Contrôler la liste de réception des alertes et des demandes

Vous pouvez contrôler la liste de réception des alertes ou demandes en fonction de la relation des destinataires avec votre organisation et de leur accès à la feuille dont ces alertes ou demandes proviennent. Vous pouvez contrôler la liste au niveau du compte ou de la feuille.

Pour que les intégrations de conversations instantanées (Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams) puissent recevoir des alertes et demandes, vérifiez que les paramètres d’automatisation sont définis Sans restriction au niveau du compte et au niveau de la feuille.

Contrôles de l’automatisation au niveau du compte

• Rendez-vous sur Compte > Administrateur du compte > Paramètres du compte > Autorisations d’automatisation. Seul un administrateur système peut accéder à ce paramètre. 

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter Paramètres du compte global.

Contrôles de l’automatisation au niveau de la feuille

Le propriétaire ou l’administrateur de la feuille peut contrôler qui peut recevoir des alertes et demandes sur la feuille.

Pour modifier les paramètres de notification au niveau de la feuille :

1. En haut à gauche de la feuille, sélectionnez Automatisation > Gérer des flux de travail.
2. Sélectionnez l’icône Paramètres en haut à droite de la fenêtre Automatisation. 
3. Dans la fenêtre Autorisations d’automatisation qui s’affiche, choisissez le paramètre souhaité pour les personnes pouvant recevoir des notifications à partir de cette feuille :
   • Restreintes (par défaut) : seules les personnes ayant accès à la feuille et connectées à Smartsheet précédemment recevront une notification.
   • Limitées : les personnes de votre compte Smartsheet et celles qui peuvent afficher la feuille dans Smartsheet reçoivent les notifications.
   • Non restreintes : toutes les personnes reçoivent les notifications, même si elles n’ont pas d’accès partagé à la feuille.
     
     Si les autorisations au niveau du compte sont Limitées ou Restreintes, il est possible que vous n’ayez pas accès à certains de ces paramètres. Si vous ne pouvez pas définir les paramètres d’alerte et d’action au niveau de la feuille, contactez votre administrateur système qui les définira au niveau du compte.

Message reçu : « Les notifications de flux de travail ne sont pas envoyées à tous les destinataires »

Avez-vous reçu un message d’alerte de Smartsheet qui vous informait qu’un ou plusieurs utilisateurs ne recevaient pas les notifications ? Voici quelques actions à essayer :

Partagez la feuille avec le destinataire prévu

Si vous avez créé une alerte destinée à être envoyée aux personnes avec lesquelles votre feuille est partagée, mais que vous avez reçu un e-mail qui vous informe qu’elle ne peut être remise à un ou plusieurs destinataires, essayez de partager la feuille avec eux, si vous ne l’avez pas déjà fait.

1. Ouvrez la feuille et cliquez sur le bouton Partager en haut à droite. Le formulaire Partager une feuille s’affiche.
2. Dans le champ Inviter des collaborateurs, saisissez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager la feuille.
3. Définissez l’autorisation de partage souhaitée pour celle-ci. (Informations complémentaires sur les Niveaux d’autorisation de partage.)
   
   Dans la section Informations sur l’invitation, vous pouvez saisir un message personnel pour offrir à la personne des informations de contexte sur votre feuille.
    
4. Cliquez sur le bouton Partager la feuille.

Modifiez vos paramètres pour supprimer certaines restrictions

Si vous avez créé une alerte destinée à des personnes avec lesquelles votre feuille n’est pas partagée, vous devrez peut-être modifier vos paramètres d’alerte et d’action pour les rendre moins restrictifs. Cela peut également se produire si vous avez supprimé le partage d’une personne sur la feuille, mais que vous souhaitez quand même qu’elle reçoive les alertes.

1. Ouvrez la feuille et cliquez sur Automatisation > Gérer les flux de travail automatisés.
2. Cliquez sur l’icône Paramètres en haut à droite du Gestionnaire de flux de travail.
3. Choisissez un paramètre moins restrictif (par exemple « Sans restrictions »).

Modifiez la liste des destinataires des notifications

Si vous avez copié une feuille avec des alertes configurées pour être envoyées à des personnes qui n’ont pas accès à la nouvelle feuille copiée, nous vous recommandons de mettre à jour la liste de destinataires des notifications de flux de travail pour supprimer toutes ces personnes si vous souhaitez qu’elles cessent de recevoir les messages d’alerte.

1. Ouvrez la feuille et cliquez sur Automatisation > Gérer les flux de travail automatisés.
2. Double-cliquez sur la règle (un message en rouge s’affiche pour indiquer qu’un destinataire a été supprimé).
3. Modifiez sa liste de destinataires à partir de l’outil de création de flux de travail selon vos besoins.

Confirmez la liste d’autorisation des adresses e-mail

Vérifiez auprès de l’administrateur système de votre compte que toutes les adresses e-mail adéquates figurent sur la liste d’inclusion de votre organisation.

Vous pouvez trouver l’adresse e-mail de votre administrateur système Smartsheet en cliquant sur l’icône de votre profil en haut à droite de l’écran et en sélectionnant Administrateur de compte.