Aplica a
- Pro
- Business
- Enterprise
Capacidades
¿Quiénes pueden usar esta capacidad?
Los propietarios, los administradores y los editores de una hoja pueden agregar archivos adjuntos, generar nuevas versiones de estos o eliminarlos. Cualquier persona con acceso a la hoja puede ver los archivos adjuntos y descargarlos. Puede enviar un archivo adjunto por correo electrónico a cualquier persona que tenga una dirección válida de correo electrónico.
NOTA: Ciertos servicios de almacenamiento en línea requieren que las personas tengan una configuración de permisos adicionales antes de acceder a un archivo o editarlo.
Los administradores del sistema de las cuentas Empresariales pueden deshabilitar cualquier opción para adjuntar archivos. (Consulte el artículo Administrar la configuración global de la cuenta).
Adjuntar un archivo o enlace desde un recurso en línea
Para llevar un registro de los archivos almacenados en otro recurso en línea (por ejemplo, Google Drive o OneDrive) y relacionar dichos archivos con los elementos a los que da seguimiento en Smartsheet, deberá usar la función de Archivos adjuntos. Puede hacer asociaciones de archivos a nivel del espacio de trabajo, la hoja, la fila o los comentarios.
Le contamos cómo empezar:
- Espacio de trabajo: En la esquina superior derecha del espacio de trabajo, haga clic en el ícono Archivos adjuntos.
- Hoja: Para abrir el panel de Archivos adjuntos, haga clic en Archivos adjuntos en la barra de funciones a la derecha.
En la parte inferior del panel de Archivos adjuntos, haga clic en Adjuntar archivos a la hoja.
- Fila: Haga clic en el ícono Archivos adjuntos (en la Vista de tarjeta, seleccione una tarjeta y, luego, Agregar archivo adjunto).
- Comentario: Abra el comentario para editarlo y haga clic en el ícono Agregar archivo adjunto ubicado a la derecha del comentario.
Servicios compatibles de almacenamiento en la nube de terceros
En la siguiente tabla, se mencionan los servicios de almacenamiento en línea que puede usar con la funcionalidad de Archivos adjuntos de Smartsheet. Use la información sobre los flujos de trabajo de cada servicio para adjuntar y acceder con efectividad a los archivos almacenados por estos servicios.
NOTA: Deberá tener los permisos correspondientes para dichos programas, así como acceso a la hoja o al espacio de trabajo en Smartsheet.
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Servicio de almacenamiento |
Flujo de trabajo para adjuntar el archivo |
Flujo de trabajo para acceder al archivo |
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Google Drive
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Si usa una dirección de Google como su dirección de Smartsheet, aparecerá una ventana emergente donde se le solicitará acceso a sus documentos de Google Drive.
Para revocar el acceso de Smartsheet o cambiar la cuenta de Google a la que exporta un archivo, lea las instrucciones de Google para Eliminar el acceso al sitio o a la aplicación. |
Cuando abra un archivo adjunto de Google Drive que se convirtió a Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, podrá hacer cambios directamente en el archivo y Google se ocupará de guardarlos de manera automática.
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OneDrive
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Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en OneDrive la primera vez que use esta función. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde OneDrive. Si descubre que ha iniciado sesión en la cuenta incorrecta de OneDrive, haga clic en su dirección de correo electrónico ubicada en la esquina superior derecha y, a continuación, seleccione la opción Cambiar de cuenta. |
El elemento debe ser de su propiedad si desea adjuntarlo; no podrá adjuntar elementos compartidos con usted. Los archivos adjuntos de OneDrive están en modo de solo lectura, a menos que usted sea el propietario del archivo o el archivo se haya compartido con usted desde OneDrive. Si tiene permisos de edición en el archivo, verá la opción Editar documento en la parte superior del archivo. |
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Dropbox |
Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en Dropbox la primera vez que use esta función. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Dropbox. Al adjuntar un elemento desde Dropbox se crea un enlace público a él que se agrega a Smartsheet. Si descubre que ha iniciado sesión en la cuenta incorrecta de Dropbox, puede hacer clic en su nombre ubicado en el extremo superior derecho para cerrar sesión y, luego, volver a iniciar sesión con la cuenta deseada. |
Los archivos adjuntos de Dropbox están en modo de solo lectura cuando se accede a ellos desde Smartsheet, excepto que se trate de archivos de Microsoft Word, PowerPoint o Excel. Dropbox es compatible con la integración de Microsoft Office Online, que le permite editar los archivos directamente haciendo clic en el botón Abrir ubicado en la parte superior. Los cambios efectuados se sincronizarán con el archivo adjunto en Smartsheet. Para obtener más información, consulte la Ayuda de Dropbox sobre cómo editar archivos de Office. |
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Box |
Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en Box la primera vez que use esta función. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Box. Si se da cuenta de que inició sesión en la cuenta de Box incorrecta, haga clic en el enlace Cambiar cuenta de Box en la esquina inferior izquierda de la ventana. |
Los archivos adjuntos de Box solo se pueden ver cuando se obtiene acceso a ellos desde Smartsheet. (Debe ir a Box para descargar o editar los archivos). |
| Evernote |
Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en Evernote y autorizar a Smartsheet para que acceda a sus archivos la primera vez que utiliza esta función. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Evernote.
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Las notas de Evernote estarán en modo de solo lectura cuando se las abra desde Smartsheet; no obstante, todo cambio realizado a las notas directamente desde Evernote se sincronizará con el archivo adjunto de Smartsheet.
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| Egnyte |
Aparecerá una ventana emergente que solicitará su dominio, su nombre de usuario y su contraseña de Egnyte, y su confirmación para Permitir el acceso a Smartsheet. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Egnyte. NOTA: La integración con Egnyte no está disponible para el plan Profesional.
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Al abrir un archivo adjunto de Egnyte, verá la opción para editarlo en la parte superior. Para editar archivos de Egnyte, debe descargar e instalar la herramienta WebEdit de Egnyte. Obtenga más información al respecto en el centro de soporte de Egnyte. Los cambios efectuados en un archivo desde la herramienta WebEdit de Egnyte se sincronizarán con el archivo adjunto en Smartsheet.
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Resolución de problemas de archivos adjuntos de Google Drive
Es posible que vea un mensaje de token de desarrollador de API no válido al agregar archivos adjuntos de Google Drive a una hoja. Pruebe las siguientes soluciones:
- Confirme que ha cerrado sesión en todas las cuentas de Google y, a continuación, inicie sesión con una cuenta específica.
- Utilice otro navegador o un navegador privado, como el modo incógnito en Chrome.
- Si la ventana privada de su navegador actual no funciona, desactive las extensiones del navegador. Consulte Solucionar problemas provocados por las extensiones del navegador.
- Si la ventana privada u otro navegador funcionan, elimine la caché del navegador para adjuntar archivos desde Drive sin usar el modo privado.
- Desactive todo software antivirus o de bloqueo de anuncios.
- Si estas opciones no resultan, comuníquese con soporte técnico.