Hacer un seguimiento del trabajo basado en fechas con la vista de línea de tiempo

Con la vista de línea de tiempo, puede ver fácilmente lo que está sucediendo ahora y lo que viene a continuación, y ayudar así a su equipo y a las partes interesadas a mantenerse enfocados y alineados en las metas en común. Esta vista optimizada es ideal para resumir una hoja de ruta o proporcionar una descripción general de la cartera de múltiples proyectos. Cuando cambia a la línea de tiempo, el aspecto y diseño de los controles de la hoja son diferentes, y es posible que algunas funciones (como el menú Archivo, el acceso a formularios y las automatizaciones) aún no estén disponibles. 

La vista de línea de tiempo le permite hacer lo siguiente:

• Ver el trabajo basado en fechas en una línea de tiempo
• Agrupar los datos en carriles horizontales y filtrar elementos específicos
• Ver y editar los detalles de los hitos y las barras
• Acercarse o alejarse para ver más o menos datos 
• Desplazarse para ver el trabajo futuro o pasado

Cuándo se debe usar la vista de línea de tiempo

Debe utilizar la vista de línea de tiempo cuando necesite contar con una representación visual de las fechas y fases clave de su proyecto sin que haya detalles innecesarios que generen distracción. Use la vista de línea de tiempo para lo siguiente:

• Resaltar los hitos clave y garantizar que las fechas y los entregables críticos se destaquen
• Proporcionar una descripción general de alto nivel de un proyecto o de varios de ellos para las partes interesadas
• Centrarse en la gestión del trabajo basada en fechas para garantizar la alineación y la claridad

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Debe tener un plan de Negocios o Empresarial para usar la vista de línea de tiempo. Obtenga más información sobre cómo actualizar su plan.

Acceder a la vista de línea de tiempo

Para cambiar a la vista de línea de tiempo, realice lo siguiente:

1. Desplácese a la barra de herramientas superior de la hoja.
2. Seleccione el conmutador de diseño.
3. Seleccione Timeline (Línea de tiempo) en el menú desplegable.

Configurar su hoja para la vista de línea de tiempo

Si una hoja no tiene columnas de fecha, no se podrá seleccionar la opción Línea de tiempo en el conmutador de diseño de la hoja.

La línea de tiempo está disponible en cualquier hoja que contenga al menos una columna de fecha (que no esté respaldada por una fórmula de columna). Todos los elementos con una fecha proporcionada aparecerán como hitos (diamantes) en la línea de tiempo. Los elementos que no tengan una fecha no aparecerán en la vista.

Si su hoja tiene dos o más columnas de fecha (que no estén respaldadas por una fórmula de columna), las dos primeras columnas de fecha se establecen de forma automática como la fecha de inicio y la fecha de finalización en la configuración del proyecto. Todos los elementos con al menos una fecha proporcionada (fecha de inicio o finalización) aparecen en la línea de tiempo como hitos, y todos los elementos con dos fechas proporcionadas (fecha de inicio y finalización) aparecen en la línea de tiempo como barras. Los elementos que no tengan una fecha de inicio y finalización no aparecerán en la vista.

Si la configuración del proyecto de una hoja tiene dependencias habilitadas y columnas de predecesoras o duración, la línea de tiempo utilizará los valores de duración para determinar si un elemento aparece como una barra (más de un día de duración) o como un hito (cero días de duración).

La configuración del proyecto debe ajustarse y editarse en la vista de cuadrícula. 

Crear y editar elementos de la línea de tiempo

En la vista de línea de tiempo, se muestran los datos como barras (eventos de varios días de duración) o hitos (eventos de cero días de duración). Desplácese sobre las barras y los hitos para ver el nombre completo y las fechas de inicio y finalización. Los cambios en las barras y los hitos realizados por otros usuarios se muestran en tiempo real. 

Crear elementos en la línea de tiempo

Los usuarios con permisos de Editor y Administrador pueden crear elementos en la línea de tiempo. Puede seleccionar cualquier lugar de la línea de tiempo en el que el cursor muestre un (+) para agregar un nuevo elemento. Se abre un menú y se le solicita que proporcione el título del elemento, la fecha de inicio (obligatoria) y la fecha de finalización. Seleccione Add (Agregar) y el elemento aparece en la línea de tiempo.

Si proporciona una fecha de inicio y finalización, el elemento creado es una barra. Si solo proporciona una fecha de inicio, el elemento creado es un hito.

Utilice el menú de los elementos de la línea de tiempo para eliminarlos. Abra el menú y seleccione Delete item (Eliminar elemento).

Ver y editar los detalles de los elementos de la línea de tiempo

Haga clic con el botón derecho y seleccione Edit details (Editar detalles) o haga doble clic en las barras o los hitos para ver todos los detalles del elemento y editarlos según sea necesario. Los cambios se guardan de inmediato.  Las columnas ocultas en la vista de cuadrícula no aparecen en el panel de detalles. 

