Suivre la charge de travail dans Smartsheet

Activez le suivi de la charge de travail dans vos feuilles pour calculer la disponibilité des ressources affectées aux projets. Il est préférable d’activer le suivi pour toutes les tâches engagées. De cette façon, les chefs de projets connaissent précisément la disponibilité d’une personne. Une feuille de projet comprend généralement les colonnes suivantes : date de début, date de fin, durée, pourcentage d’avancement et prédécesseurs. 

Vous devez être membre (ou utilisateur Smartsheet sous licence dans l’ancien modèle) pour activer et afficher le suivi de la charge de travail. Vous ne pouvez suivre la charge de travail que pour les utilisateurs de votre forfait.  Les autorisations des utilisateurs ont les fonctionnalités suivantes :

• Les utilisateurs disposant d’autorisations Administrateur ou supérieures peuvent activer le suivi de la charge de travail. 
• Les utilisateurs disposant d’autorisations Éditeur ou supérieures peuvent afficher la carte thermique de la charge de travail (en mode Grille) et modifier le planning de la charge de travail.
• Les utilisateurs disposant d’autorisations Spectateur ou supérieures peuvent voir la carte thermique et le planning de la charge de travail. 

 Si vous disposez d’un compte Resource Management, vous devez activer l’authentification Smartsheet pour utiliser les fonctionnalités de suivi de la charge de travail.

Si vous disposez d’un forfait Resource Management et que vous utilisez le suivi de la charge de travail, les données de votre projet sont visibles dans Resource Management pour les administrateurs et les autres utilisateurs dotés d’un accès à l’ensemble du forfait. 

Configurer le suivi de la charge de travail

En mode Table :

Vous pouvez configurer le suivi de la charge de travail à partir de Workloads (Charge de travail)  dans la barre d’outils, ou Paramètres   tout à droite dans la barre d’outils. Les deux expériences fournissent le même résultat, mais elles sont légèrement différentes.

Panneau de configuration de la charge de travail

1. Sélectionnez Workloads  dans la barre d’outils. Le panneau de configuration de la charge de travail s’ouvre.

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2. Sélectionnez les colonnes à mettre en correspondance. Reportez-vous à la section Colonnes de projet ci-dessous pour obtenir une description des colonnes.
3. Sélectionnez Appliquer.

Suivre la charge de travail à partir du panneau Paramètres

1. Sélectionnez Paramètres  dans la barre d’outils. Le panneau Paramètres s’ouvre.
2. Sélectionnez une colonne Date de début et une colonne Date de fin. Cette opération est nécessaire pour activer l’option Workload (Charge de travail).

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3. Sélectionnez les colonnes à mettre en correspondance. Reportez-vous à la section Colonnes de projet ci-dessous pour obtenir une description des colonnes.

Si vous disposez de plusieurs instances Resource Management, une option vous permet de sélectionner celle à laquelle vous souhaitez connecter la feuille.

4. Sélectionnez Appliquer.

En mode Grille

1. Ouvrez le panneau Resource Management. .
2. Sélectionnez les colonnes à mettre en correspondance. Reportez-vous à la section Colonnes de projet ci-dessous pour obtenir une description des colonnes.
3. Sélectionnez Suivre la charge de travail.

Colonnes de projet

Quelle que soit la méthode de configuration choisie ci-dessus, vous devez sélectionner ou créer les colonnes de projet suivantes :

• Date de début et Date de fin sont obligatoires et doivent être de type date. 
• Ressource attribuée est obligatoire et doit être une colonne de contacts.
• Pourcentage d’allocation est facultative et doit être de type texte/nombre. Elle spécifie la quantité de temps d’une personne (ou d’un espace réservé) qui peut être allouée à l’affectation du projet. La colonne d’allocation varie de 0 % à 100 %, elle est définie par défaut sur 100 % pour les lignes avec une date de début, une date de fin et attribuées à un contact, mais vous pouvez la mettre à jour au besoin sur la feuille ou dans le planning de la charge de travail. Si vous supprimez la quantité allouée, la tâche n’apparaît plus sur la carte thermique ou le planning de la charge de travail.

L’allocation par défaut n’est pas appliquée aux lignes parent ou aux lignes contenant une formule de colonne dans la colonne d’allocation.

• Phase est facultative et doit être une colonne de type liste déroulante à sélection unique. Il est possible de l’ajouter dans les paramètres du projet, lors de la configuration ou ultérieurement. Découvrez-en davantage sur l’intégration des phases de projets entre Smartsheet et Resource Management. 

Planning de la charge de travail

Après avoir activé le suivi de la charge de travail pour votre projet, vous pouvez utiliser le planning de la charge de travail pour voir en détail les conditions de sur-allocation.

Pour afficher le planning de la charge de travail :

• Depuis le mode Table : sélectionnez Charges de travail  dans la barre d’outils.
• En mode Grille : faites apparaître la carte thermique de la charge de travail en plein écran, sous forme de planning.

Ici, vous pouvez voir les autres projets qui contribuent à la sur-allocation. Vous pourrez soit modifier l’affectation du projet pour résoudre le problème, soit collaborer avec d’autres propriétaires de projet afin de modifier les affectations de leurs projets. Sur le planning de la charge de travail, vous ne pouvez modifier que les affectations qui se rapportent à la feuille que vous avez ouverte. Vous pouvez utiliser le bouton développer/réduire à côté du nom de chaque ressource pour visualiser la carte thermique d’allocation des ressources.

