Smartsheet Control Center: Implementar Actualizaciones globales en sus proyectos

Como parte de Smartsheet Control Center, Actualizaciones globales permite que los usuarios de negocio actualicen de manera sencilla las plantillas del proyecto y que los cambios se trasladen de manera automática a proyectos nuevos y existentes. Actualizaciones globales permite que los equipos mejoren los procesos en forma permanente y conserven la uniformidad en la ejecución del trabajo en toda la cartera.

Actualizaciones globales tiene por finalidad ofrecerles a los administradores de soluciones un mecanismo para mantener la coherencia en los proyectos nuevos y existentes. Hay cuatro tipos de Actualizaciones globales disponibles:

  • Agregar nueva columna
  • Modificar columna existente
  • Agregar nuevos metadatos
  • Buscar y reemplazar

Los proyectos creados fuera de Control Center (o con anterioridad a configurar Control Center) deberán migrarse a proyectos de Control Center antes de poder usar Actualizaciones globales en relación con ellos.

En este artículo:

Aspectos básicos de Actualizaciones globales

Usar las opciones de Actualizaciones globales

Requisitos de acceso a Actualizaciones globales

Debe tener acceso como líder de proyecto a Smartsheet Control Center para implementar Actualizaciones globales.Para obtener más información sobre cómo otorgar acceso de líder a una persona, consulte Cómo acceder a Smartsheet Control Center.


Aspectos básicos de Actualizaciones globales

Comenzar y especificar la actualización

  1. Inicie sesión en Smartsheet Control Center en https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
  2. Haga clic en el menú y, luego, en el nombre del programa que quiere actualizar.
    Menú de SCC
  3. Haga clic en Administrar programa (junto al recuadro de búsqueda de programas).
  4. Seleccione Actualizaciones globales y haga clic en Nueva actualización.
  5. En la página Actualizaciones globales, haga clic en Crear nueva actualización.
  6. En las opciones de actualización disponibles, seleccione el tipo de actualización que quiere llevar a cabo (cuando seleccione un mosaico, el signo más correspondiente a la opción se modificará por una marca de verificación).

    Opciones de Actualizaciones globales
  7. Haga clic en Siguiente para comenzar a especificar los detalles de su actualización. Lo que especifique variará según el tipo de actualización que quiere realizar.

    Para obtener ayuda sobre cómo configurar cada uno de los tipos de actualización, consulte Agregar nueva columna, Modificar columna existente o Agregar nuevos metadatos a continuación. Continúe especificando los cambios y haga clic en Siguiente para continuar con el asistente.
     
  8. Cuando haya proporcionado la información requerida, llegará a una página que incluye el botón Crear y probar al pie de la página. Haga clic en Crear y probar para continuar.

Probar y validar los cambios

Luego de hacer clic en Crear y probar, probará y validará la actualización propuesta en relación con los proyectos y las hojas activos (esta prueba es una parte obligatoria del proceso). Deberá hacerlo con una copia temporal de un proyecto a fin de asegurarse de no confirmar ningún cambio hasta tanto esté seguro de que los cambios tendrán el impacto deseado.

  1. En la página Probar actualización, seleccione un proyecto y, luego, haga clic en Aplicar prueba ubicada al pie de la página.

    Botón Aplicar prueba

    Cuando la prueba esté lista, la columna Estado en la página Probar actualización se modificará de Nuevo a Correcto. Se crean copias temporales de las hojas que se verán afectadas por las actualizaciones y se aplica la actualización a dicha hoja para su revisión.

    CONSEJO: Puede desplazar el mouse sobre el mensaje Correcto para acceder a un resumen de la actualización.

    mensaje Correcto
  2. Haga clic en Abrir hojas de prueba para analizar la copia de las hojas en las que se observa el impacto generado por las actualizaciones. Asegúrese de que las actualizaciones funcionen conforme a lo previsto. (Si precisa hacer cambios, haga clic en Cerrar para cerrar la hoja de prueba. Luego, elimine la actualización global que requiere el cambio y vuelva a comenzar).

