Exporter une feuille, un rapport ou un espace de travail

Dans l’application Smartsheet, vous pouvez exporter n’importe quelle feuille ou n’importe quel rapport aux formats suivants :

• Microsoft Excel
• PDF
• Image (PNG) (diagramme de Gantt uniquement)
• Google Sheets
• Microsoft Project (diagramme de Gantt uniquement)

Après avoir exporté une feuille ou un rapport, votre navigateur l’enregistre sur votre ordinateur. Il stocke votre fichier exporté dans un dossier en fonction des paramètres de votre navigateur. 

Votre exportation n’inclut pas tous les éléments. Les regroupements et lignes récapitulatives sont exclus, et les pièces jointes sont supprimées. Pour inclure des pièces jointes, créez plutôt une sauvegarde de la feuille.

Pour trouver rapidement le fichier exporté, ouvrez le dossier Téléchargements de votre navigateur. Utilisez le raccourci clavier Ctrl + J sous Windows ou Commande + Option + L sous Mac.

Découvrez comment automatiser l’exportation de vos données.

Vous pouvez exporter des espaces de travail, des dossiers et des feuilles ou rapports individuels.

Exporter des espaces de travail

1. Dans le panneau de l’espace de travail, sélectionnez le menu à trois points au-dessus du nom de l’espace de travail.
2. Sélectionnez Exporter.

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Exporter des dossiers

1. Dans le panneau de l’espace de travail, faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez exporter.
2. Sélectionnez Exporter. 

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Exporter des feuilles ou des rapports

Vous disposez de deux options pour exporter votre feuille ou votre rapport :

• Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez Fichier > Exporter.
• Dans le panneau de l’espace de travail, faites un clic droit sur la feuille ou le rapport et sélectionnez Exporter.

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Pour les feuilles, vous pouvez gérer votre automatisation d’exportation directement à partir de Data Shuttle en sélectionnant Connexions > Créer un flux de travail ou dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez Gérer les flux de travail.

Pour les feuilles, vous pouvez également passer en mode Table à partir du sélecteur de mode dans la barre d’outils supérieure et sélectionner Intégrations de données > Créer un flux de travail (ou Gérer le flux de travail). Le panneau Intégrations de données à droite vous permet de programmer les importations et exportations de données à partir des systèmes de stockage pris en charge et de Smartsheet.

Générer des exportations récurrentes

Pour vous envoyer à vous-même ou envoyer à d’autres personnes une version PDF ou Excel de votre feuille ou de votre rapport par e-mail à intervalles réguliers, consultez les articles d’aide suivants :

• Envoyez la feuille ou le rapport entier par e-mail sous forme de pièce jointe au format PDF ou Excel (.xls).

• Envoyer un rapport par e-mail sous forme de pièce jointe

Exporter vers Microsoft Excel

Pour exporter une feuille ou un rapport à partir de Smartsheet vers Microsoft Excel, sélectionnez Fichier > Exporter > Exporter vers Microsoft Excel.

La façon dont les données exportées apparaissent dans Excel peut varier par rapport à Smartsheet. Voici une liste des principales différences :

• Diagrammes de Gantt :Excel ne prend pas en charge le format Diagramme de Gantt. L’exportation d’un diagramme de Gantt vers Excel ne contient que la liste des tâches sur laquelle il est basé.
• Formules : les formules ne sont pas conservées en raison des différences de syntaxe entre Excel et Smartsheet. Pour contourner ce problème, supprimez le signe égal au début des formules pour les stocker sous forme de texte, puis enregistrez la feuille. Lorsque vous rouvrez le fichier Excel, vous pouvez ajouter ce signe égal et adapter la syntaxe de la formule à Excel.
• Commentaires et récapitulatifs de feuilles : ils apparaissent dans des onglets distincts du classeur exporté

• Rapports : ces derniers sont limités à 20 000 lignes. Si votre rapport comporte plus de 20 000 lignes, vous pouvez créer plusieurs rapports qui en comportent moins et les exporter dans un fichier Excel distinct. Pour en savoir plus, consultez l’article qui explique comment travailler avec des feuilles et des rapports sources. 

  Si vous avez trié votre rapport, vous pouvez exporter moins de 20 000 lignes.

• Types de colonne : Excel ne prend pas en charge les colonnes Liste déroulante, Liste des contacts, Case à cocher et Symboles (icônes en bille, etc.). Seules les valeurs de texte sont exportées lorsque vous exportez des feuilles qui comportent ces types de colonnes. Les valeurs des colonnes booléennes (case à cocher, etc.) sont exportées comme étant vraies ou fausses, selon l’état de l’élément dans la cellule.

