Preguntas frecuentes sobre el uso de fórmulas

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Con las fórmulas en Smartsheet, puede ahorrar tiempo al calcular los datos de manera automática, combinar contenidos de celdas en una hoja o ayudar a llevar un registro de las fechas (para nombrar solo algunos ejemplos). Para usar fórmulas, se requiere algo de práctica y conocimientos prácticos. Para ponerse en ritmo, en este artículo encontrará un compilado de respuestas a preguntas frecuentes (FAQ) que los clientes suelen hacer a medida que avanzan en la implementación.

Para hacer preguntas específicas sobre fórmulas, también recomendamos la comunidad de Smartsheet. La comunidad está repleta de personas con vastos conocimientos y gran capacidad de servicio, además de experiencia práctica en cuanto a formular y responder preguntas de Smartsheet. Nunca se sabe... Quizás alguien ya resolvió el problema que a usted lo aqueja.

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Respuestas a preguntas sobre fórmulas en Smartsheet

¿Puede una fórmula hacer referencia a una celda en otra hoja?

Sí, una fórmula puede hacer referencia a una sola celda, un intervalo de celdas o columnas completas en otra hoja mediante el uso de fórmulas de hojas cruzadas. Más información sobre este tema en nuestro artículo Fórmulas: Hacer referencia a datos de otras hojas.

¿Smartsheet admite una función VLOOKUP?

¡Por supuesto! Para más información sobre este tema, consulte el artículo sobre la Función VLOOKUP.

¿Cómo puedo obtener una fórmula para incluir filas que se agregaron recientemente?

Si se inserta una nueva fila arriba, abajo o entre dos filas que incluyen la misma fórmula, la nueva fila heredará esa fórmula automáticamente (obtenga más información al respecto en nuestro artículo sobre Fórmulas y formatos de llenado automático).

Sin embargo, si crea una fórmula para usar todos los valores de una columna, excluya las referencias de filas y use solamente el nombre de la columna en el intervalo incluido (por ejemplo, =SUM([Horas totales]:[Horas totales]). Esto garantizará que las filas agregadas se incluyan automáticamente en el cálculo.

Si ha configurado una fórmula de columna, la fórmula se aplicará de manera automática a cada una de las nuevas filas que se agreguen a la columna. Para más información, consulte Definir fórmulas para todas las filas con fórmulas de columnas.

¿Es posible controlar con fórmulas las columnas con un tipo de columna de símbolo?

Sí, cada uno de los símbolos se puede establecer mediante los valores de una fórmula.

Si hace clic en la flecha desplegable en la celda que contiene los símbolos, verá la ortografía y las mayúsculas que debe usar para consultar los valores de una fórmula. A continuación, se mencionan algunos ejemplos:

Estrella, Bandera y Casilla de verificación

Para estos tipos de columnas, el símbolo se encuentra activado o desactivado. Puede usar el 1 para activado y 0 para desactivado. Por ejemplo, puede colocar esta fórmula en una columna de casilla de verificación para crear una marca de verificación marcada cuando el estado es Completo. Use una fórmula similar a la siguiente:

=IF([Estado]5 = "Completo", 1, 0)

 

Luz Roja-Amarilla-Verde

Use los valores literales “Rojo”, “Amarillo” o “Verde”, por ejemplo:

=IF([Estado]5 = "En riesgo", “Rojo”, “Verde”))

 

Prioridad

Estas columnas utilizan el valor “Alto” o “Bajo”, por ejemplo:

=IF([Estado]5 = "Vencido", "Alto", "Bajo"))

Bolas de Harvey

Estos símbolos muestran cuartos de un círculo en los que se utilizan los valores “Cuarto”, “Medio”, “Tres cuartos”, “Completo” o “Vacío”, por ejemplo:

=IF([% Completo]5 = 1, "Lleno", "Vacío") )

Escribí mi fórmula correctamente, pero se muestra como texto en la celda. ¿Qué falló?

Los tres motivos por los cuales es más probable que aparezca texto en una celda en lugar de la fórmula que espera son:

Faltante =

Las fórmulas deben comenzar siempre con el símbolo = (un signo de igual)

Las dependencias están habilitadas en la hoja

Cuando hay dependencias habilitadas en una hoja, las fórmulas no se permiten en las columnas con dependencias habilitadas: Inicio, Duración, Finalización, Predecesoras, % completado o % de asignación.

