Bloques y rutas: Anatomía de un flujo de trabajo automatizado

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Crear un flujo de trabajo automatizado es similar a crear un diagrama de flujo. Ubicará los desencadenadores, condiciones y acciones juntos a partir de un bloque de inicio a uno o más bloques de finalización.

En el generador de flujos de trabajo:

  1. Seleccione el botón botón Agregar Agregar
  2. Elija qué quiere agregar (condición, ruta de condición, acción).

Para conceptualizar la automatización, piense en los flujos de trabajo con el siguiente esquema de trabajo: cuando un cambio desencadena el flujo de trabajo, si la fila cumple con las condiciones establecidas, se lleva a cabo la acción especificada.

Consulte la tabla de abajo para obtener información detallada sobre la acción de cada uno de estos elementos.

Elemento Uso para
Bloque del desencadenador La fecha y hora especificadas, la configuración de la recurrencia o las actividades en la hoja que ponen en marcha el flujo de trabajo automatizado.
Bloque de condición Se utiliza para filtrar qué filas se incluyen en las acciones del flujo de trabajo en la misma ruta.
Bloque de acción Tipo de automatización (alerta, aprobación, solicitud y mucho más) que quiere que tenga lugar como resultado del desencadenador y las condiciones precedentes. Los detalles sobre los distintos tipos de automatización se encuentran disponibles aquí.
Ruta de condición Una línea que conecta los bloques que ilustran las distintas rutas que sus flujos de trabajo pueden seguir en función de las condiciones establecidas. El flujo de trabajo puede tener una ruta única desde el desencadenador hasta la acción, o bien, tener varias rutas para indicar distintas acciones basadas en condiciones precedentes.

Prácticas recomendadas para flujos de trabajo automatizados

Tenga en cuenta lo siguiente al ejecutar al definir su flujo de trabajo:

  • Escriba el nombre del flujo de trabajo en el extremo superior izquierdo del generador de flujos de trabajo.
  • Asegúrese de guardar el flujo de trabajo (haciendo clic en Guardar, en el extremo inferior derecho) luego de definir los cambios o realizarlos. Puede regresar e implementar más cambios en su flujo de trabajo más adelante.
  • Cada hoja puede tener hasta 150 flujos de trabajo.
  • Cada flujo de trabajo puede tener hasta 100 bloques. Esto incluye los bloques de desencadenadores, condiciones y acciones.
  • Cada flujo de trabajo puede tener hasta 30 bloques de acción.
  • Los bloques de condición pueden tener hasta 20 declaraciones de condición (20 líneas dentro del bloque).
  • Los enlaces de archivos adjuntos incluidos en los correos electrónicos de flujos de trabajo automatizados caducan a los 14 días.
  • Configure su desencadenador para que tenga lugar una hora antes de que se produzca la acción. Esto garantizará que los problemas técnicos no impidan que la acción se lleve a cabo a tiempo.
  • Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contienen fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no activarán una automatización que modifique automáticamente la hoja (Mover fila, Copiar fila, Bloquear fila, Desbloquear fila, Solicitud de aprobación, Registrar una fecha, Asignar personas, Cambiar celda, Borrar celda). Para solucionar esto, considere la posibilidad de utilizar la automatización con límite de tiempo o los flujos de trabajo recurrentes.
  • Cuantos más flujos de trabajo activos haya en una hoja, más lentos serán los flujos de trabajo. Para mejorar el rendimiento, combine los flujos de trabajo que deban activarse juntos y desactive los flujos de trabajo más antiguos que ya no sean necesarios.
  • A diferencia de las fórmulas, los flujos de trabajo tardan unos segundos en procesarse. Los correos electrónicos, las solicitudes de actualización/aprobación, las automatizaciones de movimiento de filas en hojas grandes y los flujos de trabajo más antiguos que no han sido modificados recientemente pueden tardar unos minutos en completarse.