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Preguntas frecuentes: Uso de fórmulas
Las fórmulas de Smartsheet permiten ahorrar tiempo al calcular datos automáticamente, combinar el contenido de las celdas de una hoja y ayudar a controlar las fechas, entre otras ventajas.
¿Quién puede usar esto?
Planes:
- Smartsheet
- Pro
- Business
- Enterprise
Los usuarios de un plan Empresarial pueden usar la IA para generar fórmulas o texto.
¿Aún necesita ayuda?
Utilice la plantilla Manual de Fórmulas para obtener más recursos de soporte y ver más de 100 fórmulas, incluido un glosario de todas las funciones con las que puede practicar en tiempo real, y ejemplos de fórmulas de uso común y avanzadas.
Vea ejemplos de cómo otros clientes de Smartsheet usan esta función o pregunte sobre su caso de uso específico en la Comunidad en línea de Smartsheet.
Preguntas frecuentes
¿Puede una fórmula hacer referencia a una celda en otra hoja?
Sí. Las fórmulas de hojas cruzadas pueden hacer referencia a una sola celda, un intervalo de celdas o columnas completas en otra hoja.
¿Smartsheet admite una función VLOOKUP?
Nosotros sí. Sin embargo, Smartsheet tiene una combinación de INDEX y MATCH. Esta combinación reduce las referencias cruzadas entre celdas de la hoja cuando se examinan las columnas de forma individual en lugar de utilizar un rango mayor.
También puede obtener más información sobre la función VLOOKUP de Smartsheet o buscar ejemplos de cómo otros clientes de Smartsheet reúnen datos usando fórmulas en la comunidad en línea de Smartsheet.
¿Cómo puedo obtener una fórmula para incluir filas que se agregaron recientemente?
Si se agrega una nueva fila que incluya la misma fórmula, la nueva fila heredará esa fórmula automáticamente.
Si crea una fórmula para usar todos los valores de una columna, excluya las referencias de filas y use solamente el nombre de la columna en el intervalo incluido (por ejemplo, =SUM([Horas totales]:[Horas totales]). Esto garantizará que las filas agregadas se incluyan automáticamente en el cálculo.
Si configuró una fórmula de columna, esta se aplicará de manera automática a cada una de las nuevas filas que se agreguen a la columna.
¿Las fórmulas pueden controlar las columnas con un tipo de columna de símbolo?
Sí. El carácter agregado en la fórmula depende de los símbolos que utilice. Consulte esta lista para saber qué puede agregar en la fórmula:
- Símbolos de estrella, bandera y casilla de verificación: Para estos símbolos, utilice 1 para activar o 0 para desactivar
- Ejemplo: = IF([Estado]@row = "Completo",1,0)
- Símbolos rojos, amarillos y verdes: Utilice los valores literales Rojo, Amarillo o Verde
- Ejemplo: =IF([Estado]@row = "En riesgo", "Rojo", "Verde")
- Símbolos prioritarios: Utilice Alto o Bajo
- Ejemplo: =IF([Estado]@row = "Vencido", "Alto", "Bajo")
- Harvey Balls: Utilice un cuarto, mitad, tres cuartos, llena o vacía
- Ejemplo: =IF([% Completo]@row = 1, "Llena", "Vacía")
¿Puedo crear fórmulas en las columnas de la hoja del proyecto?
Cuando las dependencias están habilitadas, las columnas como Fecha de inicio, Fecha de finalización, Duración y Porcentaje completado tienen fórmulas inherentes para proporcionar la funcionalidad del proyecto. Las fórmulas no están permitidas en estas columnas, ya que pueden sobrescribirse.
Para solucionar este comportamiento, puede desactivar las dependencias en la hoja o crear nuevas columnas para realizar los cálculos deseados.
¿Qué ocurre con mis fórmulas si uso los comandos Move to Another Sheet (Mover a otra hoja) o Copy to Another Sheet (Copiar en otra hoja) para mover o copiar una fila que contiene una fórmula a otra hoja?
Las fórmulas no se conservarán cuando use estos comandos para mover o copiar filas. No obstante, puede usar accesos directos del teclado para copiar y pegar fórmulas.
¿Las fórmulas que producen un valor de texto mostrarán el valor como un valor de texto en una celda de contacto?
Sí. Si las celdas a las que hace referencia la fórmula son valores de texto y no crean una dirección de correo electrónico, se mostrarán solo como un valor de texto.
¿Qué funciones son útiles en una columna de contactos?
Las funciones que pueden mostrar un valor de contacto funcionan en las columnas de contacto. Estas son algunas funciones de muestra que puede usar:
- Es igual que la celda de Contacto: =[Asignado a]1
- VLOOKUP: =VLOOKUP([Asignado a]1,{Departments},2,falso)
- PARENT: =PARENT()
- INDEX(MATCH()): =INDEX({Departments},MATCH([Asignado a]1,{Names},0))
- IF: =IF(Urgency1="Alta",[Urgente de guardia]1,[Asignado a]1)
A continuación, se muestran algunos ejemplos específicos de estas fórmulas en acción.
Información de la hoja de muestra:
| Fila | Nombre del proyecto | Asignado a | Fecha | % completo | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Proyecto: E | S Brown | 25/3/2020 | 30% | Rojo |
| 2 | Alcance | don.t@domain.com | 18/10/2020 | 60% | Amarillo |
| 3 | Smartsheet: gerente de proyecto | Andy Davis | 6/1/2020 | 100% | Verde |
| 4 | Colección: INT | Johnny Apple, S Brown | 12/2/2020 | 20% | Rojo |
Dada la tabla anterior, a continuación se mencionan algunos ejemplos de cómo se utilizan las Fórmulas de contacto en una hoja:
| Fórmula | Descripción | Resultado |
|---|---|---|
| =INDEX([Nombre del proyecto]:[Nombre del proyecto], MATCH("Andy Davis", [Asignado a]:[Asignado a], 0)) | Arroja el valor de la columna Project Name (Nombre del proyecto) para la fila que contiene el valor Andy Davis en la columna Assigned to (Asignado a) | Smartsheet: gerente de proyecto |
| =COUNTIF([Asignado a]:[Asignado a], HAS(@cell, "S Brown")) | Cuenta la cantidad de filas donde el valor en la columna Assigned to (Asignado a) tiene el valor S Brown | 2 |
| =VLOOKUP("don.t@domain.com", [Asignado a]:[Date], 2, falso) | Muestra la fecha. Si la columna Assigned to (Asignado a) tiene el correo electrónico don.t@domain.com busque y produzca el valor en la misma fila en la columna Date (Fecha) | 18/10/2020 |
¿Cómo creo un nuevo contacto usando una fórmula?
No hay un método directo para crear nuevos contactos con fórmulas. Sin embargo, puede crear nuevos contactos utilizando varias columnas si las direcciones de correo electrónico de la organización siguen un patrón específico. Por ejemplo: first.last@domain.com.
Para hacerlo, puede tener una columna para first.last y otra para @domain.com. El uso de la función JOIN puede reunir estos dos campos en la misma celda de contacto y crear el contacto deseado.
¿Puedo usar fórmulas que generen datos que no sean contactos o valores de texto en una columna de contacto?
Las fórmulas que generan tipos de datos de contactos o texto distintos (por ejemplo, fechas, números, booleanos, etc.) no son compatibles y mostrarán un código de error: #CONTACT EXPECTED. Esto es similar a cómo funcionan las columnas DATE (FECHA). Las fórmulas se calculan en #DATE EXPECTED si producen algo más que fechas o texto. Las columnas de las casillas de verificación tienen un error similar: #BOOLEAN EXPECTED.