En la línea de tiempo, el orden de la pila de barras e hitos se determina de acuerdo con (1) el nivel de jerarquía, (2)  la fecha de inicio, (3) la fecha de finalización y (4) el orden de las filas de la vista de cuadrícula. 

Editar colores de los elementos

En las barras y los hitos de la línea de tiempo, se muestran los colores de la barra de tareas de la vista de calendario, tarjeta o Gantt. Si se editan los colores de los elementos con formato condicional, es posible diferenciar visualmente las tareas en función del estado o la prioridad, lo que facilita la rápida evaluación del estado del proyecto y la identificación de las áreas que requieren atención. Para editar los colores de las barras y los hitos, elija la vista de calendario, tarjeta o Gantt, y haga lo siguiente:

• Aplique de forma manual el color de la barra de tareas haciendo clic con el botón derecho del mouse en la barra de colores.
• Aplique reglas de formato condicional para definir de forma específica el color de la barra de tareas.

Si su hoja tiene al menos una regla de formato condicional que establece el color de la barra de tareas, todas las barras de la hoja que no cumplan con su regla de formato condicional serán de color gris.

Editar títulos de los elementos

La personalización de los títulos de los elementos le permite resaltar la información más relevante de una manera que se adapte a las necesidades de su equipo.Los títulos de las barras y los hitos se extraen de la columna primaria de la hoja de forma predeterminada. Puede personalizar qué columna se utiliza para definir los títulos de los elementos a través del botón Settings (Configuración) de la barra de herramientas. Solo pueden seleccionarse columnas de texto/número o numeración automática. Al modificar el título del elemento, se aplican los cambios para todos los observadores de la hoja. 

También puede establecer cómo se muestra el título del elemento: visible en su totalidad o acortado. La opción que seleccione aquí es específica del usuario y no se aplica a todos los observadores de la hoja. Seleccione el botón de la barra de herramientas y, luego, elija una de las tres opciones disponibles:

• Sin desbordamiento de texto: Los títulos de las barras se acortan para ajustarse a la barra; los títulos de los hitos se limitan a 20 caracteres.
• Desbordamiento parcial de texto: Los títulos de barras e hitos solo muestran los primeros 20 caracteres de texto.
• Desbordamiento de texto completo: Los títulos de barras e hitos pueden mostrar hasta 150 caracteres; los títulos de las barras pueden superar la longitud de la barra. 

Asignar contactos a elementos

Para asignar barras e hitos a contactos, vuelva a la vista de cuadrícula, seleccione Edit Column Properties (Editar propiedades de la columna) en la columna de contactos y agregue los contactos a la lista de contactos. Consulte Especificar contactos preferidos en una columna de lista de contactos para obtener más instrucciones.

Usar la vista de línea de tiempo

Agrupar elementos en la línea de tiempo

Agrupar elementos en una línea de tiempo ayuda a organizar las tareas por tema en líneas horizontales por asignados, equipos, estado, región, departamento, etc. La vista de línea de tiempo admite hasta dos niveles de agrupamiento; los datos se pueden agrupar por columnas de lista desplegable (selección simple), lista de contactos (selección simple) o símbolos. Cuando se carga una hoja en la vista de línea de tiempo por primera vez, la agrupación se aplica de manera predeterminada, pero puede ajustarla o eliminarla siguiendo los pasos que se indican a continuación. 

Para agregar grupos:

1. En la barra de herramientas, seleccione Group (Agrupar). 
2. En cada menú desplegable, seleccione qué columna determinará el agrupamiento. 

El agrupamiento es una preferencia específica del usuario. Smartsheet recuerda el agrupamiento aplicado para cada usuario en cada línea de tiempo.

Carril sin categoría

Cuando se agrupan datos, se puede mostrar u ocultar el carril sin categoría. Para ello, active o desactive el botón Group (Agrupar) de la barra de herramientas. Al igual que con otras opciones de configuración de agrupamiento, las preferencias del carril sin categoría se guardan para cada usuario de cada línea de tiempo. 

Jerarquía de elementos 

Una flecha desplegable junto al título del elemento indica si este tiene subelementos en el mismo carril de agrupación. La jerarquía se respeta en la vista de línea de tiempo: los elementos primarios aparecen por encima de los secundarios. 

La vista de línea de tiempo conserva los estados expandir y contraer para cada usuario, cada línea de tiempo y cada hoja respectiva. Estos datos se almacenan en los datos del sitio y las cookies de su navegador. Si borra las cookies, perderá la configuración de expansión y contracción guardada en todas las hojas. Cuando se vuelva a abrir, todas las hojas tendrán por defecto una jerarquía completamente expandida.

