Actualizaciones globales de Control Center: Buscar y reemplazar

Busque o reemplace los valores de Actualizaciones globales en hojas y plantillas de proyectos. Para usar la función Buscar y reemplazar, proporcione un valor de búsqueda y uno de reemplazo.

De forma predeterminada, se actualizarán todas las columnas. Para limitar qué columnas se actualizarán, use la casilla “En estas columnas” para limitar la actualización.

Para buscar o reemplazar datos en la cartera de Control Center:

1. Vaya a Control Center > Administrar programa > Actualizaciones globales y seleccione Buscar y reemplazar.
2. Asigne un nombre a la actualización y, luego, seleccione el plan de acción y la plantilla que desea usar.
3. Ingrese los valores para Buscar y Reemplazar con, y seleccione las columnas que desea actualizar en el menú desplegable En estas columnas.
   • Seleccione Opciones avanzadas para agregar condiciones adicionales a la actualización. También puede seleccionar Agregar buscar y reemplazar para ejecutar la función más de una vez en una sola actualización global. 
4. Complete la Actualización global para probar e implementar los cambios. Consulte Probar y validar los cambios para obtener más información. 

NOTA: Para ejecutar una actualización con la función Buscar y reemplazar en los campos Datos de perfil, seleccione Agregar condición en Opciones avanzadas y, luego, seleccione [Fila] en Seleccionar prueba y establezca la condición en Datos de perfil.

Restricciones de la función Buscar y reemplazar

Algunos tipos de columnas no se encuentran disponibles en la función Buscar y reemplazar de SCC, o bien están disponibles, pero con algunas restricciones. Estos tipos de columnas se mencionan en la siguiente tabla.
 

 

Restricciones en los datos de la columna Lista de contactos

El valor en el recuadro Buscar debe ser el nombre completo de la persona que se muestra en la hoja o la dirección de correo electrónico asociada a dicho contacto. Es decir, puede especificar Joe Smith o joe.smith@mbfcorp.com.

Los valores en las columnas Lista de contactos deben ser coincidencias exactas. Para el valor Buscar, debe usar una de las siguientes opciones en el recuadro Restringir a:

• Es igual a
• No es igual a
• Está en blanco
• No está en blanco

Para el valor Reemplazar con, el recuadro Restringir a en Opciones avanzadas debe definirse en Reemplazar toda la celda. Si utiliza cualquier otro valor en el criterio Restringir a, se omitirán las columnas Lista de contactos (pero se procesarán otros tipos de columnas).

Al emplear la función Buscar y reemplazar con las columnas Lista de contactos, puede usar la dirección de correo electrónico o el nombre del contacto. Actualizaciones globales reemplazará el contacto en su totalidad (nombre y correo electrónico).

Restricciones en los datos de la columna Fecha

Las celdas en las columnas de Fecha solo coincidirán con el valor en el recuadro Buscar cuando se especifique una de las siguientes restricciones:

• Es igual a
• No es igual a
• Está en blanco
• No está en blanco

Si se especifica algún otro tipo de restricción, se omitirán las columnas de Fecha. Del mismo modo, la restricción para Reemplazar debe ser Reemplazar toda la celda. Caso contrario, se omitirán las columnas de Fecha.

Por ejemplo, si se utiliza “30/01” como valor de búsqueda y “01/02” como valor de reemplazo, junto con la restricción “contiene”, NO habrá coincidencia con una celda en una columna de Fecha con el valor “30/01/2017” porque la restricción “contiene” está en uso. Si estos valores se incluyen en la actualización, esta operación se ejecutará para los tipos de columna Texto/Número.

Cuando se ingresa una fecha en el recuadro Buscar y reemplazar y se selecciona una columna de Fecha (o Fecha/hora), recibirá un mensaje de advertencia indicando cómo se interpretará la fecha (por ejemplo, 15 de febrero de 2018). Tendrá la opción de convertir el valor a un formato de fecha universal (AAAA-MM-DD). La conversión a un formato de fecha universal es una buena práctica recomendada para comparar columnas de Fecha, ya que puede ayudarlo a evitar la confusión causada por los diferentes formatos de visualización de fechas (por ejemplo, mm/dd/aa o dd/mm/aa).

Las fechas en Smartsheet se muestran según las configuraciones personales de cada usuario. La visualización de la fecha se controla a nivel del usuario en Configuración personal. Para obtener más información sobre los formatos de fechas, consulte Modificar el formato predeterminado de fechas y números (a través de configuración de idioma).

Otras maneras de usar la función Buscar y reemplazar

Para usar Control Center para ejecutar la función Buscar y reemplazar de forma parcial

Haga clic en Opciones avanzadas para mostrar la opción Restringir a ubicada debajo de los recuadros  Buscar y Reemplazar.

