Crear y editar una asignación o configuración de DocuSign

Aplica a

Smartsheet
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Los propietarios y administradores pueden crear y editar asignaciones de DocuSign en dicha hoja tras haber iniciado sesión en su cuenta de DocuSign. Los editores pueden enviar documentos para firmar.
 

Utilice la integración de DocuSign en el Generador de documentos para generar y enviar rápidamente documentos para la firma.

Con esta capacidad, puede asignar una plantilla de DocuSign a su hoja y, luego, utilizar la asignación para crear y enviar documentos personalizados para destinatarios específicos de dicha firma.

Para crear una asignación de DocuSign, deberá abrir el Generador de documentos.

  1. Seleccione con el botón secundario en la fila para abrir el Menú de fila. Seleccione, Generar documentos.
  2. En el Generador de documentos, seleccione Crear para abrir el asistente de creación de asignaciones.
  3. Una vez en el asistente, elija Enviar documentos para firmar con DocuSign y seleccione Siguiente.
  4. Si todavía no ha iniciado sesión en DocuSign, seleccione Iniciar sesión y autentique con su cuenta de DocuSign. Luego, seleccione Siguiente.
  5. Seleccione una plantilla de DocuSign para usar para la asignación. Para más información sobre plantillas de DocuSign, consulte https://support.docusign.com/guides/ndse-user-guide-working-with-templates.
  6. A continuación, deberá seleccionar las columnas que contengan los nombres y las direcciones de correo electrónico de cada uno de los roles de destinatarios en la plantilla. Puede usar dos campos de texto/número o una columna Contacto que ya incluya un nombre y una dirección de correo electrónico para este paso.
  7. De manera opcional, habilite el seguimiento de estado en su hoja e introduzca un nombre para la columna de seguimiento. Smartsheet agregará automáticamente la columna a su hoja. Para más información, consulte Realizar un seguimiento del estado de las solicitudes de firma de DocuSign.
  8. Revise la configuración para asegurarse de que todo esté listo. Tenga en cuenta que, una vez que guarda su asignación, puede regresar al asistente para editar las asignaciones de roles y habilitar el seguimiento. Sin embargo, no podrá cambiar la selección de plantillas ni desactivar el seguimiento.
  9. Seleccione Listo para completar la configuración de la asignación de DocuSign.
  10. Si quiere completar los campos de manera automática en la plantilla con datos de Smartsheet, arrastre y suelte columnas de la hoja a la izquierda a los campos de DocuSign a la derecha.
  11. Seleccione Guardar en la parte superior de la pantalla para guardar la asignación.

Para editar una asignación en el Generador de documentos, desplace el cursor sobre la asignación y haga clic en el icono de edición. De esta manera, se vuelve a abrir la pantalla de asignación de arrastrar y soltar, en la que puede agregar, eliminar o modificar columnas que se han asignado a la plantilla de DocuSign.

Asimismo, puede editar las asignaciones de roles de DocuSign haciendo clic en el botón Configuración en la pantalla de asignación. Aplique los cambios necesarios y seleccione Listo para regresar a la pantalla de asignación. Seleccione Guardar para guardar la asignación.

Cualquier usuario con permisos de administrador o propietario respecto de la hoja puede crear y editar asignaciones de DocuSign en la hoja luego de haber iniciado sesión en su cuenta de DocuSign. Quienes tienen permisos de edición respecto de la hoja pueden enviar documentos para la firma. Los observadores NO pueden crear ni editar asignaciones de DocuSign, ni enviar documentos para la firma.

La cuenta de DocuSign que utilice en la integración debe tener los siguientes permisos: Permitir que los usuarios envíen sobres y, al menos, Crear permisos de nivel de plantilla. Para obtener más información sobre los permisos de DocuSign, consulte este artículo: https://support.docusign.com/guides/ndse-admin-guide-permission-sets

CONSEJOS:

  • Si desea que los datos se agreguen automáticamente a la plantilla, simplemente arrastre y suelte columnas de Smartsheet ubicadas a la izquierda a campos de la plantilla, a la derecha.
  • No se preocupe por arrastrar campos en los campos de firmas, ya que estos están configurados de manera individual en la sección Asignación de roles del asistente de asignación.
  • Para ver más páginas, desplácese hacia abajo. Para navegar, utilice los botones Siguiente y Anterior.

Troubleshooting

Fields sync when the document is complete.

Avoid mapping a sync column to multiple fields.  If you must map a sync column to multiple fields, link those fields in the DocuSign template editor. 

Sync is rejected.

Avoid syncing columns that accept specific values, for example, columns with restrict to these values enabled. If the synced value does not conform to the restrictions, the entire sync will be rejected.