Sauvegarder vos données

Smartsheet fonctionne intégralement en nuage. Les feuilles que vous créez sont stockées sur nos serveurs. Pour sauvegarder vos données et les enregistrer sur votre ordinateur, vous pouvez soit demander une sauvegarde (utilisateurs sous licence uniquement), soit exporter dans différents formats. Si vous possédez un compte Équipe ou Entreprise, vous pouvez également programmer des sauvegardes régulières sur votre Répertoire de feuilles de haut niveau ou n'importe quel espace de travail dont vous êtes le propriétaire ou pour lequel vous possédez des droits d'administrateur.

Les sauvegardes se présentent sous la forme de dossiers ZIP contenant un fichier Excel (.xls) de chaque feuille demandée (les modèles et les rapports ne sont pas inclus dans la sauvegarde), ainsi qu'un dossier pour les images ajoutées à la grille. Les sauvegardes peuvent également inclure des pièces jointes, qui ne sont pas comprises dans les exports. Une fois que vous avez demandé une sauvegarde, vous pouvez l'afficher et/ou la télécharger directement depuis Smartsheet.

REMARQUE : si une hiérarchie existe sur la feuille (tâches parent-enfant), les lignes seront aussi regroupées dans l'export Excel. Cliquez sur l'icône + à gauche des numéros de ligne dans Excel pour développer et réduire les lignes enfant. Vous devrez peut-être réappliquer le retour automatique à la ligne et les autres mises en forme que vous aviez appliqués dans Smartsheet.

 Consultez nos astuces d'assistance sur le blog Smartsheet : Comment organiser les tâches terminées, Ne supprimez pas votre feuille, archivez-la

Demander une sauvegarde

  1. En tant qu'utilisateur sous licence d'un compte payant ou d'un compte d'essai, cliquez sur l'onglet Accueil situé dans la partie supérieure.

  2. Dans l'encadré de gauche, cliquez sur le nom du dossier ou de l'espace de travail qui contient la feuille à sauvegarder. Les sous-dossiers, feuilles, rapports et modèles que contient l'élément s'afficheront au centre de l'écran.


    REMARQUE : si le dossier ou l'espace de travail ne contient aucune feuille, l'option pour Demander une sauvegarde sera grisée.

  3. Faites un clic droit (utilisateurs Mac : [Control] + clic) sur le nom d'une feuille, d'un dossier ou d'un espace de travail et sélectionnez Demander une sauvegarde. Le formulaire Demander une sauvegarde apparaît.

  4. Choisissez d'inclure ou non des pièces jointes, et indiquez si vous souhaitez recevoir un e-mail à la fin de l'opération.
  5. Cliquez sur OK. Un fichier ZIP contenant un fichier Excel avec les informations sélectionnées sera joint à la feuille, au dossier ou à l'espace de travail dans l'heure.

REMARQUE : vous pouvez sauvegarder chaque feuille et espace de travail jusqu'à une fois par jour.
 
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Programmer une sauvegarde régulière hebdomadaire

Les utilisateurs disposant d'une licence et d'un forfait Équipe/Entreprise peuvent programmer des sauvegardes régulières hebdomadaires sur leur répertoire Feuilles et n'importe quel espace de travail dont ils sont les propriétaires ou pour lesquels ils disposent de droits d'administrateur. Ces sauvegardes proposent un contenu au format ZIP, et les données de feuilles individuelles sont stockées dans un classeur Excel (vous trouverez les discussions en page deux du classeur).
 
  1. Vérifiez que vous êtes un utilisateur sous licence et que vous possédez un forfait Équipe ou Entreprise. Si vous programmez une sauvegarde sur un espace de travail, vous devez en être le propriétaire ou y avoir accès en tant qu'administrateur.

  2. Cliquez sur l'onglet Accueil dans la partie supérieure.

  3. Dans l'encadré de gauche, faites un clic droit sur le répertoire Feuilles ou sur le nom d'un espace de travail dont vous êtes propriétaire ou administrateur et sélectionnez Programmer une sauvegarde régulière. Le formulaire Programmer une sauvegarde régulière apparaît.


    REMARQUE : si le dossier ou l'espace de travail ne contient aucune feuille, l'option pour Programmer une sauvegarde régulière sera grisée. L'option n'est pas disponible pour les feuilles ou les sous-dossiers individuels.

  4. Sélectionnez ACTIVÉ.

  5. Choisissez d'inclure ou non des pièces jointes et/ou de recevoir un e-mail à la fin de l'opération. Si vous sauvegardez un espace de travail, l'e-mail ne sera envoyé qu'à son propriétaire.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Des sauvegardes hebdomadaires sont générées automatiquement par Smartsheet entre le samedi et le lundi et seront ensuite disponibles.

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Afficher et télécharger des demandes de sauvegarde récentes

Une fois une sauvegarde demandée, suivez les instructions ci-dessous pour y accéder dans Smartsheet :
  1. Cliquez sur l'onglet Accueil dans la partie supérieure.

  2. Dans l'encadré de gauche, faites un clic droit sur le dossier ou l'espace de travail dans lequel une sauvegarde a été créée et sélectionnez Demander une sauvegarde ou Programmer une sauvegarde régulière. Le formulaire Sauvegarde apparaît.

  3. Cliquez sur Afficher les sauvegardes récentes.

  4. Pour lancer le téléchargement, sélectionnez Télécharger la sauvegarde ou cliquez sur la flèche déroulante à côté de la sauvegarde.

    REMARQUE : vous pouvez télécharger les sauvegardes pendant les quatre semaines suivant la date de sauvegarde.

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