Puede indicar reglas más avanzadas respecto de cómo se vinculará el valor Buscar con las celdas:

• Al comparar toda la celda: “es igual a” (predeterminado), “no es igual a”
• Al comparar parte de la celda: “contiene”, “no contiene”, “comienza con”, “termina con”
• Al comparar toda la celda: “es mayor que”, “es menor que”
• Otros aspectos de la celda: “están en blanco”, “no está en blanco”, “es un número”

Puede especificar de qué manera el valor Reemplazar actualizará la celda:

• Reemplazar toda la celda (predeterminado)
• Reemplazar solo el texto coincidente

Para controlar que las búsquedas distingan entre mayúsculas y minúsculas

De manera predeterminada, se ignora la distinción entre mayúsculas y minúsculas cuando se compara con el valor Buscar. Para garantizar que la comparación distinga entre mayúsculas y minúsculas, seleccione la opción distinguir entre mayúsculas y minúsculas en el recuadro Restringir a.

Para actualizar fórmulas con la función Buscar y reemplazar

Sí. Si el valor Buscar comienza con el signo igual (=), comparará la fórmula en una celda en lugar del resultado que se muestra. De la misma manera, si el valor Reemplazar comienza con un signo igual (=), actualizará toda la celda con dicha fórmula. Solo puede Buscar y reemplazar fórmulas completas.

Un valor puede actualizarse a una fórmula, una fórmula puede actualizarse a un valor, o una fórmula puede actualizarse a una fórmula revisada.

Limitaciones respecto de dónde se pueden usar las fórmulas

Recibirá un mensaje de error si intenta colocar una fórmula en cualquiera de los siguientes tipos de columna:

• Lista de contactos
• Columna designada como “columna Duración” en la configuración del proyecto
• Columna designada como “columna % completado” en la configuración del proyecto
• Columna designada como “columna Fecha de inicio” en la configuración del proyecto

Aunque se pueden producir resultados inesperados, podrá introducir una fórmula en los siguientes tipos de columna:

• Casilla de verificación/Indicador/Estrella: El resultado de la fórmula debe ser Verdadero/Falso
• Columnas de fecha: El resultado de la fórmula debe ser una fecha

Para actualizar todas las fórmulas cuando los números de las filas de las fórmulas son diferentes

Para obtener información sobre cómo trabajar con fórmulas en Control Center, consulte el artículo de ayuda Requisitos de fórmulas en Actualizaciones globales de Control Center.

Condiciones avanzadas de la función Buscar y reemplazar

Puede definir condiciones en otras columnas de una fila que deberán cumplirse junto con el valor Buscar antes de que tenga lugar el reemplazo.

Por ejemplo, cuando debe actualizarse la duración de una tarea específica (“Identificar riesgos clave”) de 4 d a 6 d, pero quiere asegurarse de que no se actualicen otras tareas con la misma duración. Utilice la siguiente especificación:

Buscar = “4 d”, Reemplazar con = “6 d” y utilice una condición avanzada que especifique que Nombre de la tarea es igual a “Identificar riesgos clave”.

Pueden especificarse múltiples condiciones avanzadas de columna y puede elegir si deben cumplirse todas las condiciones o cualquiera de las condiciones.

La función Buscar y reemplazar es compatible con las columnas de selección múltiple, por ejemplo, múltiples contactos o múltiples opciones desplegables.

Uso de la condición [Fila]

La condición [Fila] le permite especificar las propiedades de la fila que no son valores. Puede especificarse una sola condición [Fila] a la vez.

En la siguiente tabla, se mencionan los usos recomendados de la condición [Fila].

 

Cuando quiera hacer esto	Use este valor para [Fila]
Actualizar valores o fórmulas que sean diferentes en función de su nivel de jerarquía	tiene elementos secundarios no tiene elementos secundarios tiene elementos primarios es Nivel 1 es Nivel 2 es Nivel 3 es Nivel 4
Actualizar filas bloqueadas o no bloqueadas únicamente	está bloqueada no está bloqueada
Indicar que la función Buscar y reemplazar solo se aplica a datos de perfil (consulte la pregunta relacionada a continuación)	son Metadatos

Para usar la función Buscar y reemplazar con datos de perfil

De manera predeterminada, la función Buscar y reemplazar no implementará cambios en las filas de la sección Resumen de una hoja (donde se almacenan todos los datos de perfil).

Para realizar cambios en los valores o fórmulas de los datos de perfil en la sección Resumen (por ejemplo, para cambiar la fórmula de los datos de perfil de Estado general del proyecto), use la sección Opciones avanzadas para agregar la condición [Fila] son metadatos. Al hacerlo, se aplicará la función Buscar y reemplazar solo a la sección Resumen. El resto de la hoja se omitirá.

Tenga en cuenta que el hecho de cambiar el nombre de una parte de los datos de perfil no actualizará la configuración de forma automática. Los cambios en los nombres de los datos de perfil deberán actualizarse a través del Generador de SCC.