Exporter une feuille ou un rapport

Vous pouvez exporter n'importe quel rapport ou feuille dans Smartsheet.

Smartsheet prend en charge l'exportation aux formats suivants :

Le rapport ou la feuille exporté sera enregistré sur votre ordinateur à l'emplacement que vous avez indiqué dans les paramètres de votre navigateur.

ASTUCE : pour localiser rapidement le fichier exporté, utilisez le raccourci clavier Ctrl + J sous Windows ou Commande + Option + L sur un Mac pour ouvrir le dossier Téléchargements de votre navigateur.

Les pièces jointes ne font pas partie des fichiers exportés.

Pour inclure les pièces jointes, créez une sauvegarde de la feuille. Pour plus d'informations sur la sauvegarde d'une feuille, reportez-vous à la section Créer une copie de sauvegarde de vos données Smartsheet.


Exporter vers Microsoft Excel

Pour exporter un rapport ou une feuille à partir de Smartsheet en vue de l'utiliser dans Microsoft Excel, cliquez sur Fichier > Exporter > Exporter vers Excel.

Il est possible que les données exportées ne s'affichent pas dans Excel exactement de la même façon que dans Smartsheet. Voici la liste des principales différences :

  • les diagrammes de Gantt sont absents Excel ne prend pas en charge le format diagramme de Gantt. Si vous exportez un diagramme de Gantt, seule la liste de tâches sur laquelle il est basé sera exportée.
  • les formules ne sont pas conservées En raison des différences dans la syntaxe des formules entre Excel et Smartsheet, les formules ne sont pas conservées lors de l'exportation.

    Pour contourner ce problème, vous pouvez stocker les formules sous forme de texte en supprimant le signe égal qui les précède, puis enregistrer la feuille. Une fois le fichier Excel ouvert, vous pouvez ajouter à nouveau le signe égal et modifier la syntaxe pour que la formule fonctionne dans Excel.
  • les commentaires s'affichent dans un onglet séparé Les commentaires de discussion sont disponibles dans le deuxième onglet du classeur exporté.
  • les rapports sont limités à 20 000 lignes Si votre rapport contient plus de 20 000 lignes, créez plusieurs rapports extrayant un nombre inférieur de lignes et exportez chaque rapport dans un fichier Excel distinct. Pour plus d'informations sur l'utilisation de rapports, reportez-vous à la section Création de rapports.

    REMARQUE : si un filtre était appliqué à votre rapport, il est possible qu'un nombre de lignes inférieur à 20 000 aient été exportées.
  • Excel ne prend pas en charge certains types de colonnes Excel ne prend pas en charge certains les types Liste déroulante, Contact, Case à cocher, Symboles (icônes en bille, indicateurs, etc.). Lorsque vous exportez des feuilles utilisant ces types de colonnes, seules les valeurs de texte sont exportées. Les valeurs contenues dans les colonnes de type Booléen (Case à cocher, par exemple) sont exportées comme True (Vrai) ou False (Faux), selon l'état de l'élément dans la cellule.

Exporter au format PDF

Vous pouvez exporter n'importe quel rapport ou feuille dans votre compte Smartsheet au format PDF.

REMARQUE : si le quadrillage de la feuille contient des images, les 100 premières images seront incluses dans le fichier PDF. Le nom de toutes les images supplémentaires sera inclus dans la grille à la place de l'image proprement dite.

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter.
  2. Cliquez sur Fichier > Exporter > Exporter au format PDF.

    Le formulaire Imprimer la configuration (PDF) apparaîtra. Pour obtenir des instructions détaillées quant à la configuration de la mise en page de votre PDF, lisez notre article sur l'impression de feuilles.
  3. Vous pouvez choisir d'exporter la feuille entière ou juste certaines lignes sélectionnées. (Si l'option Lignes sélectionnées n'est pas disponible, fermez le formulaire Configuration du PDF, sélectionnez les lignes à imprimer et ouvrez à nouveau le formulaire.)
  4. Si vous imprimez un diagramme de Gantt ou un calendrier, vous pouvez inclure toutes les dates dans votre fichier PDF ou sélectionner une plage de dates personnalisée à imprimer.
  5. Choisissez entre une impression à l'échelle ou un ajustement en largeur.

    Vous pouvez modifier le pourcentage dans le champ Échelle pour augmenter ou diminuer la taille des données dans le fichier PDF. Si vous sélectionnez Ajuster en largeur, la taille des données sera réduite afin d'adapter ces dernières à la largeur d'une seule page.
     
  6. Sélectionnez toutes les options supplémentaires, puis cliquez sur OK.

Le téléchargement de la feuille vers votre navigateur au format PDF commencera.

