Cree y envíe documentos para firmas de DocuSign

Con la integración de DocuSign, puede asignar una plantilla de DocuSign a su hoja y, luego, utilizar la asignación para crear y enviar documentos personalizados para destinatarios específicos de dicha firma. También puede sincronizar los datos entre DocuSign y Smartsheet y realizar un seguimiento del progreso de sus documentos.

Para crear una asignación de DocuSign:

• Necesita acceso a una cuenta de DocuSign.
• Necesita una plantilla PDF que pueda completarse.
• Debe haber creado una plantilla de DocuSign con la plantilla rellenable y haber asignado roles para sus usuarios.

Asignar plantillas de DocuSign a su hoja

1. Haga clic con el botón derecho en las filas con las que desea trabajar y luego seleccione Generar documentos > Crear una asignación de documentos.
2. Seleccione Firma electrónica. Es posible que se le solicite que inicie sesión en DocuSign.
3. Seleccione una plantilla de DocuSign para usar para la asignación. Obtenga más información sobre las plantilla de DocuSign.
4. Seleccione las columnas para asignar con los roles de DocuSign. Debe tener un nombre y dirección de correo electrónico para cada persona que firmará el documento. Puede usar dos campos de texto/número o una columna de contacto que contenga un nombre y una dirección de correo electrónico.

5. Opcional: Habilite el seguimiento de estado en su hoja e ingrese un nombre para la columna de seguimiento. Smartsheet agrega la columna de seguimiento a su hoja. Para más información, consulte Realizar un seguimiento del estado de las solicitudes de firma de DocuSign.
6. Opcional: Habilite la sincronización de datos y luego seleccione las columnas que desea sincronizar. Cuando los destinatarios de su firma electrónica actualicen los campos correspondientes de DocuSign, se actualizarán sus columnas de Smartsheet.
7. Revise su configuración. Desplace el mouse sobre un paso para acceder al botón Editar y realizar los cambios que sean necesarios. Puede volver al asistente para editar las asignaciones de rol y habilitar el seguimiento, pero no puede cambiar su plantilla ni deshabilitar el seguimiento.
8. Seleccione Listo. Aparece la pantalla de asignación.
9. Arrastre y suelte los nombres de columnas de la hoja a la izquierda hacia los campos de DocuSign a la derecha. No se preocupe por los campos de firmas; los configuró en la sección Asignar roles.
   Para ver más páginas, desplácese hacia abajo. Para navegar, utilice los botones Siguiente y Anterior.
10. En la parte superior de la pantalla, seleccione Guardar. Ahora puede acceder a esta asignación en cualquier momento que desee para generar este documento particular.

Genere el documento para que circule mediante DocuSign.

1. Vaya a la asignación que desea utilizar.
2. A la derecha del nombre de la asignación, seleccione Generar.
3. Lleve a cabo una de estas acciones:
   1. Seleccione Enviar con DocuSign. Esto envía las filas que seleccionó en la hoja antes de comenzar el proceso de asignación.
   2. Seleccione Guardar como borrador en DocuSign. Esto almacena documentos borradores en su cuenta de DocuSign.

Ver el estado de un documento de DocuSign

Si seleccionó Habilitar el seguimiento del estado al crear su asignación, su hoja ahora tiene una nueva columna. El estado de cada documento se actualiza con un enlace a la página de estado de DocuSign para dicho elemento.

Cuando el documento está completo, Smartsheet adjunta el documento a la fila correcta en su hoja.

Editar una asignación

1. Coloque el cursor sobre la asignación y seleccione Editar.
2. En la pantalla de asignación de arrastrar y soltar, agregue, elimine o modifique columnas asignadas a la plantilla de DocuSign.

Editar asignaciones de roles de DocuSign

1. Haga clic en el botón Configuración ubicado en la pantalla de asignación.
2. Aplique los cambios necesarios y haga clic en Listo para volver a la asignación.
3. Seleccione Guardar.

Seguimiento del progreso por correo electrónico

Puede poner en copia a los miembros del equipo y a otros usuarios que no firman en los correos electrónicos de DocuSign para que puedan realizar un seguimiento del progreso de un documento.

También puede definir líneas de asunto del correo electrónico y mensajes personalizados desde Smartsheet al enviar un documento para las firmas electrónicas a través de la integración con DocuSign. Utilice marcadores (llaves dobles) para hacer referencia al nombre de la columna de Smartsheet en su correo electrónico de la siguiente manera:

 {{first name}} {{last name}}