Notifications automatisées envoyées via Smartsheet

Vous devez avoir une autorisation de niveau propriétaire, administrateur ou éditeur sur la feuille pour créer des flux de travail. Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau éditeur ne peuvent créer, modifier ou supprimer que des alertes ou des rappels dont ils sont le destinataire. En savoir plus sur les autorisations de flux de travail.

Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail pour déclencher l’envoi d’alertes lorsqu’une personne modifie la feuille dont vous êtes propriétaire. Chaque fois qu’une personne modifie votre feuille, Smartsheet vous envoie des notifications par e-mail. 

Il existe trois types de notifications que vous pouvez recevoir par e-mail :

• Demandes d’actualisation
• Demandes d’approbation
• Rappels

Champs dans les messages de notification

Lorsque vous recevrez une notification par e-mail, les champs suivants sont visibles dans l’e-mail :

• Nom de l’expéditeur : l’utilisateur qui a déclenché l’alerte ou un hôte. Cependant, l’adresse e-mail que vous voyez est la suivante : automation@app.smartsheet.com.
• Reply-to name (Nom de la personne à qui répondre) : le nom de la personne qui a déclenché l’alerte et son adresse e-mail.
• Reply-to email address (Adresse e-mail de réponse) : l’adresse e-mail de l’utilisateur.

Généralement, le nom que vous voyez dans le message est celui de la personne qui a déclenché l’alerte. Cependant, vous pouvez parfois voir le nom du propriétaire de la feuille en tant qu’expéditeur. Cela se produit lorsque l’e-mail de notification transmet les informations suivantes :

• Une alerte déclenchée par des modifications effectuées par plusieurs utilisateurs
• Un rappel (alerte temporelle)
• Une demande d’actualisation
• Une demande d’approbation

Vous pouvez configurer la manière dont vous souhaitez recevoir les alertes.

Pour savoir qui est le propriétaire de la feuille, ouvrez la feuille dans Smartsheet et sélectionnez Fichier > Propriétés.

Le système supprime les URL externes et les remplace par [Lien externe supprimé] dans les e-mails provenant de comptes ne disposant pas de l’accès nécessaire.

Bonnes pratiques en matière de notifications

Vérifier que les propriétaires de feuille sont pertinents

Assurez-vous que les personnes qui reçoivent les e-mails de notification sont liées à votre travail. Lorsqu’un propriétaire de feuille change de rôle ou quitte l’équipe, il peut transférer la propriété à la personne qui prend la relève. 

Utiliser un compte de service

Utilisez un compte de service si vous avez besoin de plusieurs propriétaires pour une même feuille, ou s’il vous faut assurer un certain niveau d’anonymat. Vous pouvez configurer un compte de service auprès de votre service informatique pour posséder des feuilles.

Créer une règle au niveau de la boîte de réception de messagerie pour vos e-mails de notification

Pensez à créer une règle afin de rassembler toutes vos notifications Smartsheet dans un seul dossier. Vous pourrez ainsi retrouver plus facilement les demandes de mise à jour ou d’approbation ainsi que d’autres alertes automatisées. 

Utiliser le centre de notifications

Lorsque vous utilisez le centre de notifications, vous n’avez pas à passer de l’application Smartsheet à votre boîte de réception de messagerie pour vérifier les notifications.