Exporter une feuille ou un rapport à partir de Smartsheet

Vous pouvez exporter n'importe quel rapport ou feuille dans Smartsheet.

Smartsheet prend en charge l'exportation aux formats suivants :

Le rapport ou la feuille exporté sera enregistré sur votre ordinateur en fonction des paramètres de votre navigateur.

ASTUCE : pour localiser rapidement le fichier exporté, utilisez le raccourci clavier Ctrl + J sous Windows ou Commande + Option + L sur un Mac pour ouvrir le dossier Téléchargements de votre navigateur.

REMARQUE : lorsque vous exportez une feuille, les pièces jointes ne sont pas incluses. Pour inclure des pièces jointes, créez plutôt une sauvegarde de la feuille. Pour plus d'informations sur la sauvegarde d'une feuille, reportez-vous à la section Créer une copie de sauvegarde de vos données Smartsheet.


Exporter vers Microsoft Excel

Pour exporter un rapport ou une feuille à partir de Smartsheet en vue de l'utiliser dans Microsoft Excel, cliquez sur Fichier > Exporter > Exporter vers Excel.

REMARQUE : il est possible que les données exportées ne s'affichent pas dans Excel exactement de la même façon que dans Smartsheet. Le tableau suivant dresse la liste de quelques différences clés.

Les diagrammes de Gantt sont exclusExcel ne prend pas en charge le format diagramme de Gantt. Si vous exportez un diagramme de Gantt, seule la liste de tâches sur laquelle il est basé sera exportée.
Les formules ne sont pas conservéesEn raison des différences dans la syntaxe des formules entre Excel et Smartsheet, les formules ne sont pas conservées lors de l'exportation.

Pour contourner ce problème, vous pouvez stocker les formules sous forme de texte en supprimant le signe égal qui les précède, puis enregistrer la feuille. Une fois le fichier Excel ouvert, vous pouvez ajouter à nouveau le signe égal et modifier la syntaxe pour que la formule fonctionne dans Excel.
Les lignes réduites ou filtrées seront masquées dans ExcelSi les lignes sont filtrées ou réduites dans la feuille, elles seront également masquées dans l'export Excel.

Pour afficher les lignes dans Excel : cliquez sur l'icône Sélectionner tout dans l'angle supérieur gauche de la feuille, effectuez un clic droit sur un numéro de ligne, puis cliquez sur Afficher.
Les commentaires s'affichent dans un onglet distinctLes commentaires de discussion sont disponibles dans le deuxième onglet du classeur exporté.
Les rapports sont limités à 20 000 lignesSeules les 20 000 premières lignes seront incluses dans le document Excel.

Si votre rapport contient plus de 20 000 lignes, créez plusieurs rapports extrayant un nombre inférieur de lignes et exportez chaque rapport dans un fichier Excel distinct.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de rapports, reportez-vous à la section Création de rapports.
Certains types de colonnes ne sont pas pris en charge dans Excel

Excel ne prend pas en charge certains types de colonnes : Liste déroulante, Contact, Case à cocher, Symboles (icônes en bille, indicateurs, etc.).

Lorsque vous exportez des feuilles utilisant ces types de colonnes, seules les valeurs de texte sont exportées. Les valeurs contenues dans les colonnes de type Booléen (Case à cocher, par exemple) sont exportées comme True (Vrai) ou False (Faux), selon l'état de l'élément dans la cellule.

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Exporter vers Google Spreadsheet

Pour exporter un rapport ou une feuille à partir de Smartsheet en vue de l'utiliser dans Google Spreadsheet, cliquez sur Fichier > Exporter > Exporter vers Google Spreadsheet.

REMARQUES :

  • Google Spreadsheet ne prend pas en charge le format Diagramme de Gantt. Aussi, si vous exportez un diagramme de Gantt vers Google, seule la liste des tâches sera exportée.
  • Google Spreadsheet ne prend pas en charge certains types de colonnes : Liste déroulante, Contact, Case à cocher, Symboles (icônes en bille, indicateurs, etc.). Lorsque vous exportez des feuilles utilisant ces types de colonnes, seules les valeurs de texte sont exportées. Les valeurs contenues dans les colonnes de type Booléen (Case à cocher, par exemple) sont exportées comme True (Vrai) ou False (Faux), selon l'état de l'élément dans la cellule.
  • En raison des différences dans la syntaxe des formules entre Google Spreadsheet et Smartsheet, les formules ne sont pas conservées lors de l'export. Pour contourner ce problème, vous pouvez stocker les formules sous forme de texte en supprimant le signe égal qui les précède, puis enregistrer la feuille. Une fois le fichier Excel ouvert, vous pouvez ajouter à nouveau le signe égal et modifier la syntaxe pour que la formule fonctionne dans Excel.


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Exporter au format PDF

Vous pouvez exporter n'importe quel rapport ou feuille de votre compte Smartsheet au format PDF.

REMARQUE : si le quadrillage de la feuille contient des images, les 100 premières images seront incluses dans le fichier PDF. Le nom de toutes les images supplémentaires sera inclus dans la grille à la place de l'image proprement dite.

