Con las colecciones, puede combinar elementos específicos de sus espacios de trabajo con otro contenido, como Documentos de Google o paneles de Power BI, y compartir ese conjunto personalizado de elementos con otras personas.
USM Content
Compartir colecciones en espacios de trabajo
Debe ser el administrador del espacio de trabajo en el que reside la colección para poder compartirla.
Para compartir una colección, debe hacer lo siguiente:
- Abra el panel del espacio de trabajo.
- Seleccione la colección que desea compartir y haga clic en el menú de tres puntos.
- Seleccione Compartir colección.
- En el cuadro de diálogo de uso compartido, agregue los usuarios o grupos con los que compartirá la colección.
- Seleccione Compartir.
Como alternativa, puede usar el botón Compartir ubicado en el extremo superior derecho de un elemento abierto para compartir la colección o solo ese elemento.
En el menú desplegable Personalizar mensaje, puede personalizar el asunto y el texto del correo electrónico de notificación que envía a las personas con las que se comparte la colección.
Aspectos para tener en cuenta:
- Cuando se comparte una colección con otra persona, se le otorga acceso a la colección y a todos los elementos en ella. Puede determinar el nivel de acceso de cada elemento de forma individual.
- Cualquier usuario de Smartsheet puede obtener acceso a una colección independientemente de su plan.
Administrar el acceso a colecciones en espacios de trabajo
Cada persona con la que comparte una colección obtiene acceso a todos los elementos actuales y futuros que se encuentran en ella.
Contenido dentro de las colecciones
Puede agregar elementos con permisos de Observador de forma predeterminada y, a continuación, definir permisos para cada elemento. Decida qué nivel de acceso desea otorgar a las personas con las que comparte la colección.
- Autor del comentario
- Editor
- Observador
Para editar o actualizar los permisos de los elementos de la colección, debe hacer lo siguiente:
- Abra el panel del espacio de trabajo.
- Abra la colección que contiene los elementos que desea actualizar.
- Seleccione el menú de tres puntos junto a cada elemento.
- Seleccione Cambiar permisos.
- Seleccione el nivel de permiso que desea asignar.
Como alternativa, también puede seleccionar los permisos directamente desde los íconos ubicados junto a cada elemento.
Los permisos de los enlaces externos, los formularios y las vistas de Dynamic View se administran fuera de las colecciones. Todo el contenido externo solo tiene permisos de Observador.
Solicitar acceso a una colección
Si intenta abrir una colección y no puede hacerlo, es posible que deba solicitar acceso a ella.
Motivos comunes por los que no se tiene acceso:
- Recibió un enlace de uso compartido, pero su dirección de correo electrónico no tiene acceso a la colección.
- Inició sesión en Smartsheet con una dirección de correo electrónico diferente de aquella donde se envió el enlace de uso compartido.
- El administrador de la colección eliminó su acceso al elemento.
- El administrador eliminó la colección.
Si desea acceder a una colección que no se compartió con su dirección de correo electrónico, abra la URL para ver el botón Solicitar acceso. Además, utilice el cuadro de texto para proporcionar contexto.
Cuando solicita acceso, se envía un correo electrónico al administrador de la colección con un enlace que este puede usar para seleccionar un nivel de permiso de uso compartido. Una vez que el administrador de la colección haya completado este proceso, usted puede acceder a la colección.
Cuando un administrador aprueba la solicitud, usted recibe una notificación. Por el contrario, si la rechaza, no recibe ninguna notificación.
Cómo funciona el acceso a las colecciones
- Cuando comparte una colección con otra persona, le otorga acceso a los elementos de la colección, independientemente de cuáles sean esos elementos.
- Las personas con uso compartido en la colección pueden acceder a los elementos subyacentes con un enlace directo o a través de la colección.
- Cuando comparte una colección con otra persona, esta puede acceder a los elementos de esa colección con el nivel de permiso más alto que tenga. Esto quiere decir que puede compartir una colección con una persona y otorgarle permisos de Observador, pero si ella ya tenía permisos de Editor en el elemento directamente, conservará el acceso de Editor.