Resource Management - Approbations

Activer le flux de travail d’approbation

Les administrateurs Resource Management peuvent configurer des approbations pour les saisies de temps et de dépenses de leur organisation. 

1. Identifiez la personne qui approuve le temps et/ou les dépenses dans les paramètres de son profil. 

2. Ouvrez Paramètres du compte, puis accédez à la section Flux de travail d’approbation.

Là, vous pouvez :

• Activer le flux de travail d’approbation pour le temps et les dépenses

• Verrouiller les saisies après approbation

  Vous devez activer ce paramètre pour vous assurer que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de temps ou de dépenses supplémentaires pour les saisies approuvées. Si ce paramètre n’est pas activé, les utilisateurs ne peuvent pas modifier le temps ou les dépenses approuvés, mais ils peuvent ajouter du temps ou des dépenses supplémentaires aux saisies approuvées.

• Autoriser les propriétaires de projets à approuver le temps et les dépenses des projets dont ils sont responsables.
  • Inclut automatiquement les propriétaires de projets en tant qu’approbateurs pour les personnes affectées à leurs projets
  • Les propriétaires de projets ne peuvent voir et approuver que le temps ou les dépenses associés à leurs projets
• Configurer des notifications par e-mail liées aux approbations de temps et de dépenses
  • Envoie une notification par e-mail aux approbateurs lorsque le temps ou les dépenses sont soumis
  • Envoie une notification et des notes à la personne qui a soumis le temps ou les dépenses lorsqu’ils sont approuvés ou refusés

Ce paramètre se distingue des notifications d’activité.

• Autoriser l’approbateur à déverrouiller toutes les saisies de temps et de dépenses soumises
  • Lorsque cette option est désactivée, seuls les administrateurs Resource Management peuvent débloquer le temps.

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Approbations basées sur des projets

Lorsque le paramètre « Les propriétaires de projet peuvent approuver pour leurs projets » est activé, les propriétaires de projet peuvent uniquement approuver les saisies de temps et de dépenses enregistrées pour leurs projets. 

Les responsables d’équipe, de service ou autres peuvent toujours être désignés comme approbateurs dans le profil d’une personne à titre de responsables de secours et pour approuver des durées de congés. Les approbateurs existants restent en place lorsque le paramètre « Les propriétaires de projets peuvent approuver le temps pour leurs projets » est activé.

Comment les approbations vérifient les heures et les montants facturés

L’activation des approbations pour les saisies de temps ajoute les heures approuvées uniquement à Paramètres du compte > Heures et montants facturés. 

Lorsque vous suivez uniquement les heures approuvées, Resource Management limite les calculs des heures de projet facturées au temps approuvé uniquement et applique un filtre de statut d’approbation par défaut aux rapports. Seules les heures approuvées apparaissent comme facturées par défaut. 

La modification du filtre de statut d’approbation vous permet de filtrer les rapports selon les heures non approuvées.

Impact des approbations sur les dépenses facturées

L’activation des approbations pour les dépenses ajoute les dépenses approuvées uniquement à Paramètres du compte > Dépenses facturées. 

Lorsque vous suivez les dépenses approuvées uniquement, Resource Management limite les dépenses facturées dans le cadre d’un projet aux dépenses approuvées uniquement.

Approuver en masse le temps et les dépenses passés

1. Ouvrez les paramètres du compte.
   1. Si vous travaillez dans Resource Management dans Smartsheet, sélectionnez le menu à trois points verticaux dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres du compte.
   2. Si vous travaillez dans Resource Management de manière autonome, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte.
2. Faites défiler jusqu’à la section Flux de travail d’approbation et sélectionnez Approuver en masse.
3. Sélectionnez Enregistrer et continuer.
4. Sur la page d’approbation en masse, sélectionnez les options que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez approuver toutes les entrées de temps ou toutes les entrées de dépenses ou les deux jusqu’à la date de votre choix. Vous pouvez également verrouiller toutes les saisies de temps ou de dépenses approuvées, ce qui empêche les utilisateurs d’ajouter des saisies de dépenses ou de temps supplémentaires. 
5. Sélectionnez Approuver tout.

Vérifiez vos sélections. Vous ne pouvez pas annuler une approbation en masse.

Tout utilisateur sous licence actif dans votre compte Resource Management peut soumettre du temps pour approbation. Les administrateurs Resource Management peuvent également soumettre du temps au nom d'autres personnes, mais uniquement s'ils sont des utilisateurs sous licence (le temps ne peut pas être suivi ou soumis pour les personnes internes).

1. Sur votre page Mon travail, sélectionnez l'onglet Temps et dépenses .
2. Dans le suivi du temps, saisissez les modifications requises, puis sélectionnez Confirmer. 
3. En bas de la feuille de temps, sélectionnez Soumettre pour approbation.

