Preguntas frecuentes sobre Smartsheet Control Center

Este artículo está dirigido a personas que han comenzado a trabajar hace poco tiempo con un programa en Smartsheet Control Center (SCC). El artículo tiene por finalidad ayudar a los líderes principales y a los líderes designados a administrar o realizar actualizaciones en programas existentes de Control Center.

El líder principal es el líder y propietario de los activos de Smartsheet que conforman el programa. Para ser líder, debe ser usuario con licencia de una cuenta activa de Smartsheet.


Inicio de sesión y acceso a Control Center

¿Cómo autorizo a un grupo interesado de mi organización a tener acceso a un proyecto creado con Smartsheet Control Center?

Modificar proyectos existentes de Control Center

¿Cómo actualizo una plantilla que se utiliza en proyectos aprovisionados desde Control Center?

¿Cómo agrego una nueva plantilla para que otros proyectos aprovisionados desde Control Center puedan hacer uso de ella?

¿Cómo agrego o modifico información del proyecto (metadatos del proyecto) para un proyecto?

¿Cómo elimino un proyecto?

Realizar Actualizaciones globales

¿De qué se trata la función Actualizaciones globales?

¿Cómo accedo a la función Actualizaciones globales?

¿Qué tipos de Actualizaciones globales puedo hacer?

¿Tengo que actualizar todos mis proyectos?

Si una actualización está "parcialmente aprobada", ¿cuándo se considera "aplicada"?

¿Puedo implementar cambios en proyectos que no se crearon con Control Center?

¿Se trasladarán de manera automática a todos los proyectos existentes todos los cambios que implemente en mis plantillas base del proyecto?

Usar la función Buscar y reemplazar

¿De qué se trata la función Buscar y reemplazar?

¿Puedo usar Control Center para llevar a cabo una función de Buscar y reemplazar parcial?

¿Puedo controlar que las búsquedas distingan entre mayúsculas y minúsculas?

¿Puedo actualizar fórmulas con la función Buscar y reemplazar?

¿Cuáles son las limitaciones respecto de los lugares en que pueden usarse las fórmulas?

¿Cómo actualizo todas las fórmulas cuando los números de las filas de las fórmulas son diferentes?

¿Qué tipos de condiciones avanzadas puedo usar con la función Buscar y reemplazar?

¿Para qué se utiliza la condición [Fila]?

¿Cómo utilizo la función Buscar y reemplazar con metadatos?


Inicio de sesión y acceso a Control Center

¿Cómo autorizo a un grupo interesado de mi organización a tener acceso a un proyecto aprovisionado con Smartsheet Control Center?

Una vez que se aprovisiona el proyecto desde Smartsheet Control Center, deberá seguir los procesos estándar de uso compartido de Smartsheet para asegurarse de que los grupos interesados tengan acceso. Según el nivel de acceso que quiera otorgarles a los individuos o grupos, puede optar por compartir la totalidad del espacio de trabajo del proyecto o un solo elemento de Smartsheet, por ejemplo, una hoja de implementación o un informe de resumen.

A continuación, se mencionan algunos recursos y se ofrecen orientación y mejores prácticas sobre el uso compartido en Smartsheet:


Modificar proyectos existentes de Control Center

¿Cómo actualizo una plantilla que se utiliza en proyectos aprovisionados desde Control Center?

Si quiere implementar un cambio que rija para los proyectos aprovisionados recientemente, puede hacerlo directamente desde Smartsheet.

  1. Busque el elemento que desea modificar (hoja, informe o panel). El elemento estará almacenado en la carpeta que contiene los elementos que se utilizan para el tipo de proyecto en el espacio de trabajo de administración (es el mismo espacio de trabajo en el que se aloja el archivo de configuración de SCC).
  2. Haga clic en el elemento para abrirlo.Realice el cambio y guarde el elemento.

El cambio se aplicará a futuros proyectos aprovisionados fuera de Control Center.

¿Cómo agrego una nueva plantilla para que otros proyectos aprovisionados desde Control Center puedan hacer uso de ella?

Utilizará el Generador de configuraciones en Control Center para incluir o excluir plantillas de un tipo de proyecto. Por lo tanto, debe ser líder de PMO para agregar o eliminar plantillas de un proyecto.

Administrará esta tarea en dos lugares: Comenzará en Smartsheet, donde creará la plantilla y la agregará a la carpeta de proyectos de Control Center. De esta manera, podrá accederse a ella desde el Generador de configuraciones en Control Center. Luego, desde Control Center, deberá abrir el Generador de configuraciones, agregar la plantilla al tipo de proyecto y administrar cómo quiere que aparezca en el Generador de configuraciones.

