Vue d’ensemble des notifications automatisées envoyées dans Smartsheet

Comme vos collègues et vous-même travaillez avec Smartsheet, vous recevez probablement des notifications concernant les activités liées à Smartsheet par e-mail. Ces notifications proviennent de la plateforme Smartsheet. Un e-mail de notification ressemble à celui représenté ci-dessous dans votre boîte de réception :

Expéditeur personnalisé

Vous recevez des notifications lorsque les fonctionnalités de Smartsheet, comme les notifications automatisées, les rappels, les demandes d’actualisation et les demandes d’approbation, sont exécutées (reportez-vous à la section Contenu associé de cet article pour en savoir plus sur ces fonctionnalités).

Champs des messages de notification (De et Répondre à)

Un e-mail de notification comporte les champs De et Répondre à. Chaque champ a un nom convivial et une adresse e-mail qui lui sont associés. Les destinataires des e-mails sont souvent plus attentifs lorsque ces derniers proviennent d’une personne ; les e-mails de notification de la Smartsheet sont donc personnalisés pour améliorer la collaboration :

  • De nom
  • Répondre à nom
  • Répondre à adresse e-mail

Dans la plupart des cas, le nom que vous voyez dans le message est le nom de la personne qui a déclenché le changement, c’est-à-dire de celle qui a modifié la feuille, ce qui a provoqué l’envoi de la notification. Dans tous les autres cas, le nom utilisé est le nom de la personne qui possède la feuille (le propriétaire de la feuille).

ASTUCE : Pour savoir qui est le propriétaire de la feuille, ouvrez-la feuille dans Smartsheet et cliquez sur Fichier > Propriétés.

REMARQUE : Bien que l’adresse e-mail Répondre à puisse changer, l’adresse e-mail De est toujours automation@smartsheet.com.

Dans l’exemple de notification ci-dessous, Paul Finley est soit l’utilisateur dont la modification a déclenché un flux de travail, soit le propriétaire de la feuille. Remarquez que son nom apparaît dans les champs De et Répondre à. Son adresse e-mail est également celle qui est utilisée pour l’adresse Répondre à.

Expéditeur personnalisé de l’e-mail

Conseils et bonnes pratiques

Voici quelques conseils ou bonnes pratiques concernant cette fonctionnalité :

  • Pour que les noms figurant dans les messages de notification aient un sens dans le contexte du travail, actualisez les propriétaires des feuilles. Si le propriétaire d’une feuille change de rôle, il peut transférer sa propriété à une personne qui reste activement impliquée dans le travail géré dans celle-ci.

    Pour savoir comment changer la propriété d’une feuille, reportez-vous à Modifier la propriété d’une feuille, d’un rapport ou d’un tableau de bord.
  • Si vous êtes le propriétaire d’une feuille et souhaitez consulter les messages relatifs à celle-ci sous une forme groupée, vous pouvez créer une règle dans votre boîte de réception. (la manière dont vous créez ces règles dépend de l’application que vous utilisez pour votre e-mail, Gmail ou Microsoft Outlook, par exemple.)
  • S’il n’est pas judicieux qu’une seule personne soit propriétaire d’une feuille ou s’il est nécessaire de garantir un certain degré d’anonymat, vous pouvez utiliser un compte de service pour le propriétaire de la feuille. (vous devez le créer avec votre service informatique. Ce compte doit avoir une licence Smartsheet afin de pouvoir posséder des feuilles.)