Administrar la configuración global de la cuenta

Acceder a la configuración de la cuenta

1. En el Centro de administración, seleccione el ícono de Menú en la esquina superior izquierda.
2. Vaya a Configuración y seleccione el elemento que desea actualizar.

Las opciones varían según el tipo de cuenta que tenga. Algunas funciones no se encuentran disponibles en cuentas del plan Pro. ¿No sabe con certeza qué plan tiene? Aprenda cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.

Configuración de todos los planes de Negocios y Empresariales

Detección de cuentas

Decida si los usuarios de Smartsheet de su organización que no tienen licencia (por ejemplo, los colaboradores gratuitos o las personas que están usando una prueba) podrán tener visibilidad de las cuentas de Smartsheet de su organización que están disponibles para ellos. Si se habilita esta opción, los integrantes de su organización pueden ponerse en contacto con usted directamente para solicitar una licencia. Para obtener más información, consulte el artículo Unirse a un plan existente de Smartsheet en su organización.

Esta información solo se aplica al Modelo de colaborador heredado. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.

Permisos de automatización

Controle quiénes pueden recibir automatización de las hojas en función de su acceso a ellas y la relación que tengan con su organización. En el Centro de administración, tiene tres opciones:

• Solo usuarios con uso compartido

• Solo usuarios con uso compartido y personas en su cuenta

• Cualquiera (cualquier dirección de correo electrónico e integraciones de terceros, como Slack o Microsoft Teams)

   

Tenga en cuenta el siguiente comportamiento:

• Todas las hojas se crean con permisos restringidos (solo usuarios con uso compartido), por lo que, si lo desean, los propietarios y administradores de las hojas deben configurar manualmente una automatización menos restrictiva a nivel de la hoja.

• Los usuarios con permisos de propietario y administrador de la hoja solo pueden seleccionar permisos de automatización a nivel de la hoja que sean igual de restrictivos o más que los permisos de automatización definidos a nivel de la cuenta.

• Si una hoja está configurada sin restricciones (cualquiera) o limitada (solo usuarios con uso compartido y personas de la cuenta), y usted establece mayores restricciones para la cuenta, la hoja adquirirá de manera automática la configuración más restrictiva. No obstante, si más adelante configura la cuenta para que sea menos restrictiva, las hojas recobrarán su estado anterior, excepto que se hayan configurado manualmente para ser más restrictivas que la configuración de la cuenta.

• Si una hoja se configura manualmente con los permisos Solo usuarios con uso compartido o Solo usuarios con uso compartido y personas de la cuenta, y usted modifica los permisos de automatización a nivel de la cuenta para que sean menos restrictivos, la hoja no se modificará.

Las direcciones de correo electrónico individuales deben cumplir con las restricciones de uso compartido de dominios aprobadas para la cuenta a fin de poder recibir notificaciones automatizadas por correo electrónico.

 Consulte el artículo sobre cómo controlar quiénes pueden recibir notificaciones desde su hoja para obtener más información.

Colores y logotipo de la cuenta

Puede aplicar la opción Personalización estricta de la marca de la cuenta para quienes forman parte de su plan. Luego de configurar la personalización de los colores y el logotipo de su organización, puede controlar si otras personas de la cuenta pueden anular esta personalización y reemplazarla por su propia configuración de colores.

Notas

• Debe ser un usuario pago de Smartsheet para cambiar la configuración de los colores y el logotipo.
• Los cambios implementados en la ventana Configuración de los colores y el logotipo de la cuenta se aplicarán a cualquier hoja, informe y panel que no forme parte de un espacio de trabajo. No se modificarán los espacios de trabajo y elementos creados con anterioridad. Todo nuevo espacio de trabajo que se cree en adelante heredará la nueva configuración de colores y el logotipo.

Visibilidad del perfil

Las tarjetas del perfil personal aparecen cuando se desplaza sobre el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona en las siguientes ubicaciones: columnas de lista de contactos, formulario de uso compartido, comentarios, vista de tarjetas y en Contactos de Smartsheet. Seleccione Editar para controlar el nivel de detalle del perfil (mostrar fotos, mostrar detalles) que ven las personas, tanto dentro como fuera de su organización. Obtenga más información sobre los perfiles personales.

Opciones de publicación

Cuando desactiva una opción mediante el botón y deshabilita la función de publicación en la página Seguridad y controles, el botón Publicar ya no aparece en el panel de la derecha de las hojas o los informes.

