Adjuntar un archivo o enlace desde un recurso en línea

Si conserva los archivos en un almacenamiento de documentos en línea, como Google Drive o Dropbox, puede adjuntar un enlace directo a dichos archivos a los elementos de Smartsheet. Los adjuntos de archivos son compatibles en espacios de trabajo, hojas, filas y comentarios. (Para obtener más información sobre cómo usar adjuntos con comentarios, consulte el artículo Trabajar con comentarios).

Puede adjuntar elementos de los siguientes almacenamientos de documentos:

  • Google Drive
  • OneDrive
  • Box
  • Dropbox
  • Evernote 
  • Egnyte 

Si quiere asociar una URL de un elemento que no se encuentra entre los mencionados, puede usar la opción Enlace (URL). Si recurre a esta opción, ingresará la dirección web y, si lo desea, podrá asignarle un nombre al enlace. Si no se ingresa ningún nombre, la URL se mostrará con el nombre del adjunto. (NOTA: La URL no puede superar los 500 caracteres).

Cuando las personas con las que usted trabaja abran el adjunto o el enlace, accederán al objetivo en una ventana que les permite utilizar el archivo directamente en el programa en el que fue creado (por ejemplo, Google Docs).

Antes de comenzar: Permisos obligatorios para trabajar con adjuntos

El uso compartido que tenga respecto de una hoja o un espacio de trabajo afectará lo que pueda hacer con los adjuntos asociados.

NOTA: No podrá adjuntar archivos si pertenece a un plan Enterprise y su administrador de la cuenta ha desactivado la opción Adjuntar archivos. Para obtener más información, consulte la sección "Opciones para adjuntar archivos" en Administrar la configuración global de la cuenta.

Para hacer esto

 

Deberá tener este nivel de permiso

 

Visualizar los nombres de archivos de los elementos adjuntos

 

Cualquier persona con acceso a la hoja o al espacio de trabajo puede hacerlo

Abrir adjuntos de OneDrive, Dropbox o URL

 

Cualquier persona con acceso a la hoja o al espacio de trabajo puede hacerlo

Abrir un adjunto desde Google Drive, Box, Evernote o Egnyte

 

Deberá tener los permisos correspondientes en estos programas, así como acceso a la hoja o al espacio de trabajo en Smartsheet.

 

Añadir adjuntos desde una cuenta de Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote o Egnyte

 

Propietario de la hoja o permisos de uso compartido de editor o administrador

 

Eliminar el adjunto de Smartsheet

 

Propietario de la hoja o permiso de uso compartido de editor o administrador

 


Añadir, visualizar o eliminar comentarios

Para trabajar con adjuntos, comenzará por la ventana Adjuntos. La manera en que llegue a la ventana Adjuntos dependerá del tipo de elemento de Smartsheet con el que quiere asociar un adjunto.

Para abrir la ventana Adjuntos para hacerloHaga esto

Hoja

 

Abra la hoja y haga clic en Adjuntos en la barra lateral derecha de la ventana de Smartsheet:


Barra lateral derecha

Fila

 

En la fila en la que quiere añadir un adjunto, haga clic en la columna Adjuntos.



NOTA: Las filas que contienen adjuntos mostrarán el ícono de adjuntosen la columna Adjuntos.

Espacio de trabajo

 

Diríjase al espacio de trabajo. Haga clic en el botón Adjuntos, ubicado en la sección superior derecha de la ventana de Smartsheet (próxima al botón Uso compartido).

 

Añadir un elemento desde un almacenamiento de documentos en línea

  1. Para incluir un adjunto, haga clic en el botón Adjuntar de la ventana Adjuntos.

    Subir un adjunto
  2. Seleccione el almacenamiento de documentos deseado (por ejemplo, Google Drive) desde el cual desea adjuntar archivos.
  3. En la ventana de estructura de archivos o carpetas que aparece, haga clic en cada uno de los archivos que desea adjuntar y, luego, en Aceptar.

Se añade un enlace al archivo en el área deseada como adjunto. Las filas que contienen adjuntos mostrarán el ícono de adjuntosen la columna Adjuntos.

Ver y editar adjuntos

  1. Siga los pasos que se mencionan arriba para abrir la ventana Adjuntos.

  2. Haga clic en el nombre del adjunto que desea abrir.

Aparecerá una ventana que mostrará el archivo. Si el adjunto es una URL, la página web se abrirá en una nueva ventana del explorador.

IMPORTANTE: En algunos almacenamientos de documentos, deberá contar con los permisos correspondientes para editar adjuntos. Para más información, consulte la sección Permisos de este artículo.

Eliminar un adjunto

  1. Siga los pasos que se mencionan arriba para abrir la ventana Adjuntos.

  2. Busque el nombre del adjunto que desea eliminar y seleccione la casilla de verificación a su derecha.

  3. Haga clic en Eliminar adjuntos seleccionados en la parte superior de la ventana Adjuntos y, luego, haga clic en Eliminar.

