Экспорт таблицы или отчёта

В приложении Smartsheet можно экспортировать таблицы и отчёты в следующих форматах:

• Microsoft Excel;
• изображения PNG (только для диаграмм Ганта);
• Google Таблицы;
• Microsoft Project (только для диаграмм Ганта);
• PDF.

При экспорте таблицы или отчёта браузер сохраняет файл на компьютере. Вы найдете его в папке, указанной в настройках браузера. 

Экспортируется не всё содержимое. Теряются строки группирования и сводные строки, а также вложения. Чтобы включить вложения, создайте резервную копию таблицы.

Чтобы быстро найти экспортированный файл, откройте папку «Загрузки» в браузере. Для этого нажмите CTRL+J (в Windows) или COMMAND+OPTION+L (в macOS).

Использование функции «Отправить как вложение» для регулярного экспорта

Чтобы настроить регулярную отправку таблицы или отчёта в формате PDF или Excel по электронной почте себе или другому пользователю, обратитесь к следующим справочным статьям:

• Отправка таблицы как вложения электронной почты

• Предоставление отчёта в виде вложения электронной почты

Экспорт в Microsoft Excel

Чтобы экспортировать таблицу или отчёт из Smartsheet для использования в Microsoft Excel, выберите Файл > Экспорт > Экспорт в Excel.

Экспортированные данные могут выглядеть в Excel не совсем так, как в Smartsheet. Ключевые различия:

• Не экспортируются диаграммы Ганта: в Excel не поддерживается формат диаграммы Ганта. При экспорте диаграммы Ганта в Excel переносится только список задач, лежащий в её основе.
• Не сохраняются формулы: из-за различий в синтаксисе формул между Excel и Smartsheet формулы при экспорте также не сохраняются.

Чтобы обойти эту проблему, сохраняйте формулы в виде текста. Для этого удалите знак равенства перед формулой и сохраните таблицу. Открыв файл Excel, вы сможете снова добавить знаки равенства и изменить синтаксис, чтобы формулы работали в Excel.

• Комментарии отображаются на отдельной вкладке: они находятся на второй вкладке экспортированной книги.
• Максимальный размер отчёта составляет 20 000 строк. Если отчёт содержит более 20 000 строк, создайте несколько отчётов с меньшим числом строк и экспортируйте каждый из них как отдельный файл Excel. Дополнительные сведения о работе с отчётами см. в этой статье.

Если к отчёту применена сортировка, может быть экспортировано менее 20 000 строк.

• В Excel поддерживаются не все типы столбцов: не поддерживаются раскрывающиеся списки, списки контактов, флажки и символы (например, диаграммы выполнения). При экспорте таблиц, содержащих столбцы этих типов, переносятся только текстовые значения. Значения в столбцах логического типа (например, флажки) экспортируются как True (Истина) или False (Ложь) в зависимости от состояния элемента в ячейке.

Экспорт в виде изображения (формат PNG)

Чтобы экспортировать любую таблицу или отчёт с диаграммой Ганта в формате PNG, сделайте следующее:

1. Откройте необходимую таблицу. 
2. На панели инструментов выберите для таблицы или отчёта Представление Ганта. 
3. Выберите Файл > Экспорт > Экспорт диаграммы Ганта в виде изображения (PNG).
4. В разделе выбора меню Экспорт диаграммы Ганта в виде изображения (PNG) укажите, что хотите экспортировать: всю таблицу или только выбранные строки.
   • Если вариант Выбранные строки недоступен, закройте форму Экспорт диаграммы Ганта в виде изображения (PNG), выберите строки для печати и откройте форму повторно.
5. В разделе Параметры выберите, какие столбцы необходимо включить. 
   • По умолчанию включается только основной столбец, однако можно щёлкнуть имя основного столбца или нажать кнопку Изменить, чтобы включить дополнительные столбцы.

Настройка временного диапазона при экспорте изображения

Если вы используете Настраиваемый диапазон дат, выводимый временной интервал будет зависеть от выбранного способа отображения временной шкалы. Например, в форме Параметры проекта вы выбрали для параметра Основной заголовок значение Годы. В качестве даты начала вы указали 1 марта, а в качестве даты окончания — 30 июня. В PDF-файле будет показан полный год из-за выбранного отображения временной шкалы.

Чтобы сузить временной диапазон, на вкладке Отображение временной шкалы в форме Параметры проекта измените значение параметра Основной заголовок на Кварталы или Недели. Дополнительные сведения см. в статье об изменении параметров зависимостей и диаграммы Ганта.

Экспорт в Google Таблицы

Чтобы экспортировать таблицу или отчёт из Smartsheet в Google Таблицы, выберите Файл > Экспорт > Экспорт в таблицу Google.

Как и при экспорте в формате Excel, файлы будут выглядеть не совсем так, как в Smartsheet. Ключевые различия:

• Не экспортируются диаграммы Ганта: в Google Таблицах не поддерживается формат диаграммы Ганта. При экспорте диаграммы Ганта в таблицу Google переносится только список задач, лежащий в её основе.
• В Google Таблицах поддерживаются не все типы столбцов: как и в Excel, не поддерживаются раскрывающиеся списки, списки контактов, флажки и символы (например, диаграммы выполнения). При экспорте таблиц, содержащих столбцы этих типов, переносятся только текстовые значения. Значения в столбцах логического (например, флажки) экспортируются как True (Истина) или False (Ложь) в зависимости от состояния элемента в ячейке.
• При экспорте не сохраняются формулы: синтаксис формул в Smartsheet отличается от Google Таблиц. 

Чтобы обойти эту проблему, сохраняйте формулы в виде текста. Для этого удалите знак равенства перед формулой и сохраните таблицу. Открыв экспортированную таблицу, вы сможете снова добавить знаки равенства и изменить синтаксис, чтобы формулы работали в Google Таблицах.

• Чтобы отменить доступ Smartsheet или изменить учётную запись Google для экспорта, ознакомьтесь с инструкциями Google по отмене доступа сайта или приложения.

Не можете найти скачанный файл? Проверьте свой Google Диск. Smartsheet сохраняет экспортированные файлы там.

Экспорт в Microsoft Project

Любую таблицу с диаграммой Ганта можно экспортировать в формате Microsoft Project. Эта функция недоступна для отчётов.

1. Откройте необходимую таблицу.
2. На панели инструментов выберите для таблицы Представление Ганта. 
3. Чтобы скачать таблицу в формате XML, выберите Файл > Экспорт > Экспорт в MS Project.
4. Чтобы импортировать XML-файл, откройте Microsoft Project.

Функциональные возможности Smartsheet и Microsoft Project различаются, поэтому экспортированная таблица может выглядеть иначе. В таких случаях можно скопировать данные из одного приложения и вставить их в другое с помощью сочетаний клавиш CTRL+C и CTRL+V (Windows) или COMMAND+C и COMMAND+V (macOS).

Экспорт в PDF

Чтобы экспортировать таблицу или отчёт в формате PDF, выберите Файл > Экспорт > Экспорт в PDF. 

При экспорте таблицы или отчёта в формате PDF можно настроить макет и выбрать столбцы, которые необходимо включить.

В разделе Параметры формы Настройка PDF нельзя выбрать экспортируемые столбцы, если таблица или отчёт не в представлении Ганта. Подробности о создании PDF-файла для печати см. в статье Печать из Smartsheet.