Sheets, Berichte und Dashboards veröffentlichen

Durch das Veröffentlichen eines Sheets, Berichts oder Dashboards werden eine eindeutige URL, auf die jeder zugreifen kann, ohne sich bei Smartsheet anzumelden, sowie ein iframe-Code erzeugt, den Sie in den Quellcode einer Website einbetten können, um das Sheet oder den Bericht dort anzuzeigen.

Ihre veröffentlichten Elemente sind dynamisch, sodass die angezeigten Daten stets aktuell sind. 

Sie können die Veröffentlichung jederzeit beenden. Dann kann nicht mehr auf die veröffentlichte Version des Sheets, Berichts oder Dashboards zugegriffen werden. 

Inhaber*innen und Admins können Sheets, Berichte oder Dashboards veröffentlichen. Systemadmins mit Business- und Enterprise-Plänen können die Veröffentlichung für alle Benutzer*innen des Kontos begrenzen oder deaktivieren. Weitere Informationen zu globalen Kontoeinstellungen 

Die Verwendung dieser Funktion kann die Anzeige vertraulicher Daten außerhalb Ihres Unternehmens ermöglichen. Um einen Link auf eine eingeschränktere Weise freizugeben, können Sie die Zugriffssteuerung verwenden (siehe unten) oder den Link, der im Fenster mit den Sheet-, Berichts- oder Dashboard-Eigenschaften verfügbar ist, kopieren und freigeben. Der im Eigenschaftenfenster verfügbare Link ist sicher und nur freigegebene Mitarbeiter*innen können darauf zugreifen.

Wenn Sie ein Smartsheet-Element veröffentlichen, können Sie den Zugriff auf das Element über die Zugriffssteuerung einschränken. 

• Verfügbar für jeden, der über den Link verfügt
  • Erstellt einen Link, der es allen Benutzer*innen mit Zugriff darauf ermöglicht, den Inhalt oder Ihren Link anzuzeigen oder zu bearbeiten.
• Nur verfügbar für Benutzer, die demselben Smartsheet-Plan angehören wie dieses Element
  • Erstellt einen sicheren Link, bei dem sich die Benutzer*innen bei Smartsheet anmelden müssen, um den Inhalt des Links sehen zu können. Nur Benutzer*innen, die zu Ihrem Smartsheet-Plan hinzugefügt wurden, können den Inhalt sehen.
  • Das beinhaltet keine Benutzer*innen ohne Konto, für die das Smartsheet-Element oder ein Arbeitsbereich, in dem das Element gespeichert ist, freigegeben wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe.

Für Kundschaft ab Enterprise gibt es eine zusätzliche Option zur Zugriffssteuerung:

• Nur verfügbar für Benutzer, für die das Element freigegeben wurde
  • Erstellt einen sicheren Link, bei dem sich die Benutzer*innen bei Smartsheet anmelden müssen, um den Inhalt des Links sehen zu können. Nur Benutzer*innen, für die das Element freigegeben wurde, können darauf zugreifen. Anderen wird eine Fehlerseite angezeigt.

Benutzer*innen in Ihrem Smartsheet-Plan beinhalten Benutzer*innen, die im Admin Center Ihres Systemadmins als aktive Benutzer*innen aufgeführt sind. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerverwaltung.

Speichern Sie das Element vor dem Veröffentlichen. Die zuletzt gespeicherte Ansicht ist die veröffentlichte Ansicht. 

Sheet veröffentlichen

1. Wählen Sie Veröffentlichen in der rechten Funktionsleiste aus.
    
2. Wählen Sie den Schieberegler unter einer oder mehreren Veröffentlichungsoptionen aus und setzen Sie ihn auf EIN.
   
   Wenn Sie den Schieberegler auf EIN setzen, wird ein Link zum Sheet erstellt und ein Fenster angezeigt, in dem Sie das Veröffentlichungserlebnis weiter anpassen können.
   
   Die verschiedenen Optionen zum Veröffentlichen eines Sheets sind:
    
   • Schreibgeschützt – HTML: Die beste Option, wenn Sie eine übersichtliche, schnell verfügbare Ansicht der Sheetdaten wünschen. Sie bietet eine einfache, schreibgeschützte Ansicht der Sheetdaten ohne die Option zum Wechseln zur Kalender- oder Gantt-Ansicht. Es sind keine Anlagen und Kommentare verfügbar. Außerdem können eingerückte Zeilen nicht reduziert oder erweitert werden.
   • Schreibgeschützt – Vollständig: Diese Option bietet eine umfassendere Benutzeroberfläche als Schreibgeschützt – HTML, sodass Betrachter*innen Zeilenanlagen und Kommentare öffnen und Hierarchien reduzieren oder erweitern können.
     
     Verwenden Sie die Optionen zur Zugriffssteuerung, um zu steuern, ob alle Benutzer*innen auf den Link zugreifen können, oder nur ausgewählte Benutzer*innen, für die das Element freigegeben wurde.
     
