Adjuntar un archivo o enlace desde un recurso en línea

Para llevar un registro de los archivos almacenados en otro recurso en línea (por ejemplo, Google Drive o OneDrive) y relacionar dichos archivos con los elementos respecto de los cuales lleva un registro en Smartsheet, deberá usar la capacidad Adjuntos. Puede hacer asociaciones de archivos a nivel del espacio de trabajo, la hoja, la fila o los comentarios.

Le contamos cómo empezar:

  • Espacio de trabajo: Desde el espacio de trabajo, haga clic en el ícono Adjuntos ubicado en el extremo superior derecho del espacio de trabajo. 
    botón adjuntos del espacio de trabajo
  • Hoja: Haga clic en Adjuntos en el panel de la derecha para mostrar el panel Adjuntos.
    Panel de la derecha de íconos de adjuntos
     En la parte inferior del panel Adjuntos, haga clic en Adjuntar archivos a la hoja.
  • Fila: Haga clic en el ícono Adjuntos (en la Vista de tarjeta, haga clic en una tarjeta y, luego, en Agregar adjunto).
  • Comentario: Abra el comentario para editarlo y haga clic en el ícono Agregar adjunto ubicado a la derecha del comentario.

Quiénes pueden usar esta capacidad

Ícono de requisitos de permisosLos propietarios, administradores y editores de una hoja pueden agregar, cambiar de versión o eliminar adjuntos. Cualquier persona con acceso a la hoja puede ver y descargar adjuntos. Puede enviar un adjunto por correo electrónico a cualquier persona con una dirección válida de correo electrónico. Ciertos servicios de almacenamiento en línea requieren que las personas tengan configuraciones de permisos adicionales antes de poder acceder o editar el archivo.
Ícono de disponibilidad del plan Todos los tipos de planes.Los administradores de sistemas de cuentas Empresariales y Premier pueden deshabilitar las opciones para adjuntar archivos. (Consulte la sección Administrar la configuración global de la cuenta).


Servicios compatibles de almacenamiento en la nube de terceros

En la tabla de abajo, se mencionan los servicios de almacenamiento en línea que puede usar con la capacidad Adjuntos de Smartsheet. Use la información sobre los flujos de trabajo de cada servicio para adjuntar y acceder con efectividad a los archivos almacenados por estos servicios.

Servicio de almacenamiento

Flujo de trabajo para adjuntar el archivo

Flujo de trabajo para acceder al archivo

Google Drive

 

Si usa una dirección de Google como su dirección de Smartsheet, aparecerá una ventana emergente donde se le solicitará acceso a sus documentos de Google Drive.


 Haga clic en Otorgar acceso para continuar.


Si no usa una dirección de Google en Smartsheet, aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en su cuenta de Google primero. Solo deberá ingresar esta información la primera vez que adjunte un archivo desde Drive; se guardará la próxima vez que agregue un adjunto.

Deberá tener los permisos correspondientes para dichos programas y también acceso a la hoja o al espacio de trabajo en Smartsheet.

Cuando abra un adjunto de Google Drive que se convirtió a Google Docs, Google Spreadsheet o Google Slides, podrá hacer cambios directamente en el archivo y Google se ocupará de guardarlos de manera automática.


Los cambios se reflejarán en el adjunto de Smartsheet.


 Para obtener más información, consulte el contenido de soporte de Google Drive.

OneDrive

 

Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en OneDrive la primera vez que use esta función.La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde OneDrive.

Si descubre que ha iniciado sesión en la cuenta incorrecta de OneDrive, haga clic en su dirección de correo electrónico -ubicada en el extremo superior derecho- y, luego, seleccione la opción Cambiar de cuenta.

Los adjuntos de OneDrive son del tipo solo vista, a menos que usted sea el propietario del archivo o el archivo se haya compartido con usted desde OneDrive.

Si tiene permisos de edición respecto del archivo, verá la opción Editar documento en la parte superior del archivo.

Dropbox

Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en Dropbox la primera vez que use esta función. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Dropbox. Al adjuntar un elemento desde Dropbox se crea un enlace público a él que se agrega a Smartsheet.

Si descubre que ha iniciado sesión en la cuenta incorrecta de Dropbox, puede hacer clic en su nombre -ubicado en el extremo superior derecho- para cerrar sesión y, luego, volver a iniciar sesión con la cuenta deseada.

Los adjuntos de Dropbox son del tipo solo vista cuando se accede a ellos desde Smartsheet, excepto que se trate de archivos de Microsoft Word, PowerPoint o Excel.

Dropbox es compatible con la integración con Microsoft Office Online, que le permite editar los archivos directamente haciendo clic en el botón Abrir, ubicado en la parte superior. Los cambios efectuados se sincronizarán con el adjunto en Smartsheet.

Para obtener más información, consulte la Ayuda de Dropbox sobre cómo editar archivos de Office.

Box

Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en Box la primera vez que use esta función. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Box.

Si se da cuenta de que inició sesión en la cuenta de Box incorrecta, haga clic en el vínculo Cambiar a cuenta de Box en el extremo inferior izquierdo de la ventana.

Los adjuntos de Box solo se pueden ver cuando se obtiene acceso a ellos desde Smartsheet. (Debe ir a Box para descargar o editar los archivos).

Evernote

Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en Evernote y autorizar a Smartsheet para que acceda a sus archivos la primera vez que utiliza esta función. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Evernote.

Si se da cuenta de que inició sesión en la cuenta de Evernote incorrecta, haga clic en el vínculo Cambiar a cuenta de Evernote en el extremo inferior izquierdo de la ventana.

 

Las notas de Evernote serán de solo lectura cuando se las abra desde Smartsheet. No obstante, todo cambio realizado a las notas directamente desde Evernote se sincronizará con el adjunto de Smartsheet.

 

Egnyte

Aparecerá una ventana emergente que solicitará su dominio, su nombre de usuario y su contraseña de Egnyte, y su confirmación para Permitir el acceso a Smartsheet. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Egnyte.

 Si descubre que inició sesión en una cuenta incorrecta de Egnyte, haga clic en Cambiar de usuario -en el extremo superior derecho- para iniciar sesión en otra cuenta de Egnyte.

 

Al abrir un adjunto de Egnyte, verá la opción para editarlo en la parte superior. Para editar archivos de Egnyte, debe descargar e instalar la herramienta WebEdit de Egnyte. Obtenga más información al respecto en el centro de soporte de Egnyte. Los cambios efectuados a un archivo desde la herramienta WebEdit de Egnyte se sincronizarán con el adjunto en Smartsheet.

 NOTA: La carpeta de Egnyte que contiene los archivos (en contraposición a los archivos individuales en sí) deberá compartirse para que otros colaboradores puedan abrirlos en Smartsheet. Egnyte ofrece instrucciones para el uso compartido de carpetas en su Servicio de asistencia.