Actualizaciones globales de Control Center: Buscar y reemplazar

Aplica a

Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

Actualizaciones globales en Buscar y reemplazar permite actualizar los valores en hojas y plantillas del proyecto. Para usar la función Buscar y reemplazar, proporcione un valor de Buscar y otro de Reemplazar.

De forma predeterminada, se actualizarán todas las columnas. Para limitar qué columnas se actualizarán, utilice la opción En estas columnas para limitar la actualización.

Para Buscar y reemplazar datos en su cartera de Control Center:

  1. Vaya a Control Center > Administrar programa > Actualizaciones globales y seleccione la opción Buscar y reemplazar.
  2. Asígnele un nombre a su actualización y, luego, seleccione el plan de acción y la plantilla que quiere utilizar.
  3. Ingrese los valores en Buscar y reemplazar y, luego, seleccione las columnas que le gustaría actualizar de la lista desplegable En estas columnas.
    • Seleccione Opciones avanzadas para agregar otras condiciones a su actualización. También puede seleccionar Agregar buscar y reemplazar para ejecutar más de una operación de Buscar y reemplazar en una actualización global única.
  4. Complete la Actualización global para probar y aplicar sus cambios. Consulte Probar y validar los cambios para obtener más información.

NOTA: Para ejecutar una actualización de Buscar y reemplazar en los campos de Datos de perfil, seleccione Agregar condición en Opciones avanzadas y, luego, seleccione [fila] en Seleccionar prueba y defina la condición como Son datos de perfil.

Restricciones con la función Buscar y reemplazar

Algunos tipos de columnas no se encuentran disponibles en la función Buscar y reemplazar de SCC, o bien, están disponibles, pero con algunas restricciones. Estos tipos de columnas se mencionan en la siguiente tabla.
 

Tipo de datos de celdas o columnas

Ignorado por la función Buscar y reemplazar

Disponible con restricciones

Notas

Sistema

No

-

Columnas designadas en la configuración del proyecto:
 

  • Columna Fecha de inicio
  • Columna Fecha de finalización
  • Columna Predecesora

No 

-

Lista de contactos

No

Consulte el artículo Restricciones en los datos de la columna Lista de contactos

Fecha

No

Consulte el artículo Restricciones en la columna Fecha

Duración

No

Los datos de la columna Duración se vinculan solamente al vincular la secuencia.

 

La función Buscar y reemplazar no realizará ningún tipo de conversión respecto de la duración.

 

Por ejemplo, si la secuencia Buscar en una columna Duración es 2.°, solo vinculará celdas que contengan el valor 2.°, y no una duración de 16.

Comentarios

No

 

Cualquier celda con un enlace de celda entrante

No

Tenga en cuenta que pueden modificarse los enlaces de celda salientes.

Celdas con hipervínculos

No

-

Celdas con imágenes

No

-

 

Restricciones en los datos de la columna Lista de contactos

El valor en el recuadro Buscar debe ser el nombre completo de la persona que se muestra en la hoja o la dirección de correo electrónico asociada con dicho contacto. Es decir, puede especificar Joe Smith o joe.smith@mbfcorp.com.

Los valores de las columnas Lista de contactos deben ser coincidencias exactas. Para el valor Buscar, debe usar una de las siguientes opciones en el recuadro Restringir a:

  • es igual a
  • no es igual a
  • está en blanco
  • no está en blanco

Para el valor Reemplazar por, el recuadro Restringir a en Opciones avanzadas debe definirse para reemplazar la celda completa. Si utiliza cualquier otro valor en Restringir a, se omitirán las columnas Lista de contactos (pero se procesarán otros tipos de columnas).

Al utilizar la función Buscar y reemplazar con columnas de lista de contactos, utilice la dirección de correo electrónico en lugar de un nombre del contacto.

Restricciones en la columna Fecha

Las celdas en la columna Fecha solo se vincularán con el valor Buscar cuando se especifique una de las siguientes restricciones:\

  • es igual a
  • no es igual a
  • está en blanco
  • no está en blanco

Si se especifica algún otro tipo de restricción, se omitirán las columnas Fecha. Del mismo modo, la restricción para Reemplazar debe ser Reemplazar toda la celda. Caso contrario, se omitirán las columnas Fecha.

Por ejemplo, si se utiliza un valor Buscar de "01/30" y Reemplazar con un valor de "02/01" mientras Restringir a es contiene, NO se vinculará una celda en una columna de Fecha establecida en "01/30/2017" porque contiene la restricción que se está utilizando. Si estos valores están incluidos en la actualización, esta operación se ejecutará para los tipos de columnas Texto/Número.

Al ingresar una fecha en el recuadro Buscar o reemplazar y hay una columna Fecha (o Fecha/Hora) seleccionada, recibirá una advertencia para indicarle cómo se interpretará la fecha (por ejemplo, 15 de febrero de 2018). Tendrá la opción de convertir el valor a un formato de fecha universal (AAAA-MM-DD). Convertir a un formato de fecha universal es la mejor práctica para vincular columnas Fecha: puede contribuir a evitar confusiones provocadas por distintos formatos de visualización de fechas (por ejemplo, mm/dd/aa o dd/mm/aa).

