Creación y edición de fórmulas en Smartsheet

Este Artículo de ayuda aparece en las siguientes Guías de aprendizaje

Use fórmulas para calcular valores numéricos o automatizar aspectos de la hoja. Puede crear fórmulas, por ejemplo, para sumar un rango de gastos o para marcar una casilla cuando se ingresa un valor específico en una celda.

NOTA: Debe ser Editor, Administrador o Propietario de la hoja para crear y editar fórmulas en dicha hoja. Los editores solo pueden crear y editar fórmulas en celdas desbloqueadas. Para obtener información sobre las celdas bloqueadas, consulte el artículo Bloqueo y desbloqueo de filas y columnas.

En este artículo se incluye lo siguiente:

Recursos adicionales

En este artículo, se proporciona información sobre cómo crear y dar formato a las fórmulas. Si desea obtener información sobre las funciones disponibles en Smartsheet o sobre los mensajes de error de las fórmulas, consulte los siguientes artículos:

Trabajar con ejemplos directamente en Smartsheet

Para ver ejemplos detallados, incluidos los requisitos de sintaxis y parámetros, y practicar el uso de las fórmulas, pruebe la plantilla Ejemplos de fórmulas de Smartsheet.


Cómo crear una fórmula

Puede crear una fórmula en los siguientes tipos de columnas:

  • Columnas de texto/número que no se utilizan para dependencias o administración de recursos. Consulte los artículos Uso de dependencias y Descripción general de administración de recursos para obtener más información.
  • Columnas desplegables
  • Columnas de símbolos

Para ubicar una fórmula en una celda:

  1. Seleccione la celda donde desea colocar la fórmula.
  2. Escriba el signo de igual en la celda y, luego, escriba el cálculo.
    5+3
  3. Después de ingresar la fórmula, presione [Aceptar].
    8
    El resultado aparece en la celda que contiene la fórmula.

Operadores de fórmulas

Puede utilizar los siguientes operadores en las fórmulas de Smartsheet.

Símbolo Descripción
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Exponenciación
< Menor que
> Mayor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
= Igual a
<> Distinto de

Usar la herramienta de suma

Si no está seguro de qué función utilizar, puede hacer clic en la flecha desplegable, ubicada a la derecha del botón Sumaícono de suma en la barra de herramientas del lado izquierdo y seleccione una función.

El botón Suma intentará ofrecerle una fórmula basada en la celda que ha seleccionado en la hoja y las relaciones de jerarquía con la celda seleccionada. Por ejemplo, al seleccionar la celda de una fila primaria y, luego, al hacer clic en el icono Suma, se genera una fórmula =SUM(CHILDREN()) en la celda. 

Después de crear la fórmula, puede modificarla en cualquier momento. Para ello, haga doble clic en la celda seleccionada o presione F2 ([fn] + F2 en una Mac).

Editar una fórmula existente

Para editar una fórmula existente:

  1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula para abrirla y editarla (o presione [F2]).
  2. Implemente los cambios deseados en la fórmula y, luego, presione [Aceptar]).

    CONSEJO: Si cambia de opinión respecto de la edición de la fórmula, presione [Esc] para salir del modo de edición y volver a la fórmula preeditada.

Referencias de celda en una fórmula

Para incluir valores de otras celdas de la hoja en una fórmula, utilice las referencias de celda.

Referencia a celdas individuales

Para hacer referencia a una celda de una fórmula, escriba el nombre de la columna seguido por el número de fila.

Por ejemplo, la fórmula en la columna Valor de inventario de la siguiente hoja de administración del inventario multiplicará el valor de la fila 1 de la columna Precio por el valor de la fila 1 de la columna Existencias:

Fórmula de referencia individual

La fórmula arroja un valor de $2.994,00, el valor total de ese elemento:

Resultado de la referencia individual

Referencia a nombres de columnas que tienen espacios o terminan en números

Si un nombre de columna contiene espacios o incluye números o caracteres especiales, debe colocarlos entre corchetes para evitar ambigüedades:

=[Presupuesto anual]1 + [Presupuesto anual]2

=[T1]1 + [T2]1

=[Riesgo/Problema]5 + [Contingencia/Reducción]5

Crear una referencia absoluta

Puede haber ciertas situaciones, como al buscar referencias en una tabla con la función LOOKUP, en las que necesitará evitar que Smartsheet actualice las referencias de celda de manera automática cuando se copia o mueve una fórmula. Crear una referencia de celda absoluta. (Encontrará información sobre la función LOOKUP en el artículo Referencia de funciones.)

Para crear una referencia absoluta, escriba $ (signo del dólar) delante del nombre de la columna o del número de fila en la referencia de celda de su fórmula. Por ejemplo, si mueve o copia la siguiente fórmula, los nombres de las columnas y los números de filas no se modificarán en las referencias de celda:

=$[Columna A]$1 * $[Columna B]$1

La siguiente fórmula contiene referencias absolutas únicamente a números de filas. Si mueve o copia la fórmula, las referencias a las columnas se modificarán respectivamente en función de la nueva ubicación de la fórmula:

=[Columna A]$1 * [Columna B]$1

En la siguiente fórmula se mantendrán las referencias absolutas a las columnas. Si mueve o copia la fórmula, los números de filas se modificarán respectivamente en función de la nueva ubicación de la fórmula:

=$[Columna A]1 * $[Columna B]1

Referencia a un rango de celdas en la misma columna

Para hacer referencia a un rango de celdas, escriba : (dos puntos) entre las dos referencias de celda.

