Hilfsspalten in Smartsheet verwenden

Hilfsspalten sind zusätzliche Spalten, die Sie einem Sheet hinzufügen können, um bestimmte Vorgänge zu erleichtern, z. B. die Verwaltung, Analyse oder Visualisierung von Daten. Diese basieren oft auf Spaltenformeln, können aber auch manuelle Werte enthalten.

Sie sind während der regulären Verwendung häufig ausgeblendet oder gesperrt, um Änderungen zu verhindern. Hilfsspalten müssen im Rahmen von alltäglichen Sheetvorgängen nicht aktualisiert werden.

Vorteile

• Vereinfachen Sie Filter und Berichte, indem Sie Zeilen, die mehrere oder komplexe Kriterien erfüllen, über ein Kontrollkästchen identifizieren, sodass diese Kriterien nicht wiederholt definiert werden müssen.
• Verbessern Sie die Lesbarkeit, indem Sie Formeln vereinfachen und Daten verständlicher gestalten.
• Erstellen Sie wiederverwendbare und modulare Workflows.
• Verbessern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie Teams mit visuellen Hinweisen klare Einblicke bieten.
• Erstellen Sie eindeutige Referenzwerte für die sheetübergreifende Datensuche. 

Verwenden Sie Hilfsspalten effizient, da sie auf Ihre Obergrenzen für die Gesamtzahl von Spalten, Zeilen, Zellen und Referenzen angerechnet werden.

Häufige Verwendung von Hilfsspalten 

Status oder Fortschritt nachverfolgen

Verwenden Sie Hilfsspalten mit Formeln oder Dropdown-Listen, um den Status oder den Prozentsatz der Fertigstellung einer Aufgabe zu überwachen. Mit der IF-Funktion können Sie beispielsweise eine Spalte erstellen, die anhand des Fälligkeitsdatums und des Fortschritts bestimmt, ob eine Aufgabe im Zeitplan liegtoder verzögert ist .

Automatisierungs-Trigger

Hilfsspalten können die Automatisierung vorantreiben. Beispielsweise kann eine Kontrollkästchenspalte einen automatischen Alarm oder eine Aktion auslösen, wenn sie aktiviert wird.

Dies gilt nicht für sheetübergreifende Formeln oder verlinkte Zellenwerte.

Datumsberechnungen

Hilfsspalten helfen bei der Berechnung von Fristen, dem Status „Überfällig“ oder der Zeit zwischen Ereignissen. Sie können beispielsweise eine Spalte haben, in der die Anzahl der verbleibenden Tage bis zum Fälligkeitsdatum angezeigt wird.

Kennzeichnungen und Alarme

Sie können Symbole oder Dropdowns verwenden, um bestimmte Zeilen basierend auf Bedingungen zu kennzeichnen. Beispielsweise können Sie die OR-Funktion in einer Symbolspalte verwenden, die gefährdete Aufgaben kennzeichnet.

Datenkategorisierung

Sie können Spalten hinzufügen, um Daten zu gruppieren oder zu filtern, z. B. Prioritätsstufen zuzuweisen oder Zeilen für einen bestimmten Bericht zu kennzeichnen. Kategorisieren Sie beispielsweise Zeilen mithilfe eines Dropdown-Menüs oder einer Formel nach Abteilung.

Zusammenfassungs- und Rollup-Daten

Verwenden Sie Hilfsspalten, um Daten für die Zusammenfassung in Berichten oder Dashboards vorzubereiten. Verwenden Sie beispielsweise die COUNT-Funktion mit einer Kontrollkästchenspalte, um bestimmte Zeilen zu markieren, die basierend auf der Hierarchieebene oder den Vergleichswerten in Filter oder Berichte aufgenommen oder davon ausgeschlossen werden sollen.

Text- und Datenformatierung

Sie können Text aus anderen Spalten für benutzerdefinierte Anzeigezwecke extrahieren oder bearbeiten. Verwenden Sie beispielsweise die JOIN-Funktion, um einen Aufgabennamen und eine zugewiesene Person zu kombinieren oder alle übergeordneten Aufgaben einer Zeile zu verbinden, um ihre Abstammung anzuzeigen.

Treiber für die bedingte Formatierung

Hilfsspalten können berechnete Werte enthalten, die zur Anwendung von Regeln für die bedingte Formatierung verwendet werden. Beispielsweise sollte eine Spalte mit numerischen Werten basierend auf Priorität und Fälligkeitsdatumsnähe als grüne, gelbe oder rote Füllfarben angezeigt werden.

Ein anderer Verwendungszweck besteht darin, ISEVEN  oder  ISODD  in einer Hilfsspalte zu nutzen, die eine Sequenznummer betrachtet, um jede zweite Zeile mit einer hellen Füllung zu formatieren, um eine einfache Datenverfolgung in umfassenden Sheets zu ermöglichen. 

Tipps für die Arbeit mit Hilfsspalten

• Verwenden Sie Spaltenformeln in Hilfsspalten, um sicherzustellen, dass sie ausgefüllt werden, wenn neue Zeilen erstellt werden.
• Sperren Sie Ihre Hilfsspalten, um unerwünschte Änderungen durch Mitarbeitende zu vermeiden.
• Beschriften Sie Hilfsspalten mit einem beschreibenden Titel. Fügen Sie Hilfe in den Titel ein, um sie für andere Benutzer*innen sowie in Berichten und Filtern zu identifizieren.
• Blenden Sie Hilfsspalten aus, um unnötige Spalten in Ihrem Sheet und versehentliche Bearbeitungen durch andere Mitarbeitende zu vermeiden.

Ausgeblendete Hilfsspalten werden weiterhin in der Kartenansicht, in exportierten Versionen, beim Speichern als neu und in Dropdown-Optionen für Berichte und Sheetfilter angezeigt. Um dieses Problem zu umgehen, können Sie sie an das Ende eines Sheets verschieben, die Spalten sperren und sie beschriften.