    CONSEJO: Si quiere probar la actualización en otros proyectos antes de confirmar, haga clic en Cerrar para regresar a la página Resumen de la actualización. Desde allí, haga clic en Probar actualización y seleccione otro proyecto para someter a prueba. Puede hacerlo tantas veces como sea necesario hasta estar seguro de los cambios.
     
  3. Una vez que confirma que las actualizaciones funcionan según lo esperado, cierre la hoja de prueba y regrese a la página Probar actualización.
  4. Haga clic en Confirmar para confirmar y pasar a la página Resumen de actualización.

Confirmar los resultados y aplicar la actualización

En la última etapa del proceso de actualización, tendrá la oportunidad de revisar y confirmar los cambios propuestos y podrá elegir dónde quiere que se apliquen las actualizaciones.

  1. Revise la página Resumen de actualización para corroborar que las actualizaciones sean las previstas.

    Los contenidos de esta página variarán según la naturaleza de las actualizaciones que lleve a cabo.
     
  2. En la página Actualizaciones globales > Resumen de actualización, haga clic en Aplicar actualización.
  3. En la página Aplicar actualización, marque o quite la marca de verificación de las opciones disponibles para controlar el alcance de los cambios. Por ejemplo, quite la marca de verificación de ciertos proyectos para excluirlos de la actualización.

    Las opciones que verá aquí varían de acuerdo con el tipo de actualización que realice. En la tabla al final de esta sección, se describen las opciones.
     
  4. Haga clic en Aplicar. Cuando reciba un aviso en el que se le informa que los cambios son permanentes, haga clic en para completar la actualización.

¡Listo! En unos pocos pasos, actualizó los proyectos de su cartera de manera tal que estén más actualizados y sean más útiles según sus propias especificaciones.

Dónde puede aplicar actualizaciones

Use la tabla que se incluye abajo para decidir dónde aplicará las actualizaciones.

Tipo de actualización Qué puede controlar
Columna nueva o actualizada Actualizaciones de plantillas básicas Para asegurarse de que el cambio se incluya en los nuevos proyectos, cerciórese de que la opción Aplicar actualización a plantilla(s) de proyecto básica(s) esté marcada.

Qué proyectos están incluidos Para excluir un proyecto de la actualización, quite la marca de verificación del recuadro ubicado junto al nombre del proyecto.
Metadatos
Actualizaciones de plantillas básicas Para asegurarse de que el cambio se incluya en los nuevos proyectos, cerciórese de que la opción Aplicar actualización a plantilla(s) de proyecto básica(s) esté marcada.

Metadatos en la hoja de configuración de Control Center Se agregarán metadatos como un campo de datos al que puede recurrirse al crear nuevos proyectos. Puede usarlo para solicitar información de los usuarios a medida que se aprovisionan los proyectos.

Metadatos en la hoja del informe Se crearán enlaces de celdas cuando se aplique la actualización a los proyectos.

Qué proyectos están incluidos Para excluir un proyecto de la actualización, quite la marca de verificación del recuadro ubicado junto al nombre del proyecto.
 


Usar las opciones de Actualizaciones globales

A medida que avanza el proyecto, probablemente se dé cuenta de que precisa información adicional para que el proyecto siga ejecutándose sin inconvenientes. Por ejemplo, podría optar por agregar una columna de símbolo En riesgo para que los usuarios puedan señalizar las tareas.

Con las Actualizaciones globales en SCC, puede solucionar este problema para todos los proyectos de su cartera, incluidos los proyectos que ya ha aprovisionado.

Ícono En riesgo

Si también incluye la información sobre la nueva columna en los metadatos del proyecto, podrá realizar cálculos en función de ella. Por ejemplo, al agregar la columna y los metadatos al proyecto, podrá calcular y confeccionar informes sobre la cantidad total de tareas En riesgo.

