Asignar personas a una tarea

Configurar una columna de lista de contactos para asignar

Para asignar personas a las tareas que aparecen en su hoja, la hoja debe incluir una columna de lista de contactos. Si no existe una columna de lista de contactos, puede insertar una siguiendo estos pasos:

1. Haga clic derecho en cualquier encabezado de columna y seleccione Insertar columna a la derecha o Insertar columna a la izquierda.
2. Aparece la ventana Nueva columna.
3. Escriba el nombre de la columna en el cuadro Nombre (por ejemplo, escriba “Asignado/a a”).

4. Seleccione el tipo de columna Lista de contactos.

   Si hay tareas que deban asignarse a varias personas, marque Permitir varios contactos por celda. 

    

   En la aplicación para dispositivos móviles, podrá agregar uno o más contactos a una columna de lista de contactos en función de la opción que se haya configurado en la aplicación web, ya que esto no puede definirse en la aplicación para dispositivos móviles.

    

   Para que a ciertas personas les resulte más sencillo agregar celdas de contactos en la hoja, puede ingresar una lista de contactos preferidos en el cuadro Agregar contactos, es decir, las personas que especifique aquí se mostrarán cuando haga clic en la flecha desplegable de una celda. 

5. Haga clic en Aceptar.

¡Eso es todo! Se insertará la columna Lista de contactos en su hoja. Ahora, puede asignar personas a las tareas.

• Puede crear filtros o generar informes para ver todas las tareas asignadas a miembros específicos del equipo. Obtenga más información acerca de cómo ver sus tareas asignadas.
• Puede insertar columnas de lista de contactos múltiples cuando las personas tengan distintas funciones relacionadas con cada una de las tareas. 
• Puede crear alertas a partir de las cuales se envíen de manera automática notificaciones y solicitudes a personas que tengan tareas asignadas. Aprenda cómo automatizar su trabajo con alertas y acciones.
• Siempre y cuando el campo Lista de contactos no se utilice para administrar recursos, puede crear una fórmula con la que se asignen personas automáticamente a tareas en función de determinadas condiciones. Por ejemplo, se asigna un jefe de departamento a una tarea que requiere de su aprobación con una fórmula INDEX y MATCH. Aprenda a crear y editar fórmulas en Smartsheet y a crear combinaciones de fórmulas para referencias cruzadas de hojas.
• También puede utilizar los flujos de trabajo para agregar contactos a una celda automáticamente. Aprenda cómo asignar personas en un flujo de trabajo automatizado.

Asignar tareas a varias personas

Si quiere que varias personas trabajen en una tarea, configure la columna Lista de contactos para Permitir varios contactos por celda.  

Una vez configurada la columna, escriba el nombre de un contacto existente en una celda para mostrar una lista de los contactos coincidentes. Luego, seleccione el contacto deseado y agréguelo a la lista de contactos asignados a la tarea.

Cuando trabaje con varios contactos en una celda, tenga en cuenta lo siguiente:

• Cada contacto debe tener una dirección de correo electrónico asociada. Si ingresa el nombre de un nuevo contacto en una celda, se le pedirá que introduzca también la dirección de correo electrónico.
• Puede agregar hasta 20 contactos a cada celda.
• Las columnas con varios contactos no se pueden usar para generar grupos en un informe. Obtenga más información sobre cómo configurar la agrupación para organizar los resultados en el generador de informes.

Puede usar la vista de capacidad para identificar la asignación exagerada o insuficiente de recursos en toda su organización, detectar la disponibilidad a fin de asumir nuevos trabajos y prever las necesidades de contratación al momento de tomar decisiones eficientes con respecto a la dotación de personal.

Limitar la asignación a un solo contacto

Cuando deba asignarse una tarea a una sola persona, limite la columna de contacto a uno solo. Para ello, deberá dejar sin marcar la casilla Permitir varios contactos por celda. Por ejemplo, en una solicitud de aprobación, deberá asegurarse de que una sola persona, como el gerente, apruebe cada uno de los pasos del proceso para garantizar que múltiples contactos no sobrescriban las aprobaciones de los demás.

• Con una columna de contacto único, puede usar su lista preferida de contactos para agrupar tareas por persona asignada en caso de cambiar a la Vista de tarjeta. Obtenga más información sobre la Vista de tarjeta.
• Las columnas de contacto único también se pueden usar para agrupar en un informe. 
• Puede agregar múltiples columnas de contacto único cuando las personas trabajan en distintas partes de cada tarea.

Administre los contactos que se muestran cuando escribe en una celda

Cuando escribe un nombre o una dirección de correo electrónico en una columna de lista de contactos, entre los nombres que se muestran, aparecen los siguientes:

• Cualquier valor de contacto preferido que se haya configurado en la ventana Propiedades de la columna.
• Todos los colaboradores con uso compartido de la hoja.
• Otros contactos o direcciones de correo electrónico que se hayan asignado a otras filas en la hoja.
• Personas en su lista de contactos personales de Smartsheet. 
• Si su cuenta forma parte de un plan de Negocios o Empresarial, cualquier otra persona que sea parte de este. Obtenga más información sobre cómo administrar usuarios.

Agregar contactos al selector de sugerencias automáticas

Si comienza a ingresar un nombre o una dirección de correo electrónico y no se ven las sugerencias automáticas de la lista de contactos, esto significa que, en ella, no se incluye un contacto que coincida con lo que ingresó. Para agregarlo a la columna de lista de contactos, haga clic en la flecha desplegable de la celda y, luego, seleccione Agregar nuevo para agregar el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto a su lista y asignarlo a la fila. También puede editar las propiedades de la columna para agregarlas a los valores de contactos preferidos.

Eliminar contactos duplicados de la lista de contactos

Ocasionalmente, verá contactos duplicados cuando escriba un nombre o una dirección de correo electrónico en una celda. Para quitar nombres o direcciones de correo electrónico de la lista de contactos, quítelos de los valores de contactos preferidos y de las otras celdas en la columna. 

Si, aun así, sigue viendo valores de contactos duplicados, es posible que el nombre que configuró para el contacto en su lista de contactos personales de Smartsheet no coincida con el que se encuentra asociado con su perfil personal. Consulte Administrar los contactos de mi lista de contactos de Smartsheet y Administrar su perfil personal para asegurarse de que el nombre en sus contactos coincida con el de su perfil.

No podrá quitar colaboradores compartidos de la lista de contactos.