Smartsheet Control Center: Globale Updates an Ihren Projekten vornehmen

Als Teil von Smartsheet Control Center ermöglichen es globale Updates Business-Benutzern, Projektvorlagen einfach zu aktualisieren und die Änderungen automatisch an bestehende und neue Projekte weiterzugeben. Globale Updates ermöglichen Teams die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen zur Wahrung der portfolioübergreifenden Konsistenz bei der Arbeitsausführung.

Das Ziel globaler Updates ist es, Lösungsadministratoren einen Mechanismus zur Verfügung zu stellen, mit dessen Hilfe sie die Konsistenz bei bestehenden und neuen Projekten wahren können. Es stehen vier Arten globaler Updates zur Verfügung:

  • Neue Spalte hinzufügen
  • Bestehende Spalte bearbeiten
  • Neue Metadaten hinzufügen
  • Suchen und Ersetzen

Außerhalb von Control Center (oder vor der Einrichtung von Control Center) erstellte Projekte müssen in Control Center-Projekte migriert werden, damit Sie globale Updates darauf anwenden können.

In diesem Artikel:

Grundlagen zu globalen Updates

Die Optionen für globale Updates verwenden

Zugriffsanforderungen für globale Updates

Sie benötigen Zugriff als Projekt-Lead auf Smartsheet Control Center, um globale Updates vorzunehmen. Informationen dazu, wie Sie einem Benutzer Lead-Zugriff gewähren, finden Sie unter Auf Smartsheet Control Center zugreifen.


Grundlagen zu globalen Updates

Erste Schritte und Ihr Update angeben

  1. Melden Sie sich bei Smartsheet Control Center an, indem Sie https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com besuchen.
  2. Klicken Sie auf das Menü und dann auf den Namen des zu aktualisierenden Programms.
    SCC-Menü
  3. Klicken Sie auf „Programm verwalten“ (neben dem Feld zur Programmsuche).
  4. Wählen Sie Globale Updates und klicken Sie auf Neues Update.
  5. Klicken Sie auf der Seite „Globale Updates“ auf Neues Update erstellen.
  6. Wählen Sie aus den verfügbaren Aktualisierungsoptionen die Art von Update, die Sie durchführen möchten (wenn Sie eine Kachel auswählen, ändert sich das Pluszeichen für die Option in ein Häkchen).

    Optionen für globale Updates
  7. Klicken Sie auf Weiter, um die Details Ihres Updates anzugeben. Was Sie angeben hängt von der Art von Aktualisierung aus, die Sie durchführen möchten.

    Hilfe mit der Konfiguration der einzelnen Aktualisierungstypen finden Sie unter Neue Spalte hinzufügen,Bestehende Spalte bearbeiten oder Neue Metadaten hinzufügen unten. Geben Sie weiter Ihre Änderungen ein und klicken Sie auf Weiter, um sich durch den Assistenten zu bewegen.
     
  8. Wenn Sie die erforderlichen Informationen angegeben haben, erreichen Sie eine Seite, die die Schaltfläche Erstellen und testen unten enthält. Klicken Sie zum Fortfahren auf Erstellen und testen.

Ihre Änderungen testen und validieren

Wenn Sie auf Erstellen und testen klicken, testen und validieren Sie das vorgeschlagene Update anhand aktiver Projekte und Blätter (dieser Test ist ein erforderlicher Teil des Prozesses). Hierfür verwenden Sie eine temporäre Kopie eines Projekts, um sicherzustellen, dass Sie keine Änderungen implementieren, solange Sie nicht sicher sind, dass die Änderungen die gewünschte Wirkung haben.

  1. Wählen Sie auf der Seite „Update testen“ ein Projekt aus und klicken Sie dann unten auf der Seite auf Test anwenden.

    Schaltfläche „Test anwenden“

    Wenn der Test bereit ist, ändert sich die Spalte Status auf der Seite „Update testen“ von Neu in Erfolg. Temporäre Kopien der Blätter, auf die sich die Updates auswirken, werden erstellt und das Update wird auf das Blatt angewendet, damit Sie es prüfen können.

