Экспорт таблицы или отчёта

Любую таблицу или отчёт в Smartsheet можно экспортировать.

Smartsheet поддерживает экспорт в следующих форматах:

Экспортированные таблицы и отчёты сохраняются в одну из папок на компьютере в зависимости от параметров браузера.

СОВЕТ. Чтобы быстро найти экспортированный файл, нажмите клавиши CTRL+J в Windows или COMMAND+OPTION+L на компьютере Mac. После этого откроется папка «Загрузки» вашего браузера.

В экспорт не включаются вложения

Чтобы включить вложения, создайте резервную копию таблицы. Дополнительные сведения о резервном копировании таблиц см. в статье Резервное копирование данных.


Экспорт в Microsoft Excel

Чтобы экспортировать таблицу или отчёт из Smartsheet для использования в Microsoft Excel, выберите Файл > Экспорт > Экспорт в Excel.

Экспортированные данные могут выглядеть в Excel не совсем так, как в Smartsheet. Ниже описаны некоторые ключевые различия.

  • Не включены диаграммы Ганта. В Excel не поддерживается формат диаграммы Ганта. При экспорте диаграммы Ганта в Excel переносится только список задач, лежащий в её основе.
  • Не сохраняются формулы. Из-за различий в синтаксисе формул между Excel и Smartsheet формулы при экспорте не сохраняются.

    Чтобы обойти это, можно сохранить формулы в виде текста. Для этого нужно удалить знак равенства перед формулой и сохранить таблицу. Открыв файл Excel, вы сможете снова добавить знаки равенства и изменить синтаксис, чтобы формулы работали в Excel.
  • Комментарии отображаются на отдельной вкладке. Комментарии находятся на второй вкладке экспортированной книги.
  • Максимальный размер отчёта составляет 20 000 строк. Если отчёт содержит более 20 000 строк, создайте несколько отчётов с меньшим числом строк и экспортируйте каждый из них как отдельный файл Excel. Дополнительные сведения о работе с отчётами см. в этой статье.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если к отчёту применена сортировка, может быть экспортировано менее 20 000 строк.
  • В Excel поддерживаются не все типы столбцов. В Excel не поддерживаются раскрывающиеся списки, списки контактов, флажки и символы (диаграммы выполнения, флаги и т. д.). При экспорте таблиц, содержащих столбцы этих типов, переносятся только текстовые значения. Значения в столбцах логического типа (например, флажки) экспортируются как true (истина) или false (ложь) в зависимости от состояния элемента в ячейке.

Экспорт в PDF

Любую таблицу или отчёт в учётной записи Smartsheet можно экспортировать в формат PDF.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если в сетке таблицы есть изображения, в PDF-файл будут включены первые 100 из них. Вместо остальных изображений в сетке будут указаны их имена.

  1. Откройте таблицу, которую нужно экспортировать.
  2. Выберите Файл > Экспорт > Экспорт в PDF.

    Появится форма Настройка печати (PDF). Подробные инструкции по настройке внешнего вида PDF-документа см. в статье о печати таблиц.
  3. Вы можете экспортировать всю таблицу или только выбранные строки. Если вариант Выбранные строки недоступен, закройте форму Настройка PDF, выберите строки для печати и откройте форму снова.
  4. При печати диаграммы Ганта или календаря можно включить в PDF-документ все даты или выбрать диапазон дат для печати.
  5. Выберите вариант печати Масштаб или По ширине.

    Чтобы увеличить или уменьшить масштаб данных в PDF-документе, измените процентное значение в поле Масштаб. Если выбран вариант По ширине, размер данных будет уменьшен так, чтобы они поместились по ширине на одной странице.
     
  6. Настройте другие параметры и нажмите кнопку ОК.

Таблица начнёт загружаться в браузере в виде PDF-файла.

СОВЕТЫ 

  • Чтобы экспортировать представление календаря таблицы, откройте его и на панели инструментов вверху щёлкните значок принтера.
  • Если таблица содержит диаграмму Ганта, которую вы не хотите включать в PDF-файл, перейдите в представление сетки, щёлкнув соответствующий значок на панели инструментов слева.
  • Если вы решите использовать настраиваемый диапазон дат, выводимый временной интервал будет зависеть от выбранного способа отображения основной временной шкалы. Например, если для основной временной шкалы выбрано значение Годы, в качестве даты начала указано 1 марта, а в качестве даты окончания — 30 июня, то в PDF-файле будет показан полный год из-за выбранного отображения основной временной шкалы. Чтобы сузить печатаемую временную шкалу, измените значение для параметра Основная временная шкала на Кварталы или Недели. Дополнительные сведения см. в статье об изменении параметров зависимостей и диаграммы Ганта.

