FAQs zu Smartsheet Control Center

Dieser Artikel richtet sich an Personen, die kürzlich ihre Arbeit mit einem Programm in Smartsheet Control Center (SCC) aufgenommen haben. Er soll denjenigen Personen helfen, die als Primärer Lead angegeben wurden, sowie Leads, die Updates an bestehenden Control Center-Programmen verwalten oder durchführen.

Der Primäre Lead ist der Lead und Inhaber der Smartsheet-Assets, die das Programm ausmachen. Um Lead zu werden, müssen Sie ein lizenzierter Benutzer eines aktiven Smartsheet-Kontos sein.


Control Center-Anmeldung und -Zugriff

Wie erlaube ich einem Entscheidungsträger in meiner Organisation den Zugriff auf ein in Smartsheet Control Center erstelltes Projekt?

Bestehende Control Center-Projekte bearbeiten

Wie aktualisiere ich eine Vorlage, die in über das Control Center bereitgestellten Projekten verwendet wird?

Wie füge ich eine neue Vorlage hinzu, sodass sie für über das Control Center bereitgestellte Projekte verwendet werden kann?

Wie füge ich Projektinformationen (oder Projektmetadaten) für ein Projekt hinzu oder ändere diese?

Wie lösche ich ein Projekt?

Globale Updates durchführen

Was ist die Funktion „Globale Updates“?

Wie greife ich auf die Funktion „Globale Updates“ zu?

Welche Arten von globalen Updates kann ich durchführen?

Muss ich alle meine Projekte aktualisieren?

Wenn ein Update „Teilweise angewendet“ wird, wird es als „Angewendet“ angesehen?

Kann ich Änderungen an Projekten vornehmen, die nicht mit Control Center erstellt wurden?

Werden alle von mir an meinen Basisprojektvorlagen vorgenommenen Änderungen automatisch in alle bestehenden Projekte gepushed?

Suchen und Ersetzen verwenden

Was ist Suchen und Ersetzen?

Kann ich mit Control Center eine teilweise Übereinstimmung in Suchen und Ersetzen verwenden?

Kann ich steuern, ob bei Treffern in der Suche zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird?

Kann ich Formeln mit Suchen und Ersetzen aktualisieren?

Welche Einschränkungen gelten zu den Stellen, an denen Formeln verwendet werden können?

Wie kann ich alle Formeln aktualisieren, wenn die Zeilennummern in den Formeln sich unterscheiden?

Welche Arten von erweiterten Bedingungen kann ich mit Suchen und Ersetzen verwenden?

Wofür wird die Bedingung [Zeile] verwendet?

Wie verwende ich Suchen und Ersetzen mit Metadaten?


Control Center-Anmeldung und -Zugriff

Wie erlaube ich einem Entscheidungsträger in meiner Organisation den Zugriff auf ein in Smartsheet Control Center bereitgestelltes Projekt?

Wenn ein Projekt über das Smartsheet Control Center bereitgestellt wurde, verwenden Sie die standardmäßigen Smartsheet-Freigabeprozesse, um den Zugriff der Entscheidungsträger zu gewährleisten. Je nach der Zugriffsebene, die Einzelpersonen oder Gruppen haben sollen, können Sie einen ganzen Projekt-Arbeitsbereich oder ein einzelnes Smartsheet-Element freigeben, wie z. B. einen Zusammenfassungsbericht oder ein Rollup-Blatt.

Hier sind einige Ressourcen mit Anleitungen und bewährten Vorgehensweisen zur Freigabe in Smartsheet:


Bestehende Control Center-Projekte bearbeiten

Wie aktualisiere ich eine Vorlage, die in über das Control Center bereitgestellten Projekten verwendet wird?

Wenn Sie eine Änderung vornehmen möchten, die auf kürzlich bereitgestellte Projekte angewendet wird, können Sie dies direkt in Smartsheet tun.

  1. Suchen Sie das zu ändernde Elemente (Blatt, Bericht oder Dashboard). Das Element wird in dem Ordner gespeichert, der die für den Projekttyp im Administrator-Arbeitsbereich verwendeten Elemente enthält. Dies ist derselbe Arbeitsbereich, der auch die SCC-Konfigurationsdatei hostet.
  2. Klicken Sie auf das Element, um es zu öffnen. Nehmen Sie die Änderung vor und speichern Sie das Element.

