Smartsheet DataMesh: исправление опечаток, устранение дублирующихся данных и другие возможности

Надстройка Smartsheet DataMesh обеспечивает поиск по таблицам и согласованность данных. Она поддерживает следующие возможности:

• автоматический поиск и устранение дублирующихся записей;
• создание ссылок между таблицами на основе указанных искомых значений;
• автоматическое заполнение пустых ячеек в таблице в соответствии с известным искомым значением в одной или нескольких таблицах (например, если есть исходная таблица со списком номеров телефонов, с помощью DataMesh можно внести эти номера в другую таблицу).

Это платная надстройка премиум-класса. За дополнительной информацией о том, как получить премиум-приложения Smartsheet, обращайтесь в отдел продаж Smartsheet.

Перед началом работы

Имейте в виду, что в Smartsheet также поддерживаются межтабличные формулы. Прежде чем использовать DataMesh, желательно проверить, не проще ли будет достичь поставленной задачи с их помощью. Дополнительные сведения см. в статье Формулы: ссылки на данные из других таблиц.

Для работы с DataMesh необходимо быть лицензированным пользователем плана, в котором доступна эта надстройка, и иметь разрешения владельца или администратора как исходной, так и конечной таблицы.

Кроме того, для использования DataMesh должны быть настроены две таблицы:

• исходная таблица;
• конечная (целевая) таблица. 

В каждой из этих двух таблиц должен быть по крайней мере один столбец со сходными данными. (Имена столбцов не обязательно должны совпадать, но это упростит их сопоставление.)

Сведения о совместимости с браузерами см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.

---

Доступ к DataMesh

Чтобы запустить приложение, откройте средство запуска.

 

ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас возникают проблемы с доступом к приложению из средства запуска, см. статью Доступ к премиум-приложениям и шаблонам с помощью панели запуска.

Объединение и уточнение наборов данных с помощью DataMesh

Конфигурации DataMesh создаются в мастере создания конфигураций. Этот процесс состоит из пяти этапов. Чтобы запустить мастер, в правом верхнем углу приложения DataMesh нажмите кнопку New Config (Новая конфигурация). Затем следуйте указаниям мастера.

Шаг 1. Выбор исходного элемента

1. Найдите таблицу или отчёт с данными, которые должны отображаться в конечной таблице.
2. Найдя таблицу, выберите её и нажмите кнопку Next (Далее).

Шаг 2. Выбор конечных таблиц

1.  Найдите таблицы, в которые нужно скопировать данные.
2.  Найдя таблицу, выберите её и нажмите кнопку Next (Далее).

Шаг 3.  Сопоставление столбцов таблиц

На этом этапе вы выбираете поля, которые нужно сопоставить, и определяете, какая информация должна быть перенесена.

1. В разделе Source Sheet (Исходная таблица) в поле Lookup Values (Искомые значения) выберите поле, которое есть в обеих таблицах (по нему будет производиться поиск).
   
   ПРИМЕЧАНИЕ. Искомые значения не копируются между таблицами.
   
    
2. В разделах Source Sheet (Исходная таблица) и Target Sheet(s) (Конечные таблицы) выберите сопоставляемые поля. Если искомое значение в исходной и конечной таблицах совпадает, данные из столбцов, указанных в полях Data Field (Поле данных), будут копироваться в конечную таблицу.
   
   ПРИМЕЧАНИЕ. Имена столбцов не обязательно должны совпадать, но это упростит их сопоставление.
3. Выбрав столбцы, которые необходимо сопоставить, нажмите кнопку Next (Далее).

Шаг 4.  Настройка параметров отображения

1. Чтобы указать, как (и как часто) данные в сопоставленных столбцах должны синхронизироваться, используйте параметры отображения.
   • Overwrite Existing Data in Target Sheets (Перезаписывать существующие данные в конечных таблицах): если выбрано значение Yes (Да), данные в сопоставленных столбцах в конечной таблице будут перезаписываться.
   • Duplicates in Source Sheet (Дублирующиеся данные в исходной таблице): этот параметр определяет, что должно происходить с дублирующимися данными, найденными в исходной таблице.
     
     Pick 1st Match (Выбрать первое совпадение): позволяет выбрать первое совпадение в исходной таблице.
     
     Ignore Entries (Игнорировать записи): позволяет пропускать дублирующиеся значения.
   • Data Mapping Format (Формат сопоставления данных): этот параметр определяет, должны ли данные активно синхронизироваться из исходной таблицы с помощью связей ячеек (подробные сведения об этой функции см. в справочной статье Связывание ячеек) или копироваться из исходной таблицы.
     
     ПРИМЕЧАНИЕ. Параметр Copy and Add Data (Копировать и добавлять данные) позволяет копировать значения, совпадающие в исходной и конечной таблицах, и при этом добавлять новые значения, если не найдено соответствий в конечной таблице.
   • Execution Frequency (Частота выполнения): запланированная частота обновления значений с помощью DataMesh.
     
     ПРИМЕЧАНИЕ. Если источником данных является отчёт, вариант Update Immediately (Обновить немедленно) не поддерживается.
      
2. В разделе Config Name (Название конфигурации) в поле Name (Название) введите название, отражающее назначение конфигурации (например, тип обновляемых данных).
3. Нажмите кнопку Next (Далее).

Шаг 5. Подтверждение и обновление конфигурации

На следующем экране проверьте, правильно ли выбраны поля данных для сопоставления, правильно ли настроены параметры и понятно ли название конфигурации. Если всё в порядке, нажмите кнопку Update (Обновить).

Запуск конфигурации DataMesh

Когда конфигурация DataMesh будет создана, её можно будет запустить. Если вы настроили частоту выполнения (см шаг 4 в предыдущем разделе), конфигурация DataMesh будет запущена в следующее запланированное время. 

Чтобы запустить конфигурацию немедленно, щёлкните её название на главной странице.

Шаг 1. Подробности

Проверьте правильность параметров и нажмите кнопку Run (Запустить).

Шаг 2. Предпросмотр

На этом экране можно выполнить предпросмотр данных, которые будут внесены в конечную таблицу. Кроме того, можно узнать:

• сколько всего строк будет затронуто;
• сколько всего строк не будет затронуто;
• сколько всего повторяющихся значений есть в источнике;
• сколько всего строк не сопоставлено.

Если всё в порядке, нажмите кнопку Submit (Отправить).

Шаг 3.  Подтверждение

На этом экране приведена итоговая сводка по каждой конечной таблице. 

После того как вы нажмёте кнопку Close (Закрыть) и вернётесь в Smartsheet, вы увидите обновлённые данные в конечной таблице. Чтобы увидеть изменения, может потребоваться обновить таблицу.

---

Передача конфигурации DataMesh другому пользователю

Перед передачей конфигурации DataMesh другому пользователю убедитесь в том, что он отвечает следующим требованиям:

• пользователь вошёл в приложение DataMesh;
• у пользователя есть разрешения администратора или более высокого уровня на доступ как к исходной, так и к конечной таблицам.

Чтобы передать конфигурацию, выполните указанные ниже действия.

1. В правой части окна DataMesh щёлкните значок передачи.
   
   
   
   Появится окно Transfer Configuration (Передача конфигурации).
    
2. Введите адрес электронной почты, связанный с учётной записью пользователя Smartsheet, которому нужно передать конфигурацию.
3. Пользователь, которому передаётся конфигурация, получит по электронной почте уведомление с просьбой войти в DataMesh и принять конфигурацию.

После того как пользователь сделает это, он станет новым владельцем конфигурации.