Рекомендации и устранение неисправностей соединителя Smartsheet для Jira

Поиск и устранение ошибок синхронизации

Для поиска и устранения ошибок рабочих процессов можно использовать следующие ресурсы.

• История выполнения. Откройте эту страницу, чтобы увидеть число ошибок синхронизации в том или ином рабочем процессе и просмотреть сообщения об ошибках с подробными сведениями. 
• Отчёты об ошибках. При возникновении ошибок владельцу рабочего процесса и пользователю, изменившему поле или строку рабочего процесса, вызвавшую сбой, будет направлено электронное сообщение.
• Столбец ошибок. Обратитесь к этому столбцу, чтобы просмотреть сообщения о строках с ошибками синхронизации.

История выполнения (Run history)

После создания рабочего процесса можно перейти на страницу Run history (История выполнения), чтобы просмотреть историю синхронизации и возникшие ошибки. Чтобы открыть историю выполнения, выберите временную метку в поле Run Date (Дата запуска) вашего рабочего процесса.

Brandfolder Image

В истории выполнения вы увидите следующие типы запуска:

• Sync to Smartsheet (Синхронизация со Smartsheet). Рабочий процесс запускается для синхронизации изменений, внесённых в Jira, со Smartsheet.
• Sync to Jira (Синхронизация с Jira). Рабочий процесс запускается для синхронизации изменений, внесённых в Smartsheet, с Jira.
• Filtered Row Finder (Поиск отфильтрованных строк). Рабочий процесс запускается для поиска изменений, внесённых в задачи, которые должны быть отфильтрованы согласно конфигурации рабочего процесса. Поиск отфильтрованных строк запускается в фоновом режиме каждые два часа. Отфильтрованные задачи добавляются в иерархический раздел таблицы Filtered Out by Connector—Not Synced (Отфильтровано соединителем — не синхронизировано). Поиск отфильтрованных строк выполняется только в автоматизированных рабочих процессах. Он запускается, даже если для рабочего процесса не заданы фильтры.

Рекомендации

Регулярно сохраняйте и обновляйте таблицы

Чтобы свести к минимуму число ошибок синхронизации при работе в обеих системах, сохраняйте и обновляйте таблицы при внесении изменений. Таким образом изменения станут видны другим пользователям. Подробнее о том, как сохранять и обновлять таблицы Smartsheet.

Блокируйте столбцы во избежание ошибок

Не изменяйте данные в обязательном поле Issue Key (Ключ задачи) в Smartsheet. Чтобы обеспечить целостность данных, содержащихся в этом столбце, его необходимо заблокировать. Это может сделать владелец таблицы или пользователь, имеющий доступ к таблице с правами администратора. Дополнительные сведения см. в статье Центра справки Smartsheet Установка и снятие блокировки столбцов и строк.

Просматривайте изменения

Используйте функцию "Просмотр истории", чтобы просмотреть историю всех изменений, внесённых в ячейку. В таблицах Smartsheet, синхронизируемых с Jira, в качестве автора изменения указывается пользователь, создавший рабочий процесс. Это поможет найти рабочий процесс, принадлежащий конкретному пользователю, если в таблицу вносятся непредусмотренные изменения.

Дополнительные сведения об отслеживании изменений в Smartsheet см. в статье Просмотр изменений, внесённых в элементы Smartsheet в Центре справки.

Проверяйте разрешения на доступ к таблице при наличии пустых столбцов

Если столбец, сопоставленный в рабочем процессе, в таблице пуст, возможно он заблокирован. Попросите владельца таблицы (или другого администратора) предоставить вам права администратора.

Передавайте из Smartsheet в Jira только данные конкретных строк

Чтобы лучше контролировать данные, явно передаваемые обратно в Jira, создайте в таблице Smartsheet столбец Обновление задач в Jira и задайте в рабочем процессе соединителя для Smartsheet и Jira фильтр таблицы, чтобы синхронизировать только те строки, для которых установлен флажок Обновление задач в Jira. 