Экспорт в виде изображения (формат PNG)

Любую таблицу или отчёт с диаграммой Ганта можно экспортировать в виде изображения (в формате PNG). 

  1. Откройте таблицу, которую нужно экспортировать, и перейдите в представление Ганта (выберите пункт Представление Ганта в левой части верхней панели инструментов).
  2. Выберите Файл > Экспорт > Экспорт диаграммы Ганта в виде изображения (PNG). Отобразится форма Экспорт диаграммы Ганта в виде изображения.
  3. Укажите, что хотите экспортировать: всю таблицу или только выбранные строки. Если вариант Выбранные строки недоступен, закройте форму Экспорт диаграммы Ганта в виде изображения, выберите строки для печати и откройте форму повторно.
  4. Включите все даты или выберите настраиваемый диапазон дат, который должен отображаться на экспортированном изображении.
  5. В разделе Параметры выберите столбцы, которые нужно включить в изображение.

    По умолчанию включается только основной столбец, однако можно щёлкнуть имя основного столбца или нажать кнопку Изменить, чтобы включить дополнительные столбцы.

СОВЕТ. Если вы решите использовать настраиваемый диапазон дат, выводимый временной интервал будет зависеть от выбранного способа отображения основной временной шкалы. Например, если для основной временной шкалы выбрано значение Годы, в качестве даты начала указано 1 марта, а в качестве даты окончания — 30 июня, то в PDF-файле будет показан полный год из-за выбранного отображения основной временной шкалы. Чтобы сузить печатаемую временную шкалу, измените значение для параметра Основная временная шкала на Кварталы или Недели. Дополнительные сведения см. в статье об изменении параметров зависимостей и диаграммы Ганта.


Экспорт в таблицу Google

Чтобы экспортировать таблицу или отчёт из Smartsheet в Google Таблицы, выберите Файл > Экспорт > Экспорт в Google Таблицы.

ПРИМЕЧАНИЯ

  • Так как формат диаграммы Ганта в Google Таблицах не поддерживается, при её экспорте переносится только список задач.
  • В Google Таблицах не поддерживаются определённые типы столбцов: раскрывающиеся списки, списки контактов, флажки, символы (диаграммы выполнения, флаги и т. д.). При экспорте таблиц, содержащих столбцы этих типов, переносятся только текстовые значения. Значения в столбцах логического типа (например, флажки) экспортируются как true (истина) или false (ложь) в зависимости от состояния элемента в ячейке.
  • Из-за различий в синтаксисе формул между Google Таблицами и Smartsheet формулы при экспорте не сохраняются. Чтобы обойти это, можно сохранить формулы в виде текста. Для этого нужно удалить знак равенства перед формулой и сохранить таблицу. Открыв экспортированную таблицу, вы сможете снова добавить знаки равенства и изменить синтаксис, чтобы формулы работали в Google Таблицах.

Экспорт в Microsoft Project

Любую таблицу с диаграммой Ганта можно экспортировать в формате Microsoft Project. Эта функция недоступна для отчётов.

  1. Откройте таблицу, которую нужно экспортировать, и перейдите в представление Ганта (выберите пункт Представление Ганта в левой части верхней панели инструментов).
  2. Выберите Файл > Экспорт > Экспорт в MS Project, чтобы загрузить таблицу в формате XML.
  3. Откройте приложение Microsoft Project, чтобы импортировать XML-файл.

ПРИМЕЧАНИЕ. Функциональные возможности Smartsheet и Microsoft Project различаются, поэтому экспортированная таблица может выглядеть иначе. В таких случаях можно скопировать данные из одного приложения и вставить их в другое с помощью сочетаний клавиш CTRL+C и CTRL+V (Windows) или COMMAND+C и COMMAND+V (Mac).

Дополнительные сведения о копировании и вставке см. в справочной статье Советы по копированию и вставке.