    TIPP: Sie können den Mauszeiger über die Meldung „Erfolg“ halten, um eine Zusammenfassung des Updates zu sehen.

    Meldung „Erfolg“
  2. Klicken Sie auf Testblätter öffnen, um die Kopie der Blätter zu prüfen, die die Auswirkungen der Updates zeigen. Stellen Sie sicher, dass die Updates wie erwartet funktionieren. (Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, klicken Sie auf Schließen, um das Testblatt zu schließen. Löschen Sie dann das globale Update, das geändert werden muss, und beginnen Sie erneut.)

    TIPP: Wenn Sie das Update vor der Bestätigung an weiteren Projekten testen möchten, klicken Sie auf Schließen, um zur Seite mit der Update-Zusammenfassung zurückzukehren. Klicken Sie dann auf Update testen und wählen Sie ein anderes Projekt für den Test aus. Sie können dies so oft tun, bis Sie mit den Änderungen zufrieden sind.
     
  3. Wenn Sie sich vergewissert haben, dass die Updates wie gewünscht funktionieren, schließen Sie das Testblatt und kehren Sie zur Seite „Update testen“ zurück.
  4. Klicken Sie auf Bestätigen, um das Update zu bestätigen, und gehen Sie weiter zur Seite mit der Update-Zusammenfassung.

Die Ergebnisse bestätigen und das Update anwenden

In dieser letzten Phase des Aktualisierungsprozesses haben Sie eine letzte Gelegenheit, die vorgeschlagenen Änderungen zu prüfen und zu bestätigen sowie auszuwählen, wo die Updates angewendet werden sollen.

  1. Vergewissern Sie sich auf der Seite mit der Update-Zusammenfassung, dass die von Ihnen gewünschten Änderungen angezeigt werden.

    Die Inhalte dieser Seite variieren in Abhängigkeit der Art der vorgenommenen Updates.
     
  2. Klicken Sie auf der Seite „Globale Updates“ > „Update-Zusammenfassung“ auf Update anwenden.
  3. Aktivieren oder deaktivieren Sie auf der Seite „Update anwenden“ die verfügbaren Optionen, um die Reichweite Ihrer Änderungen zu bestimmen. Sie können z. B. einige Projekte deaktivieren, um sie von der Aktualisierung auszuschließen.

    Welche Optionen hier angezeigt werden, hängt von der Art Ihres Updates ab. Die Tabelle am Ende dieses Abschnitts zeigt die Auswahl an.
     
  4. Klicken Sie auf Anwenden. Wenn Sie einen Hinweis erhalten, dass die Änderungen dauerhaft sind, klicken Sie auf Ja, um die Aktualisierung abzuschließen.

Und das war‘s. Mit nur wenigen Schritten haben Sie die Projekte in Ihrem Portfolio anhand Ihrer eigenen Angaben aktualisiert, sodass sie nun auf dem neuesten Stand und nützlich sind.

Wo Sie Updates anwenden können

Entscheiden Sie anhand der Tabelle im Anschluss, wo Updates angewendet werden sollen.

Art der Aktualisierung Was Sie steuern können
Neue oder aktualisierte Spalte Basisvorlagen-Updates Um sicherzustellen, dass die Änderung in neuen Projekten enthalten ist, vergewissern Sie sich, dass die Option zur Anwendung des Updates auf die Basisprojektvorlage(n) aktiviert ist.

Welche Projekte einbezogen werden sollen Um ein Projekt von der Aktualisierung auszuschließen, deaktivieren Sie das Kästchen neben diesem Projektnamen.
Metadaten
Basisvorlagen-Updates Um sicherzustellen, dass die Änderung in neuen Projekten enthalten ist, vergewissern Sie sich, dass die Option zur Anwendung des Updates auf die Basisprojektvorlage(n) aktiviert ist.

