Экспорт таблицы или отчёта

В приложении Smartsheet можно экспортировать любую таблицу или отчёт в следующих форматах:

• Microsoft Excel
• PDF
• Изображения PNG (только для диаграмм Ганта)
• Google Таблицы
• Microsoft Project (только для диаграмм Ганта в XML)

Чтобы повысить эффективность автоматизации экспорта данных, мы добавили две точки доступа к функциям экспорта внутри таблиц.

• На верхней панели навигации выберите Файл > Экспорт. Вы увидите пять вариантов экспорта данных и четыре варианта автоматизации экспорта данных.
• Кроме того, на верхней панели навигации можно нажать меню Соединители и выбрать Создать рабочий процесс или Управление рабочими процессами, чтобы управлять автоматизацией экспорта непосредственно из Data Shuttle.

После экспорта таблицы или отчёта браузер сохранит их на компьютере. Экспортированный файл будет сохранён в папку, указанную в настройках браузера. 

Экспортированный файл включает в себя не всё. Группировки и строки сводки исключаются, а вложения удаляются. Чтобы включить вложения, вместо экспорта создайте резервную копию таблицы.

Чтобы быстро найти экспортированный файл, откройте папку "Загрузки" в браузере. Используйте сочетание клавиш Crl+J в Windows или Command+Option+L в macOS.

Как использовать отправку в виде вложения для экспорта по расписанию

Как настроить регулярную отправку PDF или Excel-версии таблицы или отчёта по электронной почте себе или другим пользователям см. в следующих справочных статьях:

• Отправка всей таблицы или отчёта по электронной почте в виде вложения PDF или Excel (.xls)

• Отправка отчёта по электронной почте в виде вложения

Экспорт в Microsoft Excel

Чтобы экспортировать таблицу или отчёт из Smartsheet для использования в Microsoft Excel, выберите Файл > Экспорт > Экспорт в Microsoft Excel.

Экспортированные данные могут выглядеть в Excel не совсем так, как в Smartsheet. Ниже описаны ключевые отличия.

• Диаграммы Ганта. В Excel не поддерживается формат диаграммы Ганта. При экспорте диаграммы Ганта в Excel переносится только список задач, лежащий в её основе.
• Формулы. Из-за различий в синтаксисе формул между Excel и Smartsheet формулы при экспорте не сохраняются.
  Чтобы обойти эту проблему, удалите знак равенства в начале формул, чтобы сохранить их в виде текстовых значений, а затем сохраните таблицу. Открыв файл Excel, вы сможете снова добавить знаки равенства и изменить синтаксис, чтобы формулы работали в Excel.
• Комментарии и сводки таблиц. Они отображаются на отдельных вкладках экспортированной книги.
• Отчёты. Они ограничены 20 000 строк. Если отчёт содержит более 20 000 строк, создайте несколько отчётов с меньшим числом строк и экспортируйте каждый из них как отдельный файл Excel. Подробнее о создании отчётов.
  Если к отчёту применена сортировка, может быть экспортировано менее 20 000 строк.
• Типы столбцов. В Excel не поддерживаются столбцы с раскрывающимися списками, списками контактов, флажками и символами (диаграммы выполнения и т. д.). При экспорте таблиц, содержащих столбцы этих типов, переносятся только текстовые значения. Значения в столбцах логического типа (флажки и т. д.) экспортируются как True (истина) или False (ложь) в зависимости от состояния элемента в ячейке.

Экспорт в виде изображения (формат PNG)

Чтобы экспортировать таблицу или отчёт с диаграммой Ганта в формат PNG, выполните следующие действия.

1. Откройте таблицу, которую нужно экспортировать. 
2. На панели инструментов переключите таблицу или отчёт в представление Ганта. 
3. Выберите Файл > Экспорт > Экспорт диаграммы Ганта в виде изображения (PNG).
4. В разделе Выделенное формы Экспорт диаграммы Ганта в виде изображения (PNG) выберите экспорт всей таблицы или выбранных строк.
   • Если вариант Выбранные строки недоступен, закройте форму Экспорт диаграммы Ганта в виде изображения (PNG), выберите строки для печати и откройте форму повторно.
5. В разделе Параметры выберите столбцы, которые нужно включить в изображение. 
   • По умолчанию включается только основной столбец, однако можно щёлкнуть имя основного столбца или нажать кнопку Изменить, чтобы включить дополнительные столбцы.

