Asignar personas a una tarea

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Para agregar o modificar una columna, debe ser propietario de la hoja o tener uso compartido de la hoja con permisos de uso compartido de nivel de administrador. Debe tener también una licencia de Smartsheet. Para más información sobre uso compartido, consulte Niveles de permiso de uso compartido.¿No sabe si tiene licencia? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.

En Smartsheet, puede utilizar el tipo de columna Lista de contactos para asignar tareas a los miembros del equipo. Cuando se asignan tareas a miembros del equipo, puede llevar un registro de ellos como recursos en las Vistas de recursos y enviarles Notificaciones y recordatorios con Alertas y acciones. También puede usar esta columna para generar informes de tareas asignadas a miembros específicos del equipo.


Configurar una columna de lista de contactos para asignar

Para asignar personas a tareas en su hoja, la hoja debe incluir una columna de lista de contactos. Si no tiene una columna de lista de contactos, puede insertar una siguiendo estos pasos:

  1. Haga clic en la flecha desplegable debajo del encabezado de la columna y seleccione Insertar una columna a la derecha o Insertar una columna a la izquierda, según dónde desee colocar la columna de lista de contactos adicional.

    Aparece la ventana Insertar columna.

    Insertar columna de contactos
  2. Escriba el nombre de la columna en el cuadro Nombre (por ejemplo, escriba "Asignado/a a").
  3. Seleccione el tipo de columna Lista de contactos.

    Si tiene tareas que deban asignarse a varias personas, marque la casilla Permitir varios contactos por celda.

    NOTA: En la aplicación móvil, podrá agregar uno o más contactos a una columna de lista de contactos según la opción configurada en la aplicación de escritorio. Sin embargo, no puede configurar esta opción desde la aplicación para dispositivos móviles.

    Para que a ciertas personas les resulte más sencillo agregar celdas de contactos en la hoja, escriba una lista de sus contactos preferidos debajo de Valores, es decir, las personas que especifique aquí se mostrarán al hacer clic en la flecha desplegable en una celda. Puede ingresar un contacto (nombre y dirección de correo electrónico), un nombre o una dirección de correo electrónico como sus valores preferidos para la columna.

  4. Haga clic en Aceptar.

¡Eso es todo! En su hoja se insertará la columna de lista de contactos. Ahora, puede asignar personas a tareas.

CONSEJOS:

  • Puede crear filtros o generar informes para ver todas las tareas asignadas a miembros específicos del equipo. Consulte Ver sus tareas asignadas para saber cómo hacerlo.
  • Inserte columnas de lista de contactos múltiples cuando las personas tengan distintas funciones relacionadas con cada una de las tareas. Por ejemplo, un ingeniero de Control de Calidad puede aprobar o rechazar una solicitud de aprobación para someter a revisión del desarrollador una vez que confirme que puede reproducir un error enviado por un evaluador de Control de Calidad mencionado en otra columna.
  • Siempre y cuando el campo Lista de contactos no se utilice para la administración de recursos, puede crear una fórmula con la que se asignen personas automáticamente a tareas según las condiciones. Por ejemplo, se asigna un jefe de departamento a una tarea que requiere de aprobación con una fórmula VLOOKUP. Para obtener más información sobre la creación de fórmulas, consulte Crear y editar fórmulas en Smartsheet.

Asignar tareas a varias personas

Si quiere que varias personas trabajen en una tarea, puede configurar su columna de lista de contactos para Permitir varios contactos por celda.

Una vez configurada la columna, escriba el nombre de un contacto existente en una celda para mostrar una lista de los contactos coincidentes. Luego, seleccione el contacto deseado para agregarlo a la lista de contactos asignados a la tarea.

Al trabajar con varios contactos en una celda, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Cuando se permiten múltiples contactos, cada contacto debe estar asociado con una dirección de correo electrónico. Si ingresa el nombre de un nuevo contacto en una celda, se le pedirá que introduzca también la dirección de correo electrónico.
  • Puede agregar hasta 20 contactos en cada celda.
  • Una vez que haya autorizado múltiples contactos en la columna Recurso asignado y configurado la columna % de asignación en la configuración del proyecto, se asignarán todos los recursos de la celda en el porcentaje que especifique. Si quiere que varias personas trabajen en la misma tarea con diferentes porcentajes de asignación para la administración de recursos, puede enumerar la misma tarea en múltiples filas de su hoja y asignar cada tarea duplicada a una persona diferente. Consulte Administración y asignación de recursos.
  • Si no especifica una asignación con la columna % de asignación, todas las personas que formen parte de la columna de contacto recibirán automáticamente una asignación del 100 %.
  • En los informes, se consideran las columnas de lista de contactos de asignación única y múltiple como distintos tipos de columnas. Esto podría provocar resultados inesperados al extraer datos de una combinación de columnas de asignación única y múltiple. Consulte Confeccionar informes con datos de varias hojas para obtener más información al respecto.

