Política de uso compartido seguro

Si desea configurar la política de inmediato, consulte Configurar una política de uso compartido seguro.

La política de uso compartido seguro le permite crear una lista de usuarios y dominios aprobados para compartir elementos. Puede aplicar esta política a hojas, formularios, informes, flujos de trabajo, WorkApps y paneles. Por ejemplo, la política puede evitar que los usuarios compartan, envíen correos electrónicos, ejecuten flujos de trabajo o vean datos incrustados en paneles entre planes con cualquier persona que no esté en la lista de uso compartido seguro.

También puede restringir la capacidad de los usuarios no autorizados para realizar las siguientes acciones:

• Compartir hojas y espacios de trabajo
• Enviar filas
• Usar la opción Send Link to Form (Enviar enlace al formulario) dentro del enlace al formulario
• Agregar usuarios a su plan
• Agregar usuarios a grupos

Las listas de usuarios y dominios aprobados también restringen el correo electrónico, lo que significa que los usuarios no podrán enviar correos electrónicos de Smartsheet a direcciones y dominios restringidos.

Qué esperar

Después de activar la política de uso compartido seguro en el Centro de administración, tendrá disponibles las siguientes dos hojas:

• Una para la lista de dominios
• Una para la lista de usuarios (direcciones de correo electrónico permitidas)

Estas son hojas estándar que puede editar y compartir con otros usuarios. Sin embargo, es aconsejable compartirlas solo con alguien en quien confíe para administrar la lista de uso compartido seguro. Contienen ocho columnas generadas de forma automática que están bloqueadas de manera predeterminada. No cambie esas columnas para evitar comprometer los permisos o flujos de trabajo existentes, y también para evitar problemas con futuras mejoras en la función.

• Domains/Emails allowed to share
• Exento del requisito de cuenta corporativa
• Exento del requisito de autenticación multifactor (MFA)
• Modificado por
• Modificado el
• Created By (Creado por)
• Creado
• Notas

Además, se genera de forma automática un nuevo espacio de trabajo de configuración del administrador para que pueda almacenar ambas hojas. Tenga en cuenta que los datos que ingresa en estas hojas se sincronizan con la Lista de exenciones, que utiliza para administrar el uso compartido externo.

Consideraciones para el uso compartido seguro

• Los administradores del sistema que se agreguen a Smartsheet en el futuro no obtienen acceso de forma automática a la lista de uso compartido seguro. Un administrador del sistema existente debe compartir con ellos las hojas (o el espacio de trabajo) de uso compartido seguro.
• Después de modificar la política de uso compartido seguro, los cambios pueden demorar hasta tres minutos en aplicarse.
• Ambas hojas solo admiten hasta 20 000 filas. Es posible que note pequeños retrasos durante la aplicación de la política si está trabajando con más de 20 000 entradas. 
• Los cambios en las hojas de uso compartido seguro no desencadenan de forma automática una notificación, pero se recomienda agregar un flujo de trabajo para desencadenar una notificación sobre los cambios en las hojas.

Otras cuestiones para tener en cuenta

• Puede administrar la lista de uso compartido seguro mediante programación con la interfaz de programación de aplicaciones (API) de hoja.
• Debe agregar subdominios a la lista autorizada de manera individual. Por ejemplo, si agrega “empresa.com” a la lista de permitidos, no se agregará “portal.empresa.com”. Debe agregar ambos dominios.
• Cuando se habiliten las capacidades de uso compartido seguro, estas restringirán quiénes pueden recibir correos electrónicos de notificación.
• Puede auditar la lista de uso compartido seguro a través del Informe de acceso a hojas y usar el registro de actividad de la hoja para comprobar quién hizo cambios en las hojas.
• Después de la activación, todos los administradores del sistema del plan reciben permisos de administrador en ambas hojas vinculadas a la lista de uso compartido seguro. También reciben una notificación cuando se activa o se desactiva la política.

Incrustación de paneles entre planes

Si su organización activó el uso compartido seguro, los usuarios de su plan pueden insertar hojas que sean propiedad de su plan como métricas o widgets de gráficos en un panel de otro plan. Sin embargo, su lista autorizada rige la visibilidad de los datos:

• Acceso autorizado: Si el dominio o el correo electrónico del Visor del panel está en la lista de permitidos de su plan, puede ver los datos en el widget.
• Acceso restringido: Si el Visor del panel no está autorizado, el widget quedará en blanco y aparecerá el mensaje Acceso restringido a los datos.

Si un colaborador externo informa que un widget de panel está en blanco o muestra un mensaje que indica que se denegó el acceso, considere agregar su dominio o dirección de correo electrónico a la lista de permitidos.