Los planes de acción aportan la estructura básica necesaria para los proyectos y procesos que impulsan su organización. Los planes de acción le permiten ahorrar tiempo y esfuerzo, ya que automatizan la creación de nuevos elementos de Smartsheet.
USM Content
Para crear un plan de acción, necesita una carpeta de origen del plan de acción que contenga al menos una hoja, un informe o un panel que sirva como plantilla de origen.
Crear un plan de acción
- Cree un nuevo espacio de trabajo en Smartsheet para que sirva como carpeta de origen del plan de acción.
- Abra Control Center y el ícono de tres líneas ubicado en la esquina superior izquierda.
- Seleccione el programa en el que va a agregar un plan de acción.
- Seleccione Administrar programa > + Nuevo plan de acción.
- Use el asistente del plan de acción para configurarlo.
Aspectos básicos del plan de acción
Almacenamiento del proyecto
¿Dónde desea almacenar los elementos generados cuando crea un proyecto?
- Nuevo espacio de trabajo para cada proyecto: Elija esta opción si necesita cambiar los permisos de uso compartido de los elementos de cada nuevo proyecto.
- Espacio de trabajo preseleccionado. Todos los proyectos nuevos se crean en el mismo espacio de trabajo. Todas las personas que pueden acceder a ese espacio de trabajo pueden acceder a proyectos anteriores y nuevos.
- Permitir que los usuarios seleccionen el espacio de trabajo. La persona que crea el proyecto puede elegir en qué espacio de trabajo crearlo y usar esto para agrupar proyectos, por ejemplo, por región.
- Permitir que los usuarios seleccionen o creen el espacio de trabajo. La persona que realiza el proyecto puede seleccionar un espacio de trabajo existente o crear uno nuevo para el proyecto.
Configuración de la plantilla de origen
Carpeta de origen
Se requiere contar con una carpeta de origen del plan de acción al momento de configurar el programa. Busque y seleccione la carpeta que contiene las plantillas que desea que formen parte de su plan de acción.
Configuración de la plantilla
Con esta configuración, se determina si un elemento de la carpeta de origen del plan de acción está incluido en un proyecto, si es obligatorio y qué hoja se ejecuta cuando se selecciona el proyecto en Control Center. Pase el cursor sobre la fila para cambiar qué elemento será su hoja de lanzamiento.
Si incluye plantillas opcionales en el plan de acción, puede configurar ajustes adicionales:
- Opcional: Seleccionado. Desmarque los elementos que quiera excluir del nuevo proyecto. (Todos los elementos están marcados de manera predeterminada). Por ejemplo, es posible que haya una hoja de gobernanza del proyecto necesaria para proyectos superiores a USD 10 000. Los proyectos con presupuestos más bajos no precisarán esta hoja opcional.
- Opcional: No seleccionado. Marque los elementos que quiera excluir del nuevo proyecto. (Todos los elementos estarán desmarcados de manera predeterminada). Por ejemplo, puede ocurrir que tenga una hoja de incorporación de nuevos clientes y que un proyecto para un cliente existente no la necesite.
No puede configurar los informes como opcionales. Solo están disponibles como plantillas obligatorias.
Grupo
Si su proyecto utiliza diferentes versiones de la misma plantilla, puede agrupar esas plantillas y seleccionar la que desea usar cuando crea un proyecto. Por ejemplo, es posible que tenga dos versiones de una lista de tareas: una de seguimiento rápido y otra de seguimiento estándar.
Escriba un nombre de grupo (por ejemplo, Seguimiento) para cada una de las plantillas que forman parte del grupo. Defina una como seleccionada (la que utilice con mayor frecuencia) y anule la selección del resto. Debe tener, como mínimo, una plantilla seleccionada en el grupo como plantilla opcional predeterminada.
Mostrar opciones avanzadas
Active Mostrar opciones avanzadas y habilite lo siguiente para cada elemento:
- Agregar una descripción: Información importante para guiar al equipo en cuanto al uso del elemento.
- Permitir archivos adjuntos: Otorgar o limitar la capacidad de las personas para adjuntar archivos a los elementos del proyecto. Por ejemplo, si se realizó un estudio de viabilidad del proyecto, puede incluirlo a la hora de crear dicho proyecto.
Componentes del plan de acción
Si su programa incluye una hoja de ingreso o de resumen, puede incluir esos elementos en su proyecto en la ventana Componentes del plan de acción. Puede habilitar los siguientes elementos para todos los proyectos nuevos:
- Hoja de ingreso
- Resumen acumulativo
- Alcance de los informes dinámicos
- WorkApps
- Panel de Resource Management
Configuración de ingreso
Las opciones enumeradas aquí se asignan a las columnas de su hoja de ingreso. Le indican al plan de acción qué columnas y valores leer cuando se crea un nuevo proyecto.
