Asignar personas a una tarea

En Smartsheet, puede usar el tipo de columna Lista de contactos para asignar tareas a los miembros del equipo. Cuando se asignan tareas a los miembros del equipo, puede seguirlas como recursos en las Vistas de recursos y enviarlas como Notificaciones y recordatorios con alertas y acciones. También puede usar esta columna para generar informes de tareas asignadas a miembros específicos del equipo.

NOTA: Para agregar o modificar una columna, debe ser el propietario de la hoja o tener permiso de uso compartido de la hoja con permisos de nivel de administrador. También debe tener una licencia de Smartsheet. Para obtener más información sobre uso compartido, consulte Niveles de permiso de uso compartido. ¿No está seguro de si tiene una licencia? Consulte Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.


Configure una columna de lista de contactos para asignar

Para asignar tareas a una persona en su hoja, la hoja debe contener una columna de lista de contactos. Si no tiene una columna de lista de contactos, puede insertarla con los siguientes pasos:

  1. Haga clic en la flecha del menú desplegable ubicada debajo del encabezado de la columna y seleccione Insertar 1 columna a la derecha o Insertar 1 columna a la izquierda, según dónde desea colocar la columna de lista de contacto adicional.

    Aparecerá la ventana Insertar columna.

    Inserte una columna de contactos
  2. Ingrese el nombre de la columna en la casilla Nombre (por ejemplo, ingrese "Asignado a").
  3. Seleccione el tipo de columna Lista de contactos.

    Si tiene tareas que deben reasignarse a varias personas, marque la casilla Permitir diversos contactos por celda

    NOTA: En la aplicación móvil, podrá agregar uno o más contactos a la columna Lista de contactos según qué opción se haya configurado en la aplicación de escritorio; no obstante, no puede configurar esta opción desde la aplicación móvil.

    Para que resulte más fácil agregar a algunas personas en las celdas de contacto en la hoja, puede ingresar una lista de contactos preferidos en Valores; las personas que especifique aquí aparecerán cuando haga clic en la flecha desplegable en una celda. Puede ingresar contactos (nombre y dirección de correo electrónico), nombres o direcciones de correo electrónico como valores preferidos de la columna.

  4. Haga clic en Aceptar.

¡Eso es todo! La columnaLista de contactosse insertará en la hoja. Ahora puede asignar personas a las tareas.

CONSEJOS:

  • Puede crear filtros o generar informes para ver todas las tareas asignadas a miembros específicos del equipo. Consulte Ver sus tareas asignadas para averiguar cómo hacerlo.
  • Inserte múltiples columnas de Lista de contactos cuando las personas tengan diferentes roles relacionados con cada tarea. Por ejemplo, un ingeniero de Aseguramiento de Calidad puede aprobar o denegar una solicitud de aprobación para revisión del desarrollador luego de confirmar que puede reproducir un error enviado por un evaluador de Aseguramiento de Calidad mencionado en otra columna.

Asignar tareas a varias personas

Si desea que varias personas trabajen con una tarea, configure la columna Lista de contactos como Permitir diversos contactos por celda.  

Una vez que la columna esté configurada, ingrese el nombre de un contacto existente en la celda para mostrar la lista de contactos coincidentes, y luego seleccione el contacto deseado para agregarlo a la lista de contactos asignados a la tarea.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando trabaje con varios contactos en una celda:

  • Cuando estén permitidos varios contactos, cada uno deberá estar asociado con una dirección de correo electrónico. Si ingresa el nombre de un nuevo contacto en una celda, se le pedirá que también ingrese la dirección de correo electrónico.
  • Puede agregar hasta 20 contactos por celda.
  • Cuando haya permitido varios contactos en la columna Recurso asignado y haya configurado la columna de % de asignación en la Configuración del proyecto, todos los recursos en la celda se asignarán al porcentaje que especifique. Si desea que varias personas trabajen en la misma tarea con diferentes asignaciones para la Administración de recursos, puede incluir la misma tarea en filas múltiples de la hoja y asignar cada tarea duplicada a una persona diferente. Consulte Asignación y administración de recursos.
  • Si no especifica una asignación con la columna de % de asignación, todos en la columna de contactos tendrán el 100% de la asignación.