Exporter au format image (PNG)

Pour exporter une feuille ou un rapport qui comporte un diagramme de Gantt au format PNG, procédez comme suit :

1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter. 
2. Dans la barre d’outils, basculez la feuille ou le rapport en mode Gantt. 
3. Sélectionnez Fichier > Exporter > Exporter le diagramme de Gantt au format image (PNG).
4. Dans la section Sélection du formulaire Exporter le diagramme de Gantt au format image (PNG), choisissez d’exporter la feuille entière ou les lignes sélectionnées.
   • Si l’option Lignes sélectionnées n’est pas disponible, fermez le formulaire Exporter le diagramme de Gantt au format image (PNG), sélectionnez les lignes à imprimer et ouvrez le formulaire à nouveau.
5. Dans la section Options, sélectionnez les colonnes à inclure dans l’image. 
   • Par défaut, seule la colonne principale est incluse, mais vous pouvez sélectionner le nom de la colonne principale ou le bouton modifier pour inclure d’autres colonnes.

Personnalisez le calendrier imprimé dans votre image exportée

Si vous utilisez une plage de dates personnalisée, la période dépend de votre choix d’affichage du calendrier. Par exemple, dans le formulaire Paramètres du projet, vous avez défini l’en-tête principal de votre affichage de calendrier sur Années. Vous avez également choisi le 1er mars comme date de début et le 30 juin comme date de fin. Le PDF affiche une année complète en raison de votre choix de calendrier.

Pour affiner la chronologie imprimée, dans l’onglet Affichage du calendrier du formulaire Paramètres du projet, remplacez le choix d’en-tête principal par Trimestres ou Semaines. Pour plus d’informations, consultez la page consacrée aux paramètres de projet dans les feuilles.

Exporter vers une feuille Google Sheets

Pour exporter une feuille ou un rapport depuis Smartsheet vers Google Sheets, sélectionnez Fichier > Exporter > Exporter vers Google Sheets.

Tout comme les fichiers exportés dans Excel, les fichiers exportés vers Google Sheets ne s’afficheront pas exactement comme dans Smartsheet. Voici une liste des principales différences :

• Diagrammes de Gantt : Google Sheets ne prend pas en charge le format Diagramme de Gantt. L’exportation d’un diagramme de Gantt vers Google ne contient que la liste des tâches.
• Types de colonnes : Google Sheets ne prend pas en charge les colonnes Liste déroulante, Liste des contacts, Case à cocher et Symboles (icônes en bille, etc.). Seules les valeurs de texte sont exportées lorsque vous exportez des feuilles qui comportent ces types de colonnes. Les valeurs des colonnes booléennes (Case à cocher, etc.) sont exportées comme étant vraies ou fausses, selon l’état de l’élément dans la cellule.
• Récapitulatifs de feuilles : ils s’affichent dans un onglet distinct du classeur exporté.

• Formules : la syntaxe des formules de Smartsheet diffère de celle de Google Sheets. Par conséquent, les formules ne sont pas conservées. 

  Pour contourner cette limitation, supprimez le signe égal au début des formules pour les stocker sous forme de texte, puis enregistrez la feuille. Lorsque vous rouvrez la feuille Google Sheets, vous pouvez ajouter ce signe égal et adapter la syntaxe de la formule à Google Sheets.

• Pour révoquer l’accès à Smartsheet ou modifier le compte Google depuis lequel vous effectuez l’exportation, consultez les instructions de Google pour supprimer l’accès au site ou à l’application.

Vous ne trouvez pas votre téléchargement ? Vérifiez votre Google Drive personnel. Smartsheet y place vos exportations.

Exporter vers Microsoft Project

Toute feuille comprenant un diagramme de Gantt peut être exportée au format Microsoft Project. Cette option n’est pas disponible pour les rapports.

1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter.
2. Dans la barre d’outils, basculez la feuille en mode Gantt. 
3. Sélectionnez Fichier > Exporter > Exporter vers MS Project pour télécharger la feuille au format XML.
4. Ouvrez Microsoft Project pour importer le fichier XML.

Étant donné que les fonctionnalités de Smartsheet et de Microsoft Project diffèrent, la feuille exportée peut s’afficher différemment dans les deux applications. Dans de tels cas, vous pouvez copier les données d’un programme et les coller dans l’autre en utilisant les raccourcis clavier Ctrl + C et Ctrl + V (Windows) ou Commande + C et Commande + V (Mac).

Exporter au format PDF

Pour exporter une feuille ou un rapport au format PDF, sélectionnez Fichier > Exporter > Exporter au format PDF. 

Lorsque vous exportez une feuille ou un rapport au format PDF, vous pouvez définir sa mise en page et choisir les colonnes à inclure.

Dans la section Options du formulaire Configuration PDF, vous ne pouvez pas choisir les colonnes à inclure dans le fichier PDF si votre feuille ou rapport n’est pas en mode Gantt. Découvrez-en davantage sur l’impression d’une feuille ou d’un rapport depuis Smartsheet.