Opciones avanzadas de ingreso opcionales
Active la opción Opciones avanzadas de ingreso para incluir lo siguiente:
- Columna de enlace del proyecto: Agrega un enlace a la hoja predeterminada del proyecto en una hoja de ingreso seleccionada, que redirige directamente al proyecto luego de haberlo creado.
- Archivos adjuntos de ingreso: Si la fila del proyecto en la hoja de ingreso tiene archivos adjuntos, puede seleccionar en qué hojas copiarlos.
- Filtrar proyectos por usuario: Seleccione la columna de contacto que filtra por el usuario actual.
Los filtros no se muestran a los clientes potenciales principales, a menos que estén asociados con el grupo de Smartsheet o que se mencionen en la columna de contactos.
- Filtros adicionales: Filtre columnas específicas cuando cree nuevos proyectos. Por ejemplo, puede filtrar por Departamento para que se muestren únicamente los proyectos del Departamento de Instalaciones cuando selecciona un proyecto.
La opción Filtros adicionales aparece en el asistente Crear proyecto en la pantalla Datos de perfil si está habilitada. El usuario que crea un nuevo proyecto puede configurar los filtros para cambiar qué proyectos están disponibles en el menú desplegable Seleccionar proyecto. Solo el líder principal o el adicional pueden cambiar el filtro para ver quién puede aprovisionar un proyecto cuando se enumera una columna de contacto.
Selección de datos de perfil
Los elementos de la sección Resumen de sus plantillas aparecen aquí. Estos elementos se extraen de la hoja de ingreso. Cuando se selecciona un elemento aquí, se utiliza como datos de perfil al momento de crear un nuevo proyecto. De esta manera, se garantiza que los datos de perfil sean siempre uniformes.
Cuando se crea un nuevo proyecto, se debe proporcionar la información necesaria para completar estos campos.
Los Datos de perfil tanto en la hoja de ingreso como en las plantillas de plan de acción se seleccionan automáticamente.
Personalizar datos del perfil
Cuando crea un proyecto, configura reglas de validación y aplica otras opciones, puede personalizar de dónde provienen los datos de perfil de ingreso.
En cada campo, puede decidir de dónde provienen los datos.
- Valor de la hoja de ingreso. Utilice automáticamente el valor de la columna correspondiente en su hoja de ingreso.
- El usuario lo ingresó manualmente. Seleccione el tipo de datos que se ingresará cuando se cree un proyecto. Hay varios tipos de datos para seleccionar, incluidos la fecha, el número y dos tipos de listas desplegables. Si quiere usar listas desplegables dinámicas, primero cree un menú desplegable normal.
Debe seleccionar columnas de destino en Datos de perfil para tipos de datos especiales (fecha, contactos, listas desplegables de selección múltiple, etc.). Si usa fechas de ingreso, debe seleccionar la columna de tipo de datos correcta en la columna de destino para mantener el formato.
Mostrar opciones avanzadas para Personalizar datos de perfil
Cuando activa la opción Mostrar opciones avanzadas, accede a más opciones de personalización de los datos de su perfil.
¿En qué plantillas debería aparecer? Seleccione las plantillas en las que desea que aparezca este campo de Datos de perfil.
Descripción/Texto de ayuda. Utilice esta opción para ingresar el nombre del proyecto o cualquier otro texto descriptivo que desee que esté visible en todo momento.
Columna de destino. Decida en qué columna desea que aparezca ese elemento específico de datos de perfil. Si, por ejemplo, selecciona Descripción, esa columna debe aparecer en las hojas de ingreso y resumen.
Columna de aprobación. La columna de la que provienen los datos específicos de la hoja de ingreso.
Comportamiento. Elija entre Enlace de celda, Escritura única y Valor editable.
Conectar permisos a columnas de contacto o de varios contactos
Si habilita el botón Mostrar opciones avanzadas, puede asignar permisos a columnas de contactos específicos y de varios contactos.
Utilice el menú desplegable para seleccionar los permisos que está asignando a la columna específica y guarde los cambios cuando todo esté listo.
Configuración de WorkApps
Cree WorkApps de cartera para compartir elementos a nivel de programa y proyecto con miembros del equipo y colaboradores. Como creador de carteras, puede configurar funciones para determinar los niveles de acceso de cada persona y simplificar lo que ven los demás.
Cuando habilita esta opción en Control Center, el sistema crea WorkApps de proyectos y las asigna a columnas en la hoja de ingreso.
● Cada nuevo programa en Control Center tiene una WorkApp de cartera correspondiente.
● Cada proyecto dentro de un programa tiene una WorkApp de proyecto.
● Cada WorkApp de cartera tiene WorkApps de plan de acción correspondientes a cada plan de acción del programa.
