Preguntas frecuentes sobre el uso de fórmulas

Sí. Sí, una fórmula puede hacer referencia a una sola celda, un intervalo de celdas o columnas completas en otra hoja mediante el uso de fórmulas de hojas cruzadas. 

¡Por supuesto! Sin embargo, Smartsheet tiene una combinación de INDEX y MATCH que es más versátil. Esta combinación reduce las referencias cruzadas entre celdas de la hoja cuando se examinan las columnas de forma individual en lugar de utilizar un rango mayor.

Observe un ejemplo en nuestro artículo sobre combinaciones de fórmula para referencias cruzadas entre hojas .

También puede obtener más información sobre la función VLOOKUP de Smartsheet en este artículo sobre VLOOKUP o buscar ejemplos de cómo otros clientes de Smartsheet reúnen datos usando fórmulas en la comunidad en línea de Smartsheet.

Si se inserta una nueva fila por encima, por debajo o entre dos filas que incluyen la misma fórmula, la nueva fila heredará esa fórmula de forma automática.

Si crea una fórmula para usar todos los valores de una columna, excluya las referencias de filas y use solamente el nombre de la columna en el intervalo incluido (por ejemplo, =SUM([Horas totales]:[Horas totales] ). Esto garantizará que las filas agregadas se incluyan automáticamente en el cálculo.

Si ha configurado una fórmula de columna, la fórmula se aplicará de manera automática a cada una de las nuevas filas que se agreguen a la columna.

Sí. El caracter agregado en la fórmula depende de los símbolos que utilice. Consulte esta lista para saber qué puede añadir en la fórmula:

• Símbolos de estrella, bandera y casilla de verificación: Para estos símbolos, utilice 1 para activar o 0 para desactivar
  • Ejemplo: = IF([Status]@row = "Complete",1,0)
• Símbolos rojos, amarillos y verdes: Utilice estos valores literales Rojo, Amarillo o Verde
  • Ejemplo: =IF([Status]@row = "At Risk", “Red”, "Green")
• Símbolos prioritarios: Utilice Alto o Bajo
  • Ejemplo: =IF([Status]@row = "Overdue", "High", "Low"))
• Harvey Balls: Utilice cuarto, medio, tres cuartos, llena o vacía
  • Ejemplo: =IF([% Complete]@row = 1, "Full", "Empty"))

Estas son tres razones posibles por las que aparece como texto en una celda:

• Falta el signo igual (=): las fórmulas siempre deben comenzar con = 
• Dependencias habilitadas en la hoja: Cuando las dependencias están habilitadas en una hoja, no se permiten fórmulas en estas columnas de dependencia habilitadas.
  • Inicio 
  • Duración 
  • Finalizar 
  • Predecesores 
  • Porcentaje completado o porcentaje de asignación: Estas columnas generan de forma automática valores basados en la configuración de las dependencias y sobrescriben las fórmulas. Si escribe una fórmula en una de estas columnas, se mostrará como texto simple en vez de realizar un cálculo.
• Creó la fórmula desde un informe o un dispositivo móvil: Actualmente no se admite la creación de fórmulas desde informes o desde las aplicaciones Android e iOS. Cualquier fórmula que introduzca desde los informes o desde una aplicación móvil se mostrará como texto simple en lugar de calcular o buscar valores.

Las celdas en hojas o informes utilizan el valor decimal, no el formato de porcentaje. Esto es verdadero incluso para las columnas que utilizan valores con formato de porcentaje. 

Para comparar valores de porcentaje o hacer referencia a columnas de porcentaje, consulte la tabla siguiente.

Cuando las dependencias están habilitadas, las columnas como Fecha de inicio, Fecha de finalización, Duración y Porcentaje completado tienen fórmulas inherentes para proporcionar la funcionalidad del proyecto. Las fórmulas no están permitidas en estas columnas ya que pueden sobrescribirse. 

Para solucionar este comportamiento, puede deshabilitar las dependencias en la hoja o crear nuevas columnas para realizar los cálculos deseados.

Cuando hay dependencias habilitadas en una hoja, las columnas Fecha de inicio y Fecha de finalización cuentan con un componente implícito de tiempo. La hora no se muestra en la columna, pero puede afectar a los resultados de las fórmulas. 

Por ejemplo, tiene una fórmula que resta TODAY() de la fecha de inicio, que es hoy. Por lo general, esperaría obtener un resultado de 0. Lo que en realidad obtiene es un valor decimal mientras Smartsheet intenta realizar la resta en función de la hora implícita. Para solucionar este problema, use la función DATEONLY(). 

