Поддержание актуальности вложенных файлов

Со временем вложения, добавленные в Smartsheet, могут устаревать или становиться ненужными. В таких случаях вы можете загружать новые версии вложений, при этом сохраняя предыдущие. (Сведения об удалении ненужных вложений см. в статье Удаление вложенного файла из таблицы.)

Обновление вложения

Способ обновления вложения зависит от того, откуда оно получено.

• Файл был отправлен с компьютера или мобильного устройства. Если файл вложен непосредственно в таблицу (так как был отправлен с компьютера или мобильного устройства), вам потребуется загрузить его, изменить в другой программе, а затем отправить в Smartsheet его новую версию.
   
• Вложение хранится в стороннем сервисе. Если файл вложен из стороннего сервиса хранения данных, совместимого с функцией вложений Smartsheet (Google Диск, OneDrive, Dropbox, Evernote, Egnyte или Box), удобнее всего будет редактировать его прямо в этом сервисе (например, на Google Диске).
  
  Для доступа к файлу и его редактирования вам могут потребоваться соответствующие разрешения, предоставленные веб-сервисом хранения данных. Дополнительные сведения о поддерживаемых сторонних сервисах хранения файлов см. в статье Вложение файла или ссылки из веб-сервиса.
  
  ПРИМЕЧАНИЕ. При доступе с помощью Smartsheet к файлам, вложенным из Box, возможно только чтение. Вам должен быть предоставлен доступ к файлу с соответствующими разрешениями в Box, чтобы вы могли редактировать его и загружать для редактирования и управления версиями. Дополнительные сведения о редактировании файлов и управлении их версиями в Box см. на сайте сообщества Box.

СОВЕТ. Если вы не знаете, откуда получен файл, с которым вы работаете, это можно выяснить на панели "Вложения". Откройте её, щёлкнув значок Вложения на панели справа, и наведите указатель мыши на значок меню. Если файл был отправлен с компьютера или мобильного устройства, среди элементов меню будут Загрузить файл и Отправить новую версию.

Обновление файла, отправленного с компьютера или мобильного устройства

1. Щёлкните значок Вложения на панели справа.
2. Наведите указатель мыши на вложение, которое нужно обновить, и щёлкните Меню > Загрузить файл.
   
   
   
   После загрузки файла нужно будет редактировать его в другой программе (не Smartsheet).
    
3. Когда вы отредактируете файл, найдите его устаревшую версию в Smartsheet и выберите Отправить новую версию.
   
   Откроется каталог вашего устройства.
    
4. Найдите файл на устройстве и выберите Открыть.

Когда кто-то загрузит вложение, он получит самую последнюю версию.

Вот и всё! Под именем вложения будет отображаться обновлённый номер версии.

Просмотр и загрузка версий вложений

1. На вкладке "Вложения" найдите вложение, предыдущую версию которого вы хотите просмотреть или загрузить.
2. Наведите указатель мыши на имя файла вложения и щёлкните Меню > Просмотреть историю версий (или щёлкните индикатор версии в данных о файле).
   
   
   Откроется окно "История версий вложения".
    
3. Наведите указатель мыши на версию вложения, которую вы хотите просмотреть или загрузить, и щёлкните Предпросмотр файла или Загрузить файл.