Los valores en estas columnas se generan automáticamente en función de la configuración de las dependencias y sobrescribirían las fórmulas. Si una fórmula se escribe manualmente en una de estas columnas, se mostrará como texto simple en vez de realizar un cálculo.

Usted creó la fórmula a partir de un informe o un dispositivo móvil

En este momento, no se admite la creación de fórmulas a partir de informes o desde las aplicaciones Android o iOS. Las fórmulas ingresadas a partir de informes o desde una aplicación móvil se mostrarán como texto simple en vez de realizar un cálculo.

¿Por qué no funciona mi fórmula de referencia al porcentaje completado?

En las columnas a las que se aplicó formato con el botón % de la barra de herramientas, si desactiva el formato, verá que, aunque un valor se muestre como 50%, el valor real se expresa como el valor decimal de 0,5. En la fórmula (y también en los criterios de informe y en el formato condicional), use el valor decimal para el porcentaje a fin de comparar correctamente los valores con formato de %. Por ejemplo: =IF([% completado]5

¿Puedo crear fórmulas en las columnas de la hoja del proyecto?

Cuando las dependencias están habilitadas, las columnas como Fecha de inicio, Fecha de finalización, Duración y Porcentaje completado tienen fórmulas inherentes para proporcionar la funcionalidad del proyecto. Las fórmulas no están permitidas en estas columnas ya que pueden ser sobrescritas. Para solucionar este comportamiento, puede deshabilitar las dependencias en la hoja o crear nuevas columnas para realizar los cálculos deseados.

Mi fórmula, que hace referencia a la columna Fecha de inicio/finalización, no funciona. ¿Cómo puedo solucionarlo?

Cuando hay dependencias habilitadas en una hoja, las columnas Fecha de inicio y Fecha de finalización cuentan con un componente implícito de tiempo. Si bien el tiempo no se muestra en la columna, puede afectar el resultado de las fórmulas. Por ejemplo, supongamos que tiene una fórmula que resta TODAY() de la Fecha de inicio, y que la Fecha de inicio es hoy. Por lo general, esperaría obtener un resultado de 0; sin embargo, lo que en realidad obtiene es un valor decimal mientras Smartsheet intenta realizar la resta en función de la hora implícita. Para solucionar este problema, use la función DATEONLY(). Para continuar con el ejemplo, la fórmula

=[Fecha de inicio]2 - TODAY()

se cambiaría por:

=DATEONLY([Fecha de inicio]2) - TODAY()

En este caso, Smartsheet solo mirará la fecha (y no la hora) al realizar el cálculo.

¿Qué ocurre con mis fórmulas si uso los comandos “Mover a otra hoja” o “Copiar a otra hoja” para mover o copiar una fila que contiene una fórmula a otra hoja?

Las fórmulas no se conservarán cuando use estos comandos para mover o copiar filas. No obstante, puede usar accesos directos del teclado para copiar y pegar fórmulas. Para más información, consulte la sección “Para copiar y pegar fórmulas” en el artículo de ayuda “Uso de la función Copiar y pegar”.

¿Por qué mis valores numéricos no arrojan cálculos en forma correcta? Por ejemplo, al sumar 1 + 12 se genera el resultado 112, en lugar de 13.

Con frecuencia, este error de cálculo tiene lugar cuando uno de los valores a los que se hace referencia se considera un valor de texto. Para corregir este error, verifique que ninguno de los valores a los que se hace referencia contenga un carácter que convertiría el valor numérico en un valor de texto. Por ejemplo, si el valor 12 tuviese un apóstrofo (‘) delante, se generaría este resultado no deseado.

Una manera rápida de identificar los valores numéricos que se consideran como valores de texto consiste en verificar la alineación del formato de los valores numéricos. Con frecuencia, los valores que se consideran valor de texto se muestran alineados a la izquierda en la celda, en lugar de la alineación habitual a la derecha correspondiente a los valores numéricos.

Nota: Los valores numéricos que se producen a partir de fórmulas también se mostrarán alineados a la izquierda. Sin embargo, de todos modos se considerarán y reconocerán estos valores como valores numéricos, excepto que algún elemento de la fórmula indique lo contrario.

Los valores numéricos también se mostrarán alineados a la izquierda de manera automática, específicamente en la columna primaria. La columna primaria puede identificarse de manera sencilla porque es el único encabezado de columna que tiene formato EN NEGRITA. De todos modos, los valores numéricos de la columna primaria seguirán considerándose y reconociéndose como valores numéricos, excepto que haya algún elemento en la celda que indique lo contrario.