Les personnes peuvent soumettre des heures à tout moment, mais il est bon de suivre un planning qui fonctionne pour votre organisation (quotidien, hebdomadaire, bihebdomadaire, etc.).

Ajoutez une ressource en tant que membre de l'équipe à votre projet avant d'avoir besoin d'approuver le temps. Une ressource qui n'est pas membre de l'équipe peut soumettre du temps contre un projet, mais le propriétaire du projet ne peut pas le voir.

Onglet Approbations pour les membres d'équipe

Tous les utilisateurs disposent d'une vue Mon temps et mes dépenses dans l'onglet Approbations. Vous pouvez consulter l'ensemble de vos entrées de temps ou de dépenses approuvées, en attente et refusées à partir de l'onglet Approbations de votre profil personnel.

Vérifier les heures soumises

• Dans l'onglet Approbations , sélectionnez Mon temps et mes dépenses. 

La barre latérale de gauche comporte des filtres que vous pouvez appliquer à votre temps et/ou vos dépenses : 

• Calendrier : utilisez une plage de dates prédéfinie ou personnalisée. 
• Type: Basculez entre le temps et les dépenses (si votre organisation approuve les deux). 
• Statut d'approbation : Affichez les éléments approuvés, refusés ou en attente d'approbation.

Soumettre à nouveau le temps

Vous pouvez soumettre à nouveau une feuille de temps à tout moment avant qu'elle ne soit approuvée. 

• Modifiez la saisie de temps que vous souhaitez ajuster, puis sélectionnez Soumettre à nouveau pour approbation.

1. Sur votre page Mon travail, sélectionnez Temps et dépenses, puis Dépenses.

2. Sélectionnez Ajouter une dépense. 
3. Saisissez les détails de chaque dépense et sélectionnez Ajouter.
4. Lorsque vous avez ajouté toutes vos dépenses, sélectionnez Soumettre pour approbation.

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Vérifier les dépenses soumises

1. Sélectionnez Approbations. 
2. Dans la barre latérale de gauche, sélectionnez Mon temps et mes dépenses. 
3. Utilisez des filtres pour rechercher des dépenses :
   • Calendrier : utilisez une plage de dates prédéfinie ou personnalisée. 
   • Type : basculez entre le temps et les dépenses (si votre organisation suit les deux). 
   • Statut d’approbation : montrez les éléments approuvés, refusés ou en attente d’approbation.

Soumettre à nouveau des dépenses

Vous pouvez modifier et soumettre à nouveau un rapport de dépenses avant qu’il ne soit approuvé. Une fois que vous avez modifié la saisie de temps, sélectionnez Soumettre pour approbation.

Filtres d'approbation dans les rapports

Utilisez des filtres basés sur l'approbation pour afficher les entrées de temps en fonction de leur approbateur ou du statut d'approbation associé. Par exemple, utilisez un rapport sur le temps et les frais regroupé par membre d'équipe et filtré par statut d'approbation pour afficher les heures non soumises pour chaque membre d'équipe à travers l'organisation.

• Approuvé par : le nom des administrateurs Resource Management qui approuvent le temps apparaîtra dans ce filtre afin que vous puissiez filtrer le temps que des personnes spécifiques ont approuvé.
• Statut d'approbation : vous pouvez filtrer les entrées de temps qui apparaissent dans votre rapport en filtrant par temps approuvé, en attente d'approbation ou non soumis.

Vous pouvez également regrouper les données des rapports par statut d'approbation et par approbateur.

1. Dans Paramètres du compte, faites défiler jusqu'à Flux de travail d'approbation et sélectionnez Approuver en masse. 
2. Sélectionnez Enregistrer et continuer. 
3. Sélectionnez les éléments que vous souhaitez approuver (les heures, les dépenses ou les deux). 
4. Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez verrouiller et approuver en masse toutes les heures ou dépenses. 
5. Vérifiez vos entrées. Vous ne pouvez pas annuler une approbation en masse. Une fois sûr que les paramètres sont corrects, cliquez sur Approuver en masse. Cette opération verrouille toutes les entrées. Votre équipe ne pourra plus apporter d'autres modifications.

Attention : une approbation en masse ne peut pas être annulée. 

Débloquer le temps ou les dépenses soumis

Assurez-vous d'avoir activé les approbations pour les entrées de temps. Si vous n'activez pas les approbations pour les entrées de temps, vous ne verrez pas l'onglet Approbations sur votre page de profil.