Agregar nueva columna: elegir el origen

Cuando utilice el tipo de actualización Agregar nueva columna, deberá optar por una de dos maneras de llevarla a cabo. Más allá del método que elija, todos los proyectos de su cartera de SCC en los que se utiliza la plantilla podrán sacar provecho de la actualización.

Estas son las opciones:

  • Crear una nueva columna Esta opción le permite crear una columna totalmente nueva directamente desde Actualizaciones globales.
     
  • Usar una columna existente de la plantilla Use esta opción si ya agregó una nueva columna a la plantilla base. De esta manera, puede hacer uso de la columna recientemente agregada y usar Actualizaciones globales para incorporarla en proyectos ya implementados. O bien, puede recurrir a este método si quiere usar una propiedad de columna, como moneda o posiciones decimales, que no se encuentre disponible en las opciones de Crear una nueva columna en Actualizaciones globales.

    Usar columna existente
     
Opción 1: Crear la nueva columna en Actualizaciones globales

Si decide comenzar desde cero y crear la nueva columna en Actualizaciones globales, debe especificar las propiedades de dicha columna:

  • Título de columna
  • Tipo de columna

También puede especificar lo siguiente:

  • Opciones, como símbolos o valores desplegables
  • Posición de la columna (tenga en cuenta que no puede agregar una columna entre la columna primaria y la columna ubicada inmediatamente a la derecha de ella. Esta restricción en cuanto a la posición debe respetarse ya que en ese lugar se almacenan el nombre de los metadatos y los pares de valores).
  • Estado de columna: puede optar por crear una columna bloqueada u oculta
  • Estilos de columna: fuente, tamaño, color de fondo, etc.

NOTA: Si no encuentra las opciones que busca, haga clic en Opciones avanzadas (arriba del botón Consejos) para acceder a otras opciones.

Opción 2: Utilizar una columna de una plantilla base

Si agregó manualmente la nueva columna a la plantilla base en Smartsheet luego del aprovisionamiento de una serie de proyectos, puede usar la opción Agregar nueva columna para trasladar esa nueva columna a los proyectos ya aprovisionados en la cartera de SCC que utiliza dicha plantilla. (También es posible que prefiera usar este método si quiere aplicar formato a una columna que no está disponible en Control Center).

NOTAS:

  • Si bien todo tipo de formato que se aplique de manera explícita a la columna se trasladará a los proyectos existentes, el formato que tenga lugar a partir de las reglas de Formato condicional no se copiará a los proyectos.
  • Si quiere que la columna quede oculta o bloqueada, debe especificar el Estado de columna correspondiente a la actualización global.

Para obtener más información sobre cómo agregar manualmente una columna a una plantilla base, consulte las Preguntas frecuentes sobre Smartsheet Control Center.

Incluir datos de columnas

Para incluir datos de columnas con la nueva columna, deberá especificar un valor o una fórmula fijos y predeterminados. Estos datos se agregarán a cada una de las filas que aparezcan luego de la sección Resumen de la plantilla.

Deberá especificar los valores predeterminados en el recuadro Valor predeterminado de celda de columna, tal como se muestra en la imagen de abajo.

Agregar valor existente a columna de Control Center

 

NOTA: Usted tiene un límite de un valor o una fórmula predeterminados. Es decir, no puede especificar múltiples valores predeterminados.

Modificar columna existente

La opción de actualización Modificar columna existente le permite hacer cambios a una columna que ya existen en las hojas del proyecto. Algunas de las situaciones en las que podría querer hacer un cambio de este tipo son:

  • Simplificar el uso de una hoja al actualizar su color o cambiar su posición
  • Agregar nuevas opciones a una columna desplegable o cambiar el nombre de una opción existente
  • Modificar una fórmula en una columna para incorporar una columna recientemente agregada
  • Cambiar un antiguo valor desplegable por uno nuevo (por ejemplo, en caso de que se modifique el nombre de un departamento)

Puede implementar cambios en las propiedades de la columna, a saber:

  • Nombre y tipo de columna
  • Opciones, como símbolos o valores desplegables
  • Posición de la columna

    Tenga en cuenta que no puede agregar una columna entre la columna primaria y la columna ubicada inmediatamente a la derecha de ella. Esta restricción en cuanto a la posición debe respetarse ya que en ese lugar se almacenan el nombre de los metadatos y los pares de valores.
     