Metadaten im Control Center-Konfigurationsblatt Metadaten werden als Datenfeld hinzugefügt, das bei der Erstellung neuer Projekte verwendet werden kann. Sie können damit Informationen von Benutzern anfordern, wenn Projekte bereitgestellt werden.

Metadaten im Berichtsblatt Zellverknüpfungen werden erstellt, wenn das Update auf die Projekte angewendet wird.

Welche Projekte einbezogen werden sollen Um ein Projekt von der Aktualisierung auszuschließen, deaktivieren Sie das Kästchen neben diesem Projektnamen.
 


Die Optionen für globale Updates verwenden

Wenn Ihr Projekt fortschreitet, stellen Sie vielleicht fest, dass Sie weitere Informationen benötigen, damit das Projekt reibungslos läuft. Vielleicht möchten Sie eine Symbolspalte „Gefährdet“ hinzufügen, damit die Benutzer Aufgaben kennzeichnen können.

Globale SCC-Updates ermöglichen die Lösung dieses Problems für alle Projekte in Ihrem Portfolio, einschließlich Projekte, die Sie schon bereitgestellt haben.

Symbol „Gefährdet“

Wenn Sie auch die neuen Spalteninformationen für Metadaten des Projekts einbeziehen, können Sie damit Berechnungen anstellen. Wenn Sie z. B. die Spalte und Metadaten zum Projekt hinzufügen, können Sie die Gesamtzahl der gefährdeten Aufgaben berechnen und einen Bericht dazu erstellen.

Neue Spalte hinzufügen: Die Quelle auswählen

Wenn Sie den Update-Typ „Neue Spalte hinzufügen“ verwenden, wählen Sie eine von zwei Möglichkeiten zur Durchführung des globalen Updates aus. Mit jeder der beiden Methoden profitieren alle Projekte in Ihrem SCC-Portfolio, die die Vorlage verwenden, von dem Update.

Hier sind die Auswahlmöglichkeiten:

  • Neue Spalte erstellen Mit dieser Option können Sie eine ganz neue Spalte direkt in den globalen Updates erstellen.
     
  • Eine bestehende Spalte aus der Vorlage verwenden Nutzen Sie diese Option, wenn Sie bereits eine neue Spalte zur Basisvorlage hinzugefügt haben. Dadurch können Sie die neu hinzugefügte Spalte nutzen und sie mithilfe globaler Updates in schon bereitgestellte Projekte pushen. Oder verwenden Sie diese Methode, wenn Sie eine Spalteneigenschaft nutzen möchten, wie z. B. Währung oder Dezimalstellen, die in den Optionen Neue Spalte erstellen in den globalen Updates nicht verfügbar ist.

    Bestehende Spalte verwenden
     
Option 1: Die neue Spalte in „Globale Updates“ erstellen

Wenn Sie von Grund auf neu beginnen möchten und die neue Spalte in „Globale Updates“ erstellen, müssen Sie diese Spalteneigenschaften angeben:

  • Spaltentitel
  • Spaltentyp

Sie können auch Folgendes angeben:

  • Optionen, wie z. B. Dropdown-Werte oder Symbole
  • Spaltenposition (beachten Sie, dass Sie keine Spalte zwischen der primären Spalte und der Spalte direkt rechts daneben eingeben können. Diese Positionseinschränkung kommt daher, da dort der Metadatenname und die Wertepaare gespeichert werden.)
  • Spaltenstatus: Sie können eine gesperrte oder ausgeblendete Spalte erstellen
  • Spaltenstile: Schriftart, -größe, Hintergrundfarbe usw.

HINWEIS: Wenn die gesuchten Optionen nicht angezeigt werden, klicken Sie auf Erweitert (über der Schaltfläche Tipps), um weitere Optionen anzuzeigen.