Parte 1: Desde Smartsheet
  1. Busque el espacio de trabajo de administración correspondiente a su configuración de Control Center. Sabrá que ha llegado al lugar indicado si ve la carpeta del archivo de configuración de SCC en el espacio de trabajo.
    Carpeta Administración
  2. Abra la carpeta correspondiente al tipo de proyecto al cual quiere agregarle una nueva plantilla (por ejemplo, en la imagen de arriba, para agregar una nueva plantilla al tipo de proyecto Auditoría y cumplimiento, debe comenzar por la carpeta Auditoría y cumplimiento).
  3. Cree el elemento (hoja, informe o panel) que desea incluir en el proyecto y guárdelo.
Parte 2: Desde el Generador de configuraciones en Control Center
  1. Inicie sesión en Control Center y haga clic en el menú.

    Menú de SCC
     
  2. Seleccione el nombre del programa a la izquierda y, luego, haga clic en Administrar programa (junto al recuadro de búsqueda de proyectos).
    Administrar programa
  3. Haga clic en el plan de acción que quiere actualizar.
     
  4. Haga clic en Siguiente -en la parte inferior del Generador de proyectos- hasta llegar a la página Configuración de la plantilla.

    Si agregó o actualizó plantillas (según se indica en la parte 1 arriba), recibirá un mensaje en el que se le avisará que el Generador de configuraciones detectó la nueva plantilla. Se le pedirá que confirme si quiere agregarla a la configuración de Control Center.
     
  5. Haga clic en para que la plantilla esté disponible para el tipo de proyecto.
  6. Use las opciones de Configuración de la plantilla para controlar cómo se muestra la plantilla en el proyecto. (Por ejemplo, desde esta página, puede configurar la plantilla para incluirla en un proyecto que se aprovisiona de manera opcional).
  7. Haga clic en Siguiente para ir al final del Generador de configuraciones y, luego, en Actualizar.

Una vez que reciba la confirmación, sabrá que se ha incluido la plantilla (o la actualización de la plantilla) en el tipo de proyecto. La próxima vez que aprovisione un proyecto de este tipo, se incluirá la nueva plantilla conforme usted lo ha especificado.

Mejor práctica: Debido a que uno de los beneficios de Control Center es que las hojas que se crean con él se vinculan de manera automática entre sí, seguramente quiera evitar hacer cambios en: celdas vinculadas a otros orígenes o desde otros orígenes y datos de resumen.

No modifique los datos de resumen en forma directa; en cambio, busque las celdas que contienen los datos que se resumen. Por ejemplo, si se recopila la información de resumen por medio de una fórmula, como =SUM(CHILDREN()), para hacer la modificación deberá cambiar el valor de resumen al cambiar los datos que se resumen en las filas secundarias.

Para obtener más información, consulte estos artículos en el Centro de ayuda: Enlace de celdas y Cómo crear y editar fórmulas en Smartsheet.

¿Cómo agrego o modifico información del proyecto (metadatos del proyecto) para un proyecto?

Los metadatos en Smartsheet Control Center representan la información de perfil del proyecto. En Smartsheet, verá los metadatos representados en la sección de resumen de cada plan del proyecto. Los metadatos facilitan los flujos de trabajo de ingreso del proyecto y le permiten llevar un registro y resumir los datos pertenecientes a proyectos e informes aprovisionados.

Metadatos del programa

Si su objetivo consiste en agregar o actualizar metadatos desde este punto en adelante -por ejemplo, quiere poder incluir un campo Región de manera tal de confeccionar informes sobre proyectos por región en el resumen, o si quiere actualizar un campo Región existente con un valor adicional-, puede hacerlo desde el Generador de configuraciones.

A continuación, le mostramos cómo actualizar o agregar metadatos del proyecto desde el Generador de configuraciones:

  1. Inicie sesión en Control Center y haga clic en el menú Menú de SCC.
  2. Seleccione el nombre del programa respecto del cual quiere editar los metadatos y haga clic en Administrar programa.
  3. Haga clic en el plan de acción que quiere actualizar.
  4. Seleccione el mosaico correspondiente al tipo de proyecto respecto del cual quiere agregar o actualizar metadatos, y haga clic en Siguiente.
  5. Haga clic en Siguiente para desplazarse por el Generador de configuraciones hasta llegar a la página Metadatos del proyecto.
  6. En la página Metadatos del proyecto, cambie los atributos para los metadatos existentes, o bien, desplácese hasta la parte inferior de la ventana y haga clic en Agregar campo para agregar nuevos metadatos.
    Enlace agregar metadatos
  7. Haga clic en Siguiente hasta llegar al botón Actualizar.
  8. Haga clic en Actualizar para aceptar los cambios en los metadatos.

