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Exporter une feuille ou un rapport

Comprendre les exportations de feuilles ou de rapports depuis Smartsheet

Qui peut l’utiliser ?

Forfaits :

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Autorisations :

Vous devez être propriétaire, administrateur ou éditeur de feuille pour exporter des feuilles et des rapports.

Découvrez si cette fonctionnalité est incluse dans Régions Smartsheet ou Smartsheet pour le secteur public.

Dans l’application Smartsheet, vous pouvez exporter n’importe quelle feuille ou n’importe quel rapport aux formats suivants :

  • Microsoft Excel
  • PDF
  • Image (PNG) (diagramme de Gantt uniquement)
  • Google Sheets
  • Microsoft Project (diagramme de Gantt uniquement)

Pour améliorer l’automatisation de vos exportations de données, nous avons ajouté à vos feuilles deux points d’entrée :

  • Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez Fichier > Exporter. Vous disposez de cinq options pour exporter vos données et quatre options pour automatiser l’exportation.
  • En outre, dans la barre de navigation supérieure, vous pouvez sélectionner le menu Connexion et choisir Créer un flux de travail ou Gérer les flux de travail pour gérer votre automatisation de l’exportation directement dans Data Shuttle.

Après avoir exporté une feuille ou un rapport, votre navigateur l’enregistre sur votre ordinateur. Il stocke le fichier que vous avez exporté dans un dossier en fonction des paramètres de votre navigateur. 

Votre exportation n’inclut pas tous les éléments. Les regroupements et lignes récapitulatives sont exclus, et les pièces jointes sont supprimées. Pour inclure des pièces jointes, créez plutôt une sauvegarde de la feuille.

Pour trouver rapidement le fichier exporté, ouvrez le dossier Téléchargements de votre navigateur. Utilisez le raccourci clavier Ctrl+J sous Windows ou Commande+Option+L sous macOS.

Utilisez « envoyer en tant que pièce jointe » pour générer des exportations récurrentes

Pour vous envoyer à vous-même ou envoyer à d’autres personnes une version PDF ou Excel de votre feuille ou de votre rapport par e-mail à intervalles réguliers, consultez les articles d’aide suivants :

Exporter vers Microsoft Excel

Pour exporter une feuille ou un rapport à partir de Smartsheet et l’utiliser dans Microsoft Excel, cliquez sur Fichier >Exporter > Exporter vers Microsoft Excel.

La façon dont les données exportées apparaissent dans Excel peut varier par rapport à Smartsheet. Voici une liste des principales différences :

  • Diagrammes de Gantt : Excel ne prend pas en charge le format Diagramme de Gantt. L’exportation d’un diagramme de Gantt vers Excel ne contient que la liste des tâches sur laquelle il est basé.
  • Formules : en raison des différences au niveau de la syntaxe des formules entre Excel et Smartsheet, ces formules ne sont pas préservées lors de l’exportation.
    Pour contourner cette limitation, supprimez le signe égal au début des formules pour les stocker sous forme de texte, puis enregistrez la feuille. Lorsque vous rouvrez le fichier Excel, vous pouvez ajouter le signe égal et adapter la syntaxe de la formule à Excel.
  • Commentaires et récapitulatifs de feuilles : ils apparaissent dans des onglets distincts du classeur exporté
  • Rapports : ces derniers sont limités à 20 000 lignes. Si votre rapport comporte plus de 20 000 lignes, vous pouvez créer plusieurs rapports qui en comportent moins et les exporter dans un fichier Excel distinct. En savoir plus sur la création de rapports.
    Si vous avez trié votre rapport, il se peut que l’exportation comporte moins de 20 000 lignes.
  • Types de colonne : Excel ne prend pas en charge les colonnes Liste déroulante, Liste des contacts, Case à cocher et Symboles (icônes en bille, etc.). Lorsque vous exportez des feuilles qui comportent ces types de colonnes, seules les valeurs de texte sont exportées. Les valeurs des colonnes booléennes (case à cocher, etc.) sont exportées comme étant vraies ou fausses, selon l’état de l’élément dans la cellule.

