À propos des sauvegardes de données Smartsheet

Qui peut l’utiliser ?

Forfaits :

  • Business
  • Enterprise

Autorisations :

Pour demander une sauvegarde de feuille ou d'espace de travail, vous devez disposer d'autorisations de spectateur ou supérieures.

Pour demander des sauvegardes régulières d'un espace de travail, vous devez être son propriétaire ou administrateur.

 

 

Découvrez si cette fonctionnalité est incluse dans Régions Smartsheet ou Smartsheet pour le secteur public.

Vous pouvez sauvegarder des données Smartsheet dans des fichiers locaux et restaurer des éléments Smartsheet à partir de ces fichiers. 

La taille du fichier de sauvegarde est limitée à 4 Go.

Contenu des sauvegardes

  • Les sauvegardes de feuille comprennent les données de la feuille, les commentaires et les pièces jointes.
  • Les sauvegardes ne comprennent pas les rapports, les tableaux de bord, les formules, les flux de travail, les références de feuilles croisées, les informations de mise en forme ou les configurations personnalisées.
  • Les sauvegardes d’espace de travail comprennent les données de l’espace de travail, et non sa structure. La restauration d’une solution nécessite de recréer chaque élément Smartsheet.

Options de sauvegarde

Si vous disposez d’un forfait Professionnel ou Entreprise, vous pouvez demander l’une des sauvegardes suivantes :

Les utilisateurs de n’importe quel type de forfait peuvent exporter manuellement un(e) ou plusieurs feuilles ou rapports. 

Pour demander une sauvegarde de feuille ou d’espace de travail, vous devez disposer d’autorisations Spectateur ou supérieures. Vous devez être le propriétaire ou l’administrateur de l’espace de travail pour en demander des sauvegardes régulières.

Conseils pour gérer les données de sauvegarde

  • Planifiez des sauvegardes hebdomadaires régulières. Cette option est réservée aux forfaits Affaire et Entreprise.
  • Définissez un rappel pour exporter vos données au début ou à la fin de chaque journée de travail.
  • Vérifiez les processus de sauvegarde existants de votre service informatique.
  • Copiez vos tableaux de bord dans des fichiers via Fichier > Enregistrer sous un nouveau nom… Il crée une version locale des tableaux de bord intégrant l’ensemble des widgets et formules utiles, au cas où. 

Comprendre et résoudre les problèmes de mise en forme dans les sauvegardes Smartsheet

Les données de sauvegarde Smartsheet peuvent ne pas conserver la mise en forme d’origine, mais vous pouvez gérer efficacement les sauvegardes et la mise en forme.

Vous ne pouvez pas voir les informations de mise en forme lorsque vous exportez vos données vers une sauvegarde. La feuille stocke les informations de mise en forme séparément de vos données.

Lorsque vous importez les données d’une sauvegarde dans une nouvelle feuille, il est possible que vous deviez reformater (retours à la ligne des textes, caractères gras, mise en forme conditionnelle) une fois que vous avez réimporté vos données.

Si votre feuille comporte une hiérarchie (retrait positif ou négatif pour créer des sous-tâches), les lignes sont regroupées dans le fichier Excel exporté.

Dans Excel, sélectionnez l’icône + à gauche des numéros de ligne pour développer les lignes réduites et faire apparaître les sous-tâches.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la hiérarchie dans Smartsheet, consultez l’article Hiérarchie : ajouter un retrait positif ou un retrait négatif aux lignes.