Руководство по управлению проектами

В Smartsheet есть все необходимые инструменты для управления проектами. С их помощью ваши команды смогут выполнять совместную работу быстро, сохраняя при этом ответственность за совершаемые действия и успешно выполняя поставленные задачи.

Чтобы изменить параметры проекта, следуйте этим пошаговым инструкциям.

Изменение параметров проекта

В параметрах проекта можно персонализировать такие аспекты таблицы, как рабочее и нерабочее время, параметры отображения диаграмм Ганта и управление ресурсами.


Доступ к параметрам проекта

Щёлкните правой кнопкой мыши название любого столбца в представлении сетки или Ганта и выберите Изменить параметры проекта.

Появится форма Параметры проекта.
 
Параметры проекта
 

ПРИМЕЧАНИЯ.

  • Раздел Отображение временной шкалы доступен только в представлении Ганта.
  • Раздел Управление ресурсами доступен только для планов «Бизнес» и «Корпоративный». Не знаете, какой у вас тип плана? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.

К началу


Изменение параметров зависимостей и рабочих дней

Отображение диапазона дат

Столбец дат начала или окончания — при использовании нескольких столбцов дат вы можете выбрать столбцы, которые будут использоваться для отслеживания дат начала и окончания. Эти столбцы необходимы для добавления диаграммы Ганта в таблицу, а также при использовании функции зависимостей.

Параметры 

Столбец «% выполнено» — чтобы наложить на полоски задач индикаторы процента выполнения в диаграмме Ганта и просмотреть автоматическое вычисление процента выполненной работы в родительских (сводных) строках, выберите столбец таблицы, содержащий соответствующую информацию.

ПРИМЕЧАНИЕ. Автоматически вычисленная доля выполненной работы в родительских строках основана на значениях «% выполнения», вручную указанных в дочерних строках, а также на длительности дочерних задач.

Зависимости

Включено — установка флажка Зависимости включены добавляет в таблицу автоматическую функцию зависимостей. Функция зависимостей позволяет использовать столбцы «Длительность» и «Предшественник», исключать нерабочие дни из графика, а также использовать параметр изменения продолжительности рабочих дней (в часах). Она также обеспечивает автоматическое заполнение столбцов «Длительность», «Дата начала», «Дата окончания» и «% выполнения» во всех родительских строках, в результате чего в родительских строках отображается автоматическая сводка дочерних задач с отступами.

Предшественник — выберите в таблице столбец, который необходимо использовать в качестве предшествующего. Используйте выбранный столбец для создания зависимостей между задачами в расписании.

Столбец длительности — выбранный столбец длительности будет использоваться в сочетании с настроенными рабочими днями для автоматического планирования дат начала и окончания задач.

Рабочие дни

Рабочие и нерабочие дни — после включения зависимостей в таблице можно использовать кнопку Изменить, чтобы выбрать для проекта дни недели, считающиеся нерабочими. Эти параметры переопределяют глобальные параметры учётной записи. Дополнительные сведения о влиянии этих параметров на автоматическое планирование см. в статье Назначение рабочих, нерабочих и праздничных дней в таблице проекта.

Продолжительность дня (в часах) — настройка продолжительности рабочих дней (в часах) в таблице проекта. В Smartsheet по умолчанию считается, что рабочий день длится 8 часов. Продолжительность каждого рабочего дня учитывается при расчёте дат выполнения задач. Например, при создании задачи с указанием даты начала и длительностью 9 часов Smartsheet по умолчанию автоматически запланирует дату окончания на следующий рабочий день. Если вы измените количество часов в рабочем дне на 9, приложение Smartsheet запланирует дату окончания задачи на тот же день, что и дата начала.


Настройка отображения и поведения диаграмм Ганта

В разделе Отображение временной шкалы в параметрах проекта можно изменить интервалы и формат отображения временной шкалы на диаграмме Ганта, начало финансового года и из какого столбца указывается информация справа от отрезков диаграммы Ганта. Например, если выбрать в раскрывающемся списке «Отображение метки» столбец «Список контактов», рядом с полосками будут отображаться имена людей, которым назначены задачи.

