Utiliser l’authentification Smartsheet pour Resource Management

Vous devez être administrateur Resource Management et utilisateur payant de Smartsheet pour configurer l’authentification Smartsheet pour Resource Management.

Activer l’authentification Smartsheet

Vous devez disposer d’un compte Smartsheet pour utiliser l’authentification Smartsheet pour Resource Management. 

Si vous n’avez pas encore connecté votre compte à Smartsheet, vous devez :

1. Dans Resource Management, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte.
2. Sur la page Paramètres du compte, dans l’onglet Intégration de Smartsheet, sélectionnez Activer l’authentification Smartsheet.
3. Connectez-vous à l’organisation Smartsheet que vous souhaitez utiliser pour l’authentification Smartsheet.

Si vous avez déjà connecté votre compte à Smartsheet, vous devez :

1. Dans Resource Management, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte.
2. Dans le menu de gauche, faites défiler jusqu’à l’onglet Authentification.
3. Sur la page Authentification, sélectionnez Activer l’authentification Smartsheet.

Les administrateurs système Smartsheet sont ajoutés automatiquement en tant qu’administrateurs Resource Management dans Resource Management lorsqu’ils y accèdent.

Avoir au moins deux personnes qui sont à la fois administrateur Resource Management sur Resource Management et administrateur système sur Smartsheet.

Une fois l’authentification Smartsheet activée, les comptes Resource Management et Smartsheet se connectent. Les utilisateurs de Resource Management peuvent se connecter avec Smartsheet et faire partie de n’importe quel forfait Smartsheet, à condition qu’ils soient des utilisateurs payants dans le forfait Resource Management connecté.

Ajouter des utilisateurs au forfait Smartsheet connecté

Les utilisateurs externes à votre forfait Smartsheet peuvent accéder à Resource Management si vous les invitez. Cependant, vous devez ajouter des utilisateurs au forfait Smartsheet connecté.. Ils peuvent ensuite utiliser le panneau Resource Management dans Smartsheet et les administrateurs système peuvent gérer leur identité Smartsheet.

Si vous n’ajoutez pas de personnes à votre forfait et qu’elles créent des comptes gratuits, elles ne pourront pas accéder au panneau Resource Management dans Smartsheet et leurs profils resteront sous le contrôle des utilisateurs individuels. 

Bonnes pratiques : vérifiez que les utilisateurs sous licence Resource Management disposent de comptes Smartsheet

1. Exportez la liste des utilisateurs sous licence à partir de Resource Management : sélectionnez Paramètres du compte > Personnes > Exporter la liste des personnes.
2. Générez un rapport sur la liste des utilisateurs à partir de la page Rôles des utilisateurs et rapports dans le centre d’administration de Smartsheet :
   1. Si vous utilisez un forfait avec le modèle d’abonnement utilisateur, sélectionnez Plus d’actions > Générer des rapports > Type de poste.
   2. Si vous êtes dans un forfait Ancien modèle de collaboration, sélectionnez Plus d’actions > Générer des rapports > Liste des utilisateurs.
3. Comparez les deux listes d’utilisateurs pour mettre en évidence les différences et déterminer quels utilisateurs Resource Management ont besoin d’un compte Smartsheet (le cas échéant). Vous devez ajouter ces utilisateurs à Smartsheet et créer un profil pour eux. 
4. Ajoutez des utilisateurs individuellement ou en masse. Consultez l’article Centre d’administration : ajouter des utilisateurs.

Les comptes d’utilisateurs peuvent être sans licence (ancien modèle de collaboration) ou spectateurs (modèle d’abonnement utilisateur) dans Smartsheet. Ils n’ont pas besoin d’être des utilisateurs payants.

Provisionnement automatique des utilisateurs (UAP) pour Resource Management

L’activation du provisionnement automatique des utilisateurs pour Resource Management ajoute automatiquement des utilisateurs à votre organisation. Vous n’avez pas besoin d’envoyer d’invitations. Tous les utilisateurs disposent par défaut des autorisations Éditeur de projet. Le provisionnement automatique fonctionne mieux lorsque vous souhaitez que tous les utilisateurs aient la même autorisation de partage et deviennent des utilisateurs payants.

Activer le provisionnement automatique des utilisateurs pour Resource Management

1. Connectez-vous à Resource Management.
2. Sélectionnez Paramètres du compte > Authentification > Modifier.
3. Cochez la case Provisionnement automatique.
4. Facultatif : sélectionnez un rôle par défaut dans la liste déroulante.

Mises à jour du profil

Lorsque votre compte utilise l’authentification Smartsheet, vous gérez tous les champs d’identité de base tels que la photo de profil, le nom, l’adresse e-mail et les numéros de téléphone portable/professionnel dans Smartsheet, et ces champs apparaissent verrouillés dans Resource Management. Toutes les mises à jour que vous apportez aux coordonnées dans Smartsheet seront automatiquement répercutées dans Resource Management. En savoir plus sur la mise à jour des coordonnées d’autres personnes ou de vous-même dans Smartsheet. 

Avantages de l’authentification Smartsheet

• Accès par connexion unique : connectez-vous à toutes les applications Smartsheet, y compris Resource Management, avec un identifiant unique géré dans Smartsheet.
• Authentification améliorée : des méthodes sécurisées, telles que TOTP par e-mail, SAML, Entra ID SSO et Google SSO offrent une expérience de connexion plus sécurisée.
• Resource Management dans Smartsheet : accédez à Resource Management directement à partir de la barre de navigation globale dans Smartsheet, ce qui permet d’éviter le recours à plusieurs onglets dans le navigateur.
• Planning de la charge de travail : gardez un œil sur les tâches de vos collaborateurs et équilibrez efficacement les charges de travail. En savoir plus sur le suivi de la charge de travail.
• Rapports avancés : intégrez facilement les données de Resource Management dans Smartsheet. Triez, regroupez et affichez facilement les métriques clés sur des tableaux de bord afin d’améliorer la visibilité et la prise de décision. En savoir plus sur les rapports avancés.
• Assistance pour les projets en plusieurs phases : connectez les feuilles d’un plan de projet en plusieurs phases à Resource Management pour assurer le suivi du temps au niveau des phases du projet, le suivi budgétaire au niveau de chaque phase, etc.
• Importation de projets Resource Management dans Smartsheet : créez automatiquement des feuilles de plan de projet en fonction des projets initialement créés dans Resource Management à des fins de planification des capacités.