Применить к
- Pro
- Business
- Enterprise
Возможности
Кому доступна эта возможность?
Для создания рабочих процессов необходимо быть лицензированным пользователем с правами владельца, администратора или редактора таблицы.
Пользователи с правами редактора могут создавать, изменять или удалять только те оповещения и напоминания, получателями которых они являются.
Подробнее о разрешениях для рабочих процессов.
Блоки действий: настройка выполняемых автоматически действий
С помощью блока действий выберите операции, которые должны автоматически выполняться, когда активируется рабочий процесс.
Доступно для:
Планы:
- Smartsheet
- Pro
- Business
- Enterprise
Разрешения:
Для создания рабочих процессов необходимо быть лицензированным пользователем с правами владельца, администратора или редактора таблицы.
Пользователи с правами редактора могут создавать, изменять или удалять только те оповещения и напоминания, получателями которых они являются.
Подробнее о разрешениях для рабочих процессов.
Узнайте, входит ли эта возможность в Smartsheet Regions или Smartsheet Gov.
Существует четыре типа рабочих процессов, и для каждого предусмотрены свои типы действий. Возможные типы действий для рабочих процессов представлены в таблицах ниже.
Типы действия "Уведомление"
| Тип оповещения или действия | Ситуация | Примеры |
|---|---|---|
| Оповещать пользователя |
| Вы создали рабочий процесс для получения оповещений, когда для поля "Статус" устанавливается значение "Заблокирован". |
| Оповестить канал Microsoft Teams |
| Вы создали рабочий процесс для отправки оповещений на канал Microsoft Teams вашей команды, когда в таблицу добавляется новая запись в форме. |
| Оповестить канал Slack |
| Вы создали рабочий процесс для отправки оповещений на канал Slack вашей команды, когда задача помечается как срочная. |
Типы действия "Запросы изменения и утверждения"
| Тип оповещения или действия | Ситуация | Примеры |
|---|---|---|
| Запрос изменения |
| Ваш менеджер создал рабочий процесс с запросом к исполнителям задач обновлять столбец "Дата начала", когда статус строки меняется на "Выполняется". |
| Запрос утверждения |
| Вы создали рабочий процесс с запросом к рецензенту утвердить или отклонить черновик, помеченный как "Завершённый". Отдел маркетинга создал рабочий процесс с обращением к финансовому отделу проверить и утвердить или отклонить запрос, если стоимость рабочего элемента превышает запланированную сумму. |
Типы действия "Изменить таблицу"
| Тип оповещения или действия | Ситуация | Примеры |
|---|---|---|
| Назначение пользователей | Назначение одного или нескольких пользователей для работы с элементом по достижении определённой даты или при добавлении или изменении строки. | Вы создали рабочий процесс для назначения задач сотрудникам технической поддержки, когда рабочий элемент помечается как срочный. |
| Изменить значение ячейки | Изменение данных в указанных столбцах при выполнении определённых условий.
| Настройка таблицы предусматривает выбор столбца с флажком "Завершено", когда пользователь устанавливает в столбце "Статус утверждения" значение "Утверждено". |
| Записать дату | Запись текущей даты в выбранном поле при запуске рабочего процесса. | Настройка таблицы предусматривает запись текущей даты, когда задача помечается как завершённая. |
| Очистить содержимое ячейки | Удаление содержимого поля при выполнении определённых условий. | Вы создали рабочий процесс, который поможет вам удалить содержимое. |
| Заблокировать строки | Запрет на дальнейшие изменения после того, как элемент был одобрен или завершён, или в определённый момент. | Настройка таблицы предусматривает блокировку строки, когда в столбце "Статус проверки" установлено значение "Выполняется". |
| Разблокировать строки | Предоставление пользователям возможности редактировать строки только при выполнении предварительных действий. | Настройка таблицы предусматривает разблокировку строки, когда в столбце "Статус проверки" установлено значение "Завершено". |
Типы действия для межтабличных рабочих процессов
| Тип оповещения или действия | Ситуация | Примеры |
|---|---|---|
| Переместить строки |
| Команда курсов электронного обучения создала рабочий процесс для удаления запросов, которые не должны быть в её таблице вводных данных. Если команда получает запросы для отдела маркетинга, рабочий процесс переносит задачу в таблицу вводных данных этого отдела. |
| Копировать строки |
| У вас есть таблица, в которой записаны все завершённые задачи. Чтобы сократить объём ручной работы, вы создали рабочий процесс для копирования строк в эту таблицу, когда строки в родительском файле помечаются как завершённые. |
Вы можете изменить выбранное действие. Нажмите значок Меню в правом верхнем углу блока.
Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не запускают рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения, запись даты, назначение пользователей, изменение и очистка ячейки, создание документа). При необходимости используйте автоматизированные процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.
Выбор получателей
Настройте блок действий таким образом, чтобы оповещения и запросы приходили пользователям, имеющим отношение к конкретному рабочему элементу. Оповещения и запросы можно отправлять:
- пользователям из поля контактов для определённой строки (например, исполнителю);
- каждому пользователю, имеющему доступ к таблице;
- пользователям, указанным вручную;
- участникам канала в стороннем приложении, таком как Slack или Microsoft Teams.
Настройка оповещений
Вы можете настроить оповещения, чтобы адресаты получали только необходимую им информацию. В разделе Настройка оповещений вы можете выбрать, какие поля будут отображаться, а также редактировать тему и содержимое сообщения.
Мне не приходили оповещения, настроенные мной для себя
Уведомления в вашей таблице могут быть отключены. В таком случае следует включить уведомления об изменениях таблицы. Не знаете, как это сделать? Ознакомьтесь со статьёй Запуск автоматизированных рабочих процессов при внесении изменений.