FAQs zu Smartsheet Control Center

Dieser Artikel richtet sich an Personen, die kürzlich ihre Arbeit mit einem Programm in Smartsheet Control Center (SCC) aufgenommen haben. Er soll denjenigen Personen helfen, die als Primärer Lead angegeben wurden, sowie Leads, die Updates an bestehenden Control Center-Programmen verwalten oder durchführen.

Der Primäre Lead ist der Lead und Inhaber der Smartsheet-Assets, die das Programm ausmachen. Um Lead zu werden, müssen Sie ein lizenzierter Benutzer eines aktiven Smartsheet-Kontos sein.

Control Center-Anmeldung und -Zugriff

Wie erlaube ich einem Entscheidungsträger in meiner Organisation den Zugriff auf ein in Smartsheet Control Center bereitgestelltes Projekt?

Wenn ein Projekt über das Smartsheet Control Center bereitgestellt wurde, verwenden Sie die standardmäßigen Smartsheet-Freigabeprozesse, um den Zugriff der Entscheidungsträger zu gewährleisten. Je nach der Zugriffsebene, die Einzelpersonen oder Gruppen haben sollen, können Sie einen ganzen Projekt-Arbeitsbereich oder ein einzelnes Smartsheet-Element freigeben, wie z. B. einen Zusammenfassungsbericht oder ein Rollup-Blatt.

Hier sind einige Ressourcen mit Anleitungen und bewährten Vorgehensweisen zur Freigabe in Smartsheet:

• Blätter, Berichte und Smartsheet-Sights freigeben
• Arbeitsbereichfreigabe

Bestehende Control Center-Projekte bearbeiten

Wie aktualisiere ich eine Vorlage, die in über das Control Center bereitgestellten Projekten verwendet wird?

Wenn Sie eine Änderung vornehmen möchten, die auf kürzlich bereitgestellte Projekte angewendet wird, können Sie dies direkt in Smartsheet tun.

1. Suchen Sie das zu ändernde Elemente (Blatt, Bericht oder Dashboard). Das Element wird in dem Ordner gespeichert, der die für den Projekttyp im Administrator-Arbeitsbereich verwendeten Elemente enthält. Dies ist derselbe Arbeitsbereich, der auch die SCC-Konfigurationsdatei hostet.
2. Klicken Sie auf das Element, um es zu öffnen. Nehmen Sie die Änderung vor und speichern Sie das Element.

Die Änderung wird auf zukünftige Projekte angewendet, die über Control Center bereitgestellt werden.

Wie füge ich eine neue Vorlage hinzu, sodass sie für über das Control Center bereitgestellte Projekte verwendet werden kann?

Mit dem Konfigurationsgenerator in Control Center können Sie Vorlagen in einen Projekttyp einbeziehen oder ausschließen. Dafür müssen Sie ein PMO-Lead sein, um Vorlagen zu einem Projekt hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.

Sie verwalten diese Aufgabe an zwei Orten: Sie erstellen zunächst in Smartsheet die Vorlage und fügen Sie dem Control Center-Projektordner hinzu. Dadurch kann im Konfigurationsgenerator in Control Center darauf zugegriffen werden. Dann öffnen Sie in Control Center den Konfigurationsgenerator, fügen dem Projekttyp die Vorlage hinzu und verwalten ihre Anzeige im Konfigurationsgenerator.

Teil 1: Aus Smartsheet

1. Suchen Sie den Administrator-Arbeitsbereich für Ihre Control Center-Konfiguration. Sie wissen, dass Sie an der richtigen Stelle sind, wenn Sie den SCC-Konfigurationsdateiordner im Arbeitsbereich sehen.
   
2. Öffnen Sie den Ordner für den Projekttyp, für den Sie eine neue Vorlage hinzufügen möchten (z. B. im Bild oben würden Sie im Ordner Audit und Compliance beginnen, um eine neue Vorlage zum Projekttyp Audit und Compliance hinzuzufügen)
3. Erstellen Sie das Element (Blatt, Bericht oder Dashboard), das Sie in das Projekt aufnehmen möchten, und speichern Sie es.

Teil 2: Über den Konfigurationsgenerator in Control Center

1. Melden Sie sich am Control Center an und klicken Sie auf das Menü.
   
   
    
2. Wählen Sie den Namen des Programms links aus und klicken Sie dann auf „Programm verwalten“ (neben dem Feld zur Projektsuche).
   
3. Klicken Sie auf den zu aktualisierenden Blueprint.
    
4. Klicken Sie unten im Projektgenerator auf Weiter, bis Sie zur Seite „Vorlageneinstellungen“ kommen.
   
   Wenn Sie Vorlagen hinzugefügt oder aktualisiert haben (wie in Teil 1 oben angegeben), erhalten Sie eine Meldung, die besagt, dass der Konfigurationsgenerator eine neue Vorlage gefunden hat. Sie werden aufgefordert zu bestätigen, ob Sie sie zur Control Center-Konfiguration hinzufügen möchten.
    