   Отображение временной шкалы

Установите флажок Открыть на текущей дате, чтобы быстрее просматривать текущие задачи в проекте, когда вы открываете таблицу.

Эта возможность доступна только владельцам и администраторам таблицы. По умолчанию флажок не установлен. При копировании таблицы параметр сбрасывается. Установленный флажок влияет на представление только для вас: для остальных соавторов таблица будет открываться по-прежнему. Если пользователю с правами редактора или наблюдателя нужно открыть диаграмму Ганта на сегодняшней дате, создайте отчёт в представлении Ганта и поделитесь им.

Эти пошаговые инструкции помогут вам создать вехи в таблице проекта.

Создание вехи для обозначения значимого события в проекте

Веха — это действие или событие, знаменующее собой важное изменение или этап работы над проектом. Для вехи дата завершения совпадает с датой начала. В диаграмме Ганта веха отображается в виде серого ромба, который расположен в соответствии с датой её начала.

Создание вехи

  1. Выберите Представление Ганта на панели инструментов, чтобы открыть таблицу в представлении Ганта или добавить диаграмму Ганта в таблицу.
    Развёрнутый список меню представления

  2. Включите в таблице зависимости (выберите Изменить параметры проекта в правом верхнем углу диаграммы Ганта и установите флажок в поле Зависимости включены). 

  3. Чтобы создать веху, введите длительность задачи, равную нулю (0), и начальную дату.

СОВЕТ. Чтобы создать продлённую веху, укажите длительность задачи ~0 и дату начала. В таком случае веха будет длиться один рабочий день, но в диаграмме Ганта она по-прежнему будет отображаться в виде ромба.

Чтобы настроить функцию сводки данных из родительских строк в таблице проекта, воспользуйтесь этими пошаговыми инструкциями.

Функция сводки в родительских строках

Когда в таблице включены зависимости, в родительских строках автоматически выполняется сведение информации из нескольких столбцов таблицы проекта.

Родительские строки создаются за счёт добавления отступа к находящимся ниже строкам. Узнайте больше в статье Иерархия: отступы и выступы строк.

В поле Дата начала родительской строки автоматически устанавливается самая ранняя дата начала всех дочерних строк. Аналогичным образом в поле Дата окончания устанавливается самая поздняя дата окончания дочерних строк.

В поле Длительность в родительской строке указывается количество рабочих дней между датой начала и датой окончания в данной строке. Оно представляет полный временной диапазон, охватываемый данным набором задач (от самой ранней подзадачи до самой поздней), а не сумму длительности этих задач.

Поле % выполнено в родительской строке вычисляется как взвешенное процентное значение на основе длительности и процента выполнения в каждой дочерней строке. Таким образом, выполненные дочерние строки с меньшей длительностью будут влиять на значение «% выполнено» родительской строки в меньшей степени, чем дочерние строки с большей длительностью выполнения. Учитывая такой способ расчёта, в сводные данные родительской строки включаются только подзадачи с выбранными значениями полей Длительность и % выполнено.

Примечания

  • Если зависимости включены, родительские строки в указанных выше столбцах изменять нельзя. Если вы хотите использовать собственные значения, отключите в таблице функцию зависимостей или создайте нужную формулу в одном из столбцов, который не используется этой функцией. С помощью настраиваемых формул нельзя повлиять на отображение полосок на диаграмме Гантта.

  • В календаре или представлении Гантта родительские строки в таблицах с включенными зависимостями всегда будут иметь серый цвет фона.

  • Хотя длительность подзадачи можно указать в различных форматах, таких как недели, полные рабочие дни (например, ), неполные рабочие дни (3,5д), предшествующие дни (п3д), часы (), минуты (90м), секунды (500с) и миллисекунды (50000мс), длительность в рабочих строках всегда указана в неполных рабочих днях.