1. Ouvrez votre page Mon travail.
2. Accédez à Approbations > Vue de l'approbateur. 
3. Dans la liste Statut d'approbation, sélectionnez Approuvé. 
4. Facultatif : dans la liste des périodes, sélectionnez l'échéancier du rapport sur le temps que vous souhaitez débloquer :
   • cette année
   • ce trimestre
   • ce mois-ci
   • cette semaine
   • le trimestre dernier
   • le mois dernier
   • la semaine dernière
   • 30 derniers jours
   • plage de dates personnalisée : choisissez les dates de début et de fin pour rechercher un échéancier spécifique
5. Dans la liste Personnes , sélectionnez une ou plusieurs personnes. Après avoir sélectionné une personne, vous pouvez voir son temps dans la vue Approbateur.
6. Accédez au rapport sur le temps que vous souhaitez débloquer et sélectionnez Déverrouiller.

Maintenant, l'entrée que vous avez débloquée est marquée comme En attente d'approbation. Une fois que vous avez terminé de modifier l'entrée, elle affiche le bouton Soumettre à nouveau pour approbation.

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Permettre à un approbateur de débloquer le temps et les dépenses soumis

Si vous êtes administrateur et que vous souhaitez autoriser un approbateur à débloquer les rapports sur le temps et les dépenses, suivez ces étapes :

1. Ouvrez les paramètres du compte.
   1. Si vous travaillez dans Resource Management dans Smartsheet, sélectionnez le menu à trois points verticaux dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres du compte.
   2. Si vous travaillez dans Resource Management de manière autonome, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte.
2. Dans la section Flux de travail d'approbation, sélectionnez Permettre à l'approbateur de débloquer le temps et les dépenses.

Activer le flux de travail d’approbation

Les administrateurs Resource Management peuvent configurer des approbations pour les saisies de temps et de dépenses de leur organisation. Dans Paramètres du compte, accédez à la section Flux de travail des approbations.

• Si vous travaillez dans Resource Management dans Smartsheet, sélectionnez le menu à trois points verticaux dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres du compte.
• Si vous travaillez dans Resource Management de manière autonome, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte.

Là, vous pouvez :

• Activer le flux de travail d’approbation pour le temps et les dépenses

• Verrouiller les saisies après approbation

  Vous devez activer ce paramètre pour vous assurer que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de temps ou de dépenses supplémentaires après avoir approuvé les saisies. Si ce paramètre n’est pas activé, les utilisateurs ne peuvent pas modifier le temps ou les dépenses approuvés, mais ils peuvent ajouter du temps ou des dépenses supplémentaires aux saisies approuvées.

• Autoriser les propriétaires de projets à approuver le temps et les dépenses des projets dont ils sont responsables.
• Configurer des notifications par e-mail liées aux approbations de temps et de dépenses
• Autoriser l’approbateur à déverrouiller toutes les saisies de temps et de dépenses soumises

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Vue de l’approbateur

Définissez qui approuve le temps et les dépenses dans les paramètres du profil de la personne.

Pour accéder à la vue de l’approbateur :

1. Sélectionnez Mon travail (votre page de profil).
2. Sélectionnez l’onglet Approbations.
3. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Vue de l’approbateur.

Si vous êtes un approbateur, il s’agit de votre vue par défaut. Les éditeurs de projet voient cette vue par défaut lorsque les propriétaires de projet sont des approbateurs. 

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Approbations en tant que propriétaire de projet

Vous pouvez configurer Resource Management afin que les propriétaires de projet puissent vérifier et approuver le temps et les dépenses des projets dont ils sont responsables. Si vous êtes propriétaire de projet, vous voyez les feuilles de temps relatives à vos projets, mais vous ne voyez pas le temps saisi pour les projets appartenant à d’autres personnes.

Vous pouvez filtrer les feuilles de temps que vous voyez selon les catégories suivantes :