Para seguir con el ejemplo, la fórmula =[Start Date]2 - TODAY() debería convertirse en =DATEONLY([Start Date]2) - TODAY().

En este caso, Smartsheet solo mirará la fecha, no la hora cuando realiza el cálculo.
 

Utilice la función DATEONLY. Las fechas de las columnas del Sistema son un valor de pantalla y no el valor real. Las columnas Sistema registran fechas UTC, pero muestran su fecha/hora local en función de la fecha UTC. Quizás obtenga resultados no esperados si no utiliza la función DATEONLY. 

Cuando utiliza DATEONLY, la fecha se extrae de la columna Sistema. Este es un ejemplo de la fórmula: =NETWORKDAYS(DATEONLY(Created@row), TODAY()).
 

Opening reports and dashboards that reference a sheet with a formula using the TODAY function will not update the TODAY function to the current date. There must be an update to the underlying sheet itself.

 
You can see a list of actions that will update the formula in the TODAY Function article.

To automatically update your underlying sheet without opening it, take a look at the Automatically update the TODAY function in formulas article or use Bridge to Schedule Daily Sheet Save.
 

Las fórmulas no se conservarán cuando use estos comandos para mover o copiar filas. No obstante, puede usar accesos directos del teclado para copiar y pegar fórmulas.

Con frecuencia, este error de cálculo tiene lugar cuando uno de los valores a los que se hace referencia se considera un valor de texto. 

Para corregir este error, verifique que ninguno de los valores a los que se hace referencia contenga un carácter que convierta el valor numérico en un valor de texto. Por ejemplo, se produce este resultado no deseado si el valor 12 tenía un (‘) apóstrofo antes del valor.

Un truco para detectarlo es verificar la alineación del formato de los valores numéricos. Con frecuencia, los valores que se consideran valor de texto se muestran alineados a la izquierda en la celda, en lugar de la alineación habitual a la derecha correspondiente a los valores numéricos.

Los valores numéricos se muestran alineados a la izquierda cuando tienen estas características: 

• Producidos por fórmulas 
• En la columna primaria 

Sin embargo, estos valores aún se reconocerán como valores numéricos, excepto que algún elemento de la fórmula o celda indique lo contrario. 
 

Si está evaluando el mismo rango de datos para varios criterios, utilice la Función OR y parámetro de @celda para que se devuelva el valor correcto.

Si está evaluando el mismo rango de datos para varios criterios, le recomendamos que utilice la Función OR y parámetro de @celda para que se devuelva el valor correcto.

Sí. Si las celdas a las que hace referencia la fórmula son valores de texto y no crean una dirección de correo electrónico, se devolverán solo como un valor de texto. 

Las funciones que pueden devolver un valor de contacto funcionan en las columnas de contacto. Estas son algunas funciones de muestra que puede usar:

• Equals Contact cell: =[Assigned To]1
• VLOOKUP: =VLOOKUP([Assigned To]1,{Departments},2,false)
• PARENT: =PARENT()
• INDEX(MATCH()): =INDEX({Departments},MATCH([Assigned To]1,{Names},0))
• IF: =IF(Urgency1="High",[Urgent on call]1,[Assigned To]1)

A continuación, se muestran algunos ejemplos específicos de estas fórmulas en acción.

Información de la hoja de muestra:

Dada la tabla anterior, a continuación se mencionan algunos ejemplos de cómo se utilizan las Fórmulas de contacto en una hoja:

Actualmente no tenemos un método directo para crear nuevos contactos con fórmulas. Puede crear nuevos contactos utilizando varias columnas si las direcciones de correo electrónico de la organización siguen un patrón específico. Por ejemplo: first.last@domain.com.

Para hacerlo, puede tener una columna para first.last y otra para @domain.com. El uso de la función JOIN puede reunir estos dos campos en la misma celda de contacto, y crear el contacto deseado.

Las fórmulas que generan tipos de datos de contactos o texto distintos (por ejemplo, fechas, números, booleanos, etc.) no son compatibles y devolverán un código de error: #CONTACT EXPECTED. Esto es similar a cómo funcionan las columnas DATE. Las fórmulas se calculan en #DATE EXPECTED si producen algo más que fechas o texto. Las columnas de las casillas de verificación tienen un error similar: #BOOLEAN EXPECTED.