• Habilitar la publicación de hojas: Cuando desactiva esta opción, las hojas ya publicadas se eliminan de inmediato. También puede controlar si cualquier persona puede ver las hojas o solo los usuarios de su cuenta. Para obtener más información sobre la función, consulte Publicar una hoja, un informe o un panel.
• Habilitar la publicación de informes: Cuando desactiva esta opción, los informes ya publicados se eliminan de inmediato. También puede controlar si cualquier persona puede ver los informes o solo los usuarios de su cuenta. Para obtener más información, consulte Publicar una hoja, un informe o un panel.
• Habilitar la publicación de paneles: Cuando desactiva esta opción, los paneles ya publicados se eliminan de inmediato. También puede controlar si cualquier persona puede ver los paneles o solo los usuarios de su cuenta. Para obtener más información sobre la función, consulte Publicar una hoja, un informe o un panel.
• Habilitar la publicación de iCal: Cuando desactiva esta opción, elimina la posibilidad de publicar la vista de calendario de una hoja en formato iCal. Se eliminarán los calendarios ya publicados de manera inmediata. Para obtener más información sobre esta función, consulte Publicar un calendario de Smartsheet en formato iCal. 
• Habilitar la publicación de la aplicación Calendar: Cuando desactiva esta opción, se elimina la posibilidad de publicar cualquier recurso desde la aplicación Calendar. Se eliminarán los calendarios ya publicados de manera inmediata.

Días laborables

Seleccione Editar junto a este encabezado para configurar la extensión de los días laborables y definir los días no laborables y los feriados, a los efectos de programar sus proyectos. Su selección se aplica a todas las hojas nuevas que los usuarios creen en el plan. Además, las hojas de proyectos existentes no se ven afectadas por los cambios. Obtenga más información sobre cómo definir días laborables, días no laborables y días feriados en una hoja de proyecto.

Funciones que pueden modificarse globalmente solo en los planes Empresariales

Pantalla de ayuda personalizada

Agregue un enlace al menú que aparece cuando los usuarios seleccionan Ayuda, en la esquina inferior izquierda de Smartsheet. Puede utilizar la pantalla de ayuda para mostrarles a los usuarios qué hojas son relevantes para qué miembros de su plan, cómo participar en un flujo de trabajo o con quiénes comunicarse para obtener ayuda.

Para obtener más información, consulte el artículo Crear un mensaje de bienvenida personalizado, una página de ayuda o una pantalla de cambio de categoría. 

Pantalla de cambio de categoría personalizada

Muestre una página personalizada a los usuarios sin licencia de su plan de Smartsheet que necesiten solicitar una. Use la pantalla de cambio de categoría para mostrar una página interna en la que se proporcione información sobre cómo debería proceder el usuario con su solicitud; o bien un formulario en el que se recopile más información acerca de las necesidades de Smartsheet del usuario, que lo ayude a usted a decidir si debe otorgarle una licencia o no.

Para obtener más información, consulte el artículo Crear un mensaje de bienvenida personalizado, una página de ayuda o una pantalla de cambio de categoría. 

Esta información solo se aplica al Modelo de colaborador heredado. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.

Pantalla personalizada de bienvenida

Muestre una página personalizada a los usuarios de su plan de Smartsheet la próxima vez que inicien sesión. Utilice la pantalla de bienvenida para mostrarles los términos y condiciones internos a los usuarios. Por ejemplo, puede solicitarles que acepten las condiciones de uso antes de continuar, o bien ofrecerles instrucciones para ayudarlos a usar Smartsheet.

Para obtener más información, consulte el artículo Crear un mensaje de bienvenida personalizado, una página de ayuda o una pantalla de cambio de categoría.

Archivos adjuntos

Seleccione Editar para controlar si los miembros del plan pueden cargar archivos de sus propias computadoras adjuntando un enlace (URL) a un sitio o desde servicios de almacenamiento en la nube de terceros como los siguientes: 

• Google Drive
• OneDrive
• Box
• Dropbox
• Evernote
• Egnyte

Obtenga más información sobre cómo cargar archivos adjuntos en una hoja o en informes.

Imágenes en la vista de cuadrícula

Desactive esta opción para eliminar la posibilidad de agregar imágenes a celdas en hojas administradas por usuarios en su plan Empresarial. No se eliminarán las imágenes existentes que se agregaron anteriormente a las celdas. Obtenga más información sobre cómo agregar imágenes a su hoja.