5. Klicken Sie auf Ja, um die Vorlage für den Projekttyp zur Verfügung zu stellen.
6. Passen Sie mithilfe der Optionen in den Vorlageneinstellungen an, wie die Vorlage im Projekt angezeigt werden soll. (Sie können auf dieser Seite beispielsweise konfigurieren, dass die Aufnahme einer Vorlage in ein Projekt optional sein soll.)
7. Klicken Sie auf Weiter, bis Sie das Ende des Konfigurationsgenerators erreichen, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

Wenn Sie die Bestätigung erhalten, wissen Sie, dass die Vorlage (oder das Vorlagen-Update) in den Projekttyp aufgenommen wurde. Wenn Sie das nächste Mal ein Projekt dieses Typs bereitstellen, wird die neue Vorlage wie von Ihnen angegeben einbezogen.

Wie füge ich Projektinformationen (oder Projektmetadaten) für ein Projekt hinzu oder ändere diese?

Die Metadaten in Smartsheet Control Center sind die Profilinformationen für das Projekt. In Smartsheet sehen Sie die Metadaten im Zusammenfassungsabschnitt jedes Projektplans. Die Metadaten erleichtern Projekteingangs-Workflows und ermöglichen Ihnen das Nachverfolgen und Zusammenfassen von Daten aus bereitgestellten Projekten und Berichten.

Wenn Sie Metadaten ab diesem Moment hinzufügen oder aktualisieren möchten – z. B. wenn Sie ein Feld Region mit einbeziehen möchten, damit Sie Berichte zu Projekten nach Region im Rollup erstellen können, oder wenn Sie ein bestehendes Regionsfeld mit einem zusätzlichen Wert aktualisieren möchten –, können Sie dies über den Konfigurationsgenerator tun.

So aktualisieren Sie Projektmetadaten über den Konfigurationsgenerator oder fügen diese hinzu:

1. Melden Sie sich am Control Center an und klicken Sie auf das Menü.
2. Wählen Sie den Namen des Programms aus, für das Sie die Metadaten bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Programm verwalten.
3. Klicken Sie auf den zu aktualisierenden Blueprint.
4. Wählen Sie die Kachel für den Projekttyp aus, für den Metadaten hinzugefügt oder aktualisiert werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
5. Klicken Sie auf Weiter, um durch den Konfigurationsgenerator zu gehen, bis Sie zur Seite mit den Projektmetadaten gelangen.
6. Ändern Sie auf der Seite mit den Projektmetadaten die Attribute für bestehende Metadaten oder scrollen Sie im Fenster nach unten und klicken Sie auf Feld hinzufügen, um neue Metadaten hinzuzufügen.
   
7. Klicken Sie auf Weiter, bis Sie die Schaltfläche Aktualisieren sehen.
8. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Metadatenänderungen anzunehmen.

Wenn Sie neue Metadaten hinzufügen, können diese mit den Vorlagen in Ihrem Projekt verknüpft und als Teil des Projekteingangs- und -bereitstellungsprozesses einbezogen werden.

Wie lösche ich ein Projekt?

Wenn Sie mit der Verwendung von Control Center beginnen, kann es vorkommen, dass Sie ein Projekt bereitstellen und dann einige Änderungen daran vornehmen müssen, aufgrund derer Sie das Projekt erneut konfigurieren müssen. Wenn Sie einen Fehler machen, den Sie nach der Bereitstellung eines Projekts entdecken, und nochmal neu anfangen möchten, können Sie das bereitgestellte Projekt folgendermaßen löschen:

1. Aus Smartsheet: Löschen Sie den Projektordner für das bereitgestellte Projekt aus dem Projekt-Arbeitsbereich. Wenn Sie ein Eingangsblatt verwenden, sollten Sie auch den Spaltenwert löschen, der angibt, dass das Projekt bereitgestellt wurde.
2. Über das Control Center: Der PMO-Inhaber für das Projekt kann das Projekt aus Control Center entfernen, indem er auf das Symbol Auslassungszeichen > Plan löschen ganz rechts neben dem Projekttitel klickt.
3. Wenn das Projekt in einem Zusammenfassungs-Rollup-Blatt enthalten ist, entfernen Sie die Zeile für das Projekt daraus.

Globale Updates durchführen

Was ist die Funktion „Globale Updates“?

Die Funktion „Globale Updates“ in Smartsheet Control Center (SCC) ermöglicht Ihnen die Aktualisierung von Projektvorlagen oder Metadaten und das automatische Kaskadieren dieser Änderungen auf bestehende Projekte. Sie ermöglicht dem PMO-Lead oder PMO das Konfigurieren erforderlicher Änderungen, das Testen und Prüfen der Updates und das Pushen der Updates auf bestehende Projekte. Diese Änderungen können an spezifischen Projekten oder für ein ganzes Produktportfolio vorgenommen werden.