Настройка вывода временной шкалы при экспорте изображения

Если вы используете настраиваемый диапазон дат, временной интервал зависит от выбранного варианта отображения временной шкалы. Например, в форме Параметры проекта можно задать для основного заголовка отображаемой временной шкалы значение "Годы". Также можно выбрать 1 марта в качестве даты начала и 30 июня в качестве даты окончания. В PDF-файле будет отображаться полный год в соответствии с выбранной временной шкалой.

Чтобы сузить печатаемую временную шкалу, на вкладке Отображение временной шкалы формы Параметры проекта измените значение параметра "Основной заголовок" на Кварталы или Недели. Дополнительные сведения см. в статье об изменении параметров зависимостей и диаграммы Ганта.

Экспорт в Google Таблицы

Чтобы экспортировать таблицу или отчёт из Smartsheet в Google Таблицы, выберите Файл > Экспорт > Экспорт в Google Таблицы.

Как и в случае Excel, файлы, экспортированные в Google Таблицы, будут отображаться не совсем так, как в Smartsheet. Ниже описаны ключевые отличия.

• Диаграммы Ганта. В Google Таблицах не поддерживается формат диаграммы Ганта. При экспорте диаграммы Ганта в таблицу Google переносится только список задач.
• Типы столбцов. Как и в Excel, в Google Таблицах не поддерживаются столбцы с раскрывающимися списками, списками контактов, флажками и символами (диаграммы выполнения и т. д.). При экспорте таблиц, содержащих столбцы этих типов, переносятся только текстовые значения. Значения в столбцах логического типа (флажки и т. д.) экспортируются как True (истина) или False (ложь) в зависимости от состояния элемента в ячейке.
• Сводки таблиц. Они отображаются на отдельных вкладках экспортированной книги.
• Формулы. Синтаксис формул Smartsheet отличается от формул Google Таблиц, поэтому при экспорте формулы не сохраняются. 
  Чтобы обойти эту проблему, удалите знак равенства в начале формул, чтобы сохранить их в виде текстовых значений, а затем сохраните таблицу. Открыв экспортированную таблицу, вы сможете снова добавить знаки равенства и изменить синтаксис, чтобы формулы работали в Google Таблицах.
• Чтобы отозвать доступ Smartsheet к учётной записи Google или выбрать другую учётную запись для экспорта, обратитесь к инструкции Google Как управлять сторонними приложениями и сервисами, у которых есть доступ к вашему аккаунту.

Не можете найти скачанный файл? Проверьте свой личный Google Диск. Именно туда Smartsheet помещает экспортированные файлы.

Экспорт в Microsoft Project

Любую таблицу с диаграммой Ганта можно экспортировать в формате Microsoft Project. Этот вариант недоступен для отчётов.

1. Откройте таблицу, которую нужно экспортировать.
2. На панели инструментов переключите таблицу в представление Ганта. 
3. Выберите Файл > Экспорт > Экспорт в Microsoft Project, чтобы скачать таблицу в формате XML.
4. Откройте приложение Microsoft Project, чтобы импортировать XML-файл.

Функциональные возможности Smartsheet и Microsoft Project различаются, поэтому экспортированная таблица может выглядеть иначе. В таких случаях можно скопировать данные из одного приложения и вставить их в другое с помощью сочетаний клавиш Ctrl+C и Ctrl+V (Windows) или Command+C и Command+V (macOS).

Экспорт в PDF

Чтобы экспортировать таблицу или отчёт в формате PDF, выберите Файл > Экспорт > Экспорт в PDF. 

При экспорте таблицы или отчёта в формате PDF можно настроить структуру файла и выбрать нужные столбцы.

В разделе Параметры формы Настройка PDF нельзя выбрать столбцы, которые следует включить в PDF-файл, если таблица или отчёт не находятся в представлении Ганта. Подробнее о печати таблицы или отчёта из Smartsheet.