Option 2: Eine Spalte aus der Basisvorlage nutzen

Wenn Sie die neue Spalte manuell zur Basisvorlage in Smartsheet hinzugefügt haben, nachdem eine Reihe von Projekten bereitgestellt wurden, können Sie mithilfe der Option Neue Spalte hinzufügen diese neue Spalte in die schon bereitgestellten Projekte in Ihrem SCC-Portfolio, die diese Vorlage verwenden, pushen. (Vielleicht möchten Sie diese Methode auch verwenden, wenn Sie eine Formatierung auf die Spalte anwenden möchten, die in Control Center nicht verfügbar ist.)

HINWEIS:

  • Auch wenn die Formatierung, die explizit auf die Spalte angewendet wurde, in die bestehenden Projekte gepushed wird, wird eine Formatierung, die durch die Regeln für die bedingte Formatierung angewendet wird, nicht in die Projekte kopiert.
  • Wenn die Spalte gesperrt oder ausgeblendet werden soll, müssen Sie einen Spaltenstatus für das globale Update angeben.

Informationen zum manuellen Hinzufügen einer Spalte zu einer Basisvorlage finden Sie in den FAQs zu Smartsheet Control Center.

Spaltendaten einbeziehen

Um Spaltendaten in die neue Spalte einzubeziehen, müssen Sie entweder einen festen Standardwert oder eine Formel verwenden. Diese Daten werden zu jeder Zeile hinzugefügt, die nach dem Abschnitt „Zusammenfassung“ der Vorlage angezeigt wird.

Sie geben die Standardwerte im Kästchen „Zellenwert Standardspalte“ wie in der Abbildung oben zu sehen ein.

Control Center – Bestehenden Wert in Spalte hinzufügen

 

HINWEIS: Es kann nur ein Standardwert oder eine Formel eingegeben werden. D. h., Sie können nicht mehrere Standardwerte angeben.

Bestehende Spalte bearbeiten

Die Aktualisierungsoption „Bestehende Spalte bearbeiten“ ermöglicht Ihnen das Vornehmen von Änderungen an einer bereits in Ihren Projektblättern vorliegenden Spalte. Einige Situationen, in denen Sie eine Änderung dieses Typs vielleicht vornehmen möchten, sind:

  • Die Verwendung eines Blattes durch Aktualisierung seiner Farbe oder Ändern seiner Position erleichtern
  • Neue Optionen zu einer Dropdown-Spalte hinzufügen oder eine bestehende Option umbenennen
  • Eine Formel in einer Spalte bearbeiten, um eine neu hinzugefügte Spalte einzubeziehen
  • Einen alten Dropdown-Wert in einen neuen ändern (z. B. falls sich ein Abteilungsname ändert)

Sie können Änderungen an den Spalteneigenschaften vornehmen, wie z. B.:

  • Spaltenname und -typ
  • Optionen, wie z. B. Dropdown-Werte oder Symbole
  • Spaltenposition

    Beachten Sie, dass Sie keine Spalte zwischen der primären Spalte und der Spalte direkt rechts daneben hinzufügen können. Diese Positionseinschränkung kommt daher, da dort der Metadatenname und die Wertepaare gespeichert werden.
     
  • Spaltenstatus: Sie können eine gesperrte oder ausgeblendete Spalte erstellen
  • Spaltenstile: Schriftart, -größe, Hintergrundfarbe usw.

Einige Spalten und Spaltentypen sind beschränkt:

  • Systemspalten: Sie können keine Spaltendaten für Systemspalten eingeben (d. h., Systemspalten können keine Werte oder Formeln umfassen)
  • Kontaktlistenspalten: Im Spaltentyp „Kontaktliste“ können keine Formeln verwendet werden

Spaltendaten bearbeiten

Zusätzlich zum Hinzufügen neuer Daten oder zum Ändern von Spaltenwerten können Sie globale Updates auch verwenden, um globale Änderungen an bestehenden Daten in aktiven Projekten vorzunehmen. So bearbeiten Sie bestehende Spaltendaten:

  1. Vergewissern Sie sich, dass Spaltenzellendaten ändern aktiviert ist.
     
  2. Wählen Sie einen bestehenden Wert aus der Spalte aus und geben Sie einen neuen Wert ein. Sie können alte Werte neuen festen Werten oder formelbasierten Werten zuordnen.

