Contacts

L’une des façons de gérer les contacts est avec la liste Mes contacts Smartsheet. Vous pouvez y stocker les adresses e-mail des collaborateurs avec lesquels vous souhaitez collaborer dans Smartsheet.

Pour afficher les contacts de votre liste Mes contacts Smartsheet,accédez à la barre de navigation de gauche, puis sélectionnez Compte > Mes contacts Smartsheet...

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Qui peut voir vos contacts Smartsheet ?

Votre liste Mes contacts Smartsheet est privée pour vous. Toutefois, si vous attribuez une tâche à l’un de vos contacts ou si vous partagez une feuille avec lui, les autres personnes ayant accès à la feuille auront également accès à son adresse e-mail.

Formater votre fichier CSV

Si vous souhaitez importer des contacts depuis Outlook, Hotmail ou AOL, exportez d’abord les contacts dans un fichier .csv. Ensuite, ajoutez les colonnes suivantes au fichier .csv : Email Address (Adresse e-mail) et Full Name (Nom complet).

L’orthographe doit être exacte, sinon la liste ne sera pas importée correctement.

Voici un exemple de formatage de votre fichier .csv :

Email Address	Full Name
sally.smart@smartsheet.com	Sally Smart
ian.intelligent@smartsheet.com	Ian Intelligent
dave.dilligent@smartsheet.com	Dave Diligent

 Vous pouvez importer un nombre illimité de contacts, mais seulement 1 000 à la fois.

Ajouter des contacts à Mes contacts Smartsheet

Importer des contacts en bloc

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Compte > Mes contacts Smartsheet. 
2. Sélectionnez Importer des contacts. 
3. Sélectionnez l’une de ces options et suivez les étapes :

• .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
  1. Sélectionnez le fichier .csv, puis sélectionnez Continuer. 
  2. Choisissez les contacts à importer dans Smartsheet, puis sélectionnez Importer. 
• .vcf (fichier vCard)
  • Sélectionnez le fichier vCard, sélectionnez Continuer, puis sélectionnez Importer.

Assurez-vous que votre fichier CSV ne comporte pas de cellules vides.

Ajouter des contacts individuellement

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Compte > Mes contacts Smartsheet.
2. Dans la fenêtre Mes contacts Smartsheet, sélectionnez Ajouter.
3. Saisissez le nom et l’adresse e-mail du contact et sélectionnez OK.

Ajouter des contacts individuels lorsque vous partagez un élément Smartsheet

Lorsque vous partagez des éléments dans Smartsheet en saisissant une adresse e-mail, Smartsheet ajoute l’adresse e-mail à votre liste Mes contacts Smartsheet.

Vous pouvez associer un nom à l’adresse de deux manières différentes : 

• Modifiez le contact via la fenêtre « Mes contacts Smartsheet » Voir Modification ou suppression des contacts ci-dessous.
• Si vous êtes dans la fenêtre Partager la feuille ou Partager un rapport, ajoutez un contact à la liste via la fenêtre Sélectionner des contacts :
  1. Dans le champ Inviter des collaborateurs, sélectionnez l’icône Sélectionner des contacts. 
  2. Dans la fenêtre Sélectionner des contacts, sélectionnez Ajouter un autre.
  3. Saisissez le nom et l’adresse e-mail de votre contact, puis sélectionnez OK.

Modification ou suppression des contacts

La suppression ou la modification d’un contact de votre liste ne supprime pas ou ne met pas à jour l’adresse e-mail sur les feuilles partagées. Consultez l’article Rechercher et remplacer des valeurs dans une feuille pour réaffecter des tâches.

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Compte > Mes contacts Smartsheet.
2. Dans la fenêtre Mes contacts Smartsheet, sélectionnez les trois points à côté du contact, puis sélectionnez l’une des options suivantes : 

• Modifier : saisissez un nom associé à l’adresse e-mail
• Supprimer : supprimez un contact de votre liste de contacts

Vous ne pouvez pas modifier l’adresse e-mail d’un contact, seul son nom peut être modifié. Pour modifier une adresse e-mail, créez un nouveau contact pour un utilisateur et supprimez l’ancien. 

Exporter les contacts de votre liste de contacts Smartsheet

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Compte > Mes contacts Smartsheet.
2. Sélectionnez Exporter les contacts > .csv.

Recherchez le fichier .csv exporté dans vos téléchargements.

Conseils et bonnes pratiques pour l’utilisation des contacts

• Vous pouvez modifier les contacts qui apparaissent lorsque vous saisissez dans une cellule.

• Pour utiliser les contacts de votre liste de contacts Smartsheet complète, saisissez le nom de votre contact dans une cellule de la colonne Liste des contacts. Lorsque vous commencez à saisir du texte, les résultats apparaissent dans la liste des contacts. 
   

  Il n’est pas possible pour le moment d’utiliser les entrées de listes de contacts provenant d’autres feuilles.

• Les administrateurs de groupe des forfaits Affaire et Entreprise peuvent organiser les contacts en groupes. Cela facilite le partage et l’envoi d’informations à plusieurs personnes.
• Vous définissez les noms des contacts dans votre liste de contacts Smartsheet. Le compte Smartsheet de l’utilisateur peut avoir un nom différent (par exemple, Bill ou William). Lorsque vous attribuez des tâches dans les colonnes de la liste des contacts, les noms de votre liste des contacts s’affichent. Dans d’autres zones, notamment la liste de Partage, vous voyez le nom du compte de Smartsheet de l’utilisateur.