Fórmulas: Hacer referencia a datos de otras hojas

Aplica a

Smartsheet
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  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

El propietario, los administradores y los editores pueden agregar o editar la referencia. Se requiere tener acceso de observador o superior en relación con la hoja a la que se hace referencia.

Realice cálculos sobre datos almacenados en otra hoja con fórmulas de hojas cruzadas.

Por ejemplo, utilice la función VLOOKUP para encontrar un valor de una tabla de búsqueda en una hoja diferente a la que tenga acceso. O bien, utilice la fórmula SUMIF para obtener la suma de los valores que tiene almacenados en otra hoja.

Para crear fórmulas de hojas cruzadas, consulte crear y editar fórmulas en Smartsheet.

Permisos requeridos

Antes de aprender a trabajar con fórmulas de hojas cruzadas, repase qué puede hacer cada usuario en las hojas de origen y de destino:

 

 Capacidad

Propietario

Administrador

Editor

Observador

Ver datos en la hoja de origen y hacer referencia a estos

Insertar una fórmula en la hoja de destino

No

Editar una referencia en la fórmula

No

Eliminar las referencias de hoja utilizadas en las fórmulas de hojas cruzadas

No

Si tiene permiso para editar una hoja, tenga cuidado al eliminar las referencias de hoja. Cualquier referencia de hoja que elimine también se eliminará de los usuarios que tengan acceso al archivo que modificó. Cuando esto ocurra, los datos de las celdas con fórmulas de hojas cruzadas se verán afectados.

 

Antes de hacer referencia a datos

¿Está listo para trabajar con fórmulas de hojas cruzadas? Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Una hoja no puede incluir más de 100 referencias diferentes a hojas cruzadas.
  • Un intervalo de referencia puede incluir 100 000 celdas entrantes como máximo.
  • Las siguientes funciones no admiten referencias de otra hoja: CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. Al utilizar una referencia de otra hoja con estas funciones, se genera el error #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA (Fórmula de hojas cruzadas no compatible) en la celda que contiene la fórmula.

Hacer referencia a datos de otra hoja

Solo puede hacer referencia a datos de una sola hoja. Para extraer datos de otras hojas, cree múltiples referencias:

  1. En la celda deseada, cree su fórmula.
    Por ejemplo, escriba =VLOOKUP(. Después de escribir el nombre de la función y el paréntesis izquierdo, la tarjeta de ayuda de la fórmula aparecerá encima o debajo de la celda.
  2. En la tarjeta de ayuda, haga clic en Hacer referencia a otra hoja.

    help-card
     
  3. Busque la hoja donde se encuentran los datos.
  4. En los resultados de la búsqueda, seleccione la hoja de origen.

    Hacer referencia a otra hoja
  5. Seleccione el intervalo de celdas que contiene los datos a los que desea hacer referencia y, a continuación, haga clic en Insertar referencia.

    NOTA: En este momento, solo se admite un intervalo contiguo.
    Insertar referencia
    CONSEJO: Seleccione un encabezado de columna para hacer referencia a toda la columna, incluso si las filas se agregan o eliminan desde el origen. Para hacer referencia a varias columnas, mantenga pulsada la tecla Mayús y seleccione la primera y la última columna a la que desee hacer referencia; se seleccionarán todas las columnas que estén en el medio.
  6. Opcional: En el cuadro Nombre de referencia de la hoja, escriba un nombre para la referencia. Si no introduce un nombre, se asignará a la referencia un nombre predeterminado basado en el nombre de la hoja y la cantidad de veces que se hizo referencia a esa hoja.

¡Eso es todo! Ahora debería ver su referencia agregada en su fórmula. Este es un ejemplo de cómo debería aparecer su fórmula:
 
=COUNT({my_sheet1 Range1})

Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contengan fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no activarán automatizaciones que cambien la hoja (p. ej.: Mover fila, Copiar fila, Bloquear fila, etc.). Para solucionar esto, considere la posibilidad de utilizar flujos de trabajo automatizados con límite de tiempo o recurrentes.

Administrar las referencias de hoja

Ver, modificar y eliminar referencias con el Administrador de referencias de hoja

En el Administrador de referencias de hoja, puede ver y modificar todas las referencias cruzadas entre hojas y las referencias de enlace de celda en su hoja. Para abrirlo, haga clic con el botón derecho en cualquier celda de su hoja y seleccione Administrar referencias...

Administrador de referencias de hoja

Se lo direccionará al Administrador de referencias cruzadas entre hojas de manera predeterminada. Sin embargo, puede cambiar al Administrador de referencias de enlaces de celdas utilizando el panel izquierdo. Consulte Enlaces de celdas: consolidar o mantener la uniformidad de los datos para obtener más información sobre los enlaces de celdas.

