Exporter une Feuille ou un Rapport

L’intégralité des feuilles ou rapports Smartsheet peut être exportée.

Smartsheet supporte l’export vers les formats suivants :

La feuille ou le rapport exporté est enregistré dans un emplacement sur votre ordinateur, selon les paramètres de votre navigateur.

ASTUCE : pour localiser rapidement le fichier exporté, utilisez le raccourci clavier Ctrl + J sous Windows ou Commande + Option + L sur Mac, afin d’ouvrir le dossier Téléchargements de votre navigateur.

Les pièces jointes ne sont pas incluses dans l’export

Pour inclure des pièces jointes, créez une sauvegarde de la feuille. Pour plus d’informations sur la sauvegarde d’une feuille, reportez-vous à Créer une copie de sauvegarde de vos données Smartsheet.


Exporter vers Microsoft Excel

Pour exporter une feuille ou un rapport à partir de Smartsheet et l’utiliser dans Microsoft Excel, cliquez sur FichierExporter > Exporter vers Excel.

La façon dont les données exportées apparaissent dans Excel peut varier par rapport à Smartsheet. Voici une liste de quelques-unes des principales différences :

  • Les diagrammes de Gantt sont exclus Excel ne prend pas en charge le format Diagramme de Gantt. L’export d’un diagramme de Gantt vers Excel ne contient que la liste des tâches sur laquelle il est basé.
  • Les formules ne sont pas préservées En raison des différences dans la syntaxe des formules entre Excel et Smartsheet, les formules ne sont pas préservées non plus lors de l’export.

    Pour contourner ce problème, vous pouvez stocker les formules au format texte en supprimant le signe égal se trouvant devant, puis en enregistrant la feuille. Lorsque vous rouvrez le fichier Excel, vous pouvez rajouter ce signe égal et adapter la syntaxe de la formule à Excel.
  • Les commentaires apparaissent dans un onglet distinct Vous trouverez les commentaires dans le deuxième onglet du classeur exporté.
  • Les rapports sont limités à 20 000 lignes Si votre rapport comporte plus de 20 000 lignes, vous pouvez en créer plusieurs qui en comportent moins et les exporter dans des fichiers Excel distincts.Pour plus d’informations sur l’utilisation des rapports, reportez-vous à Création de rapports.

    REMARQUE : si vous avez trié votre rapport, vous pouvez exporter moins de 20 000 lignes.
  • Tous les types de colonnes ne sont pas pris en charge par Excel Excel ne prend pas en charge les menus déroulants, les contacts, les cases à cocher ou les symboles (icônes en bille, drapeaux, etc.). Lorsque vous exportez des feuilles qui utilisent ces types de colonnes, seules les valeurs en texte sont exportées. Les valeurs des types de colonnes booléennes (case à cocher par exemple) seront exportées comme étant vraies ou fausses, selon l’état de l’élément dans la cellule.

Exporter en PDF

Vous pouvez exporter n’importe quel rapport ou feuille dans votre compte Smartsheet au format PDF.

REMARQUE : si la grille de la feuille comprend des images, les 100 premières seront incluses dans le PDF. Le nom de toute image supplémentaire sera inclus dans la grille, mais pas l’image elle-même.

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter.
  2. Cliquez sur Fichier > Exporter > Exporter en PDF.

    Le formulaire Configuration de l’impression (PDF) apparaît. Pour obtenir des instructions détaillées quant à la configuration de la mise en page de votre PDF, veuillez consulter notre article sur l’impression de feuilles.
  3. Vous pouvez choisir d’exporter la feuille entière ou les lignes sélectionnées. (Si l’option lignes sélectionnées n’est pas disponible, fermez le formulaire Configuration PDF, sélectionnez les lignes à imprimer, et ouvrez à nouveau le formulaire.)
  4. Si vous imprimez un diagramme de Gantt ou un agenda, vous pouvez soit inclure toutes les dates dans votre PDF, soit sélectionner une plage de dates personnalisée à imprimer.
  5. Choisissez d’imprimer avec mise à l’Échelle, ou d’Ajuster en largeur.

    Vous pouvez modifier le pourcentage dans le champ Échelle pour augmenter ou diminuer la taille des données dans le fichier PDF. En choisissant Ajuster en largeur, vous diminuez la taille des données pour qu’elles s’adaptent à la largeur d’une seule page.
     
  6. Sélectionnez les options supplémentaires éventuelles, et cliquez sur OK.

Le téléchargement de la feuille vers votre navigateur au format PDF commencera.