I’m using a SUMIFS formula that should be returning a value, but it is returning a 0.

If you are evaluating the same range of data for multiple criteria, you’ll want to use the OR Function and @cell parameter in order to have the correct value returned.

Item

Quantity

Cost

Warehouse

Shirt

26

20.00

A

Pants

24

50.00

A

Socks

10

10.00

A

Shirt

18

25.00

B

Pants

16

75.00

B

Socks

46

15.00

B

=SUMIFS(Cost:Cost, Quantity:Quantity, >15, Warehouse:Warehouse, "A", Item:Item, OR(@cell = "Shirt", @cell = "Socks"))

Sums the Cost of anything with a Quantity over 15 from Warehouse "A" where the Item is either "Shirt" or "Socks"

 

20.00

I’m using a COUNTIFS formula that should be returning a value, but it is returning a 0.

If you are evaluating the same range of data for multiple criteria, you’ll want to use the OR Function and @cell parameter in order to have the correct value returned.

Item

Quantity

Cost

Warehouse

Shirt

26

20.00

A

Pants

24

50.00

A

Socks

10

10.00

A

Shirt

18

25.00

B

Pants

16

75.00

B

Socks

46

15.00

B

=COUNTIFS(Quantity:Quantity, >15, Warehouse:Warehouse, "A", Item:Item, OR(@cell = "Shirt", @cell = "Socks"))

Counts anything with a Quantity over 15 from Warehouse "A" where the Item is either "Shirt" or "Socks"

 

1

What functions work in a contact column?

Functions that can return a contact value work in contact columns.

Here are some sample functions you can use:

  • Equals Contact cell: =[Assigned To]1
  • VLOOKUP: =VLOOKUP([Assigned To]1,{Departments},2,false)
  • PARENT: =PARENT()
  • INDEX(MATCH()): =INDEX({Departments},MATCH([Assigned To]1,{Names},0))
  • IF: =IF(Urgency1="High",[Urgent on call]1,[Assigned To]1)

Below are some specific examples of these formulas in action.

Sample sheet information:

Row #

Project Name

Assigned To

Date

% Complete

Status

1

Project - E

S Brown

03/25/20

30%

Red

2

Outreach 

don.t@domain.com

10/18/20

60%

Yellow

3

Smartsheet - PM

Andy Davis

01/06/20

100%

Green

4

Collection - INT

Johnny Apple, S Brown

02/12/20

20%

Red
 

Given the table above, here are some examples of using Contact Formulas in a sheet:

Formula

Description

Result

=INDEX([Project Name]:[Project Name], MATCH("Andy Davis", [Assigned To]:[Assigned To]))

Returns the value in the “Project Name” column for the row that contains the value “Andy Davis” in the “Assigned To” column.

 

(Row 3 applies)

Smartsheet - PM

=COUNTIF([Assigned To]:[Assigned To], HAS(@cell, "S Brown"))

Count the number of rows where the value in the “Assigned To” column has the value “S Brown”.

 

(Rows 1 & 2 apply)

2

=VLOOKUP("don.t@domain.com", [Assigned To]:[Date], 2, false)

Return the Date. If the “Assigned To” column equals the email “don.t@domain.com” look up and produce the value at the same row in the “Date” column. 

 

(Row 2 applies)

10/18/20

How do I create a new contact using a formula?

Currently we don’t have a direct method to create new contacts with formulas. Customers in the past have achieved this desired goal utilizing multiple columns if the email addresses of the Org follow a particular pattern. For example, first.last@domain.com

To achieve this you could have a column for first.last and another for @domain.com. Utilizing a JOIN function could bring these two fields together into the same contact cell, creating the desired contact.

Will formulas that produce a text value return the value as a text value in a contact cell?

Yes, if the cells being referenced by the formula are text values and do not create an email address, they will return as only a text value.

 

Can I use formulas that output data other than contacts or text values in a contact column?

Formulas that output data types other than contacts or text (e.g. dates, numbers, booleans, etc.) are not supported and will return an error code: #CONTACT EXPECTED. This is similar to how DATE columns work today; formulas calculate to #DATE EXPECTED if they output anything other than dates or text. Checkbox columns have a similar error, #BOOLEAN EXPECTED