Utilice la siguiente tabla para obtener información detallada sobre cada una de las funciones del Administrador de referencias cruzadas entre hojas:

 

Utilizar esta función

Para hacer esto

Consejos

Buscar

En el cuadro Buscar en la lista..., escriba palabras clave para encontrar las referencias que necesita utilizar.


 

Utilice una estructura de nomenclatura convencional para sus referencias, como nombre de hoja_columnas referenciadas.

Filtrar

Haga clic en la lista desplegable Todas las referencias para establecer el filtro en Activas, En proceso, Dañadas, En uso o No utilizadas.

Los filtros lo ayudan a encontrar, categorizar o revisar fácilmente las referencias.

  • Activas: Referencias actualizadas
  • En proceso:  Referencias que cargan actualizaciones de los datos de origen
  • Dañadas: Filas, columnas o celdas de origen eliminadas
  • En uso: Referencias que está utilizando en fórmulas de hojas cruzadas
  • No utilizadas: Referencias que no están en ninguna fórmula de su hoja

Crear

Para crear una nueva referencia, haga clic en + Crear

Puede utilizar esta referencia al crear nuevas fórmulas.

Editar referencias

Pasos para editar referencias:

  1. Para mostrar el ícono de Menú , desplácese por cualquier referencia de la lista.
  2. A continuación, haga clic en Editar referencia para cambiar el nombre, el intervalo de celdas referenciado o la hoja de origen.

Si la referencia que está editando está en uso, todas sus instancias en sus fórmulas se actualizarán en tiempo real.

Duplicar las referencias

Para hacer una copia de una referencia, haga clic en Menú > Duplicar referencia

El nombre de la referencia duplicada será Copia del nombre de la referencia original.

Eliminar las referencias

Para eliminar una referencia, haga clic en Menú Eliminar referencia

Si la referencia eliminada está en uso, las fórmulas pueden arrojar el error #INVALID REF (Referencia no válida).

 

Editar una referencia directamente en la fórmula

Puede editar una referencia directamente en la fórmula sin abrir el Administrador de referencias de hoja.

Debe tener permiso de uso compartido de nivel de editor o superior respecto de una hoja para poder editar la referencia. También debe tener permisos de uso compartido de nivel de observador o superior en la hoja que contiene los datos a los que quiere hacer referencia.

  1. Seleccione la celda que contiene la fórmula. A la izquierda o derecha de la celda aparecerá un resumen de la fórmula.

    reference-summary
     
  2. Haga clic en el nombre de la referencia que desea editar.

Una vez que se encuentre en el cuadro de diálogo Hacer referencia a otra hoja, puede cambiar el nombre de la referencia, o bien, elegir una nueva hoja o run nuevo intervalo de celdas.
 
Cuando edite una referencia, todas sus instancias en la hoja se actualizarán en tiempo real.

Consejos para trabajar con referencias

  • Establezca sus datos de referencia. Una vez que elija una hoja y vea el selector de intervalo, puede seleccionar la celda individual, el intervalo de celdas o las columnas completas a las que desea hacer referencia.
  • No incluya ningún dato que no necesite ver en la hoja de destino. Toda la información del intervalo de referencia está disponible y puede aparecer en la hoja de destino.
  • Asegúrese de que las nuevas filas estén en el intervalo de referencia. Las filas agregadas por debajo de un intervalo de referencia no se incluirán. Para incluir todas las filas, seleccione las columnas como referencia.
  • Utilice múltiples referencias a otras hojas en la misma fórmula, si es necesario.
  • Edite la fórmula para utilizar una referencia creada por usted. No es necesario abrir el cuadro de diálogo Hacer referencia a otra hoja para utilizar una referencia existente. En la nueva fórmula, agregue llaves { } ; A continuación, escriba o pegue el nombre de la referencia en ellas.
  • Las referencias son únicas para la hoja en la que fueron creadas. Tiene que hacer nuevas referencias para cada hoja.
  • Abra el cuadro de diálogo Hacer referencia a otra hoja a través de la tarjeta de ayuda en línea. Desplácese por encima del nombre de la referencia mientras edita una fórmula. A continuación, haga clic en el enlace de la sección Editar referencia.
  • Organice o borre sus referencias. Edite las referencias dañadas, o elimínelas de sus fórmulas. Elimine también las referencias no utilizadas, si no piensa utilizarlas.
  • Agregue una referencia no utilizada en su fórmula, si es necesario. Escriba una fórmula en una celda. A continuación, agregue llaves y ponga el nombre de la referencia no utilizada en ellas.