  • Estado de columna: puede optar por crear una columna bloqueada u oculta
  • Estilos de columna: fuente, tamaño, color de fondo, etc.

Algunas columnas y tipos de columna presentan restricciones:

  • Columnas del sistema: No puede especificar datos de columna para columnas del sistema (es decir, las columnas del sistema no pueden incluir valores o fórmulas)
  • Columnas de lista de contactos: No puede usar una fórmula en un tipo de columna Lista de contactos

Modificar datos de columnas

Además de agregar nuevos datos o cambiar los valores de las columnas, también puede usar Actualizaciones globales para implementar cambios globales a datos existentes en proyectos activos. Para modificar datos de una columna existente:

  1. Asegúrese de que la opción Cambiar datos de celda de columna esté marcada.
     
  2. Seleccione un valor existente de la columna y proporcione un nuevo valor. Puede asignar valores anteriores a nuevos valores fijos o a valores basados en fórmulas.

    Ventana con el texto Seleccionar un valor de la lista

CONSEJO: Para validar los resultados de una fórmula y asegurarse de que tenga el impacto deseado, haga clic en el botón Probar una fórmula. Al hacer clic en este botón, se abre una hoja en la que puede desarrollar y probar la fórmula que quiere usar. Una vez que quede conforme con los resultados, puede copiar y pegar la fórmula nuevamente en el recuadro Nuevo valor en la Actualización global.

Requisitos de fórmulas

Toda vez que especifique una fórmula en Actualizaciones globales, debe usar la anotación @fila para hacer referencia a celdas en otras columnas de la misma fila. Si intenta usar referencias relativas de filas, arrojarán resultados incorrectos. Por ejemplo, en lugar de usar una fórmula en la fila 12 del formulario

=[Costo]12 + [Recargo]12

use:

=[Costo]@fila + [Recargo]@fila

Para obtener más información sobre la convención @fila en una fórmula, consulte Cómo crear fórmulas eficientes con las opciones @celda y @fila.

Agregar nuevos metadatos

Use el tipo de actualización Agregar nuevos metadatos para agregar filas de nuevos metadatos a la sección de resumen de una o más plantillas del proyecto. Algunos usos de Agregar nuevos metadatos son:

  • Si necesita calcular un nuevo parámetro del proyecto que no formaba parte de la implementación original y, luego, agregarlo al informe de resumen. Por ejemplo, si luego de la implementación agregó una columna para llevar un registro de las tareas en riesgo, posiblemente también quiera agregar metadatos para llevar un registro de las tareas en la cartera.
  • Capturar información adicional sobre el proyecto durante la creación del proyecto

Puede especificar el valor correspondiente, ya sea como valor de texto estático o fórmula. Por ejemplo, podría especificar una fórmula que realice un recuento de todas las celdas en las que la columna con casilla de verificación En riesgo esté marcada:

=COUNTIF([En riesgo]:[En riesgo], verdadero)

Usar la función Buscar y reemplazar

La función más básica de Buscar y reemplazar se lleva a cabo al proporcionar un valor de Buscar y otro de Reemplazar.

De forma predeterminada, se actualizarán todas las columnas. Si quiere limitar qué columnas se actualizarán, use la casilla En estas columnas para seleccionar a qué columnas se limitará la actualización.

Si agrega múltiples operaciones Buscar y reemplazar, se aplicarán todas al mismo tiempo.

Restricciones con la función Buscar y reemplazar

Algunos tipos de columnas no se encuentran disponibles en la función Buscar y reemplazar de SCC, o bien, están disponibles pero con algunas restricciones. Estos tipos de columnas se mencionan en la siguiente tabla.