Die Änderung wird auf zukünftige Projekte angewendet, die über Control Center bereitgestellt werden.

Wie füge ich eine neue Vorlage hinzu, sodass sie für über das Control Center bereitgestellte Projekte verwendet werden kann?

Mit dem Konfigurationsgenerator in Control Center können Sie Vorlagen in einen Projekttyp einbeziehen oder ausschließen. Dafür müssen Sie ein PMO-Lead sein, um Vorlagen zu einem Projekt hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.

Sie verwalten diese Aufgabe an zwei Orten: Sie erstellen zunächst in Smartsheet die Vorlage und fügen Sie dem Control Center-Projektordner hinzu. Dadurch kann im Konfigurationsgenerator in Control Center darauf zugegriffen werden. Dann öffnen Sie in Control Center den Konfigurationsgenerator, fügen dem Projekttyp die Vorlage hinzu und verwalten ihre Anzeige im Konfigurationsgenerator.

Teil 1: Aus Smartsheet
  1. Suchen Sie den Administrator-Arbeitsbereich für Ihre Control Center-Konfiguration. Sie wissen, dass Sie an der richtigen Stelle sind, wenn Sie den SCC-Konfigurationsdateiordner im Arbeitsbereich sehen.
    Administratorordner
  2. Öffnen Sie den Ordner für den Projekttyp, für den Sie eine neue Vorlage hinzufügen möchten (z. B. im Bild oben würden Sie im Ordner Audit und Compliance beginnen, um eine neue Vorlage zum Projekttyp Audit und Compliance hinzuzufügen)
  3. Erstellen Sie das Element (Blatt, Bericht oder Dashboard), das Sie in das Projekt aufnehmen möchten, und speichern Sie es.
Teil 2: Über den Konfigurationsgenerator in Control Center
  1. Melden Sie sich am Control Center an und klicken Sie auf das Menü.

    SCC-Menü
     
  2. Wählen Sie den Namen des Programms links aus und klicken Sie dann auf „Programm verwalten“ (neben dem Feld zur Projektsuche).
    Programm verwalten
  3. Klicken Sie auf den zu aktualisierenden Blueprint.
     
  4. Klicken Sie unten im Projektgenerator auf Weiter, bis Sie zur Seite „Vorlageneinstellungen“ kommen.

    Wenn Sie Vorlagen hinzugefügt oder aktualisiert haben (wie in Teil 1 oben angegeben), erhalten Sie eine Meldung, die besagt, dass der Konfigurationsgenerator eine neue Vorlage gefunden hat. Sie werden aufgefordert zu bestätigen, ob Sie sie zur Control Center-Konfiguration hinzufügen möchten.
     
  5. Klicken Sie auf Ja, um die Vorlage für den Projekttyp zur Verfügung zu stellen.
  6. Passen Sie mithilfe der Optionen in den Vorlageneinstellungen an, wie die Vorlage im Projekt angezeigt werden soll. (Sie können auf dieser Seite beispielsweise konfigurieren, dass die Aufnahme einer Vorlage in ein Projekt optional sein soll.)
  7. Klicken Sie auf Weiter, bis Sie das Ende des Konfigurationsgenerators erreichen, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

Wenn Sie die Bestätigung erhalten, wissen Sie, dass die Vorlage (oder das Vorlagen-Update) in den Projekttyp aufgenommen wurde. Wenn Sie das nächste Mal ein Projekt dieses Typs bereitstellen, wird die neue Vorlage wie von Ihnen angegeben einbezogen.

Bewährte Vorgehensweise: Da einer der Vorteile von Control Center ist, dass darin erstellte Blätter automatisch miteinander verknüpft werden, sollten Sie direkte Änderungen an Folgendem vermeiden: Zellen, die mit anderen Quellen und Zusammenfassungsdaten verknüpft sind

Bearbeiten Sie Zusammenfassungsdaten nicht direkt. Suchen Sie stattdessen nach den Zellen, die die zusammengefassten Daten enthalten. Wenn die Zusammenfassungsinformationen z. B. anhand von Formeln gesammelt werden, wie =SUM(CHILDREN()), bearbeiten Sie für die Änderung den Zusammenfassungswert, indem Sie die zusammengefassten Daten in den untergeordneten Zeilen ändern.

Weitere Informationen finden Sie in diesen Artikeln im Hilfecenter: Zellverknüpfungen und Formeln in Smartsheet erstellen und bearbeiten.

