Модель пользователя Smartsheet и предварительное членство

Пользовательская модель предоставляет клиентам основу для немедленного доступа пользователей с управлением и контролем биллинга. Вместо того чтобы ждать системного администратора, пользователь может начать сотрудничество сразу же, когда кто-то в плане поделится им с элементом. Если вы являетесь системным администратором, понимание этого процесса очень важно, поскольку вы отвечаете за управление доступом пользователей и проверку их использования в этой системе.

Все еще используете устаревшую модель? См. Переход от унаследованной модели.

Типы лицензий

• Участники: Платные пользователи с полным доступом к созданию, редактированию и управлению элементами
• Временные участники: Пользователи, которые получают полную функциональность сразу и бесплатно в течение как минимум 30 дней
• Зрители: Бесплатные пользователи, которые могут просматривать общие работы
• Гости: В зависимости от типа плана, бесплатные внешние пользователи, которые могут просматривать или вносить свой вклад 

Предварительное членство 

Provisional Members

• Могут иметь те же возможности, что и члены клуба в период их временного членства
• Получите не менее 30 дней неоплачиваемого использования
• Автоматически переводите место в бесплатный тип, если не повысите статус до платного участника к концу следующего периода рассмотрения (подробности см. в справочной статье Admin Center: Provisional Member Settings )

Как действует временное членство?

Пользователь обычно становится временным участником после того, как произойдут следующие две вещи: 

1. Пользователь получает доступ к плану, например:
   • Пользователь делится с ними основным элементом, например листом или приборной панелью
   • Системный администратор добавляет их
2. Затем пользователь выполняет действие, выходящее за рамки простого просмотра элементов

Полезная информация

• Временное членство обычно начинается, когда пользователи выполняют действия (например, редактируют, комментируют или создают новые элементы) над основными элементами (например, листом, отчетом или приборной панелью).
• Периоды проверки происходят ежеквартально для годовых планов и ежемесячно для месячных планов, непосредственно перед датой автоматического выставления счета или фактуры. В эти периоды системные администраторы должны проверять активность и подтверждать, следует ли пользователям стать членами или понизить их статус. Подробнее об этом читайте в справочной статье Manage users.
• Если большинство временных участников вашего плана активно сотрудничают, вы можете изменить настройки, чтобы в конце периода рассмотрения повысить статус временных участников до платных. Если мест для участников нет, стоимость дополнительных мест для участников включается в ваш автосчет или счет-фактуру. См. центр администратора: Временные параметры участника для получения подробной информации.

Каждый пользователь может быть временным участником один раз. Если им нужен доступ после понижения статуса, системный администратор должен повысить их статус до участника.
 

Примеры 

Тип места пользователя меняется на "Временный участник", когда пользователь выходит за рамки просмотра основного элемента, например листа, отчета или приборной панели. Примеры включают, но не ограничиваются:

• Добавление или редактирование элементов
• Изменение настроек, например столбцов, фильтров или разрешений
• Создание или переименование листа

Эти примеры иллюстрируют виды деятельности, которые приводят к временному членству. Это не полный список.

Лучшие практики для системных администраторов

Рекомендуемые методы включают, но не ограничиваются ими:

• Тщательно устанавливайте разрешения: Поощряйте пользователей делиться элементами с минимально необходимым уровнем доступа, поскольку действия, выходящие за рамки просмотра, могут создать временных участников.
• Отслеживайте активность: Используйте фильтры и отчеты Admin Center, чтобы узнать, кто выполнял действия, выходящие за рамки простого просмотра элементов.
• Проверьте настройки временных участников: Узнайте, что происходит с временными участниками в конце каждого расчетного цикла, и при необходимости измените настройки (подробности см. в справочной статье Admin Center: Provisional Member Settings ).
• Последовательно пересматривайте: Корректируйте типы мест пользователей до и во время обзорного периода, чтобы места отражали фактическую активность
• Сообщайте о политике: Помогите внутренним пользователям понять, как их действия могут определять тип места
• Поддерживайте избыточность: Назначьте права администратора как минимум двум пользователям на важные объекты, чтобы избежать разрыва прав собственности.

Системные администраторы тарифных планов Business и Enterprise также могут согласовать доступ к Smartsheet с внутренними политиками. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с руководством для разработчиков и справочной статьей Manage seat types using ITSM workflows.