Una vez que termine de agregar los metadatos, estarán disponibles para asociarlos con las plantillas del proyecto y podrán incluirse como parte del ingreso del proyecto y de los procesos de aprovisionamiento.

¿Cómo elimino un proyecto?

Cuando comienza a utilizar Control Center, puede aprovisionar un proyecto y, luego, decidir hacerle algunos cambios que le exigen volver a configurar el proyecto. Si se da cuenta de que cometió un error luego de haber aprovisionado el proyecto y quiere comenzar de nuevo, le contamos cómo eliminar el proyecto aprovisionado:

  1. Desde Smartsheet: Elimine la carpeta del proyecto correspondiente al proyecto aprovisionado desde el espacio de trabajo del proyecto. Si utiliza una hoja de ingreso, también querrá borrar el valor de la columna que indica que el proyecto se ha aprovisionado.
  2. Desde Control Center:El propietario de PMO del proyecto puede eliminar el proyecto desde Control Center, para lo cual deberá hacer clic en el ícono puntos suspensivos > Eliminar plan ubicado a la derecha del título del proyecto.
  3. Si el proyecto está incluido en una hoja de implementación de resumen, elimine la fila del proyecto desde allí.

Realizar Actualizaciones globales

¿De qué se trata la función Actualizaciones globales?

La función Actualizaciones globales en Smartsheet Control Center (SCC) le permite actualizar las plantillas o los metadatos del proyecto, y trasladar dichos cambios de manera automática a proyectos existentes. Permite que el líder de PMO o el PMO configuren los cambios necesarios, prueben y verifiquen las actualizaciones y, luego, trasladen las actualizaciones a proyectos existentes. Pueden implementarse estos cambios para proyectos específicos o en toda la cartera de proyectos.

¿Cómo accedo a la función Actualizaciones globales?

Debe estar incluido en una lista como líder de PMO o PMO en la configuración de SCC para poder implementar Actualizaciones globales. Un líder de PMO existente puede examinar y actualizar esta lista de usuarios a través del Generador de SCC. Para obtener más información, vea la pregunta "Cómo otorgar acceso de PMO".

¿Qué tipos de Actualizaciones globales puedo hacer?

Actualizaciones globales tiene por finalidad ofrecerles a los administradores de soluciones un mecanismo para mantener la coherencia en los proyectos nuevos y existentes. En lo que respecta a la versión inicial, existen tres tipos de Actualizaciones globales disponibles:

  • Agregar nueva columna
  • Modificar columna existente
  • Agregar nuevos metadatos
  • Buscar y reemplazar

Para obtener más información sobre estas opciones, consulte Smartsheet Control Center: implementar Actualizaciones globales en sus proyectos.

¿Tengo que actualizar todos mis proyectos?

No. Durante la etapa Aplicar actualización, puede elegir a qué proyectos quiere aplicarles la actualización. Una vez hecho esto, la actualización tendrá el estado "Parcialmente aplicada" para indicar que no se aplicó a todos los proyectos.

Si una actualización está "parcialmente aprobada", ¿cuándo se considera "aplicada"?

La Actualización global se aplica por completo cuando todos los proyectos que forman parte de la lista Aplicar actualización se han actualizado correctamente. La lista Aplicar actualización está compuesta por los proyectos existentes en el momento en que se probó y validó la Actualización global.

¿Puedo implementar cambios en proyectos que no se crearon con Control Center?

No.La función Actualizaciones globales admite únicamente proyectos creados a través de Control Center.

¿Se trasladarán de manera automática a todos los proyectos existentes todos los cambios que implemente en mis plantillas base del proyecto?

No, los cambios que se realicen directamente en el proyecto base afectarán únicamente a los nuevos proyectos que se creen. Para actualizar proyectos existentes, debe usar la función Actualización global.

Usar la función Buscar y reemplazar

¿De qué se trata la función Buscar y reemplazar?

La función Buscar y reemplazar le permite actualizar valores y fórmulas en celdas de sus proyectos existentes. Puede recurrir a las opciones avanzadas para controlar qué celdas se actualizan.

¿Puedo usar Control Center para llevar a cabo una función de Buscar y reemplazar parcial?

Sí. Haga clic en Opciones avanzadas para mostrar la opción Restringir a, ubicada debajo de los recuadros Buscar y Reemplazar.

Puede indicar reglas más avanzadas respecto de cómo se vinculará el valor Buscar con las celdas:

  • Al vincular la celda completa: "es igual a" (predeterminado), "no es igual a"
  • Al vincular una parte de la celda: "contiene", "no contiene", "comienza con", "termina con"
  • Al comparar la celda completa: "es mayor que", "es menor que"
  • Otros aspectos de la celda: "está en blanco", "no está en blanco", "es un número"

Puede especificar de qué manera el valor Reemplazar actualizará la celda:

  • Reemplazar toda la celda (predeterminado)
  • Reemplazar solo el texto coincidente

¿Puedo controlar que las búsquedas distingan entre mayúsculas y minúsculas?

