Mode Agenda

Vous devez être propriétaire ou administrateur de la feuille ou du rapport pour sélectionner les tâches qui apparaissent en mode Agenda.

Toute feuille ou tout rapport contenant au moins une colonne de date peut afficher les informations sous forme d’agenda si vous sélectionnez le mode Agenda dans le menu déroulant de la barre d’outils. 

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Pour ajouter une colonne de date, vous pouvez insérer une nouvelle colonne et définir son type sur date ou définir une colonne existante sur date.

Vous pouvez modifier le format des dates en ajustant vos paramètres avec la langue (pays) désirée dans la fenêtre Paramètres personnels de votre compte Smartsheet.

Sélectionner les dates à afficher

1. Passez en mode Agenda.
2. Sélectionnez l’icône Paramètres à droite (icône d’engrenage sous le bouton Partager) pour afficher le formulaire Paramètres de l’agenda.
3. À partir du formulaire, vous pouvez effectuer les réglages suivants :
   • Sélectionnez une colonne dans la liste déroulante Afficher uniquement des dates dans cette colonne pour regrouper toutes les tâches avec une date répertoriée dans la colonne sur une zone de date unique dans l’agenda.
   • Utilisez la liste déroulante Afficher les plages de date avec pour sélectionner deux colonnes de dates dans votre feuille. Dans ce cas, chaque tâche disposant d’une date dans les deux colonnes s’affiche dans l’agenda étendu à la plage de dates. Cette fonctionnalité est surtout utile pour le suivi d’une tâche du début à la fin.

Si vous utilisez un rapport, le mode Agenda peut refléter les dates réparties dans plusieurs feuilles. Vérifiez que toutes vos feuilles contiennent des noms de colonne correspondant précisément à ce que vous avez sélectionné dans les paramètres de l’agenda. Les tâches des feuilles ne contenant pas ces colonnes n’apparaissent pas dans l’agenda comme attendu.
 

• Si vous avez configuré une hiérarchie de lignes dans votre feuille, vous pouvez choisir ou non d’afficher le récapitulatif des tâches. Décochez cette option pour masquer la ligne parent de niveau supérieur et n’afficher que les sous-tâches en mode Agenda.

  Le récapitulatif des tâches n’apparaît plus en mode Agenda, mais il apparaît dans la version publiée sur Google ou iCal. 

Comme la hiérarchie des lignes n’apparaît pas dans le mode Grille d’un rapport, l’option Afficher le récapitulatif des tâches n’est pas disponible dans le mode Agenda d’un rapport.

• Sélectionnez Afficher mes rappels pour afficher une icône représentant une cloche pour chaque jour de l’agenda au cours duquel un rappel est planifié pour vous être envoyé. Tous les collaborateurs de la feuille peuvent afficher leurs propres rappels.

Comme vous ne pouvez pas créer de rappels à partir d’un rapport, l’option Afficher mes rappels n’est pas disponible dans le mode Agenda d’un rapport.

Chaque barre de l’agenda affiche le texte de la colonne principale de la feuille ou du rapport. Lorsque vous développez des lignes parent dans une feuille, vous pouvez définir les couleurs des barres des lignes enfant en cliquant avec le bouton droit de la souris (PC) ou en appuyant sur la touche Cmd et en cliquant sur la barre (Mac), puis en sélectionnant Paramètres de couleur. 

Si vous ne souhaitez pas afficher toutes les tâches dans l’agenda, créez une colonne de date (la « date agenda ») en mode Grille. Ne placez des dates dans cette colonne que si vous souhaitez que la tâche apparaisse dans l’agenda. Repassez en mode Agenda et sélectionnez votre nouvelle colonne de dates dans le formulaire Paramètres de l’agenda.

Gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas planifier une tâche à une certaine heure, mais uniquement à une certaine date. Les tâches de feuille de projet dont la durée est exprimée en jours partiels, heures ou minutes continuent de s’étendre sur plusieurs jours complets en mode Agenda et dans n’importe quelle version publiée du calendrier.

Modifier les informations d’une ligne

Vous devez être propriétaire, administrateur ou éditeur de la feuille pour modifier des dates.

Vous pouvez modifier la date d’une tâche en faisant glisser la barre et en la déposant sur un nouveau jour. Pour étendre la durée des tâches couvrant une date de début et une date de fin, faites-les glisser de la gauche ou de la droite.

Vous pouvez modifier les lignes en mode Agenda en double-cliquant sur la barre d’agenda. Dans le formulaire Modifier la ligne qui apparaît, vous pouvez modifier toutes les cellules de la ligne. Les modifications que vous effectuez ici apparaissent en mode Grille.

La fonctionnalité de déplacement n’est pas disponible dans le mode Agenda d’un rapport ou pour les lignes parent (toute ligne avec des sous-tâches en retrait positif) d’une feuille si les interdépendances sont activées.

Modifier le calendrier de l’agenda

Utilisez la flèche droite ou gauche en haut pour sélectionner les unités temporelles souhaitées.
 

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Imprimer votre agenda

Une fois que vous avez configuré votre mode Agenda, vous pouvez imprimer l’agenda au format PDF, le publier dans un planning d’agenda externe ou l’envoyer par e-mail à un destinataire, en sélectionnant Fichier > Envoyer en tant que pièce jointe.

Lorsque vous imprimez un agenda, quatre semaines d’informations sont imprimées par page. Vous ne pouvez pas régler la taille des zones.