    Fenster mit Text Einen Wert aus der Liste auswählen

TIPP: Um die Ergebnisse einer Formel zu validieren und sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefert, klicken Sie auf die Schaltfläche Formel testen. Durch das Klicken auf die Schaltfläche wird ein Blatt geöffnet, in dem Sie die zu verwendende Formel erarbeiten und testen können. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, können Sie die Formel wieder kopieren und in das Kästchen Neuer Wert im globalen Update einfügen.

Anforderungen an Formeln

Wenn Sie in den globalen Updates eine Formel angeben, müssen Sie die Notierung @Zeile verwenden, um einen Verweis auf Zellen in anderen Spalten derselben Zeile zu erstellen. Wenn Sie versuchen, relative Zeilenverweise zu erstellen, erhalten Sie falsche Ergebnisse. Beispiel: Anstatt eine Formel in Zeile 12 des Formulars zu verwenden

=[Kosten]12 + [Markierung]12

verwenden Sie:

=[Kosten]@Zeile + [Markierung]@Zeile

Weitere Informationen zur Verwendung der @Zeile-Konvention in einer Formel finden Sie unter Effiziente Formeln mit @Zelle und @Zeile erstellen.

Neue Metadaten hinzufügen

Mit dem Aktualisierungstyp Neue Metadaten hinzufügen fügen Sie neue Metadatenzeilen zum Zusammenfassungsabschnitt einer oder mehr Vorlagen im Projekt hinzu. Einige Verwendungsmöglichkeiten für „Neue Metadaten hinzufügen“ umfassen:

  • Wenn Sie eine neue Projektmesszahl verarbeiten müssen, die kein Teil der ursprünglichen Bereitstellung war, und das Ergebnis dann dem Zusammenfassungsbericht hinzufügen müssen. Wenn Sie z. B. nach der Bereitstellung eine Spalte zum Nachverfolgen von gefährdeten Aufgaben hinzufügen möchten, können Sie auch Metadaten hinzufügen, um diese im gesamten Portfolio nachzuverfolgen
  • Weitere Projektinformationen während der Projekterstellung erfassen

Sie können den entsprechenden Wert entweder als statischen Textwert oder als Formel eingeben. Sie können z. B. eine Formel angeben, die alle Zellen zählt, für die die Kontrollkästchenspalte „Gefährdet“ aktiviert wurde:

=COUNTIF([Gefährdet]:[Gefährdet], true)

Suchen und Ersetzen verwenden

Das grundlegende Suchen und Ersetzen erfolgt, wenn Sie einen zu suchenden Wert und einen Ersatzwert eingeben.

Standardmäßig werden alle Spalten aktualisiert. Wenn Sie einschränken möchten, welche Spalten aktualisiert werden, verwenden Sie das Kästchen In diesen Spalten, um auszuwählen, welche Spalten aktualisiert werden sollen.

Wenn Sie mehrere Vorgänge zum Suchen und Ersetzen hinzufügen, werden alle gleichzeitig angewendet.

Einschränkungen mit Suchen und Ersetzen

Einige Spaltentypen sind entweder nicht verfügbar für Suchen und Ersetzen in SCC oder sie sind nur eingeschränkt verfügbar. Diese Spaltentypen sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Spalten- oder Zellendatentyp Ignoriert durch Suchen und Ersetzen Eingeschränkt verfügbar Notizen
System Ja Nein  -
In Ihren Projekteinstellungen bezeichnete Spalten:
  • Die Spalte „Startdatum“
  • Die Spalte „Enddatum“
  • Die Spalte „Vorgänger“
Ja Nein  -
Kontaktliste Nein Ja Siehe Einschränkungen für Kontaktlistenspaltendaten
Datum Nein Ja Siehe Einschränkungen für Datumsspaltendaten
Dauer Nein Ja Dauerspaltendaten werden streng durch Suche nach übereinstimmenden Zeichenfolgen verglichen.

