A continuación, le mostramos algunas prácticas recomendadas para empezar con Resource Management.
Consejos para el cronograma del proyecto
La programación de un proyecto completamente por adelantado proporciona información en tiempo real sobre la rentabilidad del proyecto. Es importante que el costo de un proyecto programado esté completamente alineado con el presupuesto antes de comenzar, de modo que asigne el plan de trabajo del proyecto a la tarifa real que ha estimado durante la programación del proyecto.
Por ejemplo, si hay un presupuesto de USD 96 000 y programa a dos personas durante dos meses, a tiempo completo a USD 150/h, el monto programado futuro debería coincidir con el presupuesto.
A medida que el equipo informa sus horas, puede ver de inmediato el impacto en el presupuesto previsto.
Si tiene dudas sobre el equipo asignado a su proyecto, configurar un marcador de posición para la disciplina o el departamento relevante (p. ej., diseñador visual) puede ser una estrategia útil. Este marcador de posición puede tener una tarifa de facturación para conocer el impacto en el cronograma.
Cuando identifique a la persona adecuada para este proyecto, puede asignar el proyecto a esa persona. Además, si toma decisiones de programación de forma semanal o diaria, puede dividir la asignación del marcador de posición, reasignando cada segmento a otra persona del equipo.
Acerca de las tarifas de facturación
Determinar las tarifas de facturación
Cuando establezca las tarifas de facturación, tenga en cuenta lo siguiente:
- Costo del trabajo: Esto incluye los salarios y beneficios del personal, así como los costos generales de las personas no facturables, el alquiler y otros gastos operativos.
- Objetivos de utilización: El porcentaje de horas de trabajo que se consideran mano de obra directa (trabajo del proyecto que los clientes pagan) en contraposición a la mano de obra indirecta (trabajo que se considera gasto general o trabajo entre los proyectos de los clientes)
- La utilización difiere según la organización, pero por lo general está en el rango del 50 % al 75 %. Más del 75 % puede ser insalubre para una organización durante un largo período de tiempo.
- Objetivos de rentabilidad: El margen de ganancias al que apunta la organización. Esto difiere entre las organizaciones, pero suele estar en el rango del 15 % al 25 %.
- Costo total de la mano de obra: El costo real por hora de producción para cada miembro del equipo. Puede calcular exactamente cuánto necesita cobrar por hora para que esa persona cumpla con sus objetivos de ganancias brutas en los proyectos.
- Multiplicador de precios: Puede multiplicar la tarifa por hora por el multiplicador de precios. Un multiplicador de precios típico es entre tres y cinco. Los multiplicadores varían mucho y dependen de su sector. Investigue qué multiplicador tiene más sentido para su equipo.
Los gastos laborales y los gastos generales cambian con el tiempo. Vuelva a calcular esta tarifa una o dos veces al año para asegurarse de que esté actualizada y ajuste las tarifas de facturación para nuevos proyectos según sea necesario.
Calcular los costos estimados del proyecto
Cuando les presente a los clientes un precio por su trabajo, base su estimación y cálculos en esta tarifa de facturación externa. Averigüe cuánto tiempo tomaría completar el trabajo y multiplíquelo por la tarifa por hora.
Puede ser mejor comunicar el precio como una oferta fija y no divulgar los cálculos de tarifas por hora que se utilizaron para llegar al precio final. De lo contrario, es posible que termine negociando cada hora, en lugar del valor del trabajo realizado. Incluso cuando la duración del proyecto es imprevisible, como en el trabajo de desarrollo de software, por ejemplo, puede calcular en bloques de tiempo y con un límite máximo de presupuesto.
Configurar el presupuesto de su proyecto en Resource Management
Proyectos de oferta fija
En un proyecto de oferta fija, licita para completar un conjunto de trabajo definido por una cierta cantidad de dinero. Su presupuesto es el precio que le cobra al cliente.
Anticipos
En el caso de un anticipo, el cliente paga una tarifa por una cantidad determinada de trabajo, pero el alcance no suele definirse por adelantado. Puede haber un acuerdo para no superar el presupuesto. Con los anticipos, el presupuesto depende de cómo quiera dividir el anticipo.
