Fórmulas: Hacer referencia a datos de otras hojas

Realice cálculos con datos que se guardan en otra hoja. Por ejemplo, use la función VLOOKUP para buscar un valor de una tabla de búsqueda que ya exista en otra hoja a la cual tiene acceso, o bien, cree una fórmula SUMIF que resuma los valores guardados en otra hoja.

Para crear fórmulas que hagan referencia a datos de otras hojas, recomendamos familiarizarse primero con la creación de fórmulas en Smartsheet. Para más información sobre cómo crear fórmulas, eche una mirada al artículo del Centro de ayuda Crear y editar fórmulas en Smartsheet.

Permisos requeridos

A continuación, se incluye un desglose de los permisos de uso compartido que pueden tener las personas respecto de hojas de origen y destino al trabajar con fórmulas en distintas hojas. Para obtener más información sobre los niveles de permiso de uso compartido, consulte Niveles de permiso de uso compartido.

  Hoja con los datos a los que quiere hacer referencia Hoja en la que quiere insertar una fórmula
Propietario
Administrador
Editor
Visor No

Antes de comenzar

A continuación, mencionamos algunos factores a tener en cuenta al trabajar con fórmulas de hojas cruzadas:

  • Todos los datos incluidos en el intervalo al que se hace referencia se encuentran disponibles y es posible que puedan visualizarse en la hoja de destino, lo que significa que no debería incluir datos en la referencia que no desea que estén disponibles en la hoja de destino.
  • Cada hoja puede incluir no más de 100 referencias diferentes a hojas cruzadas.
  • Existe un límite de 100 000 celdas entrantes a las que puede hacerse referencia desde otras hojas en una hoja en total.
  • Al crear una referencia a otra hoja, solo puede hacer referencia a datos de una sola hoja. Si necesita hacer referencia a datos de varias hojas, deberá crear múltiples referencias, para lo cual deberá seguir estos pasos:
  • Las siguientes funciones no admiten referencias de otra hoja: CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. Al utilizar una referencia de otra hoja con estas funciones, se genera un error del tipo #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA en la celda que contiene la fórmula. Para más información sobre este tema y otros errores de fórmulas, consulte Mensajes de error en fórmulas.

Hacer referencia a datos de otra hoja

Para hacer referencia a datos de otra hoja en su fórmula:

  1. Comience a crear la fórmula, para lo cual deberá escribir el signo igual (=), nombre de la función y el paréntesis izquierdo en la celda deseada. Por ejemplo: escriba =VLOOKUP(

    Luego de escribir el nombre de la función y el paréntesis izquierdo, aparece la tarjeta de ayuda de la fórmula arriba o abajo de su celda.(Consulte Crear y editar fórmulas en Smartsheet para obtener más información sobre cómo crear fórmulas).
     
  2. En la tarjeta de ayuda, haga clic en Hacer referencia a otra hoja.

    tarjeta de ayuda
     
  3. En el formulario Hacer referencia a otra hoja, seleccione la hoja en la que existen los datos y, luego, seleccione el intervalo de celdas que contienen los datos a los que quiere hacer referencia.

    nombre de la referencia

    NOTA: En este momento, solo se admite un intervalo contiguo.
    CONSEJO: Seleccione un encabezado de columna para hacer referencia a toda la columna, incluso si las filas se agregan o eliminan desde el origen. Para hacer referencia a múltiples columnas, mantenga presionada la tecla Shift. Luego, seleccione la primera y la última columna a las que quiere hacer referencia. De esta manera, todas las columnas del medio quedarán seleccionadas.
  4. De manera opcional, puede escribir el nombre de su referencia. (Si no introduce un nombre, se asignará la referencia a un nombre predeterminado basado en el nombre de la hoja y la cantidad de veces que se hizo referencia a la hoja).

¡Eso es todo! Su referencia se mostrará en las fórmulas encerradas entre llaves. Por ejemplo:
=COUNT({my_sheet1 Range1})

 

Administrar referencias cruzadas entre hojas

Ver, modificar y eliminar referencias con el Administrador de referencias de hojas

Con el Administrador de referencias de hojas, puede ver y modificar todas las referencias cruzadas entre hojas y las referencias de enlace de celda en su hoja. Para abrirlo, haga clic con el botón derecho en cualquier celda de su hoja y seleccione Administrar referencias...