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter et cliquez sur Fichier > Exporter > Exporter au format PDF.

    Le formulaire Imprimer la configuration (PDF) s'affiche. Pour obtenir des instructions détaillées sur la configuration de la mise en page de votre fichier PDF, consultez notre article sur l'impression de feuilles.
  2. Vous pouvez, si vous le souhaitez, exporter la feuille entière ou juste les lignes sélectionnées. (Si l'option Lignes sélectionnées n'est pas disponible, fermez le formulaire Configuration du PDF, sélectionnez les lignes à imprimer et ouvrez à nouveau le formulaire.)
  3. Si vous imprimez un diagramme de Gantt ou un calendrier, vous pouvez inclure toutes les dates dans votre fichier PDF ou sélectionner une plage de dates personnalisée à imprimer.
  4. Choisissez entre une impression à l'échelle ou un ajustement en largeur.

    Vous pouvez modifier le pourcentage dans le champ Échelle pour augmenter ou diminuer la taille des données dans le fichier PDF. Si vous sélectionnez Ajuster en largeur, la taille des données sera réduite afin d'adapter ces dernières à la largeur d'une seule page.
     
  5. Sélectionnez toutes les options supplémentaires, puis cliquez sur OK.

Le téléchargement de la feuille vers votre navigateur au format PDF commencera.

ASTUCES : 

  • pour exporter une feuille en mode Agenda, ouvrez-la dans ce mode, puis cliquez sur l'icône de l'imprimante dans la barre d'outils supérieure.
  • Si votre feuille inclut un diagramme de Gantt que vous aimeriez exclure du fichier PDF, basculez en mode Grille en cliquant sur l'icône dans la barre d'outils de gauche.
  • Si vous préférez utiliser une plage de dates personnalisée, la période affichée dépendra de votre choix initial pour l'affichage du calendrier. Par exemple, si l'affichage de votre calendrier principal est en années et que vous choisissez le 1er mars comme date de début et le 30 juin comme date de fin, le fichier PDF affichera tout de même une année complète. Pour raccourcir le calendrier imprimé, modifiez l'affichage du calendrier principal à Trimestres ou Semaines. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modifier les paramètres d'interdépendance et du diagramme de Gantt.

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Exporter vers Microsoft Project

Toute feuille comprenant un diagramme de Gantt peut être exportée au format Microsoft Project. 

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter et assurez-vous qu'elle se trouve en mode Gantt (cliquez sur Mode Gantt à gauche de la barre d'outils supérieure).
  2. Sélectionnez Fichier > Exporter > Exporter au format MS Project pour télécharger la feuille au format XML.

Ouvrez Microsoft Project pour importer le fichier XML.

REMARQUE : étant donné que Smartsheet et Microsoft Project diffèrent de par leurs fonctionnalités, il est possible que la feuille exportée s'affiche différemment dans les deux applications. Dans ces cas, il est préférable de copier les données de l'une et de les coller dans l'autre à l'aide des raccourcis clavier Ctrl + C et Ctrl + V (Windows) ou Commande + C et Commande + V (Mac).

Pour plus d'informations sur les fonctions de copie et de collage, consultez l'article d'aide Utilisation de la fonction Copier-coller.

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Exporter vers une image (format PNG)

Toute feuille comprenant un diagramme de Gantt peut être exportée vers une image (format PNG). 

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter et assurez-vous qu'elle se trouve en mode Gantt (cliquez sur Mode Gantt à gauche de la barre d'outils supérieure).
  2. Cliquez sur Fichier > Exporter > Exporter le diagramme de Gantt dans une image (PNG) pour afficher le formulaire Exporter le diagramme de Gantt dans une image.
  3. Vous pouvez, si vous le souhaitez, exporter la feuille entière ou les lignes sélectionnées. (Si l'option Lignes sélectionnées n'est pas disponible, fermez le formulaire Exporter le diagramme de Gantt dans une image, sélectionnez les lignes à imprimer, puis ouvrez à nouveau le formulaire.)
  4. Choisissez d'inclure toutes les dates ou sélectionnez une plage de dates personnalisée à afficher dans l'image exportée.
  5. Sélectionnez les colonnes à inclure dans l'image dans la section Options. Par défaut, seule la colonne principale est incluse. Toutefois, vous pouvez cliquer sur le nom de la colonne principale ou sur le bouton Modifier pour inclure d'autres colonnes.

ASTUCE : si vous préférez utiliser une plage de dates personnalisée, la période affichée dépendra de votre choix initial pour l'affichage du calendrier. Par exemple, si l'affichage de votre calendrier principal est en années et que vous choisissez le 1er mars comme date de début et le 30 juin comme date de fin, le fichier PDF affichera tout de même une année complète. Pour raccourcir le calendrier imprimé, modifiez l'affichage du calendrier principal à Trimestres ou Semaines. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modifier les paramètres d'interdépendance et du diagramme de Gantt.

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