonna Elenco dei contatti per ulteriori istruzioni.

Usa la Visualizzazione timeline

Raggruppa gli elementi sulla timeline

Il raggruppamento degli elementi in una timeline ti aiuta a organizzare le attività tematicamente in corsie orizzontali per assegnatari, team, stato, regione, reparto, ecc. La Visualizzazione timeline supporta fino a due livelli di raggruppamento; i dati possono essere raggruppati per qualsiasi elenco a discesa (a selezione singola), elenco dei contatti (a selezione singola) o colonna dei simboli. Quando carichi un foglio in Visualizzazione timeline per la prima volta, il raggruppamento viene applicato per impostazione predefinita, ma puoi modificarlo o rimuoverlo seguendo i passaggi indicati di seguito. 

Per aggiungere il raggruppamento:

1. Sulla barra degli strumenti, seleziona Raggruppa. 
2. In ogni menu a discesa, seleziona la colonna in base alla quale desideri eseguire il raggruppamento. 

Il raggruppamento è una preferenza specifica dell’utente. Smartsheet ricorda il raggruppamento applicato per ogni utente per ogni timeline.

Corsia non classificata

Quando applichi il raggruppamento, puoi scegliere di mostrare o nascondere la corsia non classificata attivando o disattivando il pulsante Raggruppa della barra degli strumenti. Come altre impostazioni di raggruppamento, le preferenze per la corsia non classificata vengono salvate per utente per ogni timeline. 

Gerarchia degli elementi 

Una freccia a discesa accanto al titolo dell’elemento indica se tale elemento contiene elementi secondari nella stessa corsia di raggruppamento. La gerarchia viene rispettata nella Visualizzazione timeline; gli elementi padre vengono visualizzati sopra gli elementi figlio. 

La visualizzazione timeline mantiene gli stati di espansione e compressione per ogni utente, ogni timeline e ogni rispettivo foglio. Questi dati sono memorizzati all’interno dei dati del sito e dei cookie del browser. Se cancelli i cookie, perderai le impostazioni di espansione e compressione salvate in tutti i fogli. Una volta riaperti, tutti i fogli si imporranno in una gerarchia completamente espansa.

Seleziona la freccia a discesa su qualsiasi elemento padre per visualizzare eventuali elementi figlio diretti. Puoi inoltre utilizzare Espandi tutto nella vista o Riduci tutto nella vista nel menu degli elementi per visualizzare o nascondere tutte le relazioni gerarchiche tra gli elementi. Quando le barre madre sono compresse, le relative milestone figlie dirette rimangono visibili e vengono visualizzate sulla barra

Controlli della timeline

La personalizzazione della scala temporale ti consente di concentrarti sul periodo di tempo più rilevante per il tuo progetto, che si tratti di una visualizzazione giornaliera dettagliata per la pianificazione a breve termine o di una panoramica annuale più ampia per la pianificazione strategica. Puoi modificare la timeline per mostrare giorni, settimane, mesi, trimestri o anni utilizzando il menu a discesa nella barra degli strumenti. Puoi anche ingrandire o ridurre la timeline utilizzando i controlli della barra degli strumenti e passare al giorno odierno utilizzando il pulsante Oggi.

Filtri nella Visualizzazione timeline

L’applicazione e la gestione dei filtri nella visualizzazione timeline ti consente di concentrarti su attività o membri del team specifici, semplificando le discussioni e mantenendo l’attenzione su elementi ad alta priorità. I filtri applicati in visualizzazione griglia, cartellino, Gantt o calendario vengono applicati automaticamente quando si passa alla Visualizzazione timeline e viceversa.

Nella barra degli strumenti della Visualizzazione timeline, puoi selezionare qualsiasi filtro esistente, passare da un filtro all’altro o disattivare i filtri. Puoi anche filtrare ulteriormente i tuoi dati applicando filtri aggiuntivi sui filtri salvati. Puoi salvare questi nuovi filtri e condividerli se necessario.

Nella visualizzazione timeline, puoi anche modificare o eliminare eventuali filtri salvati.

Allegati nella visualizzazione timeline

La centralizzazione di allegati e commenti nella visualizzazione timeline consente di mantenere tutte le informazioni relative al progetto in un unico posto, riducendo la necessità di scambiare continuamente e-mail e garantendo ai membri del team un facile accesso a documenti e discussioni essenziali.

Per aprire il pannello degli allegati nella visualizzazione timeline, seleziona l’icona a forma di graffetta nella barra degli strumenti o mentre passi il cursore del mouse su un singolo elemento della timeline. Nel pannello, seleziona Aggiungi per caricare un allegato dal computer o da un URL. Puoi anche trascinare e rilasciare i file nel pannello degli allegati.

Puoi utilizzare il menu a discesa per visualizzare gli allegati per un elemento della timeline specifico o per l’intero foglio. Utilizza il menu delle azioni per aprire l’allegato in una nuova scheda, scaricare il file, modificare la descrizione, rinominare il file, caricare una nuova versione, visualizzare la cronologia delle versioni o eliminare l’allegato. 

Condividere la timeline

La condivisione della timeline assicura che i collaboratori siano sempre aggiornati con le visualizzazioni del progetto più pertinenti, il che migliora comunicazione, trasparenza e allineamento all’interno del team. Puoi condividere il tuo foglio con i collaboratori direttamente dalla visualizzazione timeline. Puoi impostare la timeline come visualizzazione predefinita con un filtro specifico applicato 

1. Nel foglio, seleziona Condividi in alto a destra. 
2. Inserisci persone o gruppi secondo necessità. 
3. Seleziona Modifica accanto a Visualizzazione predefinita. 
   1. Nell’elenco a discesa Filtro, aggiungi un filtro, se necessario.
   2. Nel menu a discesa Visualizzazione, seleziona Visualizzazione timeline.
   3. Seleziona Salva.
4. Seleziona Condividi o Copia link

Collaborare con gli altri

Puoi lasciare commenti sui singoli elementi della timeline o sul foglio. Passa il mouse sull’elemento della timeline e seleziona l’icona dei commenti nella parte inferiore del menu a comparsa per aprire il pannello delle conversazioni per quel particolare elemento. Usa l’opzione a discesa per selezionare Tutti e passare alla visualizzazione dei commenti per l’intero foglio. Aggiungi commenti e tagga altri utenti per collaborare sugli elementi. 

Puoi vedere le modifiche apportate da altri utenti, in particolare gli elementi appena creati, aggiornati ed eliminati, nella Visualizzazione timeline in tempo reale. Gli altri utenti che visualizzano o modificano il foglio sono elencati nell’angolo in alto a destra. Passa il cursore del mouse sulle foto dell’account per vedere le informazioni di contatto.

Gli utenti che visualizzano il foglio in Visualizzazione timeline possono visualizzare tutti gli altri utenti indipendentemente dalla visualizzazione utilizzata. Gli utenti che visualizzano il foglio in Visualizzazione griglia, cartellino, calendario o Gantt non possono vedere gli utenti che visualizzano il foglio in Visualizzazione timeline. 

Limitazioni della Visualizzazione timeline

La Visualizzazione timeline non è attualmente disponibile nei report, nelle dashboard o nelle WorkApps. Tuttavia, è in fase di sviluppo attivo e nuove funzionalità continueranno a essere introdotte nel tempo. Il tuo feedback può aiutarci a plasmare l’evoluzione di questo prodotto. Condividi il tuo feedback con noi direttamente utilizzando il Modulo di feedback sui prodotti.