Seleccione la flecha desplegable de cualquier elemento primario para ver los elementos secundarios directos. También puede utilizar Expand all in view (Expandir todo a la vista) o Collapse all in view (Contraer todo a la vista) en el menú Item (Elemento) para ver u ocultar todas las relaciones jerárquicas entre elementos. Cuando las barras primarias están contraídas, sus hitos secundarios directos permanecen visibles y se muestran en la barra

Controles de escala de tiempo

La personalización de la escala de tiempo permite centrarse en el período más relevante con respecto a su proyecto, ya sea una vista diaria detallada para la planificación a corto plazo o una visión general anual más amplia para la planificación estratégica. Puede cambiar la línea de tiempo para mostrar días, semanas, meses, trimestres o años con el menú desplegable de la barra de herramientas. También puede acercar o alejar la línea de tiempo con los controles de la barra de herramientas, e ir al día de hoy con el botón Today (Hoy).

Filtros en la vista de línea de tiempo

La aplicación y gestión de filtros en la vista de línea de tiempo le permite centrarse en tareas específicas o miembros del equipo, lo que ayuda a agilizar los debates y a mantener la atención en los elementos de alta prioridad. Los filtros aplicados en la vista de cuadrícula, tarjeta, Gantt o calendario se aplican de forma automática cuando cambia a la vista de línea de tiempo y viceversa.

En la barra de herramientas de la vista de línea de tiempo, puede seleccionar cualquier filtro existente, alternar entre filtros o desactivarlos. También puede filtrar aún más sus datos aplicando filtros adicionales además de los filtros guardados. Puede guardar estos nuevos filtros y compartirlos según sea necesario.

En la vista de línea de tiempo, también puede editar o eliminar los filtros guardados.

Archivos adjuntos en la vista de línea de tiempo

A partir de la centralización de los archivos adjuntos y los comentarios en la vista de línea de tiempo, es posible mantener toda la información relacionada del proyecto en un solo lugar, lo que reduce la necesidad de emplear correos electrónicos de ida y vuelta y garantiza que los miembros del equipo tengan fácil acceso a documentos y debates esenciales.

Para abrir el panel de archivos adjuntos en la vista de línea de tiempo, seleccione el ícono del sujetapapeles en la barra de herramientas o pase el mouse sobre un elemento individual de la línea de tiempo. En el panel, seleccione Agregar para cargar un adjunto desde su computadora o desde una URL. También puede arrastrar y soltar archivos en el panel de adjuntos.

Puede usar el menú desplegable para ver los adjuntos del elemento específico de la línea de tiempo o de toda la hoja. Utilice el menú de acciones para abrir el adjunto en una nueva pestaña, descargar el archivo, editar la descripción, cambiar el nombre del archivo, cargar una nueva versión, ver el historial de versiones o eliminar el adjunto. 

Compartir la línea de tiempo

Cuando se comparte la línea de tiempo, se garantiza que los colaboradores estén siempre actualizados con la vista de proyecto más relevante, lo que fomenta una mejor comunicación, transparencia y alineación dentro de su equipo. Puede compartir su hoja con los colaboradores directamente desde la vista de línea de tiempo. Puede definir la vista de línea de tiempo como predeterminada mediante un filtro específico. 

1. En la hoja, seleccione Share (Compartir) en la parte superior derecha. 
2. Inserte personas o grupos según sea necesario. 
3. Seleccione Edit (Editar) junto a vista Default (Predeterminada). 
   1. En el menú desplegable Filter (Filtro), agregue un filtro si es necesario.
   2. En el menú desplegable View (Vista), seleccione Timeline view (Vista de línea de tiempo).
   3. Seleccione Save (Guardar).
4. Seleccione Share (Compartir) o Copy link (Copiar enlace).

Colaborar con otras personas

Puede realizar comentarios en elementos individuales de la línea de tiempo o en toda la hoja. Pase el mouse sobre el elemento de la línea de tiempo y seleccione el ícono de comentario en la parte inferior del menú emergente para abrir el panel de conversación correspondiente a ese elemento en particular. Utilice la opción desplegable para seleccionar Todos a fin de ver los comentarios de toda la hoja. Agregue comentarios y etiquete a otros usuarios para colaborar en los elementos. 

Puede ver los cambios realizados por otros usuarios, en particular, los elementos recién creados, actualizados y eliminados, en la vista de línea de tiempo a medida que se producen en tiempo real. Los otros usuarios que visualizan o editan la hoja se enumeran en la esquina superior derecha. Pase el cursor sobre la foto de su cuenta para ver la información de contacto.

Los usuarios que visualizan la hoja en la vista de línea de tiempo pueden ver a todos los demás usuarios, sin importar la vista que estén utilizando. Los usuarios que visualizan la hoja en vista de cuadrícula, tarjeta, calendario o Gantt no pueden ver a los usuarios que visualizan la hoja en la vista de línea de tiempo. 

Limitaciones de la vista de línea de tiempo

En la actualidad, la vista de línea de tiempo no está disponible en informes, paneles o WorkApps. Sin embargo, está en desarrollo activo y se seguirán introduciendo nuevas funcionalidades con el tiempo. Sus comentarios pueden ayudarnos a dar forma a la evolución de este producto. Comparta sus comentarios con nosotros de forma directa a través del Formulario de comentarios sobre productos.