Configure sua conta do Resource Management

Você deve ser um administrador de recursos para configurar sua conta.

Etapa 1: selecione as configurações da sua conta

Acesse Configurações da conta. 

• Se você está trabalhando no Resource Management no Smartsheet, selecione o menu de três pontos no canto superior direito e depois Configurações da conta.
• Se você está trabalhando no Resource Management autônomo, selecione Configurações no canto superior direito e depois Configurações da conta.

Em Configurações da conta, defina os padrões da empresa e adicione informações comerciais importantes, como listas suspensas de projetos, locais e feriados oficiais. 

Proprietário da conta

Você pode alterar o proprietário da conta na seção Geral da página Configurações da conta. Somente os administradores de recursos podem ser proprietários da conta e só pode haver um proprietário. O proprietário da conta é responsável por configurá-la. 

Acompanhamento do tempo

Determine qual incremento se encaixa melhor se sua organização quiser usar o Resource Management para monitorar o tempo. Se você não tem certeza de como sua organização deve abordar as planilhas de horário, saiba mais sobre o monitoramento de tempo. Se você não planeja monitorar o tempo no Resource Management, pode integrá-lo a outras ferramentas de monitoramento de tempo.

Horas incorridas

Selecione a opção Horas incorridas e Valores que funciona melhor para sua equipe. Se você estiver monitorando o tempo no Resource Management, selecione Apenas horas confirmadas ou Apenas horas aprovadas. Assim, as horas reais das planilhas de horário aparecem no status do projeto como horas incorridas ou taxas. Se a sua organização não estiver monitorando oficialmente o tempo, selecione Horas confirmadas e Horas anteriormente agendadas não confirmadas para o monitoramento passivo.

Quando você faz uma atribuição no cronograma, as sugestões de entrada de tempo aparecem na planilha de horário da pessoa. Essa pessoa pode optar por confirmar ou alterar essas horas. As horas inalteradas aparecem como não confirmadas no Resource Management; as horas alteradas aparecem confirmadas.

Configurações de monitoramento de tempo

• 1/2 dia: essa opção é ótima para equipes com pouca variação nas atividades diárias, normalmente porque as pessoas trabalham em um ou dois projetos por vez.
• Horas e minutos: essa configuração combina a eficiência de ½ dia com a precisão da opção de listagem. As pessoas podem inserir o total exato de tempo gasto em cada projeto ou fase e confirmar as horas sugeridas para os dias em que trabalham de acordo com o plano. Esse design tem um temporizador (disponível no modo claro) para inserir o tempo exato.
• Horas e minutos detalhados: essa é a configuração de entrada de tempo mais detalhada. As pessoas podem atribuir uma categoria a cada entrada e adicionar mais detalhes no campo Observações. Use essas mesmas categorias para atribuir suborçamentos por projeto para obter uma camada adicional de relatórios.

Essa é a melhor opção para entender quanto tempo o trabalho realmente levou para ser concluído e compará-lo com os prazos programados. 

Fluxo de trabalho de aprovação

Selecione o fluxo de trabalho de aprovação que funciona melhor para as necessidades da sua equipe.

Aqui você pode:

• Habilitar o fluxo de trabalho de aprovação para tempo e despesas

• Bloquear entradas após aprovação

  Bloqueie as entradas após a aprovação para garantir que os usuários não possam adicionar tempo ou despesas adicionais para as entradas aprovadas. Sem essa configuração habilitada, os usuários não podem editar horas ou despesas aprovadas, mas podem adicionar horas ou despesas às entradas aprovadas.

• Permita que os proprietários do projeto aprovem o tempo e as despesas para os projetos de propriedade deles.
• Configurar notificações por e-mail para aprovações de tempo e despesas
• Permitir que o aprovador desbloqueie todas as entradas de tempo e despesas enviadas

Etapa 2: configure funções e áreas

Antes de adicionar membros da equipe, adicione funções e áreas nas Configurações da conta. As áreas são os departamentos da sua organização (Finanças, Pesquisa, Design Visual) e as funções são os níveis de especialização que você usa (Diretor, Júnior, Líder).
 

Etapa 3: configure as taxas de cobrança

Se a sua empresa oferece serviços profissionais e cobra dos clientes pelo seu tempo, use taxas de cobrança. Você pode atribuir uma taxa de cobrança a cada pessoa com base na área/função ou exclusiva para o indivíduo. Se você tem várias tarifas de cobrança com base na posição e no cargo, divida-as na matriz de taxas de cobrança. Se você não tem certeza, comece com uma taxa de cobrança mista. Você pode alterar posteriormente.

Se você não quiser que sua equipe veja as finanças do projeto ou as taxas de cobrança, é possível ocultar essas informações ao configurar os níveis de permissão.

Etapa 4: adicione e convide pessoas para sua conta

Adicione uma lista de membros da equipe e recursos temporários necessários. Adicione todos os recursos que você planeja incluir no Resource Management. 

Se você tem uma lista de funcionários no Excel, é possível importá-la.

• Embora apenas nomes e sobrenomes sejam necessários para adicionar uma pessoa, você pode adicionar mais propriedades posteriormente para filtrar ou agrupar sua equipe.
• Antes de dar acesso, verifique os níveis de permissão de cada pessoa para garantir que possam visualizar ou fazer as alterações conforme desejado.
• Depois de adicionar pessoas, você pode convidá-las para sua conta. Elas receberão um e-mail para aceitar seu convite e criar um login.

Adicione propriedades às pessoas

Você pode adicionar locais (cidade, município, equipe), taxas de cobrança, metas de utilização e outros campos personalizados que a organização usa para agrupar pessoas, como conjuntos de habilidades, gerente da pessoa, certificações e muito mais.

Criar dados temporários

Ao definir a equipe de um projeto, nem sempre você sabe quem precisa para o projeto. A configuração de recursos temporários permite que você mantenha uma atribuição de projeto sem ter uma pessoa específica para atribuí-la.

Etapa 5: adicione projetos e clientes

• Adicione de dois a cinco projetos. Crie-os para testar e entender como seu processo é mapeado até o Resource Management. Agora que você adicionou o básico de cada projeto, forneça mais detalhes na página do projeto com fases, orçamentos, membros da equipe e tarefas.

• Adicione clientes. Insira informações sobre clientes e os projetos em que sua empresa está trabalhando. Segmente o trabalho do projeto em fases ao adicionar ou editá-las para adaptar os seus planos depois. Saiba mais sobre como adicionar clientes e projetos.

Etapa 6: use o cronograma

Você tem configurações da conta, pessoas e alguns projetos. Consulte o cronograma para ver quem está trabalhando em quê, quando as pessoas ficam disponíveis, quando os projetos chegam e muito mais.

Recolha a exibição do cronograma para ter uma visão condensada da disponibilidade de sua equipe. Na exibição de pessoas e cronograma, selecione o menu suspenso acima da sua equipe e Ocultar todos os detalhes.

Etapa 7: utilize relatórios

Nas primeiras duas semanas, configure projetos, orçamentos e despesas. Depois de ter informações suficientes no Resource Management, você poderá aproveitar totalmente a página Relatórios para encontrar os principais insights sobre a sua empresa. Saiba mais sobre relatórios.