Configurar la cuenta de Resource Management

Debe ser Administrador de asignaciones de recursos para configurar su cuenta.

Paso 1: Seleccione la configuración de su cuenta

Vaya a Configuración de la cuenta. 

• Si está trabajando en Resource Management en Smartsheet, seleccione el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y, luego, Configuración de la cuenta.
• Si está trabajando en Resource Management independiente, seleccione Configuración en la esquina superior derecha y, luego, Configuración de la cuenta.

En Configuración de la cuenta, defina los valores predeterminados de la empresa y agregue información importante del negocio, como listas desplegables de proyectos, ubicaciones y días festivos oficiales. 

Propietario de la cuenta

Puede cambiar el propietario de la cuenta en la sección General de la página Configuración de la cuenta. Solo los Administradores de asignaciones de recursos pueden ser propietarios de la cuenta y únicamente puede haber un propietario. El propietario de la cuenta es responsable de configurar la cuenta. 

Seguimiento del tiempo

Determine qué incremento se adapta mejor si su organización quiere usar Resource Management para realizar el seguimiento del tiempo. Si no está seguro de cómo su organización debe abordar las planillas horarias, puede obtener más información sobre el seguimiento del tiempo. Si no planea realizar el seguimiento del tiempo en Resource Management, puede integrarse con otras herramientas de seguimiento del tiempo.

Horas incurridas

Seleccione la opción Horas incurridas e Importes que mejor funcione para su equipo. Si está haciendo el seguimiento del tiempo en Resource Management, seleccione Horas confirmadas solamente u Horas aprobadas solamente. De esta manera, las horas reales de las planillas horarias aparecen en el estado del proyecto como tiempo incurrido o tarifas. Si su organización no realiza oficialmente el seguimiento del tiempo, seleccione Horas confirmadas y Horas programadas pasadas no confirmadas para realizar un seguimiento pasivo.

Cuando realiza una asignación en el cronograma, las sugerencias de entrada de tiempo aparecen en la planilla de control de horas de una persona. Esa persona puede optar por confirmar o cambiar estas horas. Las horas no modificadas aparecen sin confirmar en Resource Management; las horas modificadas aparecen confirmadas.

Configuración de seguimiento del tiempo

• 1/2 día: Esta opción es ideal para equipos con poca variación en las actividades diarias, normalmente porque las personas trabajan en uno o dos proyectos a la vez.
• Horas y minutos: Esta configuración combina la eficiencia de la opción ½ día con la precisión del desglose. Las personas pueden ingresar la cantidad exacta de tiempo dedicado a cada proyecto o fase y confirmar las horas sugeridas para los días que trabajan según el plan. Este diseño tiene un temporizador (disponible en la vista de día) para eliminar las conjeturas al momento de ingresar el tiempo.
• Horas y minutos desglosados: Es la configuración de entrada de tiempo más detallada. Las personas pueden asignar una categoría a cada entrada y agregar más detalles en el campo Notas. Utilice estas mismas categorías para asignar subpresupuestos por proyecto y así obtener una capa adicional de informes.

Esta es la mejor opción para comprender cuánto tiempo tardó realmente el trabajo en completarse y compararlo con los plazos programados. 

Flujo de trabajo de aprobación

Seleccione el flujo de trabajo de aprobación que mejor se adapte a las necesidades de su equipo.

Aquí puede:

• Habilitar el flujo de trabajo de aprobación para tiempo y gastos

• Bloquear entradas después de la aprobación

  Debe bloquear las entradas después de la aprobación para asegurarse de que los usuarios no puedan agregar tiempo o gastos adicionales a las entradas aprobadas. Sin esta configuración habilitada, los usuarios no pueden editar el tiempo ni los gastos aprobados, pero pueden agregar tiempo o gastos a las entradas aprobadas.

• Permita que los propietarios del proyecto aprueben el tiempo y los gastos de los proyectos de su propiedad.
• Configure notificaciones por correo electrónico para las aprobaciones de tiempo y gastos.
• Permita que el responsable de aprobación desbloquee las entradas de tiempo y gastos enviadas.

Paso 2: Configurar las funciones y disciplinas

Antes de agregar miembros del equipo, agregue funciones y disciplinas desde la configuración de su cuenta. Las disciplinas son los departamentos de su organización (finanzas, investigación, diseño visual) y las funciones son los niveles de experiencia que utiliza (director, junior, líder).
 

Paso 3: Configurar las tarifas de facturación

Si pertenece a una empresa de servicios profesionales y les cobra a los clientes por su tiempo, use tarifas de facturación. Puede asignar una tarifa de facturación a cada persona en función de su disciplina o función, o puede asignar una tarifa única a la persona. Si tiene varias tarifas de facturación basadas en el puesto y la función, divídalas en la matriz de tasas de facturación. Si no está seguro, empiece con una tarifa de facturación combinada. Puede hacer cambios más adelante.

Si no quiere que su equipo vea las finanzas o las tarifas de facturación del proyecto, puede ocultar esta información cuando defina los niveles de permiso.

Paso 4: Agregar e invitar personas a su cuenta

Agregue una lista de miembros del equipo y los recursos de marcadores de posición necesarios. Agregue todos los recursos que planea incluir en Resource Management. 

Si tiene su lista de empleados en Excel, puede importarla.

• Si bien solo se necesitan el nombre y el apellido para agregar a una persona, puede añadir propiedades adicionales más adelante para filtrar o agrupar a su equipo.
• Antes de dar acceso, compruebe los niveles de permiso de cada persona para asegurarse de que pueda ver o realizar los cambios que desee.
• Una vez que agregue personas, puede invitarlas a su cuenta. Estas reciben un correo electrónico para aceptar su invitación y crear un inicio de sesión.

Agregar propiedades a las personas

Puede agregar ubicaciones (ciudad, condado, equipo), tarifas de facturación, objetivos de utilización y cualquier otro campo personalizado que su organización utilice para agrupar personas, como conjuntos de habilidades, gerente de las personas, certificaciones y mucho más.

Crear marcadores de posición

Cuando se realiza la dotación de personal para un proyecto, no siempre sabe a quién necesitará. Si configura recursos de marcadores de posición, puede realizar una asignación de proyecto sin tener una persona específica a quien asignarlo.

Paso 5: Agregar proyectos y clientes

• Agregue de dos a cinco proyectos. Créelos para probar y comprender cómo sus procesos se asignan a Resource Management. Ahora que agregó los conceptos básicos de cada proyecto, proporcione más detalles en la página del proyecto con las fases, los presupuestos, los miembros del equipo y las tareas.

• Agregar clientes. Ingrese información sobre los clientes y los proyectos en los que está trabajando su empresa. Segmente el trabajo del proyecto en fases cuando lo agregue o edite para que se adapte a sus planes en el futuro. Obtenga información sobre cómo agregar clientes y proyectos.

Paso 6: Usar el cronograma

Tiene la configuración de la cuenta, las personas y algunos proyectos. Consulte el cronograma para ver quién está trabajando en qué, cuándo las personas están disponibles, cuándo se aproximan los proyectos y mucho más.

Contraiga la vista de cronograma para obtener una vista resumida de la disponibilidad de su equipo. En la vista de personas del cronograma, seleccione el menú desplegable encima de su equipo y, luego, seleccione Ocultar todos los detalles.

Paso 7: Utilizar informes

Dedique las primeras semanas a configurar proyectos, presupuestos y gastos. Una vez que tenga suficiente información en Resource Management, puede aprovechar por completo la página Informes para encontrar perspectivas clave sobre su negocio. Obtenga información sobre los informes.