ASTUCES :

  • pour exporter le Mode Agenda d’une feuille, ouvrez ce mode, puis cliquez sur l’icône d’imprimante dans la barre d’outils supérieure.
  • Si votre feuille contient un diagramme de Gantt que vous souhaitez exclure du PDF, passez en Mode Grille à l’aide de l’icône dans la barre d’outils de gauche.
  • Si vous utilisez une plage de dates personnalisée, la période de temps affichée dépend de votre choix pour l’affichage du calendrier principal. Par exemple, si votre affichage du calendrier principal est en années et que vous choisissez le 1er mars comme date de début et le 30 juin comme date de fin, le PDF affiche néanmoins une année complète. Pour réduire la période du calendrier imprimé, changez Calendrier principal sur Trimestres ou Semaines. Pour plus d’informations, reportez-vous à Modifier les paramètres d’interdépendance et de Gantt

Exporter au format image (PNG)

Chaque feuille ou rapport comprenant un diagramme de Gantt peut être exporté au format image (PNG) :

  1. ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter et assurez-vous qu’elle est en mode Gantt (cliquez sur Mode Gantt à gauche de la barre d’outils supérieure).
  2. Cliquez sur Fichier > Exporter > Exporter le diagramme de Gantt dans une Image (PNG) pour afficher le formulaire Exporter le diagramme de Gantt dans une Image.
  3. Choisissez d’exporter la feuille entière ou les lignes sélectionnées. Si l’option Lignes sélectionnées n’est pas disponible, fermez le formulaire Exporter le diagramme de Gantt dans une image, sélectionnez les lignes à imprimer, et rouvrez le formulaire.
  4. Choisissez d’inclure Toutes les dates ou choisissez une Plage de dates personnalisée à afficher dans l’image exportée.
  5. Sélectionnez les colonnes à inclure dans l’image dans la section Options.

    Par défaut, seule la colonne principale est incluse, mais vous pouvez cliquer sur le nom de la colonne principale ou sur le bouton Modifier pour inclure d’autres colonnes.

ASTUCE : si vous utilisez une plage de dates personnalisée, la période de temps affichée dépend de votre choix pour l’affichage du calendrier principal. Par exemple, si votre affichage du calendrier principal est en années et que vous choisissez le 1er mars comme date de début et le 30 juin comme date de fin, le PDF affiche néanmoins une année complète. Pour réduire la période du calendrier imprimé, changez Calendrier principal sur Trimestres ou Semaines. Pour plus d’informations, reportez-vous à Modifier les paramètres d’interdépendance et de Gantt


Exporter vers une feuille Google Sheet

Pour exporter une feuille ou un rapport à partir de Smartsheet et l’utiliser dans Google Sheets, cliquez sur FichierExporter > Exporter vers Google Sheets.

REMARQUES :

  • Google Sheets ne prend pas en charge le format diagramme de Gantt. Si vous exportez un tel diagramme vers Google, seule la liste des tâches sera exportée.
  • Google Sheets ne prend pas en charge certains types de colonnes : liste déroulante, contact, case à cocher, symboles (icônes en bille, drapeaux, etc.). Lorsque vous exportez des feuilles qui utilisent ces types de colonnes, seules les valeurs en texte sont exportées. Les valeurs des types de colonnes booléennes (case à cocher par exemple) seront exportées comme étant vraies ou fausses, selon l’état de l’élément dans la cellule.
  • À cause des différences de syntaxes de formules entre Google Sheets et Smartsheet, les formules ne sont pas préservées lors de l’export. Pour contourner ce problème, vous pouvez enregistrer les formules au format texte en supprimant le signe égal se trouvant devant, puis en enregistrant la feuille. Lorsque vous rouvrez la feuille Google Sheets, vous pouvez rajouter ce signe égal et adapter la syntaxe de la formule à Google Sheets.

Exporter vers Microsoft Project

Toute feuille comprenant un diagramme de Gantt peut être exportée au format Microsoft Project. Cette option n’est pas disponible pour les rapports.

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter et assurez-vous qu’elle est en mode Gantt (cliquez sur Mode Gantt à gauche de la barre d’outils supérieure).
  2. Cliquez sur Fichier > Exporter > Exporter vers MS Project pour télécharger la feuille au format XML.
  3. Ouvrez Microsoft Project pour importer le fichier XML.

REMARQUE : étant donné que les fonctionnalités de Smartsheet et de Microsoft Project diffèrent, la feuille exportée peut s’afficher différemment dans les deux applications. Dans de tels cas, vous pouvez copier les données d’un programme et les coller dans l’autre en utilisant les raccourcis clavier Ctrl + C et Ctrl + V (Windows) ou Commande + C et Commande + V (Mac).

Pour plus d’informations sur le copier-coller, reportez-vous à l’article d’aide Utiliser les fonctions copier et coller.