Sí. De manera predeterminada, se ignora la distinción entre mayúsculas y minúsculas cuando se vincula con el valor Buscar. Para garantizar que la vinculación distinga entre mayúsculas y minúsculas, seleccione la opción distinguir entre mayúsculas y minúsculas en la casilla Restringir a.

¿Puedo actualizar fórmulas con la función Buscar y reemplazar?

Sí. Si el valor Buscar comienza con el signo igual (=), vinculará la fórmula en una celda en lugar de hacerlo con el resultado que se muestra. De la misma manera, si el valor Reemplazar comienza con un signo igual (=), actualizará toda la celda con dicha fórmula. Solo puede Buscar y reemplazar fórmulas completas.

Un valor puede actualizarse a una fórmula, una fórmula puede actualizarse a un valor, o una fórmula puede actualizarse a una fórmula revisada.

¿Cuáles son las limitaciones respecto de los lugares en que pueden usarse las fórmulas?

Recibirá un mensaje de error si intenta colocar una fórmula en cualquiera de los siguientes tipos de columna:

  • Lista de contactos
  • Columna designada como "columna Duración" en la configuración del proyecto
  • Columna designada como "columna % de compleción" en la configuración del proyecto
  • Columna designada como "columna Fecha de inicio" en la configuración del proyecto

Podrá colocar una fórmula en los siguientes tipos de columnas. No obstante, al hacerlo, pueden generarse resultados imprevistos:

  • Casilla de verificación/Bandera/Estrella: el resultado de la fórmula debe ser Verdadero/Falso
  • Columnas de fecha: el resultado de la fórmula debe ser una fecha

¿Cómo actualizo todas las fórmulas cuando los números de las filas de las fórmulas son diferentes?

Para obtener información sobre cómo trabajar con fórmulas en Control Center, consulte el artículo de ayuda Requisitos de fórmulas en Actualizaciones globales de Control Center.

¿Qué tipos de condiciones avanzadas puedo usar con la función Buscar y reemplazar?

En otras columnas de una fila, puede definir condiciones que deben cumplirse, además del valor Buscar, antes de que tenga lugar el reemplazo.

Por ejemplo, si debe actualizarse la duración de una tarea específica ("Identificar riesgos clave") de 4d a 6d, pero quiere asegurarse de que no se actualicen las otras tareas que no tengan la misma duración. Utilice la siguiente especificación:

Busque la secuencia = "4d", reemplace la secuencia = "6d" y especifique una condición avanzada que diga que Nombre de tarea es igual a "Identificar riesgos clave".

Pueden especificarse múltiples condiciones avanzadas de columna y puede elegir si deben cumplirse todas las condiciones o cualquiera de las condiciones.

¿Para qué se utiliza la condición [Fila]?

La condición [Fila] le permite especificar las propiedades de la fila que no son valores. Puede especificarse una sola condición [Fila] a la vez.

Condición [fila] de Actualizaciones globales

En la siguiente tabla, se mencionan los usos recomendados para [fila].

 

Cuando quiera hacer esto Use este valor para [fila]
Actualizar valores o fórmulas que sean diferentes en función de su nivel de jerarquía tiene elementos secundarios
no tiene elementos secundarios
tiene elemento principal
es de nivel 1
es de nivel 2
es de nivel 3
es de nivel 4
Actualizar filas bloqueadas o no bloqueadas únicamente está bloqueado
no está bloqueado
Indique si la función Buscar y reemplazar se aplica únicamente a los metadatos (ver la pregunta relacionada abajo) son Metadatos

¿Cómo utilizo la función Buscar y reemplazar con metadatos?

De manera predeterminada, la función Buscar y reemplazar no implementará cambios en las filas de la sección Resumen de una hoja (donde se almacenan todos los metadatos).

Para realizar cambios en los valores o fórmulas de metadatos en la sección Resumen (por ejemplo, para cambiar la fórmula de los metadatos de Situación general del proyecto), use la sección Opciones avanzadas para agregar la condición [fila] son metadatos. Al hacerlo, se aplicará la función Buscar y reemplazar solo a la sección Resumen. El resto de la hoja se omitirá.

Tenga en cuenta que el hecho de cambiar el nombre de una parte de los metadatos no actualizará de manera automática la configuración. Los cambios en los nombres de los metadatos deberán actualizarse mediante el uso del Generador de SCC.