Joindre un fichier ou un lien à partir d’une ressource en ligne

Pour garder un suivi des fichiers stockés dans une autre ressource en ligne (par exemple, Google Drive ou OneDrive) et établir un lien entre ces fichiers et les éléments que vous suivez dans Smartsheet, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Pièces jointes. Vous pouvez créer des associations de fichiers au niveau de l’espace de travail, de la feuille, de la ligne ou du commentaire.

Voici comment commencer :

  • Espace de travail : Cliquez sur l’icône Pièces jointes située en haut à droite de l’espace de travail.
      bouton des pièces jointes à l’espace de travail
  • Feuille: Cliquez sur Pièces jointes dans le panneau de droite pour afficher le volet Pièces jointes.
     Icône des pièces jointes du panneau de droite
     Dans la partie inférieure du volet Pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers à la feuille
  • Ligne: Cliquez sur l’icône Pièces jointes (en mode Carte, cliquez sur une carte, puis sur Ajouter une pièce jointe).
  • Commentaire : Ouvrez le commentaire pour le modifier, cliquez sur l’icône Ajouter une pièce jointe à droite du commentaire.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité

Icône des exigences d’autorisation Les propriétaires, les administrateurs et les éditeurs d’une feuille peuvent ajouter, modifier ou supprimer des pièces jointes. Toute personne ayant accès à la feuille peut afficher et télécharger les pièces jointes. Vous pouvez envoyer une pièce jointe par e-mail à toute personne possédant une adresse e-mail valide. Certains services de stockage en ligne exigent que les utilisateurs disposent de paramètres d’autorisation supplémentaires avant de pouvoir accéder au fichier ou le modifier.
Icône des forfaits disponibles Tous les types de forfaits. Les administrateurs système pour les comptes Entreprise et Premium peuvent désactiver toutes les options de pièces jointes. (Voir Gérer les paramètres du compte global.)


Sites de stockage en ligne de tiers compatibles

Le tableau ci-dessous répertorie les sites de stockage en ligne que vous pouvez utiliser avec la fonctionnalité des pièces jointes de Smartsheet. Utilisez les informations sur les flux de travail de chaque service pour joindre et accéder efficacement aux fichiers stockés par ces services.

Service de stockage

Flux de travail pour joindre le fichier

Flux de travail pour accéder au fichier

Google Drive

 

Si vous utilisez une adresse Google comme adresse Smartsheet, une fenêtre contextuelle vous demandera l’autorisation d’accéder à vos documents Google Drive.


 Cliquez sur Autoriser l’accès pour continuer.


 Si vous n’utilisez pas d’adresse Google dans Smartsheet, une fenêtre contextuelle vous permettra de vous connecter à un compte Google. Vous ne devrez saisir ces informations que la première fois que vous ajoutez un fichier en pièce jointe à partir de Drive ; elles seront enregistrées lors du prochain ajout d’une pièce jointe.

Vous aurez besoin des autorisations appropriées dans ces programmes, ainsi que l’autorisation d’accès à la feuille ou à l’espace de travail dans Smartsheet.

Lorsque vous ouvrez une pièce jointe Google Drive qui a été convertie au format Google Docs, Google Spreadsheet ou Google Slides, vous pouvez apporter des modifications directement dans le fichier et Google enregistrera automatiquement les changements en question.


 Les changements seront répercutés dans la pièce jointe Smartsheet.


 Pour plus d’informations, veuillez consulter le contenu d’assistance Google Drive correspondant

OneDrive

 

Une fenêtre contextuelle vous permettra de vous connecter à OneDrive la première fois que vous utiliserez cette fonctionnalité.Les informations de connexion seront enregistrées la prochaine fois que vous joindrez un élément à partir de OneDrive.

Si vous constatez que vous êtes connecté au mauvais compte OneDrive, cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Changer de compte.

Les pièces jointes OneDrive sont en lecture seule, sauf si vous êtes le propriétaire du fichier, ou si le fichier a été partagé avec vous à partir de OneDrive.

Si vous avez l’autorisation nécessaire pour modifier ce fichier, vous verrez apparaître l’option Modifier le document dans la partie supérieure du fichier.

Dropbox

Une fenêtre contextuelle vous permettra de vous connecter à Dropbox la première fois que vous utiliserez cette fonctionnalité. Les informations de connexion seront enregistrées la prochaine fois que vous joindrez un élément à partir de Dropbox. En joignant un élément à partir de Dropbox, vous créez un lien public dans Smartsheet vers celui-ci.

Si vous constatez que vous êtes connecté au mauvais compte Dropbox, vous pouvez cliquer sur votre nom dans le coin supérieur droit pour vous déconnecter, et vous reconnecter au compte souhaité.

Les pièces jointes DropBox sont en lecture seule lorsque vous y accédez à partir de Smartsheet, à moins qu’il ne s’agisse de fichiers Microsoft Word, PowerPoint ou Excel.

DropBox prend en charge l’intégration à Microsoft Office Online qui vous permet de modifier ces fichiers directement en cliquant en haut sur Ouvrir. Ces modifications sont ensuite synchronisées avec la pièce jointe dans Smartsheet.

Pour plus d’informations, consultez l’aide de Dropbox sur la modification de fichiers Office.

Box

Une fenêtre contextuelle vous permettra de vous connecter à Box la première fois que vous utiliserez cette fonctionnalité. Les informations de connexion seront enregistrées la prochaine fois que vous joindrez un élément à partir de Box.

Si vous vous êtes connecté au mauvais compte Box, cliquez sur le lien Changer de compte Box dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.

Vous ne pourrez faire qu’afficher les pièces jointes de Box auxquelles vous accédez depuis Smartsheet. (Vous devez vous rendre dans Box pour télécharger ou modifier le fichier.)

Evernote

Une fenêtre contextuelle vous permettra de vous connecter à Evernote et d’autoriser Smartsheet à accéder à vos fichiers la première fois que vous utiliserez cette fonctionnalité. Les informations de connexion seront enregistrées la prochaine fois que vous joindrez un élément à partir d’Evernote.

 Si vous vous êtes connecté au mauvais compte Evernote, cliquez sur le lien Changer de compte Evernote dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.

 

Les notes Evernote seront en lecture seule à l’ouverture de Smartsheet ; Cependant, toute modification apportée à vos notes directement dans Evernote sera synchronisée avec la pièce jointe Smartsheet.

 

Egnyte

Une fenêtre contextuelle apparaît et vous invite à indiquer votre domaine Egnyte, ainsi que votre confirmation pour Autoriser l’accès à Smartsheet. Les informations de connexion seront enregistrées la prochaine fois que vous joindrez un élément à partir d’Egnyte.

 Si vous vous êtes connecté au mauvais compte Egnyte, cliquez sur Changer d’utilisateur dans le coin supérieur droit pour vous connecter à un compte Egnyte différent.

 

Lorsque vous ouvrez une pièce jointe Egnyte, vous pouvez voir apparaître une option de modification en haut. Pour pouvoir modifier les fichiers Egnyte, vous devez avoir téléchargé et installé l’outil WebEdit d’Egnyte. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez le Centre d’assistance d’Egnyte. Les modifications apportées au fichier à partir de l’outil WebEdit d’Egnyte sont ensuite synchronisées avec la pièce jointe dans Smartsheet.

 REMARQUE : Le dossier Egnyte qui contient les fichiers (contrairement aux fichiers individuels eux-mêmes) devra être partagé afin de permettre à d’autres collaborateurs de l’ouvrir dans Smartsheet. L’aide d’Egnyte contient des instructions pour le partage des dossiers.