Suchen und Ersetzen führt keine Konversion der Dauer durch.

Wenn Ihre Suchzeichenfolge für eine Dauerspalte z. B. 2d lautet, werden nur Zellen als Treffer angezeigt, die den Wert 2d enthalten. Zellen mit einer Dauer von 16h werden nicht angezeigt.
Kommentare Ja Nein  
Sämtliche Zellen mit eingehender Zellverknüpfung Ja Nein Beachten Sie, dass ausgehende Zellverknüpfungen geändert werden können.
Zellen mit einem Hyperlink Ja Nein  -
Zellen mit Bildern Ja Nein  -

Einschränkungen für Kontaktlistenspaltendaten

Der von Ihnen im Kästchen Suchen angegebene Wert muss entweder der vollständige Name der Person sein, die im Blatt angezeigt wird, oder die mit diesem Kontakt verknüpfte E-Mail-Adresse. Sie können also entweder Joe Smith oder joe.smith@mbfcorp.com angeben.

Werte in Kontaktlistenspalten erfordern direkte Übereinstimmungen. D. h., sie müssen für den Wert Suchen eine der folgenden Optionen im Kästchen Begrenzen auf verwenden:

ist gleich
ist nicht gleich
ist leer
ist nicht leer

Für die Option Ersetzen durch Wert, muss das Kästchen Begrenzen auf auf Gesamte Zelle ersetzen eingestellt sein.

Wenn Sie andere Werte für Begrenzen auf-Kriterien eingeben, werden Kontaktlistenspalten übersprungen (aber andere Spaltentypen werden verarbeitet).


Bewährte Vorgehensweise: Um Fehler zu vermeiden, verwenden Sie für Suchen und Ersetzen die E-Mail-Adresse statt der Textversion eines Kontaktnamens (die E-Mail-Adresse kann in Ihren Smartsheet-Kontakten einfach gesucht werden und der Name wird so angezeigt, wie er in dieser Liste angegeben wurde).

Einschränkungen für Datumsspaltendaten

Zellen in Datumsspalten stimmen nur dann mit dem Wert unter Suchen überein, wenn eine der folgenden Beschränkungen angegeben wurde:

ist gleich
ist nicht gleich
ist leer
ist nicht leer

Wenn andere Einschränkungen angegeben wurden, werden Datumsspalten übersprungen. In ähnlicher Weise muss die Einschränkung Ersetzen gesamte Zelle ersetzen lauten, da anderenfalls Datumsspalten übersprungen werden.

Beispiel: Suchen Sie Zellen, die „01/30“ enthalten und ersetzen Sie sie in allen Spalten durch „02/02“. Damit werden KEINE Zellen in Datumsspalten gefunden, die 01/30/2017 lauten, da die Einschränkung enthält verwendet wird. Dieser Vorgang wird für Zellen in Text-/Zahlenspalten verwendet.

Beachten Sie, dass wenn ein Datum in das Feld Suchen oder Ersetzen eingegeben wird, und eine Datumsspalte (oder Datum/Uhrzeit) ausgewählt wird, Sie eine Warnung erhalten, wie das Datum interpretiert wird (z. B. 15. Februar 2018). Sie können den Wert dann in ein universelles Datumsformat konvertieren (JJJJ-MM-TT). Die Umwandlung in ein universelles Datumsformat ist eine bewährte Vorgehensweise zur Suche nach passenden Datumsspalten: Sie kann Missverständnisse aufgrund von unterschiedlichen Datumsanzeigeformaten vermeiden (z. B. mm/tt/jj oder tt/mm/jj).

Daten werden in Smartsheet entsprechend den persönlichen Einstellungen der einzelnen Benutzer angezeigt. Das heißt, dass die Datumsanzeige auf Benutzerebene unter „Persönliche Einstellungen“ gesteuert wird. Weitere Informationen zu Datumsformaten finden Sie unter Das Standarddatums- und -zahlenformat (über die Spracheinstellung) ändern.