Crear y editar fórmulas en Smartsheet

Utilice las fórmulas para calcular valores numéricos o automatizar los aspectos de su hoja. Puede crear fórmulas, por ejemplo, para sumar una serie de gastos, o para marcar una casilla cuando se introduce un valor específico en un campo.

Crear una fórmula

Puede crear una fórmula en los siguientes tipos de campos:

• Los campos que no se utilizan para la administración de recursos o dependencias. Para obtener más información, consulte la sección Habilitar dependencias y utilizar predecesores.
• Texto/Número (siempre que no se utilicen en la administración de recursos o dependencias)
• Los campos Lista de contactos (siempre que no se utilicen en la administración de recursos)
• Fecha (siempre que no se utilicen en la administración de recursos o dependencias)
• Lista desplegable
• Casilla de verificación
• Símbolo
• Porcentaje de asignación

Para colocar una fórmula en un campo:

1. Seleccione el campo deseado.
2. Escriba un signo igual en el campo y, a continuación, escriba el cálculo.
   
3. Después de haber escrito la fórmula, presione [Intro].
   
   El resultado aparece en el campo que contiene la fórmula.

Las fórmulas se pueden colocar en los campos Lista de contactos. Por ejemplo, asigne automáticamente personas a las tareas con la fórmula VLOOKUP. Tenga en cuenta que las fórmulas no se pueden colocar en los campos Lista de contactos que se utilizan para la administración de recursos.

Funciones

Las fórmulas pueden incluir funciones, como SUM, AVG o IF. Las funciones realizan cálculos o manipulan datos en las hojas. Para ver la lista completa de funciones disponibles en Smartsheet, consulte la Lista de funciones de Smartsheet.

Operadores de fórmulas

Puede utilizar los siguientes operadores en las fórmulas de Smartsheet.

Editar una fórmula existente

Para editar una fórmula existente:

1. Haga doble clic en un campo que contenga la fórmula para abrirlo y editarlo.
2. Haga los cambios de fórmula deseados y, a continuación, presione Intro.
   
   Si cambia de opinión con respecto a la edición de la fórmula, presione Esc para salir del modo de edición y volver a la fórmula preeditada.

Consejos para facilitar la creación de una fórmula

Usar fórmulas de columnas

Cuando precise aplicar una fórmula de manera consistente y uniforme a una columna completa, las fórmulas de columnas son la solución ideal. Desarrolle su fórmula en una celda y conviértala rápidamente para aplicarla a cada celda de la columna. Independientemente de cómo se inserten las nuevas filas en la hoja, la fórmula de columna se aplicará de manera automática. Para más información, consulte Definir fórmulas para todas las filas con fórmulas de columnas.

Utilizar la herramienta de suma

Si no está seguro de qué función debe utilizar, puede hacer clic en la flecha hacia abajo a la derecha del botón Suma de la barra de herramientas y seleccionar una función.

El botón Suma intentará proporcionarle una fórmula basada en el campo que haya seleccionado en la hoja y las relaciones jerárquicas con el campo seleccionado. Por ejemplo, si selecciona el campo de una fila primaria y, a continuación, hace clic en el ícono Suma, se generará la fórmula =SUM(CHILDREN()) en el campo.

Después de crear una fórmula, puede modificarla en cualquier momento; para ello, haga doble clic en el campo seleccionado o presione F2 (fn + F2 en una Mac).

Trabajar con porcentajes

Smartsheet considera los porcentajes como valores entre 0 y 1. Cuando cree fórmulas en columnas formateadas para porcentajes (con el botón  Formato de porcentaje en la barra de herramientas), utilice valores decimales. Por ejemplo...

=0.5 + 0.4

...dará como resultado 90 % en una columna formateada para porcentajes...

=5 + 4

...dará como resultado 900 % en una columna formateada para porcentajes.

Copiar una fórmula con la función de arrastrar y completar o de autorelleno

Si tiene una fórmula que desea utilizar en múltiples campos, sin tener que ingresar manualmente la fórmula en cada campo, utilice los siguientes métodos para copiar rápidamente la fórmula en otras áreas de la hoja:

• Arrastrar y completar: puede arrastrar desde la esquina inferior derecha de un campo seleccionado para copiar una fórmula en campos contiguos de la hoja. A medida que copia, la fórmula cambiará automáticamente las referencias de campos correspondientes.
• Autorelleno: puede pedir que Smartsheet copie una fórmula de manera automática en los campos adyacentes nuevos y verticales que ingresan en la hoja. Cuando se utiliza la función de autorelleno, la nueva fórmula se modificará automáticamente en las referencias de campos correspondientes.

Obtenga más información sobre esta funcionalidad en los artículos de ayuda de la sección Arrastrar y completar y Autorellenar fórmulas y formatos.
 

Áreas en las que el uso de fórmulas está restringido

Estos campos no pueden contener fórmulas:

• Los campos Lista de contactos que se utilizan en la administración de recursos
• Los campos del sistema (por ejemplo: Modificado por)
• Las columnas predeterminadas (archivos adjuntos, comentarios, indicador de acción de la fila)
• Los siguientes campos que se utilizan para la administración de recursos y dependencias:
  • Fecha de inicio
  • Fecha de finalización
  • Duración
  • Predecesores
  • Porcentaje completado

No puede crear fórmulas en estas características:

• Formularios
• Solicitudes de actualización (los resultados de las fórmulas se pueden seguir viendo en las solicitudes de actualización, pero no pueden contener fórmulas independientes)
• Informes (los resultados de las fórmulas se pueden seguir viendo en los informes, pero no pueden contener fórmulas independientes)
• Paneles (los resultados de las fórmulas se pueden seguir viendo en los paneles, pero estos no pueden contener fórmulas independientes)

Las fórmulas no se pueden editar desde las siguientes características de Smartsheet:

• Formularios
• Solicitudes de actualización (los resultados de las fórmulas se pueden seguir viendo en las solicitudes de actualización, pero las fórmulas no pueden ser editadas)
• Informes (los resultados de las fórmulas se pueden seguir viendo en los informes, pero las fórmulas no pueden ser editadas)
• Paneles (los resultados de las fórmulas se pueden ver en los paneles, pero las fórmulas no pueden ser editadas)