Веб-перехватчики Jira

15 ноября 2023 года мы обновили схему веб-перехватчиков соединителя Smartsheet для Jira, чтобы повысить его эффективность. Все двунаправленные рабочие процессы, созданные после этой даты, будут использовать общую систему веб-перехватчиков. Это стратегическое усовершенствование призвано привести нашу систему в соответствие с изменением компанией Atlassian лимита веб-перехватчиков для приложения Jira Cloud (до 100 веб-перехватчиков Jira на одну среду Jira), которое вступит в силу в июле 2024 г. В чём его преимущество? Теперь вы можете создавать любое количество рабочих процессов, обходя ограничения веб-перехватчиков Jira.

Чтобы обеспечить активацию новой системы, необходимо перевести хотя бы один рабочий процесс на новую схему веб-перехватчиков до июля 2024 г. 

Чтобы перевести существующий рабочий процесс в новую систему, владелец рабочего процесса должен выполнить следующие действия:

1. отключить свои рабочие процессы;
2. обновить страницу;

3. нажать кнопку Очистить, чтобы снова включить рабочий процесс. 

   Это действие должно быть выполнено владельцем рабочего процесса, поскольку любой пользователь Jira может отключить рабочий процесс, но только владелец может включить его снова.

    

По возможности объединяйте автоматизированные рабочие процессы

В рекомендациях Atlassian по использованию веб-перехватчиков пользователям советуют задействовать как можно меньше веб-перехватчиков. Один из способов объединить рабочие процессы — выбрать менее строгие критерии фильтрации в рабочем процессе, а также использовать подключённую таблицу для хранения данных. Затем вы можете использовать DataMesh для фильтрации и передачи данных между таблицами. 

Если у вас много рабочих процессов и работа с Jira замедляется, обратитесь к руководству Atlassian по устранению неполадок с веб-перехватчиками, чтобы узнать, как администратор Jira может выявить веб-перехватчики, вызвавшие замедление.

Включите асинхронную обработку веб-перехватчиков

По умолчанию сервер Jira и DataCenter обрабатывают веб-перехватчики по отдельности после каждого изменения задачи. 

В Jira есть неофициальная скрытая функция, позволяющая обрабатывать веб-перехватчики асинхронно, что ускоряет работу пользовательского интерфейса после внесения изменений. Активировать эту функцию может пользователь с правами администратора Jira.

Согласно этому ответу службы поддержки Jira, включить функцию можно следующим образом:

1. Вручную отметьте флажок функции com.atlassian.jira.webhookEventsAsyncProcessing, следуя этим инструкциям.
2. Перезапустите экземпляр Jira (или каждый узел в случае DataCenter). 

Эту функцию можно включить в следующих версиях Jira Server и DataCenter:

• 8.13.25, 8.20.12 или более поздние версии;
• 9.2.0 или более поздние версии.

Ограничения соединителя

1. Соединитель Smartsheet для Jira поддерживает максимум 20 000 строк, что соответствует ограничению по количеству строк в Smartsheet.
2. Для наилучшей производительности ограничьте количество одновременно извлекаемых данных до десяти проектов.
3. Избегайте привязки к столбцу даты окончания, если включены зависимости.
4. Соединитель будет заново сортировать таблицу при каждом запуске. Для пользовательской сортировки используйте отчёты.
5. Ручное изменение порядка задач Jira может привести к ошибкам. Вместо этого используйте пользовательскую группировку.
6. Назначайте задачи на спринты Jira, а не Smartsheet из-за ограничений одностороннего соединения.
7. Надстройка Jira Portfolio, в которой появился тип задач "Инициатива", не поддерживается.
8. Генерируемые системой столбцы уникальных идентификаторов и определённых параметров проекта могут вызвать осложнения (одностороннее или отсутствующее сопоставление) при сопоставлении соединителя.
9. Убедитесь, что у вас есть права администратора или редактора на обеих платформах, чтобы избежать ошибок, связанных с разрешениями при обновлении рабочих процессов.