Cómo agregar usuarios a una cuenta Empresarial de manera automática con la función de Aprovisionamiento automático de usuarios

Aplica a

Smartsheet
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Debe ser administrador del sistema de un plan Empresarial para activar esta función.

El Aprovisionamiento automático de usuarios (UAP) automatiza el proceso de agregar usuarios a una cuenta Empresarial en Smartsheet. En lugar de invitar manualmente a los usuarios a través de la pantalla Administración de usuarios, habilite esta función para agregar usuarios de manera automática a su cuenta, en caso que se suscriban, o la próxima vez que inicien sesión en Smartsheet con una dirección de correo electrónico de propiedad de su organización. Puede optar por agregar usuarios automáticamente a la cuenta como usuarios con licencia o sin licencia, según el acceso que quiera darles.

CONSEJO: Los usuarios que se agregan automáticamente a la cuenta a través del Aprovisionamiento automático de usuarios pueden administrarse desde la pantalla Administración de usuarios. El administrador del sistema de una cuenta Empresarial puede habilitar la función de Aprovisionamiento automático de usuarios desde Smartsheet.

Para completar el proceso, será necesario que agregue registro(s) al Sistema de nombre de dominio (DNS), para lo cual tal vez sea necesario que consulte con un recurso técnico interno para obtener ayuda.

Parte 1: Validar y activar dominios

  1. Seleccione su icono de Perfil (extremo superior derecho) > Administración de la cuenta.
  2. Seleccione Controles de seguridad en el menú de la izquierda.
  3. En la ventana Administración de la cuenta, seleccione Editar junto a Dominios (para el Aprovisionamiento automático de usuarios, Widget de contenidos web).

    Editar dominio

    Se muestra el formulario Validación de dominios.

    formulario de validación de dominios
     
  4. Seleccione Agregar dominio. Inicialmente, esta es la única opción disponible en la pantalla, ya que se requiere de un dominio validado y activo para habilitar la funcionalidad.
  5. En el campo Agregar dominio, ingrese el dominio de la dirección de correo electrónico propiedad de su organización (p. ej., smartsheet.com).
  6. Seleccione Guardar.
    El formulario se actualiza para Editar dominio y muestra el Estado de dominio como No validado
    Editar dominio
  7. Por cuestiones de seguridad, debe confirmar que usted controla el dominio en cuestión. Smartsheet generará un registro para que usted agregue al DNS de su organización. Para lograrlo, tal vez deba trabajar en forma conjunta con su equipo de TI.
  8. Haga clic en Validar después de agregar el registro. Smartsheet llevará a cabo una búsqueda de DNS para comprobar que exista el registro en su dominio. La validación podrá fallar si se produce una demora en la propagación de DNS. Si esto sucede, intente realizar la validación de dominio nuevamente más tarde.
  9. Si todo sale bien, se confirma su propiedad del dominio y su autoridad para administrar los usuarios que lo utilizan en su dirección de correo electrónico de Smartsheet. El estado cambiará de No validado a Inactivo.
    NOTA: El registro de DNS debe estar siempre presente para que pueda desarrollarse el aprovisionamiento automático.
  10. Seleccione Activar para confirmar el aprovisionamiento automático del dominio. Luego, cierre la ventana.

Si la función Aprovisionamiento automático de usuarios está habilitada, y no hay otros dominios activos, no es posible desactivar o eliminar un dominio. Configure el Aprovisionamiento automático de usuarios como Deshabilitado o active otros dominios para desactivar o eliminar el dominio existente.

Parte 2: Habilitar el aprovisionamiento automático para dominios activados

  1. En el formulario Aprovisionamiento automático de usuarios, elija Dominio de aprovisionamiento automático de usuarios activado.
    • Agregarlos como USUARIOS CON LICENCIA: todo nuevo usuario que se registre en Smartsheet utilizando una dirección de correo electrónico con dominio validado se agrega automáticamente a su cuenta Empresarial como usuario con licencia. Esto no afecta a los usuarios existentes.
    • Agregarlos como USUARIOS SIN LICENCIA: todo nuevo usuario que se registre en Smartsheet utilizando una dirección de correo electrónico con dominio validado se agrega automáticamente a su cuenta Empresarial como usuario sin licencia. Esto no afecta a los usuarios existentes.

      NOTA: Si no tiene la capacidad para cambiar la manera en que los usuarios se aprovisionan luego de configurar el aprovisionamiento automático de usuarios, contáctese con su gerente de cuenta de Smartsheet.
       
  2. Haga clic en Guardar luego de seleccionar una opción.

    Aparecerá el mensaje de confirmación:
  3. Seleccione Continuar para finalizar el aprovisionamiento automático de usuarios y ser redireccionado al formulario Aprovisionamiento automático de usuarios.
  4. Seleccione Agregar dominio en cualquier momento para validar y activar el aprovisionamiento automático en otros dominios de propiedad de su organización.

    NOTA:La cantidad de dominios que puede agregar es ilimitada.
     
  5. Haga clic en Editar en un dominio, en cualquier momento, para abrir el formulario Editar dominio. Desde allí, puede repasar la información sobre el dominio o seleccionar Desactivar y Eliminar dominio.

Si un usuario incluido en su lista de usuarios tiene un dominio de dirección de correo electrónico que no coincide con los dominios que ha configurado para el Aprovisionamiento automático de usuarios, es posible que el usuario ya exista en su proveedor de identidad de SSO o que haya sido invitado por otro administrador del sistema. Esto puede suceder si el usuario ingresa una dirección de correo electrónico que coincide con su dominio UAP en la página de inicio de sesión en Smartsheet. Como resultado, se utiliza otra dirección de correo electrónico una vez que se ha redireccionado al usuario a la página de inicio de sesión en Smartsheet.