Wie greife ich auf die Funktion „Globale Updates“ zu?

Sie müssen in der SCC-Konfiguration als PMO-Lead oder PMO aufgeführt sein, um globale Updates durchführen zu können. Ein bestehender PMO-Lead kann diese Benutzerliste über den SCC-Generator prüfen und aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie in der Antwort auf die Frage zur Gewährung von PMO-Zugriff.

Welche Arten von globalen Updates kann ich durchführen?

Das Ziel globaler Updates ist es, Lösungsadministratoren einen Mechanismus zur Verfügung zu stellen, mit dessen Hilfe sie die Konsistenz bei bestehenden und neuen Projekten wahren können. In der ersten Version sind drei Arten globaler Updates verfügbar:

• Neue Spalte hinzufügen
• Bestehende Spalte bearbeiten
• Neue Metadaten hinzufügen
• Suchen und Ersetzen

Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unter Smartsheet Control Center: Globale Updates an Ihren Projekten vornehmen.

Muss ich alle meine Projekte aktualisieren?

Nein. In der Phase „Update anwenden“ können Sie auswählen, auf welche Projekte das Update angewendet werden soll. Nachdem dies erfolgt ist, zeigt das Update den Status „Teilweise angewendet“, was angibt, dass es nicht auf alle Projekte angewendet wurde.

Wenn ein Update „Teilweise angewendet“ wird, wird es als „Angewendet“ angesehen?

Das globale Update wird vollständig angewendet, wenn alle Projekte in der Liste „Update anwenden“ erfolgreich aktualisiert wurden. Die Liste „Update anwenden“ besteht aus den Projekten, die zum Zeitpunkt des Testens und Validierens des globalen Updates vorliegen.

Kann ich Änderungen an Projekten vornehmen, die nicht mit Control Center erstellt wurden?

Nein.Die Funktion „Globale Updates“ unterstützt nur Projekte, die mithilfe von Control Center erstellt wurden.

Werden alle von mir an meinen Basisprojektvorlagen vorgenommenen Änderungen automatisch in alle bestehenden Projekte gepushed?

Nein, direkt am Basisprojekt vorgenommene Änderungen wirken sich nur auf bereits erstellte Projekte aus. Um bestehende Projekte zu aktualisieren, müssen Sie die Funktion „Globale Updates“ verwenden.

Was ist Suchen und Ersetzen und wie wird es verwendet?

Mit Suchen und Ersetzen können Sie Werte und Formeln in Zellen für alle Ihre bestehenden Projekte und Vorlagen aktualisieren. Sie können mithilfe der erweiterten Optionen steuern, welche Zellen aktualisiert werden. Detaillierte Informationen zur Verwendung der Funktion zum Suchen und Ersetzen für globale Updates finden Sie unter Global Updates in Control Center: Suchen und Ersetzen.

Weitere Funktionen und Tools

Wie zeige ich die Protokollierung in Control Center an?

Halten Sie den Mauszeiger über die Auslassungszeichen links neben dem Control Center-Element und wählen Sie „Protokolle anzeigen“.

Suchen Sie auf der Control Center-Landeseite für ein Programm nach dem Projektnamen und wählen Sie die Option „Protokolle anzeigen“.

Sie können Protokolle anzeigen für:

• Projekte
• Global Updates
• Archive
• Genehmigungsautomatisierung (wenn für Ihr Programm aktiviert)

Wie kann ich mein Projekt-Provisioning automatisieren?

Ein Control Center-Lead kann die Genehmigungsautomatisierung für einen spezifischen Control Center-Blueprint aktivieren. Die Genehmigungsautomatisierung stellt Projekte bereit, wenn der „Genehmigungswert“ (in den Eingangseinstellungen eines Control Center-Blueprints konfiguriert) im Eingangsblatt als „genehmigt“ markiert ist und die Automatisierung aktiviert ist. 

Hinweis: Blueprint-Einstellungen können nicht geändert werden, wenn die Automatisierung aktiviert ist. 

So aktivieren Sie die Genehmigungsautomatisierung: 

1. Gehen Sie zu „Programm verwalten“ und wählen Sie die Registerkarte „Automatisierungen 
2. Wählen Sie „Neue Automatisierung“ aus. 
3. Wählen Sie einen Blueprint und anschließend „Erstellen“ aus. 

Sobald die Automatisierung aktiviert ist, werden Elemente automatisch bereitgestellt, wenn der Genehmigungswert, der in Ihrem Blueprint konfiguriert ist, für Zeilen im Eingangsblatt festgelegt wird.

HINWEIS: Diese Funktion ist für Control Center-Programme nicht standardmäßig aktiviert. Bitte wenden Sie sich an Ihren Smartsheet-Mitarbeiter, um die Aktivierung der Control Center-Genehmigungsautomatisierung zu besprechen.