CONSEJOS:

  • Puede crear alertas para que se envíen de manera automática notificaciones y solicitudes a personas con tareas asignadas. Para obtener más información, consulte Cómo automatizar su trabajo con alertas y acciones.
  • Cuando hay varias personas trabajando en distintas secciones de la misma tarea, puede crear subtareas, para lo cual se aplica sangría a las filas debajo de la tarea principal y, luego, se asignan personas a cada subtarea. Para obtener más información, consulte Jerarquías: Aplicar o quitar sangría en las filas.

Limitar la asignación a un solo contacto

Cuando deba asignarse una tarea a una sola persona, limite la columna de contacto a un solo contacto, para lo cual deberá dejar sin marcar la casilla Permitir varios contactos por celda. Por ejemplo, en una solicitud de aprobación, querrá asegurarse de que una sola persona, como el gerente, apruebe cada uno de los pasos del proceso para garantizar que múltiples contactos no sobrescriban las aprobaciones de los demás.

CONSEJOS:

  • Con una columna de Contacto único, puede usar su lista preferida de contactos para agrupar tareas por persona asignada en caso de cambiar a la Vista de tarjeta. Esta función no se encuentra disponible cuando hay múltiples contactos permitidos. Para obtener más información sobre la Vista de tarjeta, consulte Cómo usar la Vista de tarjeta para visualizar el proyecto.
  • Puede agregar múltiples columnas de contacto cuando las personas trabajan en distintas partes de cada tarea. Por ejemplo, en un proyecto de Control de Calidad de Software, tal vez quiera agregar columnas de contacto independientes para "Ingenieros de pruebas de software" y "Gerente de aprobación".

Gestione qué contactos se muestran al escribir en una celda

Al escribir un nombre o una dirección de correo electrónico en una columna de lista de contactos, los nombres que se muestran son:

  • Cualquier valor de contacto preferido que haya configurado a través de la casilla Valores en el formulario Insertar columna o la ventana Editar propiedades de la columna.
  • Todos los colaboradores han recibido invitación para compartir la hoja.
  • Otros contactos o direcciones de correo electrónico que se hayan asignado a otras filas en la hoja.
  • Personas en su lista de contactos personales de Smartsheet. (Más información sobre este tema aquí).
  • Si forma parte de una cuenta de Negocios o Empresarial, otras personas que formen parte de la cuenta. (Más información sobre este Administración de usuarios aquí).

Agregar contactos al selector de sugerencias automáticas

Si comienza a ingresar un nombre o una dirección de correo electrónico y no se ven las sugerencias automáticas de la lista de contactos, esto significa que su lista de contactos no incluye un contacto que coincida con lo que ha ingresado. Para agregarlos a la columna de lista de contactos, haga clic en la flecha desplegable de la celda y luego seleccione Agregar nuevo para agregar el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto a su lista y asignarlo a la fila. También puede editar las propiedades de la columna para agregarlas a los valores de contacto preferidos.

sally smart agregar nuevo

Eliminar contactos duplicados de la lista de contactos

Ocasionalmente, verá contactos duplicados al escribir un nombre o una dirección de correo electrónico en una celda. Para quitar nombres o direcciones de correo electrónico de la lista de contactos, quítelos de los valores de contactos preferidos y de las otras celdas en la columna.

Si, aun así, sigue viendo valores de contactos duplicados, es posible que el nombre que ha configurado para el contacto en su lista de contactos personales de Smartsheet no coincida con el nombre que se encuentra asociado con su Perfil personal. Consulte Administrar los contactos de mi lista de contactos de Smartsheet y Administrar su perfil personal para asegurarse de que el nombre en sus contactos coincida con el nombre de su perfil.

No podrá quitar colaboradores compartidos de la lista de contactos.