En mode Grille, vous devez enregistrer la feuille avant que les changements d’affectation ne se reflètent dans le planning de la charge de travail. En mode Table, cela se fait automatiquement. Dans les deux modes, les modifications apportées au planning de la charge de travail sont automatiquement synchronisées avec la feuille. 

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Utilisez le curseur pour développer les détails de l’affectation pour une personne ou l’option Tout développer pour afficher des détails supplémentaires sur l’affectation pour tout le monde. 

L’affichage du planning de la charge de travail consolide les affectations sur toutes les feuilles où le suivi de la charge de travail est activé et où les ressources affectées à votre feuille ont également des affectations sur d’autres feuilles. 

Couleurs du planning de la charge de travail

Carte thermique de la charge de travail

Après avoir activé le suivi de la charge de travail pour votre projet, le panneau Resource Management affiche une carte des priorités de la charge de travail qui met en évidence la sur-allocation. 

Vous devez être en mode Grille pour voir la carte thermique de la charge de travail.

Une barre rouge signale que les ressources sont sur-allouées, vous incitant à prendre des mesures afin de résoudre les problèmes d’effectifs.

La disponibilité, la sur-allocation et la carte thermique de l’allocation s’affichent jusqu’à 60 jours dans le passé.

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Couleurs de la carte thermique de la charge de travail

Désactiver le suivi de la charge de travail

• En mode Table : ouvrez Paramètres et désactivez les charges de travail.

• En mode Grille : dans le panneau Resource Management, sélectionnez le menu des trois petits points, puis sélectionnez Désactiver le suivi de la charge de travail. 

Les projets archivés sont masqués dans le planning de la charge de travail.  Si vous disposez d’un compte Resource Management, connectez-vous pour afficher les projets archivés dans le planning Resource Management. 

Supprimer une feuille avec le suivi de la charge de travail

Lorsque vous supprimez une feuille dans Smartsheet qui est connectée à un projet Resource Management, le projet dans Resource Management est soit supprimé, soit archivé.

• Si aucune entrée de temps n’est associée, alors le projet est supprimé.
• Si des entrées de temps sont associées, alors le projet est archivé.

Si vous supprimez le projet dans Resource Management, aucune modification n’est apportée à la feuille. 

Basculer entre les comptes Resource Management

Si vous disposez de plusieurs comptes Resource Management, vous pouvez si nécessaire changer de compte pour le projet.

En mode Table

1. Sélectionnez Paramètres.
2. Désactivez les charges de travail.
3. Activez les charges de travail. Suivez les étapes de la section Configurer le suivi de la charge de travail et sélectionnez la nouvelle organisation souhaitée lorsque vous y êtes invité.

En mode Grille :

1. Sélectionnez le menu à trois points verticaux  .
2. Sélectionnez Désactiver le suivi de la charge de travail.
3. Dans le panneau Resource Management, sélectionnez  Suivre la charge de travail.
4. Sélectionnez le compte que vous souhaitez utiliser pour le projet. 

Consulter votre projet dans Resource Management

Cela s’applique aux utilisateurs disposant d’un compte Resource Management. Pour plus d’informations sur l’achat de Resource Management by Smartsheet, contactez l’équipe en charge de votre compte ou l’assistance.

Les utilisateurs disposant d’une licence Resource Management et avec qui la feuille est partagée peuvent consulter le projet dans Resource Management. En mode Grille, dans la carte thermique de la charge de travail, sélectionnez le nom du projet pour l’ouvrir dans Resource Management. Vous pouvez voir des informations supplémentaires sur les budgets, le calendrier, l’emplacement, etc.

Votre niveau d’autorisation de partage Resource Management détermine la quantité d’informations que vous pouvez voir sur le projet dans Resource Management. En savoir plus sur ce que les utilisateurs peuvent faire et voir avec leurs autorisations de partage. 

Mettre à niveau votre forfait pour utiliser les fonctionnalités de Resource Management

Les fonctionnalités de Smartsheet Resource Management fournissent des profils améliorés et étendus pour saisir les compétences, les rôles, les disciplines, la disponibilité à temps partiel, etc. d’une personne, etc. Ces informations permettent à Resource Management de faire apparaître des recommandations de dotation en personnel basées sur les compétences, de planifier les plannings des personnes et bien plus encore.
 
Resource Management crée automatiquement des profils d’utilisateurs (Ressources non gérées) lorsqu’ils sont affectés à un projet qui utilise le suivi de la charge de travail. Il travaille en arrière-plan pour optimiser le suivi de la charge de travail. Si vous choisissez de mettre à niveau votre forfait pour utiliser les fonctionnalités de Resource Management, vous aurez accès à ces données. En savoir plus sur les profils Ressources non gérées.  

Si vous utilisez déjà Smartsheet Resource Management, les données du suivi de la charge de travail seront automatiquement synchronisées avec votre instance de Resource Management. 

Activer le suivi de la charge de travail pendant votre essai gratuit de Smartsheet

Si vous n’avez pas de compte Smartsheet, mais que vous souhaitez explorer le suivi de la charge de travail, vous pouvez démarrer un essai gratuit de Smartsheet. Pour activer le suivi de la charge de travail une fois l’essai commencé :

1. Sélectionnez l’icône de votre profil, puis Gestion des utilisateurs.

   L’option Gestion des utilisateurs n’est disponible que pour la personne qui a commencé l’essai gratuit. 

2. Sélectionnez Ajouter un utilisateur. 
3. Dans la fenêtre Configuration du compte, saisissez le nom du compte.
4. Enregistrez vos modifications. 
5. Maintenant, l’icône Resource Management apparaît dans le panneau de droite. Sélectionnez l’icône pour commencer le suivi de la charge de travail.