Se muestran las fechas en Smartsheet según las configuraciones personales definidas por cada uno de los usuarios. La visualización de la fecha se controla a nivel del usuario en la Configuración personal. Para obtener más información sobre los formatos de fechas, consulte Cómo modificar el formato predeterminado de fecha y número (a través de configuración de idioma).

Otras maneras de usar la función Buscar y reemplazar

Para usar Control Center para llevar a cabo una función de Buscar y reemplazar parcial

Haga clic en Opciones avanzadas para mostrar la opción Restringir a, ubicada debajo de los recuadros Buscar y Reemplazar.

Puede indicar reglas más avanzadas respecto de cómo se vinculará el valor Buscar con las celdas:

  • Al vincular la celda completa: "es igual a" (predeterminado), "no es igual a"
  • Al vincular una parte de la celda: "contiene", "no contiene", "comienza con", "termina con"
  • Al comparar la celda completa: "es mayor que", "es menor que"
  • Otros aspectos de la celda: "está en blanco", "no está en blanco", "es un número"

Puede especificar de qué manera el valor Reemplazar actualizará la celda:

  • Reemplazar toda la celda (predeterminado)
  • Reemplazar solo el texto coincidente

Para controlar que las búsquedas distingan entre mayúsculas y minúsculas

De manera predeterminada, se ignora la distinción entre mayúsculas y minúsculas cuando se vincula con el valor Buscar. Para garantizar que la vinculación distinga entre mayúsculas y minúsculas, seleccione la opción distinguir entre mayúsculas y minúsculas en la casilla Restringir a.

Para actualizar fórmulas con la función Buscar y reemplazar

Sí. Si el valor Buscar comienza con el signo igual (=), vinculará la fórmula en una celda en lugar de hacerlo con el resultado que se muestra. De la misma manera, si el valor Reemplazar comienza con un signo igual (=), actualizará toda la celda con dicha fórmula. Solo puede Buscar y reemplazar fórmulas completas.

Un valor puede actualizarse a una fórmula, una fórmula puede actualizarse a un valor, o una fórmula puede actualizarse a una fórmula revisada.

Limitaciones respecto de los lugares en que pueden usarse las fórmulas

Recibirá un mensaje de error si intenta colocar una fórmula en cualquiera de los siguientes tipos de columna:

  • Lista de contactos
  • Columna designada como "columna Duración" en la configuración del proyecto
  • Columna designada como "columna % de compleción" en la configuración del proyecto
  • Columna designada como "columna Fecha de inicio" en la configuración del proyecto

Podrá colocar una fórmula en los siguientes tipos de columnas. No obstante, al hacerlo, pueden generarse resultados imprevistos:

  • Casilla de verificación/Bandera/Estrella: el resultado de la fórmula debe ser Verdadero/Falso
  • Columnas de fecha: el resultado de la fórmula debe ser una fecha

Para actualizar todas las fórmulas cuando los números de las filas de las fórmulas son diferentes

Para obtener información sobre cómo trabajar con fórmulas en Control Center, consulte el artículo de ayuda Requisitos de fórmulas en Actualizaciones globales de Control Center.

Condiciones avanzadas con la función Buscar y reemplazar

En otras columnas de una fila, puede definir condiciones que deben cumplirse, además del valor Buscar, antes de que tenga lugar el reemplazo.

Por ejemplo, si debe actualizarse la duración de una tarea específica ("Identificar riesgos clave") de 4d a 6d, pero quiere asegurarse de que no se actualicen las otras tareas que no tengan la misma duración. Utilice la siguiente especificación:

Busque la secuencia = "4d", reemplace la secuencia = "6d" y especifique una condición avanzada que diga que Nombre de tarea es igual a "Identificar riesgos clave".

Pueden especificarse múltiples condiciones avanzadas de columna y puede elegir si deben cumplirse todas las condiciones o cualquiera de las condiciones.

Usar la condición [Fila]

La condición [Fila] le permite especificar las propiedades de la fila que no son valores. Puede especificarse una sola condición [Fila] a la vez.

Condición [fila] de Actualizaciones globales

En la siguiente tabla, se mencionan los usos recomendados para [fila].

 

Cuando quiera hacer esto Use este valor para [fila]
Actualizar valores o fórmulas que sean diferentes en función de su nivel de jerarquía tiene elementos secundarios
no tiene elementos secundarios
tiene elemento principal
es de nivel 1
es de nivel 2
es de nivel 3
es de nivel 4
Actualizar filas bloqueadas o no bloqueadas únicamente está bloqueado
no está bloqueado
Indique si la función Buscar y reemplazar se aplica únicamente a los metadatos (ver la pregunta relacionada abajo) son Metadatos

Para utilizar la función Buscar y reemplazar con metadatos

De manera predeterminada, la función Buscar y reemplazar no implementará cambios en las filas de la sección Resumen de una hoja (donde se almacenan todos los metadatos).

Para realizar cambios en los valores o fórmulas de metadatos en la sección Resumen (por ejemplo, para cambiar la fórmula de los metadatos de Situación general del proyecto), use la sección Opciones avanzadas para agregar la condición [fila] son metadatos.Al hacerlo, se aplicará la función Buscar y reemplazar solo a la sección Resumen. El resto de la hoja se omitirá.

Tenga en cuenta que el hecho de cambiar el nombre de una parte de los metadatos no actualizará de manera automática la configuración. Los cambios en los nombres de los metadatos deberán actualizarse mediante el uso del Generador de SCC.