Exporter au format image (PNG)

Pour exporter une feuille ou un rapport qui comporte un diagramme de Gantt au format PNG, procédez comme suit :

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter. 
  2. Dans la barre d’outils, basculez la feuille ou le rapport en mode Gantt. 
  3. Sélectionnez Fichier > Exporter > Exporter le diagramme de Gantt au format image (PNG).
  4. Dans la section Sélection du formulaire Exporter le diagramme de Gantt au format image (PNG), choisissez d’exporter la feuille entière ou les lignes sélectionnées.
    • Si l’option Lignes sélectionnées n’est pas disponible, fermez le formulaire Exporter le diagramme de Gantt au format image (PNG), sélectionnez les lignes à imprimer et ouvrez le formulaire à nouveau.
  5. Dans la section Options, sélectionnez les colonnes à inclure dans l’image. 
    • Par défaut, seule la colonne principale est incluse, mais vous pouvez sélectionner le nom de la colonne principale ou le bouton Modifier pour inclure d’autres colonnes.

Personnalisez le calendrier imprimé dans votre image exportée

Si vous utilisez une plage de dates personnalisée, la durée dépend de votre choix d’affichage du calendrier. Par exemple, dans le formulaire Paramètres du projet, vous avez défini l’en-tête principal de votre affichage de calendrier sur Années. Vous avez également choisi le 1er mars comme date de début et le 30 juin comme date de fin. Le PDF affiche une année complète en raison de votre choix de calendrier.

Pour affiner le calendrier imprimé, dans l’onglet Affichage du calendrier du formulaire Paramètres du projet, remplacez le choix d’en-tête principal par Trimestres ou Semaines. Pour de plus amples renseignements, reportez-vous à Modifier les paramètres d’interdépendance et de diagramme de Gantt.

Exporter vers une feuille Google Sheets

Pour exporter une feuille ou un rapport de Smartsheet vers Google Sheets, sélectionnez Fichier > Exporter > Exporter vers Google Sheets.

Comme les fichiers exportés dans Excel, les fichiers exportés vers Google Sheets ne s’afficheront pas exactement comme dans Smartsheet. Voici une liste des principales différences :

  • Diagrammes de Gantt : Google Sheets ne prend pas en charge le format Diagramme de Gantt. L’exportation d’un diagramme de Gantt vers Google ne contient que la liste des tâches.
  • Types de colonne : comme pour les colonnes Excel, Google Sheets ne prend pas en charge les colonnes Liste déroulante, Liste des contacts, Case à cocher et Symboles (icônes en bille, etc.) Lorsque vous exportez des feuilles qui comportent ces types de colonnes, seules les valeurs de texte sont exportées. Les valeurs des colonnes booléennes (Case à cocher, etc.) sont exportées comme étant vraies ou fausses, selon l’état de l’élément dans la cellule.
  • Récapitulatifs de feuilles : ils s’affichent dans un onglet distinct du classeur exporté.
  • Formules : la syntaxe de formule de Smartsheet est différente de celle de Google Sheets. De ce fait, les formules ne sont pas conservées.
    Pour contourner cette limitation, supprimez le signe égal au début des formules pour les stocker sous forme de texte, puis enregistrez la feuille. Lorsque vous rouvrez la feuille Google Sheets, vous pouvez ajouter ce signe égal et adapter la syntaxe de la formule à Google Sheets.
  • Pour révoquer l’accès à Smartsheet ou modifier le compte Google depuis lequel vous effectuez l’exportation, consultez les instructions de Google pour supprimer l’accès au site ou à l’application.

Vous ne trouvez pas votre téléchargement ? Vérifiez votre Google Drive personnel. Smartsheet y place vos exportations.

Exporter vers Microsoft Project

Toute feuille comprenant un diagramme de Gantt peut être exportée au format Microsoft Project. Cette option n’est pas disponible pour les rapports.

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter.
  2. Dans la barre d’outils, basculez la feuille en mode Gantt. 
  3. Sélectionnez Fichier > Exporter > Exporter vers MS Project pour télécharger la feuille au format XML.
  4. Ouvrez Microsoft Project pour importer le fichier XML.

Étant donné que les fonctionnalités de Smartsheet et de Microsoft Project diffèrent, la feuille exportée peut s’afficher différemment dans les deux applications. Dans de tels cas, vous pouvez copier les données d’un programme et les coller dans l’autre en utilisant les raccourcis clavier Ctrl + C et Ctrl + V (Windows) ou Commande + C et Commande + V (Mac).

Exporter au format PDF

Pour exporter une feuille ou un rapport au format PDF, sélectionnez Fichier > Exporter > Exporter au format PDF. 

Lorsque vous exportez une feuille ou un rapport au format PDF, vous pouvez définir sa mise en page et choisir les colonnes à inclure.

Dans la section Options du formulaire Configuration PDF, vous ne pouvez pas choisir les colonnes à inclure dans le fichier PDF si votre feuille ou rapport n’est pas en mode Gantt. En savoir plus sur l’impression d’une feuille ou d’un rapport depuis Smartsheet.