- URL de la WorkApp. Cada vez que crea una nueva WorkApp, Control Center completa esta columna con la URL directa.
- Propietario del proyecto de WorkApp. Utilice una columna de contacto único para definir el propietario del proyecto de WorkApp. Si no vincula una columna de contacto a esta configuración, el propietario del programa se convierte en el propietario de la WorkApp de forma predeterminada.
- Correos electrónicos de notificación. Notifique a las personas con una función asignada cada vez que los proyectos se aprovisionen de forma manual o automática.
- Funciones de WorkApp. Seleccione una columna de uno o varios contactos para elegir los contactos a los que asignar funciones cuando cree un proyecto.
Resumen del plan de acción
Si incluye un resumen del plan de acción, puede configurar cómo vincular los datos de perfil del proyecto con las hojas de resumen del plan de acción.
Seleccione la hoja de resumen del plan de acción que creó cuando configuró el proyecto.
Orígenes de datos del resumen: Seleccione las hojas que deberían tener datos de perfil vinculados a la hoja de resumen del plan de acción. Si selecciona más de una hoja, elija una para que sea la hoja primaria. La hoja primaria determina qué datos de perfil tienen prioridad cuando más de una hoja contiene datos de perfil.
Campos de datos de resumen: Los datos de perfil en los orígenes de datos seleccionados que coinciden con los nombres de las columnas de la hoja de resumen del plan de acción se incluyen de manera automática y son obligatorios.
Puede agregar datos de perfil adicionales. Control Center agrega una columna al resumen del plan de acción cuando incluye un elemento de datos.
Para eliminar un elemento de datos, abra la hoja de resumen del plan de acción y elimine manualmente la columna o cámbiele el nombre.
Jerarquía de filas: Use esta opción para definir cómo quiere que se inserten las nuevas filas en el resumen del plan de acción.
Puede especificar hasta tres elementos de datos de perfil para hasta tres niveles de jerarquía. Si no hay una fila primaria que coincida, la fila se ubicará al final de la hoja.
Deje esta opción en blanco para agregar nuevas filas al final de la hoja de resumen del plan de acción.
+Nueva hoja de resumen: Control Center comienza con una hoja de resumen, pero pueden agregarse más. Resultan útiles para lo siguiente:
- Controlar el acceso: Una hoja de resumen puede contener datos financieros a los que puede acceder un grupo limitado, mientras que otra puede incluir información de estado a la que accede un público más amplio.
- Almacenar grandes cantidades de proyectos: La cantidad de filas que puede contener un resumen de plan de acción es limitada. La distribución de los datos de perfil en distintas hojas le otorga más espacio.
El archivado de proyectos puede liberar espacio en las hojas de resumen del plan de acción.
Actualización de la hoja de resumen de ingreso
Puede vincular hasta 20 campos de datos de perfil del proyecto en la hoja de ingreso. Los enlaces son útiles si un proyecto tiene pocas métricas y desea tenerlas disponibles en la hoja de ingreso.
La hoja de ingreso solo puede tener una hoja vinculada.
- Plantilla primaria. Seleccione la hoja de plantilla primaria vinculada a la hoja de aprobación.
- Campo de resumen de ingreso. Seleccione los campos de resumen que deben vincularse a la hoja de ingreso.
Asignación de nombre
Utilice reglas de nomenclatura para diferenciar sus proyectos. Seleccione hasta tres elementos de perfil para anexar al nombre de cada hoja del proyecto.
De manera predeterminada, el espacio de trabajo del proyecto utiliza estas mismas reglas.
Permisos y uso compartido
Con esta configuración, se determina quiénes pueden acceder y qué nivel de acceso deben tener cada uno de los miembros del equipo en los proyectos que se crean a partir de este plan de acción.
Permisos: Los elementos de Smartsheet deben tener un solo propietario, que puede ser el líder principal o el creador del proyecto. Se utiliza el líder principal de manera predeterminada. Los líderes de programa tienen permiso de administración.
Uso compartido: Los usuarios y grupos adicionales pueden tener diferentes niveles de permisos en relación con el proyecto. Estos se suman a los permisos que ya existen en el espacio de trabajo. Los usuarios o grupos a los que se les concedieron permisos de uso compartido tienen acceso a todos los elementos del proyecto. El líder principal debe ser el propietario de esos grupos para proporcionar acceso.
Los usuarios especificados en los datos de perfil de ingreso pueden acceder a los proyectos. Esto se configura en la pantalla Personalizar datos del perfil.
Avanzado: Utilice la sección Avanzado para compartir plantillas específicas con un usuario o grupo, en lugar de compartir todo el proyecto.
Seleccione Guardar en la esquina inferior derecha del asistente para guardar el plan de acción y comenzar a crear, editar o eliminar proyectos con él.