Wie füge ich Projektinformationen (oder Projektmetadaten) für ein Projekt hinzu oder ändere diese?

Die Metadaten in Smartsheet Control Center sind die Profilinformationen für das Projekt. In Smartsheet sehen Sie die Metadaten im Zusammenfassungsabschnitt jedes Projektplans. Die Metadaten erleichtern Projekteingangs-Workflows und ermöglichen Ihnen das Nachverfolgen und Zusammenfassen von Daten aus bereitgestellten Projekten und Berichten.

Programm-Metadaten

Wenn Sie Metadaten ab diesem Moment hinzufügen oder aktualisieren möchten – z. B. wenn Sie ein Feld Region mit einbeziehen möchten, damit Sie Berichte zu Projekten nach Region im Rollup erstellen können, oder wenn Sie ein bestehendes Regionsfeld mit einem zusätzlichen Wert aktualisieren möchten –, können Sie dies über den Konfigurationsgenerator tun.

So aktualisieren Sie Projektmetadaten über den Konfigurationsgenerator oder fügen diese hinzu:

  1. Melden Sie sich am Control Center an und klicken Sie auf das Menü.SCC-Menü
  2. Wählen Sie den Namen des Programms aus, für das Sie die Metadaten bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Programm verwalten.
  3. Klicken Sie auf den zu aktualisierenden Blueprint.
  4. Wählen Sie die Kachel für den Projekttyp aus, für den Metadaten hinzugefügt oder aktualisiert werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
  5. Klicken Sie auf Weiter, um durch den Konfigurationsgenerator zu gehen, bis Sie zur Seite mit den Projektmetadaten gelangen.
  6. Ändern Sie auf der Seite mit den Projektmetadaten die Attribute für bestehende Metadaten oder scrollen Sie im Fenster nach unten und klicken Sie auf Feld hinzufügen, um neue Metadaten hinzuzufügen.
    Link „Metadaten hinzufügen“
  7. Klicken Sie auf Weiter, bis Sie die Schaltfläche Aktualisieren sehen.
  8. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Metadatenänderungen anzunehmen.

Wenn Sie neue Metadaten hinzufügen, können diese mit den Vorlagen in Ihrem Projekt verknüpft und als Teil des Projekteingangs- und -bereitstellungsprozesses einbezogen werden.

Wie lösche ich ein Projekt?

Wenn Sie mit der Verwendung von Control Center beginnen, kann es vorkommen, dass Sie ein Projekt bereitstellen und dann einige Änderungen daran vornehmen müssen, aufgrund derer Sie das Projekt erneut konfigurieren müssen. Wenn Sie einen Fehler machen, den Sie nach der Bereitstellung eines Projekts entdecken, und nochmal neu anfangen möchten, können Sie das bereitgestellte Projekt folgendermaßen löschen:

  1. Aus Smartsheet: Löschen Sie den Projektordner für das bereitgestellte Projekt aus dem Projekt-Arbeitsbereich. Wenn Sie ein Eingangsblatt verwenden, sollten Sie auch den Spaltenwert löschen, der angibt, dass das Projekt bereitgestellt wurde.
  2. Über das Control Center: Der PMO-Inhaber für das Projekt kann das Projekt aus Control Center entfernen, indem er auf das Symbol Auslassungszeichen > Plan löschen ganz rechts neben dem Projekttitel klickt.
  3. Wenn das Projekt in einem Zusammenfassungs-Rollup-Blatt enthalten ist, entfernen Sie die Zeile für das Projekt daraus.

Globale Updates durchführen

Was ist die Funktion „Globale Updates“?

Die Funktion „Globale Updates“ in Smartsheet Control Center (SCC) ermöglicht Ihnen die Aktualisierung von Projektvorlagen oder Metadaten und das automatische Kaskadieren dieser Änderungen auf bestehende Projekte. Sie ermöglicht dem PMO-Lead oder PMO das Konfigurieren erforderlicher Änderungen, das Testen und Prüfen der Updates und das Pushen der Updates auf bestehende Projekte. Diese Änderungen können an spezifischen Projekten oder für ein ganzes Produktportfolio vorgenommen werden.

Wie greife ich auf die Funktion „Globale Updates“ zu?