• Calendrier : affichez les feuilles de temps selon différents filtres (par exemple : cette année, ce trimestre, ce mois, cette semaine, l’année dernière). 
• Statut d’approbation : affichez les feuilles de temps en fonction de leur statut d’approbation actuel :
  • Refusé : feuilles de temps que vous n’avez pas approuvées
  • Approuvé : feuilles de temps que vous avez approuvées
  • En attente d’approbation : feuilles de temps que les utilisateurs ont soumises à votre approbation
  • Non soumis : feuilles de temps auxquelles les utilisateurs ont accédé, mais dont ils n’ont pas modifié la valeur ni accepté le planning
  • [none] : feuilles de temps des utilisateurs qui n’ont pas encore pris de mesures sur le planning que vous leur avez attribué
• Approbateur : affichez les feuilles de temps qui vous sont affectées ou qui sont affectées à d’autres approbateurs
• Propriétaire du projet : filtrez les feuilles de temps en fonction de leurs propriétaires de projet
• Personnes : affichez les feuilles de temps d’utilisateurs spécifiques
• Projet : affichez les feuilles de temps associées à un projet spécifique
• Client : affichez les feuilles de temps des utilisateurs affectés à un client spécifique
• Discipline : affichez les feuilles de temps en fonction de la nature du travail des utilisateurs (par exemple : RH, informatique)
• Rôle : filtrez les feuilles de temps en fonction du rôle des utilisateurs (par exemple : responsable, rédacteur)
• Balises de personnes : filtrez les feuilles de temps en fonction des balises de personnes des utilisateurs
• Nom de la phase : affichez les feuilles de temps associées à une phase spécifique du projet 
• Balises du projet : filtrez les feuilles de temps en fonction de leur catégorie de projet
• Type de congé : filtrez les feuilles de temps en fonction des types de congés des utilisateurs
• Compétences : filtrez les feuilles de temps en fonction des compétences des personnes

La vue de l’approbateur regroupe les saisies de temps dans des feuilles de temps hebdomadaires. Chaque feuille de temps indique les heures suivies pour chaque projet, par personne et par semaine.

Vous pouvez voir le nombre total d’heures confirmées et planifiées pour chaque projet, ainsi qu’une différence calculée (positive pour plus que prévu, négative pour moins que prévu).

Les ressources qui soumettent du temps pour un projet ne sont pas visibles par le propriétaire du projet, à moins qu’elles ne soient ajoutées au projet en tant que membre de l’équipe ayant déjà soumis du temps pour ce projet. 

Assurez-vous d’avoir ajouté cette ressource en tant que membre d’équipe à votre projet afin d’approuver le temps.

Les propriétaires de projets ne peuvent pas voir le temps soumis par des ressources affectées à d’autres projets, sauf si : 

• ils disposent d’une autorisation d’éditeur de portefeuille ou supérieure
• le propriétaire du projet est un approbateur de ressources
• les ressources font partie du projet en tant que membres de l’équipe et ont soumis du temps dans le cadre du projet. 

Assurez-vous d’avoir ajouté cette ressource en tant que membre d’équipe à votre projet pour approuver le temps.

Afficher les détails du temps et des dépenses

Vous pouvez afficher plus de détails dans les feuilles de temps que vous voyez dans votre vue de l’approbateur. 

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Filtrer les feuilles de temps ou de dépenses 

Vous pouvez approuver le temps pour des projets spécifiques plutôt que la feuille de temps ou de dépenses entière. Pour afficher les saisies de temps pour un projet spécifique ou un ensemble de projets et les approuver :

1. Dans le panneau de gauche, utilisez les filtres de projet ou de balises de projet.
   • Une fois ces filtres configurés, vous ne verrez que les feuilles de temps des projets ou des catégories de projets que vous avez sélectionnés. 
2. Dans la feuille de temps, sélectionnez Approuver et verrouiller.

Cela n’affecte pas les saisies pour les projets que vous n’avez pas sélectionnés dans le filtre.

Pour approuver le temps ou les dépenses

Utilisez les notifications pour alerter les personnes lorsque leurs saisies de temps ou de dépenses sont rejetées ou approuvées.

En bas de la feuille de temps, sélectionnez Approuver et verrouiller pour approuver la saisie de temps ou de dépense. 

Pour vous assurer que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de temps ou de dépenses aux saisies approuvées, activez le paramètre qui verrouille automatiquement les saisies de temps et de dépenses dès leur approbation. Pour ce faire, accédez à la section Flux de travail des approbations des Paramètres du compte. 

Pour rejeter la feuille de temps ou de dépenses

1. Dans la partie inférieure gauche de la feuille de temps ou de dépenses, saisissez une remarque dans la zone de texte. 
   • Si vous rejetez la saisie de temps sans laisser de remarque, le système vous invite à en laisser une. 
2. Sélectionnez Rejeter. 

Après avoir rejeté la feuille de temps ou de dépenses, elle revient au statut Non soumise. L’expéditeur doit corriger sa saisie de temps ou de dépenses et la soumettre à nouveau pour approbation. 

Utiliser Mes vues

Créez une ou plusieurs vues enregistrées pour différents scénarios. 

Lorsque vous créez une vue enregistrée, vous pouvez y accéder facilement en consultant la section Mes vues.

Pour créer une vue enregistrée 

1. Allez dans l’onglet Approbations. 
2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Vue de l’approbateur. 
3. Dans le panneau de gauche, réglez la période souhaitée, le statut d’approbation et d’autres filtres. 
4. Faites défiler jusqu’à la section Mes vues. 
5. Sélectionnez + Enregistrer la vue actuelle.