Por ejemplo, podría ser una serie de proyectos o fases de un mes o un proyecto de un año.
Tiempo y materiales
En los proyectos de tiempo y materiales, se le paga por las horas reales trabajadas. Puede dejar el presupuesto en blanco y simplemente hacer un seguimiento de las tasas incurridas. También puede ingresar un monto objetivo o el monto máximo acordado. En los proyectos de tiempo y materiales, es posible que deba ajustar las tarifas de facturación para reflejar el recargo acordado para las horas trabajadas.
Estimación del presupuesto de un nuevo proyecto
Si es posible, mantenga las estimaciones y las propuestas subsiguientes de alto nivel en lugar de calcular cada gasto menor por adelantado.
El proyecto siguiente muestra a un diseñador y un desarrollador durante dos meses, a USD 150/h, lo que suma un total de USD 96 000 en mano de obra facturable.
En Resource Management, puede crear un nuevo proyecto y asignar personas (o marcadores de posición de roles y disciplinas) durante la cantidad de tiempo que calcula que demorará el proyecto. La cantidad futura programada resultante es la estimación para este proyecto.
Cuando el proyecto se convierte en una realidad, esta estimación se convierte en el presupuesto. Cuando agrega asignaciones futuras al proyecto, la cantidad programada futura resultante debe ser compatible con el presupuesto.
Cuando programa demasiadas personas o demasiado tiempo en un proyecto, resultará inmediatamente evidente que este proyecto superará el presupuesto.
Si no programa a suficientes personas para un proyecto, es posible que no cuente con los recursos adecuados disponibles cuando los necesite.
Consejos para realizar el seguimiento del tiempo y el presupuesto y analizarlos
No realice un seguimiento más allá de lo que resulte necesario
El seguimiento del tiempo genera una carga en la persona que necesita ingresarlo. Es más eficiente realizar un seguimiento lo menos posible para cumplir con las metas de su organización.
Algunas organizaciones no realizan un seguimiento del tiempo en absoluto. Suponen que lo que se planificó es aquello en lo que se incurrió. Estos equipos calculan las horas y cantidades incurridas como horas anteriores programadas confirmadas y no confirmadas.
Otras organizaciones necesitan más información y registran solo las horas necesarias para cada proyecto. Establecen el seguimiento del tiempo en horas y minutos.
El seguimiento detallado requiere que su equipo ingrese notas para cada entrada de tiempo. Este método permite más filtrado y análisis de las horas informadas.
Permitir una buena toma de decisiones
Las personas que llevan a cabo el trabajo son mejores para determinar el mejor momento para hacerlo, siempre y cuando las expectativas en torno a los plazos y cuánto tiempo deben dedicar a algo resulten claras.
Es mejor que las asignaciones se sitúen en el mayor nivel posible, por ejemplo, una asignación de una semana de duración que represente el 20% de la asignación de una persona en lugar de una asignación de un día de ocho horas, por ejemplo. De esta manera, las personas tienen la capacidad de planificar toda su semana en torno a expectativas de mayor nivel.
Análisis entre segmentos
Los informes le permiten agrupar las horas incurridas y futuras, los presupuestos y las utilizaciones, y mucho más, desde diferentes perspectivas. Puede analizar las horas de un proyecto, todas las horas agrupadas por cliente, disciplina, rol o mes, o muchos otros elementos dinámicos.
Analizar los informes lo ayuda a realizar ajustes estratégicos en el futuro. Es posible que encuentre que ciertas personas siempre necesitan más tiempo para realizar el trabajo o que ciertos clientes siempre superan el presupuesto. Estos detalles ayudan a ajustar sus estimaciones en el futuro. Por ejemplo, ¿ese cliente que siempre tiene exigencias no pactadas? Puede agregar tres semanas adicionales cuando comience el próximo proyecto que realice con él.
Puede crear plantillas de proyectos con presupuestos recomendados para ciertas actividades. Los datos del informe le brindan información real sobre cómo configurar las plantillas y mejorar así la planificación de línea de base en todo momento.