Tipo de datos de celdas o columnas Ignorado por la función Buscar y reemplazar Disponible con restricciones Notas
Sistema No -
Columnas designadas en la configuración del proyecto:
  • Columna Fecha de inicio
  • Columna Fecha de finalización
  • Columna Predecesora
No -
Lista de contactos No Consulte el artículo Restricciones en los datos de la columna Lista de contactos
Fecha No Consulte el artículo Restricciones en la columna Fecha
Duración No Los datos de la columna Duración se vinculan solamente al vincular la secuencia.

La función Buscar y reemplazar no realizará ningún tipo de conversión respecto de la duración.

Por ejemplo, si la secuencia Buscar en una columna Duración es 2.°, solo vinculará celdas que contengan el valor 2.°, y no una duración de 16.°.
Comentarios No  
Cualquier celda con un enlace de celda entrante No Tenga en cuenta que pueden modificarse los enlaces de celda salientes.
Celdas con hipervínculos No -
Celdas con imágenes No -

Restricciones en los datos de la columna Lista de contactos

El valor especificado en el recuadro Buscar debe ser el nombre completo de la persona que se muestra en la hoja o la dirección de correo electrónico asociada con dicho contacto. Es decir, puede especificar Joe Smith o joe.smith@mbfcorp.com.

Debe establecerse un vínculo directo con los valores de las columnas Lista de contactos. Es decir, para el valor Buscar, debe usar una de las siguientes opciones en el recuadro Restringir a:

es igual a
no es igual a
está en blanco
no está en blanco

Para el valor Reemplazar por, el recuadro Restringir a debe definirse como Reemplazar la celda entera.

Si utiliza cualquier otro valor en el criterio Restringir a, se omitirán las columnas Lista de contactos (pero se procesarán otros tipos de columnas).


Mejor práctica: Para evitar inconvenientes, utilice la dirección de correo electrónico para Buscar y reemplazar en lugar de la versión de texto de un nombre de contacto (la dirección de correo electrónico puede buscarse de manera adecuada en sus contactos de Smartsheet y el nombre se mostrará según se encuentre especificado en dicha lista).

Restricciones en la columna Fecha

Las celdas en la columna Fecha solo se vincularán con el valor Buscar cuando se especifique una de las siguientes restricciones:

es igual a
no es igual a
está en blanco
no está en blanco

Si se especifica algún otro tipo de restricción, se omitirán las columnas Fecha. Del mismo modo, la restricción para Reemplazar debe ser Reemplazar toda la celda. Caso contrario, se omitirán las columnas Fecha.

Ejemplo: Busque celdas que contengan el valor "01/30" y reemplácelo por "02/01" en todas las columnas.Esta acción NO vinculará una celda en la columna Fecha que sea 01/30/2017 porque se utiliza la restricción contiene. Esta operación se llevará a cabo en celdas de columnas Texto/número.

Tenga en cuenta que, cuando se ingresa una fecha en el recuadro Buscar o Reemplazar y se selecciona una columna Fecha (o Fecha/hora), recibirá un mensaje de advertencia que indica cómo se interpretará la fecha (por ejemplo, 15 de febrero de 2018). Usted tendrá la opción de convertir el valor a un formato de fecha universal (AAAA-MM-DD). Convertir a un formato de fecha universal es la mejor práctica para vincular columnas Fecha: puede contribuir a evitar confusiones provocadas por distintos formatos de visualización de fechas (por ejemplo, mm/dd/aa o dd/mm/aa).

Se muestran las fechas en Smartsheet según las configuraciones personales definidas por cada uno de los usuarios. Es decir, la visualización de la fecha se controla a nivel del usuario en la Configuración personal. Para obtener más información sobre los formatos de fechas, consulte Cómo modificar el formato predeterminado de fecha y número (a través de configuración de idioma).