     Verwenden Sie die Optionen der Veröffentlichungseinstellungen, um die Standardansicht auf „Tabelle“ (Gantt) oder „Kalender“ festzulegen. Besucher*innen des veröffentlichten Sheets können nach Bedarf zwischen den Ansichten wechseln.
   • Für alle bearbeitbar: Mit dieser Option können alle Personen das Sheet öffnen und Änderungen daran vornehmen, als ob sie dafür Freigabeberechtigungen als Bearbeiter*in hätten.
     
     Verwenden Sie die Optionen zur Zugriffssteuerung, um zu steuern, ob alle Benutzer*innen auf den Link zugreifen können, oder Personen, die dem gleichen Smartsheet-Plan wie das Element angehören.
     
     Verwenden Sie die Optionen der Veröffentlichungseinstellungen, um die Standardansicht auf „Tabelle“ (Gantt), „Karte“ oder „Kalender“ festzulegen. Besucher*innen des veröffentlichten Sheets können nach Bedarf zwischen den Ansichten wechseln.
   • iCal (Kalender): Mit dieser Option können alle Benutzer*innen Datumsangaben aus dem Sheet zu ihrem externen Kalender hinzufügen. 
      
3. Um die URL freizugeben und den Code für das Sheet einzubetten, kopieren Sie die URL oder den Code mit der Tastatur aus dem Fenster und fügen Sie ihn in eine E-Mail oder auf einer Webseite ein. 

Bericht veröffentlichen

Mit der Veröffentlichungsoption können Sie einen Bericht in einem schreibgeschützten Format anzeigen, sodass Betrachter*innen Zeilenanlangen und Kommentare öffnen, Änderungen hervorheben und den Bericht drucken können.

So veröffentlichen Sie einen Bericht:

1. Wählen Sie Veröffentlichen in der rechten Funktionsleiste aus.
2. Verwenden Sie den Schieberegler, um das Veröffentlichen auf EIN zu setzen. Das Fenster Schreibgeschützt – voll – Veröffentlichungs-Links wird angezeigt.
3. Wählen Sie die gewünschten Attribute aus:
   • Verwenden Sie die Optionen zur Zugriffssteuerung, um zu steuern, ob alle Benutzer*innen auf den Link zugreifen können, oder Personen, die dem gleichen Smartsheet-Plan wie das Element angehören.
   • Verwenden Sie die Optionen der Veröffentlichungseinstellungen, um die Standardansicht auf Tabellen- (Gantt-), Kalender- oder Kartenansicht festzulegen. Besucher*innen des veröffentlichten Sheets können nach Bedarf zwischen den Ansichten wechseln.
4. Um die URL freizugeben und den Code für das Sheet einzubetten, kopieren Sie die URL oder den Code mit der Tastatur aus dem Fenster und fügen Sie ihn in eine E-Mail oder auf einer Webseite ein.

Der veröffentlichte Bericht zeigt dieselben Ergebnisse an, die der Person angezeigt werden, die ihn in Smartsheet veröffentlicht hat. Wenn der Freigabezugriff der veröffentlichenden Person für den Bericht entfernt wird, wird die Veröffentlichung deaktiviert und die*der Berichtinhaber*in benachrichtigt.

Dashboard veröffentlichen

Die Option Veröffentlichen zeigt ein Dashboard im schreibgeschützten Format an. Betrachter*innen des veröffentlichten Dashboards können Verknüpfungen im Dashboard und sämtliche Widget-Interaktionen verwenden, die für das Dashboard eingerichtet wurden.

So veröffentlichen Sie ein Dashboard:

1. Gehen Sie oben links im Dashboard zu Datei > Veröffentlichen.
2. Verwenden Sie den Schieberegler, um das Veröffentlichen auf EIN zu setzen.
3. Verwenden Sie die Optionen zur Zugriffssteuerung, um zu steuern, ob alle Benutzer*innen auf den Link zugreifen können, oder nur Benutzer*innen, die dem gleichen Smartsheet-Plan wie das Dashboard angehören.
4. Um die URL freizugeben und den Code für das Sheet einzubetten, kopieren Sie die URL oder den Code mit der Tastatur aus dem Fenster und fügen Sie ihn in eine E-Mail oder auf einer Webseite ein. 

Ein veröffentlichtes Dashboard wird alle 10 Minuten automatisch aktualisiert. Sie können dieses Verhalten nicht anpassen oder deaktivieren.

Veröffentlichung beenden oder Veröffentlichungsoptionen bearbeiten

1. Wählen Sie für Sheets und Berichte Veröffentlichen in der rechten Funktionsleiste aus. Wählen Sie für Dashboards Datei > Veröffentlichen aus.
2. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
   • Um das Veröffentlichen zu deaktivieren und den Zugriff auf das Sheet über die veröffentlichten Links oder den iframe-Code zu beenden, verwenden Sie den Schieberegler unter den einzelnen aktivierten Veröffentlichungsoptionen und setzen Sie ihn auf AUS.
   • Um eine Änderung vorzunehmen, wählen Sie Link abrufen neben der Veröffentlichungsoption, die Sie ändern möchten.