Las colecciones le permiten compartir una combinación de elementos de Smartsheet y que no son de Smartsheet con niveles de acceso personalizados.
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Compartir colecciones en espacios de trabajo
Debe ser el administrador del espacio de trabajo en el que se encuentra la colección para compartirla.
A continuación, le mostramos cómo compartir una colección:
- Vaya a la pestaña Inicio > Espacios de trabajo y seleccione el espacio de trabajo que contiene la colección. Esto abre el panel del espacio de trabajo.
- Seleccione la colección que desea compartir.
- Seleccione el menú de tres puntos.
- Seleccione Compartir colección.
- En el cuadro de diálogo de uso compartido, agregue los usuarios o grupos con los que compartirá la colección.
- Seleccione Compartir.
Se compartió su colección.
Como alternativa, puede usar el botón Compartir en la esquina superior derecha de un elemento abierto para compartir la colección o solo ese elemento.
En el menú desplegable Personalizar mensaje, puede personalizar el asunto y el texto del cuerpo del correo electrónico de notificación que está enviando a las personas con las que comparte la colección.
Aspectos para tener en cuenta:
- Compartir una colección con alguien le otorga a esa persona acceso a la colección y a todos sus elementos. Sin embargo, puede especificar el nivel de acceso de cada persona a cada elemento.
- Puede compartir cualquier usuario de Smartsheet con una colección, independientemente del plan del usuario.
- Cuando copia un espacio de trabajo con la opción Guardar como nuevo… de Explorar, las Opciones de uso compartido que elija solo se aplican al espacio de trabajo, pero no a los permisos únicos de sus colecciones internas. Cualquier persona con acceso al nuevo espacio de trabajo puede acceder a sus colecciones.
Administrar el acceso a colecciones en espacios de trabajo
Cada persona con la que comparte una colección obtiene acceso a todos los elementos actuales y futuros que se encuentran en ella.
Contenido dentro de las colecciones
Los usuarios con uso compartido de una colección tienen permiso de Visualizador para todos sus elementos de forma predeterminada. A continuación, le mostramos los permisos de colección que puede asignar a un elemento:
- Autor del comentario
- Editor
- Observador
A continuación, le mostramos cómo cambiar el permiso de un elemento:
- Abra el panel del espacio de trabajo
- Abra la colección que contiene el elemento que desea actualizar.
- Seleccione el menú de tres puntos junto al elemento.
- Seleccione Cambiar permisos.
- Seleccione el nivel de permiso que desea asignar.
Como alternativa, puede seleccionar los permisos de un elemento directamente desde el ícono junto al elemento.
Los permisos de los enlaces externos, los formularios y las vistas de Dynamic View se administran fuera de las colecciones. Todo el contenido externo solo tiene permisos de Observador.
Solicitar acceso a una colección
Si intenta abrir una colección y no puede hacerlo, es posible que deba solicitar acceso a ella.
Motivos comunes por los que no se tiene acceso:
- Recibió un enlace de uso compartido, pero su dirección de correo electrónico no tiene acceso a la colección.
- Inició sesión en Smartsheet con una dirección de correo electrónico diferente de aquella donde se envió el enlace de uso compartido.
- El administrador de la colección eliminó su acceso al elemento.
- El administrador eliminó la colección.
Si desea acceder a una colección que no se comparte con su dirección de correo electrónico, abra la URL para ver el botón Solicitar acceso. Además, utilice el cuadro de texto para proporcionar contexto.
Cuando solicita acceso, se envía un correo electrónico al administrador de la colección con un enlace que este puede usar para seleccionar un nivel de permiso de uso compartido. Una vez que el administrador de la colección haya completado este proceso, usted puede acceder a la colección.
Cuando un administrador aprueba la solicitud, usted recibe una notificación. Por el contrario, si la rechaza, no recibe ninguna notificación.
Cómo funciona el acceso a la colección
- Cuando comparte una colección con alguien, le otorga acceso a los elementos de esa colección, independientemente de cuáles sean esos elementos.
- Las personas con uso compartido en la colección pueden acceder a los elementos subyacentes con un enlace directo o a través de la colección.
- Cuando comparte una colección con alguien, esa persona puede acceder a sus elementos con el nivel de permiso más alto que tenga. Eso significa que puede compartir la colección con alguien con permisos de Observador, pero si anteriormente tenía permisos de Editor en el elemento, puede seguir accediendo a ese elemento como Editor.
- Cuando copia un espacio de trabajo que incluye colecciones, cualquier persona con acceso al nuevo espacio de trabajo puede acceder a sus colecciones. Puede asignar permisos adicionales a colecciones específicas.