Пользовательская модель Smartsheet и временное участие

Как работает пользовательская модель

Пользовательская модель предоставляет клиентам платформу, которая позволяет немедленно получить доступ к управлению платежами и контроля над ними. Не дожидаясь системного администратора, пользователь может начать совместную работу сразу, как только кто-то из пользователей плана предоставит доступ к элементу. Если вы системный администратор, понимание этого процесса важно, поскольку вы отвечаете за управление доступом пользователей и контроль использования ресурсов в этой системе.

Всё ещё используете устаревшую модель? См. переход с устаревшей модели.

Типы мест

Тип пользователя (внутренний или внешний) определяется на основании домена его электронной почты. Адреса электронной почты внутренних пользователей относятся к доменам вашей организации. Внешние пользователи имеют адреса электронной почты, не соответствующие доменам вашей организации. Полное описание функций каждого типа мест см. в статье Типы мест.

• Участники. Платные пользователи с полным доступом для управления элементами, их создания и изменения.
• Временные участники. Пользователи, которые сразу же получают полный доступ к функциям бесплатно на срок не менее 30 дней (если системный администратор не изменит тип места).
• Соавторы. Пользователи бесплатной версии, которые могут просматривать совместную работу. С разрешениями комментатора соавторы также могут оставлять комментарии, добавлять и удалять вложения.
• Гости. Бесплатные внешние пользователи, доступные в рамках планов "Бизнес" и "Корпоративный", которые могут просматривать и редактировать элементы с общим доступом.

Гости автоматически переходят на тип места Соавтор в течение 90 дней, если у них нет разрешений уровня редактора или выше для любого основного элемента Smartsheet с общим доступом. Это гарантирует, что тип места, назначенного каждому пользователю, соответствует его текущим разрешениям на общий доступ.

Временное участие

Временные участники

• Могут иметь те же возможности, что и участники, в течение периода временного участия.
• Получают не менее 30 дней бесплатного использования (если системный администратор не изменит тип места).
• Переход на бесплатное место происходит автоматически в следующих случаях:
  •  Если настройка утверждения плана установлена на понижение их статуса.
  • Если системный администратор не повысит уровень участника до платного до конца следующего периода проверки.

Дополнительные сведения см. в статье Центр администрирования: параметры временных участников.

Как работает временное участие?

Обычно пользователь получает статус временного участника после выполнения двух следующих условий: 

1. Пользователь получает доступ к плану, когда другой пользователь предоставляет ему доступ к основному элементу, например таблице или панели мониторинга.
2. Пользователь выполняет действие, которое допускается его уровнем разрешений на совместный доступ, но не поддерживается его текущим типом места. Например:
   • Внутренний пользователь с местом типа Соавтор имеет доступ к элементу в качестве редактора. Редактирование содержимого элемента активирует временное участие, поскольку редактирование выходит за рамки того, что позволяет тип места "Соавтор".
   • Внешний пользователь с типом Гость получает доступ к элементу с правами администратора. Создание нового элемента активирует временное участие, поскольку с разрешением "Администратор" предоставляется разрешение на создание элементов, которого нет у пользователя с типом "Гость".

Ключевой фактор — сочетание предоставленного уровня разрешения на совместный доступ и предпринятого действия. Если разрешение на совместный доступ пользователя позволяет выполнять действие, которое превышает разрешения его текущего типа места, и он выполняет действие с таким разрешением, то становится временным участником.

Полезная информация

• Временное участие начинается, когда внутренние пользователи выполняют действия (например, редактирование или создание новых элементов) с основными элементами (например, таблицей, отчётом или панелью мониторинга).
• Периоды проверки являются ежеквартальными для годовых и ежемесячными для месячных планов, они начинаются непосредственно перед датой автоматического списания или выставления счёта. В течение этих периодов системные администраторы должны проверять активность и принимать решения о предоставлении пользователям статуса участников или понижении их уровня. Подробные сведения см. в справочной статье Управление пользователями.
• Если большинство временных участников в вашем плане активно вовлечены в совместную работу, вы можете изменить настройки таким образом, чтобы в конце периода проверки они были повышены до платных участников. При отсутствии доступных мест для участников стоимость дополнительных мест будет включена в ваш автоматический счёт или счёт-фактуру. Подробные сведения см. в статье Центр администрирования: параметры временных участников.

От параметров временных участников в Центре администрирования зависит, что происходит с ними по окончании периода проверки. Если в этих параметрах настроено повышение уровня, временные участники, статус которых не был понижен вручную, автоматически станут платными. При отсутствии доступных мест для участников дополнительные места включаются в ваш следующий счёт. Чтобы понять, как настроен ваш план, проверьте параметры временных участников.

Пользователь может быть временным участником только один раз. После понижения уровня пользователь лишается права на временное участие. Если после понижения уровня пользователю потребуется доступ, системный администратор должен повысить его уровень до участника.

Что нужно делать системным администраторам

Рекомендации

Ниже приведено лишь несколько из рекомендуемых подходов:

• Тщательно настраивайте разрешения. Советуйте пользователям предоставлять доступ к элементам с минимально необходимым уровнем доступа.
• Отслеживайте действия. Используйте отчёты Центра администрирования, чтобы узнать, какие действия выполнили конкретные пользователи; просматривайте запросы на места во время и сразу после каждого периода проверки.
• Проверяйте настройки временных участников. Разберитесь в том, что происходит с временными участниками в конце каждого платёжного цикла, и при необходимости измените параметры. Подробные сведения см. в статье Центр администрирования: параметры временных участников.
• Проводите проверки последовательно. Корректируйте типы мест пользователей в течение периода проверки, чтобы количество мест отражало их фактическую активность.
• Сообщайте о политиках. Помогайте внутренним пользователям понять, как их активность может определить тип места.
• Обеспечивайте резервирование. Назначьте разрешения администратора как минимум двум пользователям для работы с важными элементами, чтобы избежать пробелов во владении. Если у элементов в вашем плане уже нет активного администратора или владельца, используйте страницу Manage Abandoned Items (Управление оставленными элементами) в Центре администрирования, чтобы найти и переназначить эти элементы.

Системные администраторы планов "Бизнес" и "Корпоративный" также могут согласовать доступ в Smartsheet с внутренними политиками. Более подробные сведения см. в руководстве разработчика и справочной статье Управление типами мест с помощью рабочих процессов ITSM.

Примеры

Внутренние пользователи

Когда пользователь выходит за рамки просмотра, комментирования или вложения основных элементов, таких как таблицы, отчёты или панели мониторинга, ему присваивается тип "Временный участник". Вот лишь несколько примеров:

• Добавление или изменение элементов
• Изменение параметров, включая столбцы, фильтры и разрешения
• Создание или переименование таблицы

В этих примерах показаны типы действий, которые запускают временное участие. Список не является полным.

Внешние пользователи

Внешнему пользователю (гостю) присваивается тип "Временный участник", когда он создаёт основной элемент в рамках своих разрешений на совместный доступ. Вот лишь несколько примеров:

• Создание таблицы, отчёта или панели мониторинга (при доступе с правами администратора)
• Создание новых элементов в рабочем пространстве, к которому у пользователя есть доступ с правами администратора

Гости не могут активировать временное участие, просто внося изменения или оставляя комментарии. Засчитываются только действия, связанные с созданием новых элементов.