Administrador de referencias de hojas

Se lo direccionará al Administrador de referencias cruzadas entre hojas de manera predeterminada. Sin embargo, puede cambiar al Administrador de referencias de enlaces de celdas utilizando el panel izquierdo. Consulte Enlaces de celdas: consolidar o mantener la uniformidad de los datos para obtener más información sobre los enlaces de celdas.

Utilice la siguiente tabla para obtener información detallada sobre cada una de las funciones del Administrador de referencias cruzadas entre hojas:

Utilizar esta función

Para hacer esto

Buscar

En el extremo superior izquierdo, escriba en la barra de búsqueda para buscar referencias por nombre.

CONSEJO: Como práctica recomendada, sugerimos utilizar una estructura convencional de asignación de nombres para sus referencias, a saber { - }

Filtro

Seleccione el ícono de filtro ubicado junto a la barra de búsqueda para filtrar por referencias Activas, En procesamiento, Rotas, En uso o Sin utilizar.

Las referencias Activas están actualizadas, en tanto que las referencias En procesamiento se encuentran cargando actualizaciones de los datos de origen.

Las referencias pueden "romperse" en caso de que se eliminen filas, columnas o celdas de origen. Puede editarla referencia para que haga referencia a datos válidos, o bien, eliminar la referencia.

Las referencias que, en este momento, no se encuentran incluidas en las fórmulas de su hoja se mostrarán con el filtro Sin utilizar. Puede eliminarlas si no tiene previsto utilizarlas. Para usar una referencia Sin utilizar, escriba una fórmula en una celda e introduzca el nombre de la referencia encerrado entre llaves.

Crear

En el extremo superior derecho, seleccione +Crear para crear una nueva referencia. Puede utilizar esta fórmula más adelante al crear nuevas fórmulas.

Menú > Editar referencia

Desplácese sobre alguna referencia de la lista para mostrar el ícono del menú a la derecha. Luego, seleccione Editar referencia para cambiar el nombre, el intervalo de celdas al que se hace referencia o la hoja de origen. Si esta referencia se encuentra en uso actualmente, se actualizarán todas las instancias de esta referencia en su fórmula.

Menú > Duplicar referencia

Seleccione Duplicar referencia del menú para hacer una copia. El nombre de la referencia copiada será "Copia de :

Menú > Eliminar referencia

Seleccione Eliminar referencia para eliminar la referencia de la hoja. Si la referencia ya se encuentra en uso, las fórmulas podrán arrojar errores #INVALID REF.

Editar una referencia directamente en la fórmula

Puede editar una referencia directamente en la fórmula sin abrir el Administrador de referencias de hojas.

Debe tener permiso de uso compartido de nivel de editor o superior respecto de una hoja para poder editar la referencia. Asimismo, debe tener permiso de uso compartido de nivel de observador o superior respecto de la hoja que contiene los datos a los que quiere hacer referencia.

  1. Seleccione la celda que contiene la fórmula. A la izquierda o derecha de la celda, se muestra un resumen de la fórmula.

    resumen de la referencia
     
  2. Haga clic en el nombre de la referencia que desea editar. Aparece el formulario Hacer referencia a otra hoja.

En el formulario Hacer referencia a otra hoja, puede modificar el nombre de la referencia, o bien, elegir una nueva hoja o intervalo de celdas. Al editar una referencia, todas las instancias de dicha referencia en la hoja se actualizan de manera automática para reflejar el cambio.

Sugerencias para trabajar con referencias

A continuación, se mencionan algunos consejos que pueden ayudarlo a crear y usar referencias a otras hojas en sus fórmulas:

  • Con el selector de intervalos abierto y la hoja seleccionada, puede seleccionar la celda individual, el intervalo de celdas o columnas completas a los que quiere hacer referencia.
  • Las filas agregadas debajo de un intervalo referenciado no se incluirán en la referencia. Para incluir todas las filas, seleccione las columnas como referencia.
  • Puede usar múltiples referencias a otras hojas en la misma fórmula.
  • Para usar una referencia ya creada, puede escribir o copiar el nombre de la referencia (encerrado entre llaves) en la nueva fórmula.
  • Las referencias son únicas de la hoja en la que se las crea y no pueden usarse en otras hojas sin recrearse.
  • Al editar una fórmula, puede colocar su cursor sobre el nombre de la referencia para mostrar un enlace “Editar referencia” en la tarjeta de ayuda en la línea. Puede hacer clic en este enlace para abrir el formulario Hacer referencia a otra hoja.

botón de editar referencia