Construya un flujo de trabajo para generar documentos automáticamente

Con Automatización de Smartsheet, puede generar documentos automáticamente cuando se cumplan determinadas condiciones. Utilice esta capacidad para generar órdenes de compra, formularios de admisión de pacientes, contratos u otros documentos estándar en sus procesos de trabajo.

Antes de configurar la generación automática de documentos, deberá contar con una plantilla de documento PDF o Docusign rellenable y una asignación de documentos. Obtenga más información sobre asignación de documentos para Docusign o para un PDF rellenable. 

Para generar documentos automáticamente:

Desde el menú Automatización , seleccione Nuevo flujo de trabajo. 

1. Seleccione Desde cero y construya su flujo de trabajo con los desencadenadores y consideraciones que quiera usar. 
2. Defina los desencadenadores para el flujo de trabajo. Esto puede ser una fecha determinada, cuando un campo tiene cambios, o cualquier otro cambio en la fila que crea una necesidad para el documento asociado.
3. En Seleccionar un bloque de acciones, seleccione la plantilla Generar un documento cuando algo cambie. 
4. Desde el desplegable Seleccionar una asignación, seleccione la asignación que quiera usar. 
5. Agregue cualquier condición o acción adicional que desee que tenga lugar cuando se genere el documento. Por ejemplo, puede querer notificar a alguien de su equipo que el documento está disponible. Obtenga más información sobre condiciones del flujo de trabajo. 
6. En la esquina inferior derecha, haga clic en Guardar. Ahora, Smartsheet generará automáticamente su documento siempre que se cumplan las condiciones.

También puede utilizar una plantilla de flujo de trabajo para generar sus documentos automáticamente. En lugar de crear su flujo de trabajo desde cero, seleccione la plantilla Generar un documento cuando algo cambie y siga las instrucciones del generador de flujo de trabajo.