Cree colecciones y edítelas para incluir selecciones de elementos de Smartsheet y contenido externo para mantener a su equipo concentrado en el trabajo al que necesitan acceder.
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Crear una nueva colección
Para crear una nueva colección, siga estos pasos:
- Abra el panel del espacio de trabajo.
- Seleccione Colecciones.
- Seleccione Agregar colección (ícono +).
- En la siguiente ventana, asígnele un nombre a su colección.
- Seleccione +Agregar a colección para comenzar a agregar sus elementos.
Editar una colección
Para agregar, eliminar contenido, cambiar permisos o cambiar el nombre de los elementos de su colección, siga estos pasos:
Abra la colección que desea editar.
Si desea agregar contenido, seleccione +Agregar a colección.
Para editar un elemento específico, utilice el menú de tres puntos para hacer lo siguiente:
- Cambiar el nombre del elemento
- Cambiar permisos
- Eliminarlo de la colección
Para editar la colección, utilice el menú de tres puntos superior para hacer lo siguiente:
- Cambiar el nombre de la colección
- Eliminar la colección
Reordenar los elementos de una colección
- Como administrador, puede mover elementos dentro de su colección arrastrándolos y soltándolos donde desee.
- El tipo de elemento o su tamaño no afectan la ubicación de este. Puede soltarlos en cualquier orden.
- Cuando arrastre un elemento, puede pulsar Esc o soltarlo en la posición original para cancelar la acción iniciada.
- El orden de los elementos se actualiza en cuanto se coloca el elemento en su nueva ubicación. Otros usuarios deben actualizar la colección para ver el orden actualizado.
- Si la colección tiene varios administradores, todos pueden reordenar los elementos. Asegúrese de actualizar la colección si encuentra errores al momento de reordenar elementos, ya que es posible que otros administradores estén realizando la misma acción a la vez.
Crear una colección desde una carpeta
Como administrador de un espacio de trabajo, puede agregar el contenido de una carpeta a una colección nueva o existente a través del panel del espacio de trabajo.
Siga estos pasos:
- Utilice el menú de tres puntos de cada carpeta.
- Seleccione Agregar elementos de la carpeta a la colección >.
- Seleccione el nombre de una colección o haga clic en Nueva colección… para crear una.
Si agrega elementos a la carpeta después de moverla a la colección, esos elementos no aparecerán en la colección de forma automática.
Considere lo siguiente:
- El contenido de la carpeta aparece en el mismo orden en la colección (orden alfabético).
- Tanto la carpeta como la colección deben estar en el mismo espacio de trabajo.
- Esta función no se aplica a las carpetas de la carpeta Hojas.
- El contenido de las subcarpetas, las plantillas de hojas y los formularios de la carpeta no se transfieren a la colección.
- Si un elemento de una carpeta ya forma parte de una colección y agrega ese mismo elemento de nuevo, usted no recibe una notificación sobre el duplicado.