Sie müssen in der SCC-Konfiguration als PMO-Lead oder PMO aufgeführt sein, um globale Updates durchführen zu können. Ein bestehender PMO-Lead kann diese Benutzerliste über den SCC-Generator prüfen und aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie in der Antwort auf die Frage zur Gewährung von PMO-Zugriff.

Welche Arten von globalen Updates kann ich durchführen?

Das Ziel globaler Updates ist es, Lösungsadministratoren einen Mechanismus zur Verfügung zu stellen, mit dessen Hilfe sie die Konsistenz bei bestehenden und neuen Projekten wahren können. In der ersten Version sind drei Arten globaler Updates verfügbar:

  • Neue Spalte hinzufügen
  • Bestehende Spalte bearbeiten
  • Neue Metadaten hinzufügen
  • Suchen und Ersetzen

Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unter Smartsheet Control Center: Globale Updates an Ihren Projekten vornehmen.

Muss ich alle meine Projekte aktualisieren?

Nein. In der Phase „Update anwenden“ können Sie auswählen, auf welche Projekte das Update angewendet werden soll. Nachdem dies erfolgt ist, zeigt das Update den Status „Teilweise angewendet“, was angibt, dass es nicht auf alle Projekte angewendet wurde.

Wenn ein Update „Teilweise angewendet“ wird, wird es als „Angewendet“ angesehen?

Das globale Update wird vollständig angewendet, wenn alle Projekte in der Liste „Update anwenden“ erfolgreich aktualisiert wurden. Die Liste „Update anwenden“ besteht aus den Projekten, die zum Zeitpunkt des Testens und Validierens des globalen Updates vorliegen.

Kann ich Änderungen an Projekten vornehmen, die nicht mit Control Center erstellt wurden?

Nein.Die Funktion „Globale Updates“ unterstützt nur Projekte, die mithilfe von Control Center erstellt wurden.

Werden alle von mir an meinen Basisprojektvorlagen vorgenommenen Änderungen automatisch in alle bestehenden Projekte gepushed?

Nein, direkt am Basisprojekt vorgenommene Änderungen wirken sich nur auf bereits erstellte Projekte aus. Um bestehende Projekte zu aktualisieren, müssen Sie die Funktion „Globale Updates“ verwenden.

Suchen und Ersetzen verwenden

Was ist Suchen und Ersetzen?

Mit Suchen und Ersetzen können Sie Werte und Formeln in Zellen für alle Ihre bestehenden Projekte aktualisieren. Sie können mithilfe der erweiterten Optionen steuern, welche Zellen aktualisiert werden.

Kann ich mit Control Center eine teilweise Übereinstimmung in Suchen und Ersetzen verwenden?

Ja. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen, um eine Option Begrenzen auf unter den Feldern Suchen und Ersetzen anzuzeigen.

Sie können mehr erweiterte Regeln dazu angeben, wie der Suchen-Wert in Zellen gesucht wird:

  • Durch Vergleich mit der gesamten Zelle: „Ist gleich“ (Standard), „ist nicht gleich“
  • Durch Vergleich mit einem Teil der Zelle: „enthält“, „enthält nicht“, „beginnt mit“, „endet mit“
  • Durch Vergleich mit der gesamten Zelle: „ist größer als“, „ist kleiner als“
  • Andere Aspekte der Zelle: „ist leer“, „ist nicht leer“, „ist eine Zahl“

Sie können angeben, wie der Ersetzen-Wert die Zelle aktualisiert:

  • Die gesamte Zelle ersetzen (Standard)
  • Nur den passenden Text ersetzen

Kann ich steuern, ob bei Treffern in der Suche zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird?

Ja. Standardmäßig wird die Groß- und Kleinschreibung beim Vergleich mit dem Suchen-Wert ignoriert. Um sicherzustellen, dass bei dem Vergleich die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt wird, wählen Sie im Feld Begrenzen auf die Option Groß/Klein beachten aus.

Kann ich Formeln mit Suchen und Ersetzen aktualisieren?

Ja. Wenn der Suchen-Wert mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnt, wird er mit der Formel in der Zelle statt des angezeigten Ergebnisses verglichen. Wenn der Ersetzen-Wert mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnt, wird ebenso die gesamte Zelle mit dieser Formel aktualisiert. Sie können nur ganze Formeln suchen und ersetzen.

Ein Wert kann in eine Formel aktualisiert werden, eine Formel kann in einen Wert aktualisiert werden oder eine Formel kann in eine überarbeitete Formel aktualisiert werden.