NOTA: Los adjuntos incluidos como parte de un comentario no pueden eliminarse desde aquí. En cambio, haga clic en la casilla de verificación ubicada a la derecha del nombre del adjunto, haga clic en el botón Acciones de arriba y seleccione Ir al comentario. Para obtener más información sobre cómo eliminar adjuntos que son parte de un hilo de comentarios, consulte el artículo Trabajar con comentarios.


Más información sobre adjuntar y visualizar archivos de almacenamientos específicos de documentos

Almacenamiento de documentos o URL

 

Notas sobre adjuntar archivos

 

Notas sobre abrir/visualizar archivos

 

Google Drive

 

Si utiliza una dirección de Google como dirección de Smartsheet, aparecerá una ventana emergente en la que se solicitará acceso a sus documentos de Google Drive.


Haga clic en Otorgar acceso para continuar.


Si no utiliza una dirección de Google en Smartsheet, aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión primero en una cuenta de Google. Solo deberá ingresar esta información la primera vez que adjunte un archivo desde Drive. Se guardará la próxima vez que añada un adjunto.

Cuando abre un adjunto de Google Drive que se ha convertido a un formato de Google Docs, Google Spreadsheet o Google Slides, puede implementar cambios directamente en el archivo y Google guardará sus cambios de manera automática.


Los cambios se reflejarán en el adjunto de Smartsheet.


Para más información, seleccione el contenido de soporte de Google Drive relacionado.

OneDrive

 

Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en OneDrive la primera vez que utilice esta característica. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde OneDrive.

Si descubre que ha iniciado sesión en la cuenta incorrecta de OneDrive, haga clic en su dirección de correo electrónico -en el extremo superior derecho- y, luego, seleccione Cambiar de cuenta. 

Los adjuntos de OneDrive son de visualización únicamente, excepto que sea el propietario del archivo o se le haya compartido el archivo desde OneDrive.

Si tiene permisos de edición sobre el archivo, verá la opción Editar documento en la parte superior del archivo.

Dropbox

Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en Dropbox la primera vez que utilice esta característica. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Dropbox. Al adjuntar un elemento desde Dropbox, se crea un enlace público que se añade a Smartsheet.

Si descubre que ha iniciado sesión con la cuenta incorrecta de Dropbox, haga clic en su nombre -en el extremo superior derecho- para cerrar sesión y, luego, vuelva a iniciar sesión en la cuenta correcta.

Los adjuntos de Dropbox son de visualización únicamente cuando se accede a ellos desde Smartsheet, excepto que se trate de archivos de Microsoft Word, PowerPoint o Excel.

Dropbox admite una integración con Microsoft Office Online que le permite editar estos archivos directamente, haciendo clic en Abrir en la parte superior. Los cambios que realice se sincronizarán con el adjunto en Smartsheet.

Para más información, consulte la ayuda de Dropbox sobre cómo editar archivos de Office.

 

Box

Aparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en Box la primera vez que utilice esta característica. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Box.

Si descubre que ha iniciado sesión en la cuenta incorrecta de Box, haga clic en el enlace Cambiar cuenta de Box, en el extremo inferior izquierdo de la ventana.

Los adjuntos de Box son de visualización únicamente cuando se accede a ellos desde Smartsheet.

EvernoteAparecerá una ventana emergente que le permitirá iniciar sesión en Evernote y autorizar a Smartsheet a acceder a sus archivos la primera vez que utilice esta característica. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Evernote.

Si descubre que ha iniciado sesión en la cuenta incorrecta de Evernote, haga clic en el enlace Cambiar cuenta de Evernote, en el extremo inferior izquierdo de la ventana.
Las notas de Evernote serán de solo lectura cuando se abran desde Smartsheet. Sin embargo, los cambios que realice a sus notas directamente desde Evernote se sincronizarán con el adjunto de Smartsheet.
EgnyteAparecerá una ventana emergente para solicitarle su dominio, nombre de usuario y contraseña de Egnyte, y su confirmación para Autorizar el acceso a Smartsheet. La información de inicio de sesión se guardará la próxima vez que adjunte un elemento desde Egnyte.

Si descubre que ha iniciado sesión en la cuenta incorrecta de Egnyte, haga clic en Cambiar de usuario en el extremo superior derecho y, luego, inicie sesión en otra cuenta de Egnyte.
Cuando abra un adjunto de Egnyte, es posible que, en la parte superior, aparezca la opción para editarlo. Para editar archivos de Egnyte, es necesario que descargue e instale la herramienta WebEdit de Egnyte. Obtenga más información al respecto en el centro de soporte de Egnyte. Los cambios que le realice al archivo con la herramienta WebEdit de Egnyte se sincronizarán con el adjunto en Smartsheet.

NOTA: La carpeta de Egnyte que contiene los archivos (en contraposición a los archivos individuales en sí) deberá compartirse para que otros colaboradores puedan abrirlas en Smartsheet. Egnyte brinda instrucciones para compartir carpetas en su Centro de Ayuda.

 

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