La aplicación Pivot de Smartsheet le permite resumir y analizar grandes cantidades de datos almacenados en hojas o informes, y elaborar comparaciones, patrones y tendencias relevantes.
Entre algunos ejemplos de casos de uso, se incluyen los siguientes:
- Gestión de ventas: Vea los desgloses mensuales por representante del proceso de ventas.
- Marketing: Desglose los datos de los clientes para identificar los segmentos clave.
- Proveedores de servicios: Realice un seguimiento de las tendencias de servicio para identificar oportunidades.
Introducción a la aplicación Pivot de Smartsheet
La aplicación Pivot de Smartsheet es un complemento premium disponible para la compra. Póngase en contacto con Ventas de Smartsheet para obtener más detalles.
Use Pivot App para crear una tabla dinámica que le permita hacer lo siguiente:
- Crear resúmenes acumulativos para mostrar información clave en varias hojas
- Mantener actualizadas las métricas de los resúmenes a medida que agrega datos nuevos
- Identificar y adaptar rápidamente segmentos clave a medida que cambian sus necesidades en materia de datos
Por ejemplo, con Pivot App, puede tomar datos como los que se muestran a continuación
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y transformarlos en esto:
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Tenga en cuenta lo siguiente para usar Pivot App
- Debe ser usuario de Smartsheet y tener un plan que incluya Pivot App.
- Primero, debe tener los datos de origen en una hoja o un informe para crear una tabla dinámica en Pivot App.
- Debe tener permisos de uso compartido de nivel de Propietario o Administrador para los elementos de origen.
Iniciar sesión en Pivot App
- En la barra de navegación izquierda, seleccione Launcher (Iniciador).
- Seleccione Pivot.
Crear una hoja dinámica
Seleccione +Create pivot sheet (+Crear hoja dinámica) en el extremo superior izquierdo de Pivot App y, luego, siga los pasos del asistente.
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Paso 1: Seleccionar la hoja
- Busque o explore para encontrar la hoja o el informe de origen que contiene los datos que desea resumir.
- Seleccione la hoja o informe deseados y seleccione Next (Siguiente).
Una vez que asigne una hoja de origen para la hoja dinámica, no podrá cambiarla. Inicie una nueva hoja dinámica para utilizar una hoja o informe de origen diferentes.
Considere la posibilidad de usar un informe como el origen de su tabla dinámica para agregar o eliminar criterios o crear una tabla dinámica de varias hojas.
Paso 2: Asignar columnas
En el paso Asignar columnas, elegirá las filas, las columnas y los valores que quiere que aparezcan en la hoja dinámica. También puede asignar un nombre a la tabla e indicar la frecuencia con la que debe actualizarse.
- Seleccione Add Field (Agregar campo) por encima de los cuadros Columns (Columnas), Rows (Filas) y Values (Valores) para seleccionar el origen de esos elementos en la hoja dinámica.
- En la casilla Pivot name (Nombre de tabla dinámica), escriba un nombre para la hoja dinámica.
- En Execution Frequency (Frecuencia de ejecución), seleccione la frecuencia con la que desea que se actualice la tabla. Seleccione una opción para que la tabla dinámica se actualice periódicamente y refleje los cambios en los datos de origen.
Guía para la ubicación de columnas, filas y valores
Utilice la siguiente imagen para decidir más fácilmente cómo posicionar los datos en la tabla.
- Columns (Columnas): Estos campos son los valores que aparecerán en la parte superior de la tabla dinámica (p. ej., meses del calendario).
- Rows (Filas): Estos campos aparecen en el lado izquierdo de la tabla dinámica. Si agrega varios campos, crea jerarquías. La jerarquía se rige por el orden en el que aparecen los campos en la casilla Rows (Filas).
- Values (Valores): Estos campos aparecen en la intersección entre las filas y columnas de la tabla dinámica y pueden ser sumas, promedios o recuentos.
Paso 3: Asignar destino
En este paso, especifica un nombre para la hoja de tabla dinámica nueva y un destino para ella en Smartsheet.
- En la casilla Sheet name (Nombre de la hoja), escriba el nombre correspondiente a la hoja de destino.
- En Select destination folder or workspace (Seleccionar carpeta o espacio de trabajo destino), seleccione dónde quiere guardar la nueva tabla dinámica.
- Seleccione Next (Siguiente) > Create (Crear) para configurar las instrucciones en Pivot App.
Si estableció un valor en Execution Frequency (Frecuencia de ejecución) (con qué frecuencia se actualiza la tabla dinámica), el sistema genera la tabla dinámica en el siguiente tiempo de ejecución programado. Para previsualizar y crear la tabla dinámica de inmediato, genérala y cree una hoja para ella en Smartsheet.
Vista previa, creación y edición de una tabla dinámica
Generar una vista previa de la tabla dinámica y crearla
Si desea obtener una vista previa de la tabla dinámica y crearla inmediatamente:
- Seleccione el pivote con el que desea trabajar en NombreNo.
- Siga los pasos del asistente.
Una vez que estés en el mago
- Seleccione Preview (Vista previa) para revisar los detalles de su tabla dinámica.
Esto te lleva a Paso 2 del asistente y le muestra una vista previa del pivote que está creando en Smartsheet.
- Revise los resultados del pivote. Si le gusta lo que ve, seleccione Confirm (Confirmar).
Para realizar cambios, seleccione Cancelar y luego la engranaje icono para editar el pivote.
- La Pivot App genera la tabla dinámica y la coloca en la ubicación que especificó en Smartsheet cuando creó la tabla dinámica.
- Seleccione Close (Cerrar).
Ahora ha creado una hoja dinámica, que puede encontrar en Smartsheet.
Buscar la hoja de tabla dinámica en Smartsheet
- Abra Smartsheet.
- Puede buscar la hoja por nombre o buscar el área de trabajo o la carpeta de destino que especificó al configurar la hoja dinámica.
Es posible que tenga que actualizar el navegador para ver la nueva hoja.
Organizar la hoja dinámica y aplicarle formato
Inicialmente, la tabla dinámica no tendrá ningún formato. Las filas aparecen alfabéticamente. Puede cambiar el nombre de las columnas y usar las herramientas de formato en Smartsheet para darle el aspecto que desee a la tabla dinámica.
El formato y los nuevos nombres de columna persisten incluso cuando se han realizado cambios en los datos, se han agregado nuevas filas a la tabla o se ha configurado la tabla dinámica para que se actualice automáticamente.
Editar una hoja dinámica
- Seleccione el engranaje icono para editar y realizar cambios en la hoja dinámica.
- Aplique los cambios deseados.
Propiedad de una hoja dinámica
Después de crear una hoja dinámica, todos los administradores de la hoja subyacente se convierten automáticamente en administradores de la hoja dinámica. Si pierde permisos de administrador en la hoja subyacente, también perderá el acceso de administrador a la tabla dinámica.
Puede conceder a otros administradores acceso a la configuración de tabla dinámica mediante el vínculo para compartir.
Cualquier administrador de la hoja dinámica puede cambiar la configuración, compartir, publicar o eliminar la tabla dinámica.
Para ver la tabla dinámica en la vista de lista, debe ser su creador. Todos los demás administradores necesitan la dirección URL dinámica.