Por ejemplo, en la fórmula ubicada en la parte inferior de la columna Valor de inventario de la siguiente hoja de administración del inventario, se sumarán los valores de las filas 1 a 6 en la misma columna:

Rango de suma

La fórmula arroja un valor de $40,763.75, el total de todos los valores de inventario:

Resultado del rango de suma

Referencia a una columna completa

Puede hacer referencia a una columna completa en una fórmula, incluidas las celdas que contienen datos en la columna. Por ejemplo, en la siguiente fórmula, se suman todos  los valores de la columna Presupuesto anual y permanecerán actualizados a medida que se agregan nuevas filas a la columna o se eliminan filas:

=SUM([Presupuesto anual]:[Presupuesto anual])

NOTA: Si se coloca una fórmula en la columna a la que hace referencia, no hará referencia a la celda en la que se encuentra la fórmula. Por ejemplo, si fuese a colocar la fórmula del ejemplo de arriba en una columna llamada Presupuesto anual, en la fórmula SUM se sumarían todas las celdas, excepto la celda que contiene la fórmula. 

Referencia a un rango en varias columnas

Para hacer referencia a un rango de valores en una fila que incluye varias columnas, es necesario hacer referencia a la primera y última columna de la fila.

Por ejemplo, en la fórmula de la columna Existencias totales de la siguiente hoja de administración del inventario, se sumarán los valores de las columnas Existencias A, Existencias B y Existencias C en la fila 1:

Sumar columnas

La fórmula arroja 998, el inventario total de las tres ubicaciones:

Resultado de la suma de las columnas

Resumen de los tipos de referencias

A continuación, se incluye una hoja de referencia que puede utilizar para crear fórmulas propias.

Para hacer referencia a este Formato de esta manera Ejemplos
Celda individual Nombre de columna, número de fila. =Presupuesto1
El nombre de la columna contiene un espacio o termina con un número Encierre el nombre de la columna entre corchetes. =[Columna A]1
=DAY([T1]1)
Referencia absoluta (siempre hace referencia a esa celda, fila o columna específica) Escriba el símbolo $ delante del nombre de la columna, el número de fila o ambas. =$[Columna A]$1
=[Columna B]$1
=$[Columna C]1
Celdas múltiples y discontinuas Use una coma entre las referencias de celda. =SUM(Presupuesto1, Gastos4, [Ingresos proyectados]20)
Un rango de celdas en la misma columna Haga referencia a la primera celda del rango, luego, a la última celda, separadas por : (dos puntos). =SUM(Presupuesto1:Presupuesto12)
Toda la columna (incluidas las celdas recientemente agregadas) El nombre de la columna separado por : (dos puntos). =SUM(Presupuesto:Presupuesto)
Un rango de celdas en varias columnas Haga referencia a la celda ubicada en el extremo superior derecho, luego, a la celda en el extremo inferior izquierdo, separadas por : (dos puntos). =SUM(Enero1:Marzo5)

Referencia a elementos secundarios, primarios y antecesores con funciones de jerarquía

Las funciones de jerarquía permiten incluir celdas en otras funciones según el nivel de sangría aplicado en una hoja. Puede ubicar una función de jerarquía dentro de otra función, por ejemplo, para hacer referencia de manera automática a todas las celdas secundarias con sangría ubicadas debajo de una celda primaria, incluso si se agregan nuevas filas secundarias a una fila primaria.

Consulte el artículo Jerarquía: aplicar y anular sangría en filas para obtener más información sobre cómo crear relaciones entre filas primarias y secundarias.

Consulte el artículo del Centro de ayuda correspondiente a cada función para obtener más información respecto del uso:

Función CHILDREN Hace referencia a todas las celdas secundarias ubicadas debajo de una primaria.
Función PARENT Hace referencia a la celda principal directa de una celda secundaria.
Función ANCESTORS Hace referencia a todas las celdas primarias relacionadas con una celda secundaria.

Copiar una fórmula con la función de arrastrar y completar, o autorrellenar para ahorrar tiempo

Si tiene una fórmula que le gustaría usar en varias celdas, sin tener que ingresar manualmente la fórmula en cada una de ellas, utilice los siguientes métodos para copiar rápidamente la fórmula en otras áreas de la hoja:

  • Arrastrar y completar: puede arrastrar desde el extremo inferior derecho de una celda seleccionada para copiar una fórmula en celdas contiguas de la hoja. A medida que copia, la fórmula cambiará automáticamente las referencias de celdas correspondientes. Consulte el artículo Usar la función de copiar y pegar para obtener más información.
  • Autorrellenar: puede pedir que Smartsheet copie una fórmula de manera automática en las celdas adyacentes nuevas y verticales que ingresan en la hoja. Cuando se completa de manera automática, la nueva fórmula se modificará automáticamente en las referencias de celdas correspondientes. Para obtener más información sobre esta funcionalidad, consulte el artículo Autorrellenar fórmulas y formatos.

    CONSEJO: Si no quiere que las referencias de celda de su fórmula se modifiquen cuando se copia la fórmula, cree referencias de celdas absolutas.

Demostración en video

Mire esta demostración en video sobre las fórmulas en Smartsheet.

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