ASTUCES : 

  • pour exporter une feuille en mode Agenda, ouvrez-la dans ce mode, puis cliquez sur l'icône de l'imprimante dans la barre d'outils supérieure.
  • Si votre feuille inclut un diagramme de Gantt que vous aimeriez exclure du fichier PDF, basculez en mode Grille en cliquant sur l'icône dans la barre d'outils de gauche.
  • Si vous préférez utiliser une plage de dates personnalisée, la période affichée dépendra de votre choix initial pour l'affichage du calendrier. Par exemple, si l'affichage de votre calendrier principal est en années et que vous choisissez le 1er mars comme date de début et le 30 juin comme date de fin, le fichier PDF affichera tout de même une année complète. Pour raccourcir le calendrier imprimé, modifiez l'affichage du calendrier principal à Trimestres ou Semaines. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modifier les paramètres d'interdépendance et du diagramme de Gantt.

Exporter vers une image (format PNG)

Toute feuille comprenant un diagramme de Gantt peut être exportée comme une image (format PNG). 

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter et assurez-vous qu'elle se trouve en mode Gantt (cliquez sur Mode Gantt à gauche de la barre d'outils supérieure).
  2. Cliquez sur Fichier >Exporter > Exporter le diagramme de Gantt dans une image (PNG) pour afficher le formulaire Exporter le diagramme de Gantt dans une image.
  3. Choisissez d'exporter la feuille entière ou juste certaines lignes sélectionnées. (Si l'option Lignes sélectionnées n'est pas disponible, fermez le formulaire Exporter le diagramme de Gantt dans une image, sélectionnez les lignes à imprimer, puis ouvrez à nouveau le formulaire.)
  4. Choisissez d'inclure Toutes les dates ou choisissez une Plage de dates personnalisée à afficher dans l'image exportée.
  5. Sélectionnez quelles colonnes inclure dans l'image dans la section Options.

    Par défaut, seule la colonne principale est incluse, mais vous pouvez cliquer sur le nom de la colonne principale ou sur le bouton Modifier pour inclure d'autres colonnes.

ASTUCE : si vous préférez utiliser une plage de dates personnalisée, la période affichée dépendra de votre choix initial pour l'affichage du calendrier. Par exemple, si l'affichage de votre calendrier principal est en années et que vous choisissez le 1er mars comme date de début et le 30 juin comme date de fin, le fichier PDF affichera tout de même une année complète. Pour raccourcir le calendrier imprimé, modifiez l'affichage du calendrier principal à Trimestres ou Semaines. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modifier les paramètres d'interdépendance et du diagramme de Gantt.


Exporter vers Google Sheets

Pour exporter un rapport ou une feuille à partir de Smartsheet en vue de l'utiliser dans Google Sheets, cliquez sur Fichier >Exporter > Exporter vers Google Sheets.

REMARQUES :

  • Google Sheets ne prend pas en charge le format Diagramme de Gantt. Aussi, si vous exportez un diagramme de Gantt vers Google, seule la liste des tâches sera exportée.
  • Google Sheets ne prend pas en charge certains types de colonnes : Liste déroulante, Contact, Case à cocher, Symboles (icônes en bille, indicateurs, etc.). Lorsque vous exportez des feuilles utilisant ces types de colonnes, seules les valeurs de texte sont exportées. Les valeurs contenues dans les colonnes de type Booléen (Case à cocher, par exemple) sont exportées comme True (Vrai) ou False (Faux), selon l'état de l'élément dans la cellule.
  • En raison des différences dans la syntaxe des formules entre Google Sheets et Smartsheet, les formules ne sont pas conservées lors de l'exportation. Pour contourner ce problème, vous pouvez stocker les formules sous forme de texte en supprimant le signe égal qui les précède, puis enregistrer la feuille. Une fois le fichier Excel ouvert, vous pouvez ajouter à nouveau le signe égal et modifier la syntaxe pour que la formule fonctionne dans Google Sheets.

Exporter vers Microsoft Project

Toute feuille comprenant un diagramme de Gantt peut être exportée au format Microsoft Project. 

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez exporter et assurez-vous qu'elle se trouve en mode Gantt (cliquez sur Mode Gantt à gauche de la barre d'outils supérieure).
  2. Cliquez sur Fichier >Exporter > Exporter au format MS Project pour télécharger la feuille au format XML.
  3. Ouvrez Microsoft Project pour importer le fichier XML.

REMARQUE : étant donné que Smartsheet et Microsoft Project diffèrent de par leurs fonctionnalités, il est possible que la feuille exportée s'affiche différemment dans les deux applications. Dans ces cas, il est préférable de copier les données de l'une et de les coller dans l'autre à l'aide des raccourcis clavier Ctrl+C et Ctrl+V (Windows) ou Commande+C et Commande+V (Mac).

Pour plus d'informations sur les fonctions de copie et de collage, consultez l'article d'aide Utilisation de la fonction Copier-coller.

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