Welche Einschränkungen gelten zu den Stellen, an denen Formeln verwendet werden können?

Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn Sie versuchen, eine Formel in einen der folgenden Spaltentypen einzugeben:

  • Kontaktliste
  • Die in den Projekteinstellungen als „Spalte für Dauer“ bezeichnete Spalte
  • Die in den Projekteinstellungen als „Spalte für % abgeschlossen“ bezeichnete Spalte
  • Die in den Projekteinstellungen als „Spalte für Startdatum“ bezeichnete Spalte

Sie können eine Formel in die folgenden Spaltentypen eingeben, dies kann jedoch zu unerwarteten Ergebnissen führen:

  • Kontrollkästchen/Flagge/Stern – das Ergebnis der Formel muss true/false (wahr/falsch) sein
  • Datumsspalten – das Ergebnis der Formel muss ein Datum sein

Wie kann ich alle Formeln aktualisieren, wenn die Zeilennummern in den Formeln sich unterscheiden?

Informationen zur Arbeit mit Formeln in Control Center finden Sie im Hilfeartikel zu globalen Updates in Control Center Anforderungen an Formeln.

Welche Arten von erweiterten Bedingungen kann ich mit Suchen und Ersetzen verwenden?

Sie können Bedingungen für andere Spalten in einer Zeile festlegen, die zusätzlich zum Suchen-Wert erfüllt werden müssen, damit der Ersetzungsvorgang durchgeführt wird.

Wenn die Dauer einer bestimmten Aufgabe z. B. („Schlüsselrisiken identifizieren“) von 4d in 6d aktualisiert werden muss, Sie aber sicherstellen möchten, dass andere Aufgaben mit derselben Dauer nicht aktualisiert werden. Geben Sie Folgendes ein:

Suchen Sie nach der Zeichenfolge = „4d“, ersetzen Sie diese durch die Zeichenfolge = „6d“ und geben Sie eine erweiterte Bedingungen an, dass „Aufgabenname“ gleich „Schlüsselrisiken identifizieren“ sein muss.

Es können mehrere erweiterte Spaltenbedingungen angegeben werden und Sie können wählen, ob alle Bedingungen erfüllt sein müssen oder eine beliebige der Bedingungen erfüllt sein muss.

Wofür wird die Bedingung [Zeile] verwendet?

Die Bedingung [Zeile] ermöglicht die Angabe von Eigenschaften der Zeile, die keine Werte sind. Es kann jeweils nur eine Bedingung [Zeile] angegeben werden.

Bedingung [Zeile] in globalen Updates

Die folgende Tabelle listet die empfohlenen Verwendungen für [Zeile] auf.

 

Wenn Sie dies erreichen möchten Verwenden Sie diesen Wert für [Zeile]
Werte oder Formeln aktualisieren, die sich basierend auf ihrer Hierarchieebene unterscheiden hat untergeordnete Elemente
hat keine untergeordneten Elemente
hat übergeordnete Elemente
ist Ebene 1
ist Ebene 2
ist Ebene 3
ist Ebene 4
Nur gesperrte oder entsperrte Zeilen aktualisieren ist gesperrt
ist nicht gesperrt
Angeben, dass Suchen und Ersetzen nur auf Metadaten angewendet wird (siehe die verwandte Frage unten) sind Metadaten

Wie verwende ich Suchen und Ersetzen mit Metadaten?

Standardmäßig nimmt Suchen und Ersetzen keine Änderungen an Zeilen im Zusammenfassungsabschnitt eines Blattes vor (wo alle Metadaten gespeichert werden).

Um Änderungen an Metadatenwerten oder Formeln im Zusammenfassungsabschnitt vorzunehmen (z. B. um die Formel für die Metadaten zum Projektstatus insgesamt zu ändern), fügen Sie im Abschnitt Erweiterte Optionen die Bedingung [Zeile] sind Metadaten hinzu. Dadurch wird Suchen und Ersetzen nur auf den Zusammenfassungsabschnitt angewendet, der Rest des Blattes wird übersprungen.

Beachten Sie, dass durch die Änderung des Namens eines Teiles von Metadaten nicht automatisch die Konfiguration aktualisiert wird. Änderungen an Metadatennamen müssen mithilfe des SCC-Generators aktualisiert werden.