CONSEJOS:

  • Puede generar alertas para enviar notificaciones y solicitudes automáticamente a personas que tienen asignadas tareas. Consulte Automatizar su trabajo con alertas y acciones para obtener más información.
  • Cuando hay varias personas trabajando en diferentes secciones de la misma tarea, cree subtareas al aplicar sangrías en las filas debajo de la tarea principal cuando asigne personas a cada subtarea. Para más detalles, consulte Jerarquía: Aplicar o quitar sangría a las filas .

Limitar asignación a un contacto

Cuando deba asignar una tarea solo a una persona, restrinja la columna de contactos a un solo contacto. Para ello, deje Permitir diversos contactos por celda sin marcar. Por ejemplo, con la solicitud de aprobación, asegúrese de que solo una persona, como el gerente, apruebe cada paso del proceso para garantizar que múltiples contactos no sobrescriban las aprobaciones de otros.

CONSEJOS: 

  • Con la columna Contacto único, puede usar la lista de contactos preferidos para agrupar tareas por persona asignada si cambia a la Vista de tarjeta. No está disponible cuando están permitidos múltiples contactos. Para obtener más información sobre la vista de tarjeta, consulte Utilizar la Vista de tarjeta para visualizar su proyecto.
  • Puede agregar múltiples columnas de contacto cuando hay varias personas trabajando en distintas partes de cada tarea. Por ejemplo, en el proyecto de aseguramiento de la calidad de software, puede agregar columnas de contacto separadas para "Ingenieros de pruebas de software" y "Gerente aprobador".

Gestione qué contactos aparecerán cuando escriba en una celda

Cuando ingrese un nombre o una dirección de correo electrónico en la columna Lista de contactos, los nombres que se muestren incluirán lo siguiente:

  • Los valores de contacto preferidos que haya configurado con la casilla Valores en la ventana Insertar columna o Editar propiedades de columna.
  • Todos los colaboradores que poseen uso compartido de la hoja.
  • Todos los demás contactos o direcciones de correo electrónico que se hayan asignado a otras filas de la hoja.
  • Las personas incluidas en su lista de contactos personal de Smartsheet. (Encontrará más información al respecto aquí).
  • Si forma parte de una cuenta multiusuario, otra personas que estén en la cuenta. (Para obtener más información sobre Administración de usuarios, ingrese aquí).

Agregar contactos al selector de autosugerencias

Si comienza a ingresar un nombre o una dirección de correo electrónico y detecta que la lista de contactos no realiza una sugerencia automática, esto significa que su lista de contactos no incluye a un contacto que coincida con lo que ha ingresado. Para agregarlos a la columna Lista de contactos, haga clic en la flecha desplegable de la celda y luego seleccione Agregar nuevo para agregar el nombre del contacto y la dirección de correo electrónico a la lista y luego asignarlo a la fila. También puede editar las propiedades de columna para agregarlas a los valores de contacto preferidos.

sally smart agregar nuevo

Quitar contactos duplicados de la lista de contactos

Ocasionalmente, verá contactos duplicados cuando ingrese un nombre o una dirección de correo electrónico en una celda. Para quitar nombres o direcciones de correo electrónico de la lista de contactos, quítelos de los valores de contacto preferidos y de otras celdas de la columna. 

Si sigue viendo valores de contactos duplicados, es posible que el nombre que haya configurado para el contacto en sus contactos personales de Smartsheet no coincida con el nombre asociado con su Perfil personal. Consulte Administrar contactos en la lista Mis contactos de Smartsheet y Administrar su perfil personal para asegurarse de que el nombre en sus contactos coincida con el nombre en su perfil.

NOTA: No podrá quitar los colaboradores compartidos de la lista de contacto.

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